In diesem Abschnitt sehen Sie alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben, ihre Eigenschaften und die zugehörigen Dateien. Standardmäßig werden nur die „Nicht erledigten“ Aufgaben angezeigt. Wenn Sie Ihre erledigten Aufgaben sehen möchten, können Sie die Filterfunktion verwenden.

Definiere Neue Aufgabe für mich selbst

Wenn der Systemadministrator einem Benutzer diese Berechtigung erteilt, kann dieser Benutzer eine Aufgabe definieren. Im Abschnitt „Meine Aufgaben“ kann er seine gewünschte Aufgabe und deren Funktionen definieren. Außerdem kann sie die Aufgabe bearbeiten oder löschen oder ihr Dateien anhängen.

Mir eine Aufgabe zuweisen

Ein Benutzer kann Mitglied eines Projektteams sein, aber er ist nicht allen Projektaufgaben zugeordnet. Mit dieser Genehmigung kann sich dieser Benutzer selbst der gewünschten Aufgabe zuordnen.

Aufgabenzuteiler anzeigen

Klicken Sie auf das Symbol Spalten ein-/ausblenden, um zu sehen, wer Ihnen Ihre Aufgaben zugewiesen hat.

Angehängte Dokumente

Fügen Sie die erforderlichen Dokumente über das entsprechende Symbol an Ihre Aufgaben an.

Aufgaben-Chatraum

In diesem Chatraum können Sie mit Ihren Teamkollegen über Ihre Aufgabe sprechen.

Täglicher Zeitplan

In TaskBrowse können Sie die Ihnen zugewiesenen Aufgaben planen. Dazu können Sie in das Menü für die Tagesplanung gehen und entscheiden, welche Aufgaben Sie bearbeiten wollen und wie viel Zeit Sie dafür aufwenden wollen. Sie können sogar Zeitspannen in Ihrem Zeitplan festhalten. Die zweite Möglichkeit besteht darin, zu entscheiden, wie Sie eine Aufgabe planen wollen. Sie entscheiden, wie Sie eine Aufgabe an verschiedenen Tagen planen wollen. Sie können dies über meine Aufgabentabelle tun: Suchen Sie die gewünschte Aufgabe. (Sie können die Filteroption von TaskBrowse verwenden.) Klicken Sie dann in der letzten Spalte auf den Tagesplan und planen Sie die gewünschte Aufgabe entsprechend den von TaskBrowse bereitgestellten Informationen.  

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Die Verwirklichung der Ziele eines Unternehmens erfordert eine Reihe von Aufgaben. Dieser Schritt beinhaltet die Definition der erforderlichen Aufgaben. Wenn ein Benutzer über diese Berechtigung verfügt, kann er den Abschnitt „Aufgaben“ im Menü sehen. Mit diesem Zugang kann der Benutzer eine Aufgabe definieren oder entfernen, den geschätzten Arbeitsaufwand und das Fälligkeitsdatum der Aufgabe sowie die Benutzer, die sie ausführen müssen, bestimmen. Sie kann auch bestimmen, zu welchem Projekt und welcher Kategorie diese Aufgabe gehört. Wenn der Benutzer Zugriff auf die Definition des Projekts und der Aufgabenkategorie hat, ist es möglich, über dieses Menü neue Elemente zu definieren.

Aufgaben-Team

Um das Aufgabenteam auszuwählen, klicken Sie auf die in der Abbildung gezeigte Option.

In großen Organisationen mit vielen Mitarbeitern kann die Zuweisung neuer Aufgaben an Mitarbeiter für Manager zeitaufwändig sein. In einem Team arbeiten viele Menschen mit unterschiedlichen Fähigkeiten. Solche Probleme veranlassten TaskBrowse, fähigkeitsbasierte Aufgabenzuweisungen hinzuzufügen.

Um Aufgaben auf der Grundlage von Fähigkeiten zuzuweisen, müssen Sie zunächst die Fähigkeiten definieren, die für die Durchführung von Aufgaben in Ihrem Unternehmen erforderlich sind. Diese Fähigkeiten sind je nach Unternehmen unterschiedlich. Die Definition von Fertigkeiten finden Sie in den grundlegenden Definitionen.

In einem Unternehmen, das Software herstellt, gehört zum Beispiel das Programmieren zu den Fähigkeiten.

Nachdem die erforderlichen Fähigkeiten in der Organisation definiert wurden, ist es an der Zeit, sie den Benutzern zuzuweisen. Zu diesem Zweck können Sie unter Benutzer verwalten und Benutzer bearbeiten die Fähigkeiten der Person im Abschnitt Fähigkeiten angeben. Sie können sogar die Kompetenzstufe der Person festlegen. Beachten Sie, dass es möglich ist, eine neue Fähigkeit zu definieren. Geben Sie den Titel der Fertigkeit im Abschnitt Fertigkeiten ein.

Im nächsten Schritt, bei der Definition der Aufgabe, müssen Sie die für diese Aufgabe erforderlichen Fähigkeiten und das Niveau der einzelnen Fähigkeiten bestimmen. TaskBrowse listet die Personen auf, deren Fähigkeiten am besten zu dieser Aufgabe passen, damit Sie das optimale Team zusammenstellen können.

Zeit

Auf der Registerkarte „Zeit“ können Sie den geschätzten Arbeitsaufwand, das Startdatum und das Fälligkeitsdatum der Aufgabe bestimmen. Um diese zu ermitteln, bietet Taskbrowse den „Projektfortschrittsbericht“ und zeigt das Start- und Fälligkeitsdatum im Kalender an.

Extra

Schlagworter

Mit Hilfe des Feldes „Stichworte“ können Sie deren Informationen in den Datendiagrammen separat anzeigen. Um eine neue Markierung hinzuzufügen, geben Sie den gewünschten Titel in das entsprechende Feld ein oder klicken Sie auf die Schaltfläche +, um aus den vorhandenen Markierungen auszuwählen. Die Tags können in den Basisdefinitionen bearbeitet und gelöscht werden.

Kostenkategorie

Diese Funktion hilft Ihnen, die Personalkosten zu verfolgen. Zunächst sollten Sie die Benutzerkosten unter diesem Pfad ermitteln: Verwaltung – Benutzer verwalten und die letzte Spalte.
Dann geben Sie den Stundensatz für jede Person für eine bestimmte Zeit ein, indem Sie auf das +Symbol klicken. Sie können die Währung in den Einstellungen ändern.
Danach sollten Sie die Kostenkategorien von Projekten und Aufgaben festlegen. Gehen Sie dazu in den Bereich Bearbeiten und auf die Registerkarte Extra der einzelnen Projekte und Aufgaben.

Bearbeiten

In diesem Abschnitt können Sie die Details der einzelnen Aufgaben bearbeiten. Darüber hinaus kann der Status jeder Aufgabe in einen der Zustände nicht gestartet, gestartet, abgeschlossen und abgebrochen geändert werden. Wenn Sie den Status der Aufgabe in „abgeschlossen“ ändern, wird das Feld für das Enddatum zur Bearbeitung hinzugefügt.
Auf der Registerkarte Zeit können Sie den Prozentsatz der erledigten Aufgaben manuell eingeben, so dass das System den Prozentsatz des Aufgabenfortschritts nicht automatisch berechnet.

Wiederkehrende Aufgabe

Nachdem Sie eine Aufgabe erstellt haben, klicken Sie auf Bearbeiten und markieren Sie auf der Registerkarte Extra die Wiederkehrende Aufgabe. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol für wiederkehrende Einstellungen.

Wenn Sie den Zeitraum für die Aufgabe festlegen, wird die Aufgabe zum festgelegten Zeitpunkt in den Zeitplan der Teammitglieder aufgenommen und somit im Arbeitskalender des Einzelnen angezeigt. Diese Möglichkeit ist die beste Lösung, um das Vergessen von sich wiederholenden Aufgaben zu vermeiden. Angenommen, Sie haben jede Woche zu einer bestimmten Zeit eine Besprechung, bei der die Teammitglieder eine Stunde lang zusammenkommen und miteinander sprechen müssen. Fügen Sie diese Besprechung in TaskBrowse als wiederkehrende Aufgabe hinzu, so dass sie z. B. jede Woche um 8 Uhr in den Tagesplänen und Kalendern der Mitarbeiter eingetragen wird.

Kommentare

Auf der Registerkarte „Kommentare“ können Sie den Personen, die mit Ihnen bei der Bearbeitung der Aufgabe zusammenarbeiten, Ihre Meinung über die Aufgabe mitteilen. Sie können Personen in den Kommentaren erwähnen.

Checkliste

Fügen Sie auf der Registerkarte Aufgabe und Checkliste bearbeiten die Schritte zur Durchführung einer Aufgabe hinzu. Ich könnte zum Beispiel das Schreiben von Artikeln für einen Blog als Aufgabe definieren. Diese Aufgabe enthält eine Checkliste, die mir hilft, keine Schritte beim Schreiben oder Veröffentlichen eines Artikels zu übersehen.

Aufgaben-Eigentümer

Wenn Sie eine Aufgabe definieren, sind Sie der Manager dieser Aufgabe. Als Manager einer Aufgabe können Sie die Aufgabe anzeigen und bearbeiten, auch wenn Sie nicht zum Team dieser Aufgabe gehören.

Verschiedene Icons

Sie können mehrere Status auswählen, um Aufgaben zu filtern.

Vergessen Sie nicht, dass Sie Ihre angewandten Filter durch Klicken auf das Symbol SPEICHERN speichern können.

Benutzerdefiniertes feld

Durch Klicken auf das Einstellungssymbol können Sie benutzerdefinierte Felder hinzufügen.

Angehängte Dokumente

Manchmal ist es für die Durchführung bestimmter Aufgaben erforderlich, die benötigten Dateien anzuhängen. Fügen Sie zu diesem Zweck die gewünschte Datei hinzu, nachdem Sie auf den Abschnitt „Angehängte Dokumente“ geklickt haben. Nachdem Sie eine Datei zu einer Aufgabe hinzugefügt haben, wird das Symbol für den Anhang grün. Der Abschnitt „Dateien verwalten“ wurde dem Verwaltungsmenü hinzugefügt, um diese Dateien zu verwalten.

zeige Aufgabe Änderungen

Änderungen an Aufgaben können in TaskBrowse angezeigt werden. Um die Änderungen einer Aufgabe zu sehen, wenn Sie die notwendige Berechtigung haben, gehen Sie zum Menü Aufgaben und wählen Sie die Option Aufgabenänderungen anzeigen aus der letzten Spalte jeder Aufgabe.

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To-DO tasks – “Zu tun”

Nachdem Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wurde, hat sie den Status TO-DO;  für Aufgaben in diesem Status wurde noch keine Zeit für sie auf dem Stundenzettel oder im Tagesplanmenü eingetragen.

Doing tasks – “Erledigen”

Sobald Sie Zeit für eine Aufgabe auf dem Stundenzettel oder im Tagesplan eingeben, wechselt der Status von to-do zu Doing.

Done tasks – “fertig”

Wenn Sie eine Aufgabe abschließend bearbeitet haben, erhält sie den Status Erledigt. Dazu wählen sie mit der Mouse die Aufgabe und ziehen sie per Drag & Drop in die Spalte “erledigte Aufgaben”.

Ziehen Sie Ihre Aufgaben per Drag & Drop, um deren Status zu ändern.

Funktionen des Taskboards

• Wenn Sie die entsprechende Berechtigung haben, können Sie eine neue Aufgabe hinzufügen oder Ihre Aufgaben bearbeiten.
• Fügen Sie neue Aufgaben mit dem (+) Button hinzu und bearbeiten Sie sie, indem Sie auf ihren Titel klicken.
• Es ist möglich, Ihren Stundenzettel oder Ihre Tagesplanung vom Taskboard aus zu registrieren.
• Mit Taskboard können Sie Dateien an Ihre Aufgaben anhängen.
• Sie können Ihre Aufgaben über das Taskboard kommentieren.
• Vom Taskboard aus können Sie Chaträume betreten.
• Mit dem Filtersymbol können Sie Ihre Aufgaben nach Projekten filtern.
• Wenn Sie die entsprechende Berechtigung haben, können Sie die Pinnwände anderer Benutzer mit dem Filter anzeigen.
• Weisen Sie Ihren Aufgaben eine Farbe nach verschiedenen Kriterien zu.
• Klicken Sie auf (i), um weitere Informationen über Ihre Aufgaben zu erhalten.
• Das zugehörige Projekt jeder Aufgabe steht unter ihrem Titel. Klicken Sie darauf, um das Gantt-Diagramm des Projekts anzuzeigen.

Checkliste

Wenn Ihre Aufgaben mehrere Phasen haben, können Sie, um sich an alle zu erinnern, eine Checkliste zu Ihren Aufgaben hinzufügen, und wenn Sie eine davon erledigen, streichen Sie sie von der Liste. Sie können die Checkliste über die Aufgabentafel aufrufen.

Schlagwörter

Sie wissen bereits, dass Sie einige Tags definieren und Ihre Aufgaben diesen zuordnen können, um sie zu kategorisieren. Wenn Ihre Aufgaben Tags haben, können Sie sie in der Aufgabentafel sehen.

Täglicher Zeitplan

Suchen Sie die gewünschte Aufgabe und klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten. Der Unterschied zwischen diesem Zeitplan und dem Zeitplan, den Sie über das Uhrensymbol erstellen, besteht darin, dass der zweite Zeitplan nur für den aktuellen Tag gilt, während der erste Zeitplan an verschiedenen Tagen durchgeführt werden kann.

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Weitere Informationen finden Sie in der Abbildung unten. Wie Sie sehen können, werden das erste Datum, das Fälligkeitsdatum, Details und der Planungsstatus der Aufgabe angezeigt.

Wenn Sie die Rolle „Manager“ haben, können Sie den Kalender Ihres Teams einsehen.

Den Zeitbereich des Plans im Kalender anzeigen

Wenn Sie einen Zeitbereich in Ihrer Tagesplantabelle registrieren, können Sie diesen Zeitbereich in Ihrem Kalender anzeigen.

Aufgaben vom Kalender aus bearbeiten

Wenn Sie die erforderliche Berechtigung haben, können Sie Ihre Aufgaben in der Kalenderansicht bearbeiten. (Klicken Sie auf den Aufgabentitel)

Kalender der Benutzer einsehen

Wenn Sie über den erforderlichen Zugang verfügen, können Sie den Kalender der Mitglieder Ihrer Untergruppe mithilfe des Filters „Benutzername“ einsehen.

Planen von Aufgaben aus dem Kalender

In TaskBrowse können Sie Ihre Aufgaben planen. Sie können dies über den Kalender tun. Zeigen Sie auf den Kalender und fahren Sie mit der Maus über die gewünschte Aufgabe. Klicken Sie dann auf das im Bild gezeigte Symbol und nehmen Sie die Planung vor.

Terminierung für verschiedene Tage

Im Kalender von TaskBrowse können Sie ganz einfach für verschiedene Tage planen. Bewegen Sie den Mauszeiger über einen beliebigen Tag, für den Sie planen möchten, und klicken Sie dann auf + und beginnen Sie mit der Auswahl der Aufgabe. Diese Funktion hat die Planung noch einfacher gemacht.

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