مراحل إدارة المشاريع من PMBOK
إدارة المشاريع هي نهج منظم للتخطيط والتنفيذ والمراقبة وإتمام المشاريع. يحدد دليل إدارة المشاريع (PMBOK) خمس مراحل أساسية لإدارة المشاريع بفعالية. تضمن هذه المراحل أن تكون المشاريع متوافقة مع أهداف المنظمة، ومكتملة في الوقت المحدد، وضمن الميزانية، وتلبي توقعات الأطراف المعنية. مراحل إدارة المشاريع:
جدول المحتويات
1. مجموعة عمليات الإطلاق
تتضمن مجموعة عمليات الإطلاق تعريف مشروع جديد أو مرحلة جديدة من مشروع قائم. تركز هذه المرحلة على الحصول على تفويض لبدء المشروع ومحاذاة توقعات الأطراف المعنية. الأنشطة الرئيسية تشمل:
– تحديد النطاق الأولي.
– الالتزام بالموارد المالية الأولية.
– تحديد الأطراف المعنية الرئيسية.
– تطوير ميثاق المشروع لتفويض المشروع رسميًا:
تطوير ميثاق المشروع هو عملية تطوير وثيقة تأذن رسميًا بوجود مشروع وتزود مدير المشروع بسلطة تطبيق الموارد التنظيمية على أنشطة المشروع. وتتمثل الفوائد الرئيسية لهذه العملية في أنها توفر رابطًا مباشرًا بين المشروع والأهداف الإستراتيجية للمنظمة، وتنشئ سجلاً رسميًا للمشروع، وتُظهر الالتزام التنظيمي بالمشروع. يتم تنفيذ هذه العملية مرة واحدة، أو في نقاط محددة مسبقًا في المشروع.
الفوائد الرئيسية:
– تضمن أن تكون المشاريع متوافقة مع الأهداف الاستراتيجية للمنظمة.
– تأخذ في الاعتبار الحالة التجارية والفوائد والأطراف المعنية من البداية.
2. مجموعة عمليات التخطيط
تقوم مجموعة عمليات التخطيط بتحديد نطاق المشروع الكلي وتحديد الأهداف وتطوير مسار العمل اللازم لتحقيق تلك الأهداف. تشمل الأنشطة الرئيسية:
– تطوير خطة إدارة المشروع التفصيلية.
– تحديد نطاق المشروع والمنتج.
– إنشاء هيكل تقسيم العمل (WBS):
هيكل تقسيم العمل (WBS) هو عملية تقسيم تسليمات المشروع وعمل المشروع إلى مكونات أصغر وأكثر قابلية للإدارة. والفائدة الرئيسية لهذه العملية هي أنها توفر إطارا لما يجب تسليمه. يتم تنفيذ هذه العملية مرة واحدة أو في نقاط محددة مسبقًا في المشروع.
– تخطيط إدارة الجدول الزمني، التكلفة، الجودة، الموارد، والاتصالات.
– تحديد المخاطر وتطوير استراتيجيات إدارة المخاطر.
الفوائد الرئيسية:
– تحدد مسار العمل لإكمال المشروع بنجاح.
– تضمن التعديل المستمر لخطة إدارة المشروع.
3. مجموعة عمليات التنفيذ
تتضمن مجموعة عمليات التنفيذ أداء العمل المحدد في خطة إدارة المشروع لتلبية متطلبات المشروع. تشمل الأنشطة الرئيسية:
– توجيه وإدارة أعمال المشروع:
توجيه وإدارة عمل المشروع هي عملية قيادة وتنفيذ العمل المحدد في خطة إدارة المشروع وتنفيذ التغييرات المعتمدة لتحقيق أهداف المشروع. الميزة الرئيسية لهذه العملية هي أنها توفر الإدارة الشاملة لعمل المشروع والتسليمات، وبالتالي تحسين احتمالية نجاح المشروع. يتم تنفيذ هذه العملية في جميع أنحاء المشروع.
– إدارة المعرفة في المشروع.
– الحصول على الموارد وإدارتها.
– تطوير وإدارة الفريق.
– إدارة الاتصالات ومشاركة الأطراف المعنية.
الفوائد الرئيسية:
– تضمن أداء العمل المطلوب لتلبية متطلبات وأهداف المشروع وفقًا للخطة.
– تستخدم جزءًا كبيرًا من ميزانية المشروع وموارده ووقته.
4. مجموعة عمليات المراقبة والتحكم
تتضمن مجموعة عمليات المراقبة والتحكم تتبع ومراجعة وتنظيم تقدم وأداء المشروع. تشمل الأنشطة الرئيسية:
– مراقبة أعمال المشروع وتقدمها.
– التحكم في التغيرات المتكاملة.
– التحقق من نطاق المشروع ومراقبته.
– مراقبة المخاطر والاتصالات:
مراقبة المخاطر هي عملية مراقبة تنفيذ خطط الاستجابة للمخاطر المتفق عليها، وتتبع المخاطر المحددة، وتحديد وتحليل المخاطر الجديدة، وتقييم فعالية عملية المخاطر في جميع أنحاء المشروع. وتتمثل الفائدة الرئيسية لهذه العملية في أنها تتيح اتخاذ قرارات المشروع بناءً على المعلومات الحالية حول التعرض الشامل لمخاطر المشروع ومخاطر المشروع الفردية. يتم تنفيذ هذه العملية في جميع أنحاء المشروع.
– التحكم في المشتريات ومشاركة الأطراف المعنية.
الفوائد الرئيسية:
– توفر نظرة مستمرة على حالة المشروع.
– تحدد المناطق التي تتطلب اهتمامًا إضافيًا أو إجراءات تصحيحية.
5. مجموعة عمليات الإغلاق
تتضمن مجموعة عمليات الإغلاق إكمال أو إغلاق المشروع أو المرحلة أو العقد. تشمل الأنشطة الرئيسية:
– التحقق من اكتمال جميع تسليمات المشروع.
– إغلاق المشتريات.
– إتمام تقارير المشروع النهائية والوثائق.
– إجراء تقييمات ما بعد المشروع والدروس المستفادة.
الفوائد الرئيسية:
– تضمن إغلاق المشاريع والمراحل والعقود بشكل مناسب.
– توفر خاتمة رسمية للمشروع تشمل تقييم الأداء والنتائج.
الخلاصة
تتطلب إدارة المشاريع الفعالة اهتمامًا دقيقًا بكل مرحلة من مراحل العملية. باتباع النهج المنظم المحدد في دليل إدارة المشاريع، يمكن لمديري المشاريع ضمان أن تكون المشاريع مُطلقة، ومخطط لها، ومُنفذة، ومُراقبة، ومُغلقة بنجاح، مما يحقق جميع الأهداف وتوقعات الأطراف المعنية.
تبسيط عملية إدارة المشروع الخاص بك.
تبسيط تنفيذ المشروع عن طريق تقسيم المشروع إلى خطوات إدارة المشروع. لا تنس أن استخدام أدوات إدارة المشاريع أمر لا مفر منه اليوم. هذه الأدوات تساعدك في نجاح المشروع. تاسك براوز هو برنامج لإدارة المشاريع وجداول الوقت عبر الإنترنت. التسجيل واستخدام تاسك براوز مجاني لمدة 21 يومًا، جربه.