سجل الوقت (timesheet) هي وسيلة لتسجيل وتتبع مقدار الوقت الذي يقضيه كل موظف في نشاط أو مشروع معين أو لعميل معين. يمكن جمع هذه المعلومات على الورق أو ملف Excel. لكن اليوم تم استبدال هذه الأساليب التقليدية بالطرق الرقمية مثل الأنظمة البرمجية السحابية، حيث يتم إرسال جداول الدوام تلقائيًا إلى مديريها للموافقة عليها بعد استكمالها وإرسالها من قبل الموظفين. يمكن أن يكون الشخص الذي يرسل كشف الدوام متعاقدًا خارج المنظمة أو أيًا من الموظفين داخل المنظمة.
انقر لاستخدام نظام سجل الوقت مجانا.
لماذا يجب علينا استخدام سجل الوقت؟
منذ زمن طويل، كانت سجل الوقت وتتبع ساعات عمل الموظفين تستخدم فقط لحساب رواتب الموظفين وأجورهم. وبهذه الطريقة، تحدد كمية ساعات العمل خلال فترة معينة (يومية، أسبوعية، شهرية، الخ) للموظفين مقدار رواتبهم. لكن في الوقت الحالي، لا يتم استخدام سجل الوقت لهذا الغرض فقط. يمكن استخدامها لتحقيق العديد من أهداف العمل.
توفر سجل الوقت معلومات مهمة جدًا للمديرين.
ومن خلال تسجيل أوقات البدء والانتهاء للأنشطة وحساب الوقت المستغرق في كل نشاط، فهم يفهمون عدد ساعات العمل المطلوبة لكل نشاط محدد. تساعد هذه المعلومات في التخطيط بشكل أفضل وتعيين المهام وتحديد حجم القوى العاملة المطلوبة.
يمكن أن يؤدي استخدام سجل الوقت إلى تقليل تكاليف المنظمة بشكل كبير من خلال جعل عملية كشوف المرتبات أكثر كفاءة.
ومن خلال الحصول على بيانات دقيقة عن عدد الساعات التي يقضيها الموظفون في المشروع، يصبح إصدار فواتير العملاء أسهل بكثير، ويتم إجراء الدفعات بشكل أسرع، وتزداد إيرادات المؤسسة.
إن أهمية استخدام سجل الوقت للموظفين هي مسألة يجب على كل شركة الاهتمام بها. يعمل نظام تتبع الوقت على إنشاء تنسيق مناسب بين عدد الموظفين ومستويات الإنتاجية. إن استخدام هذا النظام يمكن المديرين من تنظيم جداولهم ومتابعة أداء الموظفين واتخاذ قرارات أكثر فعالية دون الأخطاء الشائعة الموجودة في الاستخدام اليدوي لسجل الوقت.
أحد الأغراض الرئيسية لاستخدام سجل الوقت هو إدارة المشاريع في المنظمات.
يعد تقدير التكلفة والوقت اللازم للمشروع أحد الفوائد الرئيسية لاستخدام سجل الوقت في مجال إدارة المشاريع في المنظمات. يمكن للمديرين مقارنة التكاليف المخططة مع التكاليف الفعلية التي يتم إنفاقها على مشاريع أو أنشطة مختلفة. يمكن أن تساعد هذه المعلومات في أداء المشاريع الحالية بشكل أفضل والتخطيط للمشاريع المستقبلية. وأيضًا، من خلال تسجيل أوقات البدء والانتهاء للأنشطة، يمكن للمديرين تحديد الأنشطة التي تسبب تأخيرًا في إنجاز المشروع. يمكن أن يكون وجود هيكل جزئي لكل نشاط مفيدًا لمشاريع مختلفة.
بالإضافة إلى ما سبق، يمكن للمديرين الحصول على رؤية واضحة لأداء الموظفين في المنظمة من خلال استخدام المعلومات التي تم جمعها في سجل الوقت ومعرفة أي منهم يقوم بزيادة إنتاجيته وأي منهم يقوم بأنشطة غير مجدية وغير ضرورية.
بشكل عام، يمكن استخدام سجل الوقت لإدارة الوقت والمشاريع في المنظمات، والتوزيع المناسب للأنشطة للموظفين، وإدارة فواتير العملاء ورواتب الموظفين.
اقرأ المزيد حول السجل الوقت لبرنامج متصفح المهام.
كيفية تشجيع الموظفين على استكمال ورقة الوقت؟
1. إعلام الموظفين بفوائد تتبع الوقت.
من المهم أن نوضح للموظفين أن تتبع الوقت لا يأتي من عدم الثقة، ولكن ببساطة لضمان بقاء الشركة مربحة، وأن الأرباح تؤدي إلى مكافآت وترقيات والمزيد من الاستثمارات في المستقبل.
2. توفير التدريب والدعم الكامل للموظفين.
غالبًا ما يتردد الموظفون في العمل باستخدام أداة لا يعرفون كيفية استخدامها. ولذلك، تحتاج إلى التأكد من أن كل موظف يعرف كيفية استخدام نظام الجدول الزمني.
3. اجعل استكمال ورقة الوقت سهلاً قدر الإمكان.
إذا كان على موظفيك أداء أنشطة متعددة، فقد لا يكون لديهم الوقت لإكمال جدول الوقت. لذلك يجب أن يكون تتبع الوقت سهلاً قدر الإمكان. يوفر نظام إدارة المشاريع والجدول الزمني السحابي الخاص بـتاسك براوز أسهل طريقة لتتبع الوقت في العالم الحقيقي.
4. خلق الدافع لإكمال ورقة الوقت.
حفز الموظفين على تسجيل الوقت الذي يقضونه في أنشطتهم، وكن عادلاً، واسمح لهم بأخذ فترات راحة. لا تتدخل في التفاصيل الدقيقة، وتأكد من أن الموظفين لديهم ما يكفي من الوقت خلال اليوم لتتبع الوقت واستكمال الجداول الزمنية.
5. استخدم النهج التعاوني.
لا تقم بتطبيق عرض من أعلى إلى أسفل وعقوبة على نتائج الجداول الزمنية. بدلاً من ذلك، دع الموظفين يعرفون أنك تقوم بتتبع الوقت حتى تتمكنوا من العمل معًا بشكل أكثر كفاءة.