لماذا نحتاج إلى إدارة المشاريع؟
التحدي الرئيسي للمنظمات في عالم اليوم هو النجاح في تحقيق توازن بين متطلبات متوازية ومتنافسة. هذه المتطلبات هي:
- الحفاظ على العمليات التجارية الحالية (مثل الحفاظ على الربحية، جودة الخدمة، علاقات العملاء، ولاء العلامة التجارية، الإنتاجية، ثقة السوق، إلخ). الأعمال كالمعتاد.
- تحويل العمليات التجارية للبقاء والمنافسة في المستقبل (أي التفكير في المستقبل وتحديد كيفية إدخال التغيير بشكل فعال للمنظمة).
مع تسارع وتيرة التغيير (التكنولوجيا، الأعمال، الاجتماعية، التنظيمية، إلخ) وزيادة العقوبات نتيجة الفشل في التكيف مع التغيير، فإن تركيز الاهتمام الإداري يتجه بشكل حتمي نحو تحقيق توازن بين الأعمال كالمعتاد والتغيير في الأعمال . المشاريع هي الوسيلة التي نُدخل بها التغيير وعلى الرغم من أن العديد من المهارات المطلوبة هي نفسها، هناك بعض الاختلافات الأساسية بين إدارة الأعمال كالمعتاد وإدارة العمل في المشاريع.
جدول المحتويات
تعريف المشروع
منظمة مؤقتة تُنشأ لغرض تسليم منتج أو أكثر للأعمال وفقًا لدراسة حالة متفق عليها. هناك عدد من الخصائص للعمل في المشاريع التي تميزها عن الأعمال كالمعتاد:
- التغيير: المشاريع هي الوسيلة التي نُدخل بها التغيير.
- المؤقت: كما تنص تعريفات المشروع، المشاريع مؤقتة بطبيعتها. عندما يتم تنفيذ التغيير المطلوب، تستأنف الأعمال كالمعتاد (بشكلها الجديد) وتزال الحاجة للمشروع. يجب أن يكون للمشاريع بداية ونهاية محددة.
- متعددة الوظائف: يتضمن المشروع فريقًا من الأشخاص ذوي المهارات المختلفة يعملون معًا (بشكل مؤقت) لإدخال تغيير سيؤثر على الآخرين خارج الفريق. المشاريع غالبًا ما تعبر الأقسام الوظيفية العادية داخل المنظمة وأحيانًا تمتد إلى منظمات مختلفة تمامًا. هذا غالبًا ما يسبب توترات وضغوطات داخل وخارج المنظمات (مثلًا، بين العملاء والموردين). كل منها لديه منظور ودافع مختلف للمشاركة في التغيير.
- الفريدة: كل مشروع فريد من نوعه. قد تقوم المنظمة بالعديد من المشاريع المشابهة وتؤسس نمطًا مألوفًا ومثبتًا من الأنشطة، لكن كل مشروع سيكون فريدًا بطريقة ما: فريق مختلف، عميل مختلف، موقع مختلف، وقت مختلف. كل هذه العوامل تتحد لتجعل كل مشروع فريدًا.
- عدم اليقين: الخصائص المدرجة سابقًا ستُدخل تهديدات وفرص فوق وتلك التي نواجهها عادةً في سياق الأعمال كالمعتاد. المشاريع أكثر خطورة.
ما هي إدارة المشاريع؟
إدارة المشاريع هي التخطيط، التفويض، المراقبة والسيطرة على جميع جوانب المشروع، وتحفيز المشاركين، لتحقيق أهداف المشروع ضمن الأهداف المتوقعة للأداء للوقت، التكلفة، الجودة، النطاق، الفوائد والمخاطر.
على سبيل المثال، يُكمل بناء منزل جديد بإنشاء الرسومات، الأساسات، الأرضيات، الجدران، النوافذ، السقف، السباكة، التوصيلات الكهربائية والخدمات المرتبطة. لا شيء من هذا يُعتبر إدارة مشروع، فلماذا نحتاج إلى إدارة المشاريع على الإطلاق؟ الغرض من إدارة المشاريع هو التحكم في العمل المتخصص المطلوب لإنشاء منتجات المشروع أو، لمواصلة التشبيه بالمنزل، التأكد من أن مقاول السقف لا يصل قبل بناء الجدران.
بالإضافة إلى ذلك، نظرًا لأن المشاريع هي الطريقة التي نُدخل بها التغيير، والعمل في المشاريع ينطوي على درجة أعلى من المخاطر مقارنة بالعديد من الأنشطة التجارية الأخرى، فإنه يتبع أن تنفيذ نهج آمن، متسق، ومثبت لإدارة المشاريع هو استثمار تجاري قيم.
مراحل إدارة المشاريع
يشير إلى مراحل تطوير المشروع. هذه الدورة مهمة لأنها توضح كيفية إنجاز المشروع. في هذه الدورة، هناك 5 مراحل متميزة لتقدم المشروع: البدء، والتخطيط، والتنفيذ، والمراقبة، والإنهاء.
1) مرحلة البدء في إدارة المشاريع:
تتمثل هذه المرحلة في وضع الهدف الأساسي والمواصفات الفنية للمشروع. يتم تحديد نطاق العمل، وتحديد الموارد اللازمة، وتحديد المساهمين أو أصحاب المصلحة المهمين في المنظمة في العملية.
2) التخطيط في إدارة المشاريع:
وهي المرحلة التي يتم فيها إعداد جميع التفاصيل والجداول الزمنية والخطط الأخرى. يتم تقسيم حزم العمل وإنشاء المهام الفردية وتحديد العملية.
3) التنفيذ في إدارة المشاريع:
وهي المرحلة التي يتم فيها إنجاز العمل الفعلي للمشروع: حيث يتم تطوير النظام أو إنشاء المنتج وبناؤه، ويتم تنفيذ الأنشطة الأخرى القائمة على المشروع.
4) الإشراف والرقابة في إدارة المشاريع:
في عملية إدارة المشروع، المرحلتان الثالثة والرابعة ليستا متسلسلتين بطبيعتهما. تعمل مرحلة الإشراف والرقابة على المشروع بشكل متزامن مع تنفيذ المشروع لضمان تحقيق أهداف المشروع وإنجازاته.
5) الإنهاء في إدارة المشاريع:
وهي عندما يتم تسليم المشروع المكتمل إلى العميل، ويكتمل المشروع رسمياً.
ما الذي نريد التحكم فيه من خلال إدارة المشاريع؟
هناك ستة متغيرات متضمنة في أي مشروع، وبالتالي ستة جوانب لأداء المشروع يجب إدارتها. هذه هي:
- التكاليف: يجب أن يكون المشروع ميسور التكلفة، وعلى الرغم من أننا قد نبدأ بميزانية معينة في الاعتبار، هناك العديد من العوامل التي يمكن أن تؤدي إلى الإفراط في الإنفاق وربما بعض الفرص لخفض التكاليف.
- الجداول الزمنية: مرتبطة بشكل وثيق بالتكاليف، ومن المحتمل أن تكون واحدة من الأسئلة التي تُطرح على مديري المشاريع في كثير من الأحيان هي: متى سيتم الانتهاء؟
- الجودة: الانتهاء في الوقت المحدد وضمن الميزانية ليس عزاءًا كبيرًا إذا لم يعمل ناتج المشروع.
- النطاق: بالضبط ما الذي سيقدمه المشروع؟ بدون معرفة ذلك، يمكن للأطراف المختلفة المشاركة في المشروع أن تتحدث غالبًا عند أغراض متقاطعة حول هذا الموضوع. قد يفترض العميل أن المطبخ والحمام المركب مشمولان في سعر المنزل، بينما يرى المورد هذه كإضافات. في المشاريع واسعة النطاق، تكون تعريف النطاق أكثر دقة وتعقيدًا. يجب أن يكون هناك اتفاق على نطاق المشروع ويجب أن يكون مدير المشروع لديه فهم كافٍ لما هو وما ليس ضمن النطاق. يجب على مدير المشروع الحذر من التسليم خارج النطاق حيث أن هذا مصدر شائع للتأخيرات، الإفراط في الإنفاق والتغيير غير المنضبط (“تسلل النطاق”).
- الفوائد: ربما الأكثر إغفالًا هو السؤال: لماذا نقوم بهذا؟ ليس من الكافي بناء المنزل بنجاح في الوقت المحدد، ضمن الميزانية ووفقًا لمواصفات الجودة إذا، في النهاية، لا يمكننا بيعه أو تأجيره بربح أو العيش فيه بسعادة. يجب على مدير المشروع أن يكون لديه فهم واضح لغرض المشروع كاستثمار والتأكد من أن ما يقدمه المشروع يتسق مع تحقيق العائد المطلوب.
- المخاطر: جميع المشاريع تنطوي على مخاطر، لكن بالضبط كم من المخاطر نحن مستعدون لقبولها؟ هل يجب أن نبني المنزل بالقرب من موقع منجم مهجور، والذي قد يكون عرضة للهبوط؟ إذا قررنا المضي قدمًا، هل هناك شيء يمكننا القيام به بشأن الخطر؟ ربما التأمين ضده، تعزيز (دعم) أسس المنزل أو ببساطة المراقبة المستمرة مع المسوحات الجارية.
من هو مدير المشروع؟
مدير المشروع هو شخص تعينه المنظمة المنفذة لقيادة الفريق المسؤول عن تحقيق أهداف المشروع. يلعب مديرو المشاريع دوراً محورياً في تخطيط المشاريع وتنفيذها ومراقبتها والتحكم فيها وإنهائها. ويُتوقع منهم إنهاء المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية مع إبقاء الجميع على اطلاع وسعادة.
ماذا يفعل مدير المشروع؟
من أجل تحقيق السيطرة على أي شيء، يجب أن تكون هناك خطة. فمدير المشروع هو المسؤول عن تخطيط تسلسل الأنشطة لبناء المنزل، وتحديد عدد البنائين المطلوبين وما إلى ذلك.
قد يكون من الممكن أن تقوم ببناء المنزل بنفسك، ولكن كونك مديراً يعني أنك ستقوم بتفويض بعض أو كل العمل للآخرين. تعتبر القدرة على التفويض مهمة في أي شكل من أشكال الإدارة، ولكنها مهمة بشكل خاص في إدارة المشاريع، بسبب تداخل الوظائف والمخاطر.
ما الذي يجعل إدارة المشاريع صعبة؟
تعقيد المشاريع:
غالبًا ما تتضمن المشاريع العديد من المهام والتبعيات وأصحاب المصلحة، مما يجعل من الصعب إدارة كل شيء يدويًا.
قيود الموارد:
تحقيق التوازن بين توافر الموارد وتخصيصها (البشرية والمالية والمادية) يمثل تحديًا مستمرًا.
أهداف غير واضحة:
بدون أهداف ونطاق واضح، يمكن أن تخرج المشاريع بسرعة عن مسارها الصحيح، مما يؤدي إلى زحف النطاق وفقدان المواعيد النهائية.
ثغرات التواصل:
يمكن أن يؤدي ضعف التواصل بين أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة إلى سوء الفهم والتأخير والأخطاء.
المخاطر وعدم اليقين:
تنطوي المشاريع بطبيعتها على مخاطر وشكوك، وإدارتها بفعالية أمر بالغ الأهمية لتجنب الانتكاسات.
المتطلبات المتغيرة:
قد تتغير المتطلبات والأهداف خلال دورة حياة المشروع، مما يتطلب المرونة والقدرة على التكيف في التخطيط والتنفيذ.
إدارة الوقت:
يمثل الوفاء بالمواعيد النهائية وضمان إنجاز المهام في الوقت المناسب تحديًا، خاصة عند التعامل مع التبعيات المتعددة.
مراقبة الجودة:
يعد ضمان استيفاء المخرجات النهائية لمعايير الجودة المطلوبة أمرًا حيويًا ولكنه غالبًا ما يكون صعبًا بسبب قيود الوقت والموارد.
من خلال معالجة هذه التحديات، تساعد برمجيات إدارة المشاريع فرق العمل على البقاء منظمة، والتواصل بفعالية، وإدارة الموارد بكفاءة، وفي نهاية المطاف تقديم مشاريع ناجحة في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
فوائد استخدام برامج إدارة المشاريع
يقدم استخدام برامج إدارة المشاريع العديد من الفوائد الهامة للفرق والمنظمات، مما يجعله أداة أساسية في بيئات العمل الحديثة. فيما يلي بعض الأسباب الرئيسية لضرورة استخدام برامج إدارة المشاريع:
تحسين التنظيم والتخطيط
- إدارة المهام: يساعد برنامج إدارة المشاريع في تنظيم المهام وتحديد الأولويات، مما يضمن أن يعرف جميع أعضاء الفريق ما يحتاج إلى القيام به ومتى.
- الجدولة الزمنية: تساعد الأدوات مثل الرسوم البيانية لـ Gantt والتقويمات في تخطيط جداول المشروع، وتحديد المواعيد النهائية، وتتبع المعالم.
تعزيز التعاون
- اتصال الفريق: الميزات مثل التعليقات، والرسائل، والتعاون في الوقت الحقيقي تساعد أعضاء الفريق على البقاء على اتصال والتواصل بفعالية، بغض النظر عن موقعهم الجغرافي.
- مشاركة الملفات: تخزين الملفات المركزي والقدرة على المشاركة يضمن أن جميع أعضاء الفريق لديهم الوصول إلى الوثائق والموارد اللازمة.
إدارة الموارد بشكل أفضل
- تخصيص الموارد: يساعد البرنامج في تتبع توفر الموارد وتعيين الموارد المناسبة للمهام المناسبة، مما يحسن من استخدامها.
- إدارة الميزانية: تساعد الأدوات في تتبع النفقات وتخصيص الميزانية في إدارة تكاليف المشروع بشكل أكثر فعالية.
زيادة المساءلة
- تعيين المهام: التخصيص الواضح للمهام والمسؤوليات يضمن أن يعرف الجميع دورهم وما هو متوقع منهم.
- تتبع التقدم: تتبع الوقت الحقيقي لإنجاز المهام وتقدم المشروع يساعد في تحميل أعضاء الفريق المسؤولية عن تسليماتهم.
تحسين الإنتاجية والكفاءة
- الأتمتة: تساعد الأتمتة في المهام المتكررة، مثل إرسال التذكيرات وتوليد التقارير، في توفير الوقت وتقليل العمل اليدوي.
- تحسين تدفق العمل: تبسيط تدفقات العمل والعمليات يساعد في تقليل الاختناقات وتحسين الكفاءة العامة.
تحسين اتخاذ القرارات
- التقارير والتحليلات: تقدم التقارير والتحليلات الشاملة رؤى حول أداء المشروع، مما يساعد في اتخاذ القرارات المستنيرة.
- استراتيجيات قائمة على البيانات: يمكن تحليل البيانات التاريخية والاتجاهات لتحسين تخطيط وتنفيذ المشاريع المستقبلية.
زيادة رضا العملاء
- الشفافية: يمكن إعطاء العملاء الوصول إلى تقدم المشروع والتحديثات، مما يحسن الشفافية والثقة.
- التسليم في الوقت المحدد: تحسين التخطيط وإدارة الموارد يزيد من احتمالية تسليم المشاريع في الوقت المحدد وضمن الميزانية.
إدارة المخاطر
- تحديد المخاطر: يساعد التحديد المبكر للمخاطر المحتملة من خلال المراقبة والتحليل في التخفيف من تأثيرها.
- التخطيط الاحتياطي: التحضير للمشاكل المحتملة بخطط احتياطية يضمن أن المشاريع تبقى على المسار الصحيح حتى عندما تنشأ التحديات.
برنامج إدارة المشاريع Taskbrows
تختلف إدارة المشاريع اليوم تمامًا عن إدارة المشاريع في العقود الماضية. فمع إدخال العديد من أدوات إدارة المشاريع السحابية، لم تعد فرق المشاريع مقيدة بالموقع الجغرافي أو اللوائح الإدارية المملة. تعمل أدوات إدارة المشاريع على جعل جميع البيانات مركزية وتسمح للمستخدمين بمشاهدة تقدم المشروع وتتبع المهام وعرض الملاحظات. يجب أن تمتلك أي مؤسسة حديثة تريد البقاء في صدارة المنافسة الأدوات المناسبة.
Taskbrowse هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت. يلبي هذا البرنامج احتياجات إدارة المشاريع وإدارة الفريق وتقييم الأداء.
باستخدام Taskbrowse، يمكنك تحديد مشاريعك وأنشطتك، وتعيينها لأعضاء الفريق، وتتبع تقدم المشاريع والأنشطة من خلال تسجيل أوقات العمل على الأنشطة المختلفة. كما يمكنك مع Taskbrowse التواصل بسهولة مع أعضاء الفريق وإرفاق المستندات اللازمة بالمشاريع.
مع Taskbrowse، سيكون لديك جميع الأدوات التي تحتاجها لإدارة المشاريع والأنشطة في أداة واحدة. بعض ميزات Taskbrowse:
- تقارير إدارية ولوحات معلومات متنوعة
- لوحة المهام
- مخطط جانت الفارسي
- هيكل تقسيم العمل
- التقويم
- دعم اللغة العربية
- مناقشة عبر الإنترنت حول الأنشطة والمشاريع
- التخطيط
- سجل ورقة الوقت أو تقرير العمل
- صانع التقارير وصانع المخططات
- مرفق
- التكامل مع Google Drive وتقويم Google