الوقت هو أثمن ما نملكه نحن البشر، والذي غالبًا ما نقلل من شأنه ونهدره باستخدام الأدوات الخاطئة. على سبيل المثال، إذا كنت تستخدم Excel والبريد الإلكتروني لإدارة المشاريع في مؤسستك، فإنك في الواقع تضيع وقتك ووقت أعضاء فريقك.
حل:
تتمتع أدوات إدارة المشاريع بالميزات الضرورية للتخطيط الفعال للمشروع، وإدارة الموارد المتاحة، والاستجابة بشكل أسرع للمشاكل وزيادة مشاركة جميع أصحاب المصلحة. بغض النظر عن نوع الخدمات التي تقدمها شركتك، فإن امتلاك برنامج إدارة المشاريع المناسب يمكن أن يكون له تأثير كبير على عملك.
تسجيل مجاني في برنامج إدارة المشاريع
لماذا يمكن أن يساعدك برنامج إدارة المشاريع؟ ما هي فوائد برنامج إدارة المشاريع؟
زيادة الرؤية والبصيرة للمشروع
هل سبق لك أن أطلقت بالونًا وشاهدته يطير في السماء؟ ماذا يحدث في النهاية؟ عندما يتحرك البالون بعيدًا، على الرغم من أنك تعلم أنه موجود وأن شخصًا ما على بعد أمتار قليلة قد يتمكن من رؤيته، إلا أنك لم تعد قادرًا على رؤيته. لسوء الحظ، الكثير منا يتعامل مع مشاريعه بهذه الطريقة، وهذا غير صحيح على الإطلاق. لأنك لا تريد أن تبتعد مشاريعك عنك أكثر فأكثر وتنفجر في النهاية في مكان ما بعيدًا عن ناظريك دون أن تدرك ذلك!
هذا النموذج الذي ذكرته يمثل السبب الأول للحاجة إلى برنامج إدارة المشاريع. إذا لم تكن لديك وسيلة لرؤية وتتبع مشروعك، فإنها تشبه وضع بالون في السماء بدون حبل. برنامج إدارة المشاريع يمكن أن يساعدك في تتبع مشروعك خلال رحلته الطويلة. كيف يمكن ذلك؟
۱) مشاهدة تقدم جميع المشاريع.
عندما ترغب في التحكم في عدة مشاريع في نفس الوقت، يكون برنامج إدارة المشاريع قيمًا للغاية. يمكنك مشاهدة حالة جميع المشاريع في منظمتك. يظهر قيمته عندما يتم نقل مشروع من فريقك إلى وحدة أخرى، ولا تزال قادرًا على معرفة بسهولة ما يحدث في المشروع. وبهذه الطريقة، توفر وقتك، حيث لا يتوجب عليك البحث عن معلومات لإدارة عليا أو تقرير فريقي.
۲) تحديد المشاريع المعرضة للمخاطر.
أي من المشاريع في وضع معرض للخطر؟ من خلال برنامج إدارة المشاريع، ستتلقى تحذيرات حول المشاريع التي تتخلف عن الجدول الزمني والمواعيد النهائية، أو التي تكون في وضع خطر الفشل. يمكنك أيضًا رؤية أي من المشاريع يحقق تقدمًا جيدًا. وبهذه الطريقة، يمكنك تحديد ما قد يسبب مشكلة قبل أن يتحول إلى مشكلة، والتعامل معه.
من خلال إدارة المشاريع، يمكنك تحديد ما قد يسبب مشكلة قبل أن يتحول إلى مشكلة، والتعامل معه.
۳) التنسيق مع أولويات المنظمة.
أيا كانت أولويات منظمتك، يمكنك تنظيم مشاريعك بما يتماشى معها. هذا يمثل ميزة أخرى لزيادة الوعي بالمشروع حيث يمكنك معرفة ما يحدث في منظمتك ومدى تنسيق المشاريع مع ذلك، وإذا لم يكن هناك تنسيق، يمكنك اتخاذ الإجراءات اللازمة. لذلك يمكنك التركيز على الأمور التي تحدث فرقاً.
بالتالي، يمكنك التركيز على الأمور التي تحدث فرقًا وذلك باستخدام برنامج إدارة المشاريع.
۴) انتقال موارد المنظمة إلى المكان المناسب.
مدیران غالباً يواجهون مشكلة في توزيع المهام بشكل عادل بين أعضاء الفريق، وهذا قد يؤثر على كفاءة الفريق بشكل عام. بفضل رؤية أفضل، لا ترى فقط كيف تسير مشاريعك، بل يمكنك أيضًا التحقق من كيفية استخدام فريقك لوقته وما الأمور التي يعملون عليها.
يعمل العديد من أعضاء الفريق في نفس الوقت على عدة مشاريع، بينما يكون بعضهم آخر على قائمة طويلة من المهام. يوفر برامج إدارة المشاريع لك معلومات حول من يعمل على ما، مما يسمح لك بمعرفة ما إذا كانت المهام موزعة بشكل صحيح وعادل أم إذا كان بعض الأشخاص يعملون بجهد أكثر من اللازم. بالإضافة إلى ذلك، من خلال وجود برنامج إدارة المشاريع، يمكن للمديرين بسهولة تعيين المهام للأعضاء. هذا يوفر راحة أكبر لأعضاء الفريق، حيث يكون عليهم فقط مراجعة البرنامج والبدء في العمل على المهام وفقًا لأولوياتهم.
۵) مشاركة حالة المشروع في الوقت الحقيقي.
من خلال استخدام برنامج إدارة المشاريع، يمكنك طلب من الأشخاص تحديث حالة المشروع في البرنامج. بهذه الطريقة، تقلل من التواصلات الزائدة حيث يكون الجميع على دراية بالأمور. كما يمكنك تحديد المسائل الحيوية بشكل أسرع، وتقليل جلسات الفريق، وتحرير وقت قيم. بالتالي، يمكنك الحفاظ على الجميع على اطلاع لحل المشكلات بسرعة.
۶) المراقبة على جدول الزمن.
ما هي التكلفة التي تتكبدها عند فقدان المواعيد النهائية؟
من خلال تحديث حالة العمل في برنامج إدارة المشاريع من قبل جميع الأشخاص، يمكنك رؤية الجداول الزمنية، وتحديد التأخيرات، واتخاذ الإجراءات اللازمة قبل فوات الأوان، وإنجاز المشاريع في الوقت المناسب.
۷) التقليل من المخاطر.
من خلال استخدام برنامج إدارة المشاريع، يمكن للمديرين تحديد المخاطر المحتملة وتحسين استراتيجيات تقليل المخاطر، واستخدام جميع الموارد المتاحة بشكل فعال لتنفيذ إجراءات التصدي. هذا يحسن من كفاءة الفريق بشكل عام ويمنح المديرين القدرة على تخصيص الموارد المتاحة بطريقة فعالة.
زيادة استجابة جميع الأشخاص المشاركين في المشروع
يمنحك برنامج إدارة المشاريع، بالإضافة إلى زيادة الرؤية والوعي بالمشروع، مسؤولية أكبر. ولكن كيف؟
۸) تضع إدارة الأعمال العليا على علم بتحديثات المشروعات.
توفر العديد من أدوات إدارة المشاريع إنشاء تقارير وإرسال تحديثات حالة المشروع تلقائيًا. بالتالي، يبقى أصحاب المصلحة الرئيسيون على علم دائم بكل ما يحدث، دون الحاجة لأداء أي عمل إضافي لتقديم تقارير التحديثات.
۹) تُنبِّه أعضاء الفريق بالمهام التي تأخرت.
يساعد هذا الأمر في تحسين علاقتكم مع الموظفين، حيث لن تكون مضطرًا للشكوى وجها لوجه. من خلال تنبيهات البريد الإلكتروني، يمكنك طلب من أعضاء فريقك إنجاز مهامهم والتعامل مع المهام التي تأخرت بشكل فعّال.
۱۰) تجديد النظر بسهولة في وثائق المشروع.
الوصول الآمن ومشاركة الوثائق هو أمر مهم للغاية. توفر أدوات إدارة المشاريع هذه الإمكانية للمستخدمين. بدون أداة إدارة مشروع مناسبة، ترى أنشطتك في أداة، تأخذ الوثائق من هنا وتعيد تحميلها مرة أخرى. ولكن أي منها هو الإصدار الأفضل والأحدث؟
تحل هذه المشكلة مع برنامج إدارة المشاريع الجيد. بفضل الأداة المناسبة، يمكنك تحميل ملفاتك، والتحقق من التواريخ والإصدارات، ومعرفة أيها الأحدث. حتى إذا كان عليك الرجوع إلى الوراء، يمكنك العثور على الإصدار القديم للمقارنة. ستكون جميع الإصدارات في مكان واحد.
المزايا الأخرى لبرامج إدارة المشاريع تشمل:
۱۱) احصل على أدوات سير العمل في مكان واحد.
يتيح لك برنامج إدارة المشاريع الحصول على المزيد من الأدوات اللازمة لعملك في نظام واحد، لذلك لا يتعين عليك التنقل باستمرار بين أدوات الإدارة المتعددة.
بمساعدة برنامج الإدارة، يمكنك قضاء وقتك في مشاريعك، وليس في إدارة الاتصال بين العديد من الأدوات المختلفة.
۱۲) التخطيط والجدولة المتقدمة.
باستخدام برامج إدارة المشاريع، يمكن تنفيذ مهام مثل تخصيص الموارد وتحديد التبعية وتحديد الموعد النهائي وما إلى ذلك بسهولة وفي وقت قصير. تحتوي جميع أدوات إدارة المشاريع الفعالة على ميزات تساعد في تبسيط عملية التخطيط.
۱۳) تعاون أفضل.
في بعض الأحيان تتكون فرق المشروع من أعضاء من أقسام مختلفة في المنظمة. لذلك، بالإضافة إلى الأنشطة المتعلقة بالمشروع، يُطلب منهم أداء مسؤولياتهم اليومية أيضًا. وهذا يجعل من الصعب بعض الشيء على جميع أصحاب المصلحة المشاركة وعدم التمكن من حضور الاجتماعات وتحديثها بانتظام. يمكن أن تتسبب فجوة الاتصال هذه في تأخيرات غير ضرورية في المشاريع وإهدار الكثير من الموارد الثمينة. إحدى فوائد برامج إدارة المشاريع هي أنها تبسط التعاون الفعال إلى حد كبير.يبقي جميع الاتصالات في مكان واحد. يمكن الوصول بسهولة إلى الجداول الزمنية للمشروع وتغييرات الحالة بنقرة واحدة، ويمكن إرسال التنبيهات المهمة تلقائيًا إلى الأطراف ذات الصلة.
۱۴) سهولة دمج الأعضاء الجدد.
تتميز المشاريع بطبيعتها الديناميكية، وفي بعض الأحيان يصبح من الضروري إضافة أعضاء جدد إلى فريق المشروع. قد يكون من الصعب الحصول على أعضاء جدد في فترة زمنية قصيرة. يمكن حل هذه المشكلة بسهولة باستخدام أي برنامج فعال لإدارة المشاريع. تتمتع هذه الأدوات بالقدرة على الاحتفاظ بتقارير المشروع وتصور المشروع بأكمله بطريقة أبسط للمبتدئين.
۱۵) إدارة الميزانية.
أثناء المشاريع، تكون إمكانية تجاوز نطاق المشروع والخروج عن المسار الرئيسي عالية جدًا. يمكن لبرنامج إدارة المشاريع أن يساعد المديرين على تجنب ذلك من خلال السماح لهم بتتبع كل شيء في الوقت الفعلي، وإدارة مواردهم بفعالية، ومنع تجاوز تكاليف المشروع.
۱۶) توفير إمكانية العمل عن بعد.
لا ينبغي أن يصبح الموقع الفعلي للموظفين مشكلة بالنسبة للمشاريع في العالم الحديث. لقد أصبحت القوى العاملة الآن مجزأة ويمكن أن تكون إدارتها مشكلة. مع استخدام برامج إدارة المشاريع، تصبح الإدارة عن بعد والتواصل بين أعضاء الفريق المشتتين وتماسك أعضاء فريق المشروع بشكل عام أسهل.
۱۷) زيادة الإنتاجية.
إحدى فوائد برامج إدارة المشاريع هي أنها تعمل على تحسين عملية اتخاذ القرار لديك وتحسين الإنتاجية في مكان العمل. نظرًا لأن جميع التفاصيل المهمة موجودة في مكان واحد، يمكنك دائمًا اتخاذ قرارات مستنيرة في أقصر وقت ممكن. بالإضافة إلى ذلك، توفر هذه الأدوات القدرة على تقييم أداء أعضاء الفريق، بحيث يمكنك زيادة الإنتاجية الإجمالية للفريق من خلال تشجيع أعضاء الفريق المنتجين وكذلك مساعدة وتدريب ذوي الأداء المنخفض.
اختر برنامج إدارة المشاريع المناسب لشركتك.
من بين برامج إدارة المشاريع، توفر أنظمة إدارة المشاريع عبر الإنترنت البساطة والموثوقية اللازمة للنجاح وقد اكتسبت مكانة خاصة مع شعبية الاستعانة بمصادر خارجية والعمل الحر. توفر هذه البرامج موقعًا مركزيًا لجميع المشاريع ومستنداتها التي يمكن لأعضاء فريق المشروع الوصول إليها باستخدام أي متصفح وفي أي وقت. كما أنها تسهل التواصل بين أعضاء فريق المشروع وتزيل مشكلة المشاركة الشائعة. بالإضافة إلى ذلك، بدلاً من قضاء مديري المشاريع وقتًا ثمينًا في طلب التقارير من أعضاء الفريق، كل ما هو مطلوب لتحديث حالة المشروع في هذه الأدوات هو الاتصال بالإنترنت. إذا كنت تبحث عن أداة بسيطة وفعالة لإدارة المشاريع، فاختر متصفح المهام. يمكنك البدء في استخدامه مجانًا بالضغط على هذا الرابط.