جدولة المشروع تشير إلى عملية تخطيط وتسلسل وتخصيص الوقت للأنشطة المختلفة للمشروع. ويعني هذا المصطلح إنشاء جدول زمني يحدد متى يجب أن يبدأ كل جزء من المشروع وينتهي. والغرض الرئيسي منه هو ضمان إنجاز المشروع في الوقت المحدد وبالاستخدام الأمثل للموارد المتاحة.
خطوات جدولة المشروع:
1. تعريف الأنشطة
تتضمن هذه العملية تحديد الأنشطة التي يجب القيام بها لتحقيق منتج المشروع.
الأدوات والتقنيات الرئيسية المستخدمة في عملية تحديد الأنشطة:
- التفكيك
- التخطيط الموجي المتداول (Rolling wave planning)
- حكم الخبراء
- الاجتماعات
التفكيك
يشير أسلوب التفكيك في تحديد الأنشطة لجدولة المشروع إلى عملية تقسيم المهام الكبيرة أو أهداف المشروع إلى مكونات أصغر يمكن إدارتها بشكل أفضل.
تساعدك هذه التقنية على تقسيم أنشطة المشروع إلى خطوات أصغر بحيث يمكنك تخطيطها وإدارتها ومراقبتها بشكل أفضل. يتم التقسيم عادةً باستخدام هيكل تقسيم العمل (WBS)، والذي يوفر تسلسلاً هرميًا مرئيًا لأنشطة المشروع ومهامه.
باستخدام هذه التقنية، يتمكن فريق المشروع من تحديد الأنشطة المطلوبة بدقة أكبر، وجعل التسلسل والصلات بين الأنشطة أكثر وضوحًا، وفي النهاية إنتاج جدول زمني أكثر دقة وموثوقية للمشروع.
التخطيط الموجي المتداول
إن أسلوب التخطيط الموجي المتداول في تحديد الأنشطة لجدولة المشروع هو أسلوب تخطيط تدريجي وديناميكي يتم فيه جدولة الأنشطة بشكل دوري طوال فترة المشروع. هذه التقنية مفيدة بشكل خاص في المشاريع التي تواجه درجة عالية من عدم اليقين أو في المشاريع طويلة الأجل حيث لا تكون جميع التفاصيل معروفة في المراحل الأولى.
في هذه التقنية، يتم تخطيط الأنشطة المتعلقة بالمراحل الأولية للمشروع بمزيد من التفصيل، بينما يتم تخطيط الأنشطة المتعلقة بالمراحل اللاحقة بطريقة أكثر عمومية، ومع اقتراب وقت تنفيذها، يتم إضافة المزيد من التفاصيل إلى هذه الأنشطة.
حكم الخبراء
يشير أسلوب ”حكم الخبراء“ في تحديد الأنشطة لجدولة المشروع إلى عملية استخدام المعرفة والخبرة والرؤية الثاقبة للمتخصصين والخبراء في مجال المشروع. تُستخدم هذه التقنية عندما يحتاج فريق المشروع إلى تحديد وتعريف الأنشطة المطلوبة لإنجاز المشروع ولا يتوفر لديه إمكانية الوصول إلى معلومات أو بيانات مفصلة.
في هذه الطريقة، يقوم مدير المشروع أو فريق التخطيط بتحديد الأنشطة من خلال استشارة وتلقي آراء الخبراء الذين لديهم خبرة سابقة في مشاريع مماثلة. قد يكون هؤلاء الخبراء أعضاء في فريق المشروع أو استشاريين خارجيين أو أفراد ذوي خبرة داخل المؤسسة لديهم دراية بتفاصيل وتعقيدات المشاريع المماثلة.
الاجتماعات
قد تكون الاجتماعات وجهاً لوجه أو افتراضية أو رسمية أو غير رسمية. يمكن عقد اجتماعات مع أعضاء الفريق أو الخبراء المتخصصين، لتحديد الأنشطة المطلوبة لإكمال العمل.
2. تحديد تسلسل الأنشطة
تسلسل الأنشطة هو عملية تحديد وتوثيق العلاقات بين أنشطة المشروع. وتتمثل الميزة الرئيسية لهذه العملية في أنها تحدد التسلسل المنطقي للعمل للحصول على أقصى قدر من الكفاءة في ضوء جميع قيود المشروع.
الأدوات والتقنيات المستخدمة في عملية تسلسل النشاط:
- تحديد التبعية
- التقدم والتأخر
تحديد التبعية
يشير أسلوب تحديد التبعية إلى تعريف طبيعة ونوع التبعيات بين أنشطة المشروع المختلفة. يمكن أن تتخذ التبعيات عدة أشكال، بما في ذلك:
- تبعية الانتهاء إلى البدء: يجب أن ينتهي أحد الأنشطة قبل أن يبدأ نشاط آخر. هذا النوع من التبعية هو النوع الأكثر شيوعًا في المشاريع.
- التبعية من البداية إلى البداية: يجب أن يبدأ نشاطان في نفس الوقت، ولكن ليس بالضرورة أن ينتهيا في نفس الوقت.
- تبعية الإنهاء إلى الإنهاء: يجب أن ينتهي نشاطان في نفس الوقت، ولكن ليس بالضرورة أن يبدآ في نفس الوقت.
- التبعية من البداية إلى النهاية: يجب أن يبدأ نشاط معين لكي ينتهي نشاط آخر. هذا النوع من التبعية نادر الحدوث.
يساعدك تحديد التبعيات على تحديد الترتيب الذي سيتم به تنفيذ أنشطة المشروع والتأكد من اكتمال جميع الأنشطة بشكل صحيح وفي الوقت المحدد.
التقدم والتأخر
تُستخدم هذه التقنية لضبط توقيت الأنشطة وفقًا لمتطلبات زمنية محددة أو ظروف المشروع.
- التقدم: هو الوقت الذي يمكن أن يبدأ فيه نشاط ما قبل الانتهاء من النشاط السابق بالكامل. على سبيل المثال، في مشروع إنشائي، قد تبدأ الأعمال الكهربائية قبل اكتمال الأعمال الإنشائية.
- التأخر: هو الوقت الذي يتعين عليك انتظار بدء النشاط التالي بعد الانتهاء من نشاط واحد. على سبيل المثال، بعد طلاء الجدران، يجب الانتظار بضعة أيام حتى يجف الطلاء، ثم يمكنك البدء في الديكور الداخلي. عادةً ما يتم استخدام التأخير للتكيف مع واقع المشروع.
تساعد هذه التقنيات في تحسين الجدول الزمني للمشروع وتجعل من الممكن إنشاء جدول زمني أكثر دقة وكفاءة.
3. تقدير موارد النشاط
هي عملية تقدير أنواع وكميات المواد أو الأشخاص أو المعدات أو اللوازم اللازمة لتنفيذ أي نشاط. وترتبط عملية تقدير موارد النشاط ارتباطاً وثيقاً بعملية تقدير التكاليف.
الأدوات والتقنيات المستخدمة في تقدير موارد النشاط:
- حكم الخبراء
- تحليل البدائل
- بيانات التقدير المنشورة (Published estimating data)
- التقدير من الأسفل إلى الأعلى (Bottom-Up Estimate)
حكم الخبراء
تقنية ”حكم الخبراء“ هي تطبيق معرفة وخبرة الخبراء في المجالات ذات الصلة بالمشروع في عملية تقدير الموارد لجدولة المشروع. تساعد هذه التقنية مديري المشاريع على تحديد وتقدير الموارد المطلوبة لكل نشاط بدقة أكبر.
تطبيق تقنية حكم الخبراء في تقدير الموارد:
- تحديد نوع الموارد ومقدارها:
يمكن أن يساعدك المتخصصون ذوو الخبرة في تحديد نوع وكمية الموارد اللازمة لتنفيذ كل نشاط. يمكن أن تشمل هذه الموارد الموارد البشرية والمعدات والمواد والتقنيات المختلفة.
- النظر في التعقيدات التقنية:
بناءً على خبراتهم السابقة، يمكن للخبراء تحديد التعقيدات التقنية والتحديات التي قد تنشأ خلال المشروع. سيساعدك هذا في الحصول على تقدير أكثر دقة للاحتياجات من الموارد وتجنب المشاكل المحتملة في المراحل اللاحقة من المشروع.
تحليل البدائل
إن تقنية تحليل البدائل في تقدير موارد النشاط هي عملية يتم فيها فحص وتقييم الخيارات المختلفة لإنجاز نشاط أو مهمة معينة. تساعد هذه التقنية مديري المشاريع على اختيار أفضل الطرق والموارد لتنفيذ نشاط ما، مع مراعاة عوامل مثل التكلفة والوقت والجودة وتوافر الموارد.
عند تقدير موارد النشاط، يمكن أن يتضمن تحليل البدائل ما يلي:
- الاختيار بين الموارد البشرية أو الآلية: هل من الأفضل تنفيذ نشاط معين بالطاقة البشرية أو استخدام الآلات والمعدات؟ لكل منهما مزاياه وعيوبه التي ينبغي أخذها في الاعتبار.
- البحث عن طرق مختلفة للقيام بالعمل: على سبيل المثال، هل يمكن تنفيذ نشاط ما بطرق مختلفة؟ قد تكون إحدى الطريقتين أسرع ولكن تكلفتها أعلى، بينما تستغرق الطريقة الأخرى وقتاً أطول ولكنها أرخص.
- المقارنة بين الموارد الداخلية والخارجية: هل يجب استخدام الموارد الداخلية (مثل الفريق الداخلي للشركة) أم الاستعانة بمصادر خارجية واستخدام موارد خارجية؟
باستخدام تحليل البدائل، يمكن لمدير المشروع اتخاذ قرارات مستنيرة واستراتيجية تساعد على الاستخدام الأمثل للموارد وزيادة كفاءة المشروع.
بيانات التقدير المنشورة
يشير أسلوب بيانات التقدير المنشورة في تقدير موارد النشاط إلى استخدام البيانات والمعلومات التي سبق نشرها من قبل منظمات أو مصادر موثوقة. وتتضمن هذه البيانات عادةً تقديرات قياسية ومعروفة مستخدمة في صناعة أو مجال معين.
في هذه الطريقة، يستند مديرو المشاريع إلى المعلومات والبيانات التي سبق جمعها ونشرها لتقدير الموارد اللازمة لتنفيذ أنشطة المشروع. ويمكن أن تشمل هذه البيانات التكاليف والجداول الزمنية ومتطلبات القوى العاملة والمواد والمعدات.
التقدير من الأسفل إلى الأعلى
إحدى الطرق الدقيقة لتقدير موارد النشاط في إدارة المشاريع. وتتضمن هذه الطريقة تقسيم كل نشاط إلى مكونات أصغر ثم تقدير الموارد المطلوبة لكل من هذه المكونات على حدة. بعد تقدير الموارد لكل مكون، يتم جمع هذه التقديرات للوصول إلى تقدير إجمالي للنشاط بأكمله.
4. تقدير مدة النشاط
تقدير مدة الأنشطة في إدارة وقت المشروع هو عملية يتم فيها فحص متطلبات العمل والموارد لتحديد المدة الزمنية المطلوبة لتنفيذ كل نشاط.
الأدوات والتقنيات المستخدمة:
- حكم الخبراء
- التقدير التناظري
- التقدير ثلاثي النقاط
حكم الخبراء
إن أحد أهم الطرق وأكثرها شيوعاً لتقدير مدة الأنشطة في إدارة المشاريع. تستخدم هذه التقنية المعرفة والخبرة والمهارة لدى الأشخاص الذين هم على دراية بأنشطة وظروف المشروع لتقدير الوقت اللازم لإتمام نشاط ما.
كيفية استخدام حكم الخبراء في تقدير مدة النشاط:
- اختيار الخبراء المناسبين:
أولاً، يجب اختيار الأشخاص أو الفريق الذي يتمتع بالخبرة والمعرفة اللازمتين في مجال الأنشطة المماثلة. قد يكون هؤلاء الخبراء أعضاء في فريق المشروع أو مستشارين خارجيين أو أشخاص لديهم خبرة في مشاريع مماثلة.
- جمع المعلومات:
باستخدام خبرتهم السابقة وبياناتهم التاريخية ومعرفتهم الفنية، يقدم الخبراء تقديرًا للمدة التي سيستغرقها إكمال كل نشاط. يمكن أن يتضمن هذا التقدير عوامل مثل تعقيد النشاط والموارد المتاحة والظروف البيئية.
- تحليل ودمج الآراء:
إذا كان هناك العديد من الخبراء المشاركين في عملية التقدير، فيجب مقارنة آرائهم وتقديراتهم وتحليلها. يمكن إجراء هذا التحليل في شكل اجتماعات جماعية أو تقنيات دلفي أو طرق مماثلة.
- تعديل التقديرات وإتمامها:
استنادًا إلى التحليل والجمع بين آراء الخبراء، يتم تحديد تقدير نهائي لمدة النشاط. إذا لزم الأمر، يمكن تعديل التقديرات لتحقيق أفضل تقدير ممكن.
التقدير التناظري
التقدير التناظري هو أسلوب تقديري يتم فيه استخدام المعلومات والخبرات المكتسبة من المشاريع السابقة لتقدير الوقت اللازم لإتمام الأنشطة في المشروع الجديد. تُستخدم هذه الطريقة عادةً عندما لا تتوفر معلومات مفصلة عن أنشطة معينة ونحتاج إلى تقدير سريع.
في هذه الطريقة، تتم مقارنة النشاط المراد تقديره بأنشطة مماثلة من مشاريع سابقة. ثم وفقًا للظروف والخبرات السابقة، يتم إجراء تقدير لمدة النشاط. ويمكن تعديل هذا التقدير وفقًا لتعقيد واختلاف النشاط الجديد مقارنة بالأنشطة السابقة.
الميزة الرئيسية للتقدير التناظري هي أنه يمكن القيام به بسرعة ويمكن أن يكون مفيدًا كدليل أولي في مرحلة تخطيط المشروع. لكن دقته تعتمد على درجة تشابه الأنشطة وجودة البيانات من المشاريع السابقة.
التقدير ثلاثي النقاط
إنها تقنية في إدارة المشاريع تُستخدم لتقدير مدة الأنشطة بشكل أكثر دقة. تعتمد هذه الطريقة على فرضية أنه بدلاً من استخدام تقدير واحد، ينبغي النظر في ثلاثة تقديرات مختلفة لكل نشاط من أجل النظر في عدم اليقين والمخاطر المحتملة في تقدير الوقت.
النقاط الثلاث المستخدمة في هذه التقنية:
- التقدير المتفائل (O):
يوضح هذا التقدير الوقت الذي سيتم فيه تنفيذ النشاط في أفضل الظروف الممكنة. في هذه الحالة كل شيء يسير على ما يرام ولا يوجد أي تأخير أو مشاكل.
- تقدير متشائم (P):
يتم هذا التقدير عندما يتم تنفيذ النشاط في ظل أسوأ الظروف الممكنة. تؤخذ في الاعتبار المشاكل غير المتوقعة والتأخير والمشاكل الأخرى.
- التقدير المحتمل (M):
يمثل هذا التقدير الوقت الذي يتم فيه تنفيذ النشاط في ظل الظروف العادية ومع مراعاة المشكلات الشائعة.
كيفية الحساب:
وباستخدام هذه التقديرات الثلاثة يتم الحصول على تقدير نهائي يتم حسابه عادة بالطريقتين التاليتين:
- المتوسط البسيط:
في هذه الطريقة يتم ببساطة إضافة ثلاثة تقديرات ثم يتم حساب متوسطها:
E=(O+M+P)/3
توفر هذه الصيغة متوسطًا بسيطًا قدره ثلاث نقاط مقدرة.
- المتوسط المرجح (صيغة PERT):
تعطي هذه الطريقة المستخدمة في تقنية PERT (تقنية تقييم ومراجعة البرامج) وزنًا أكبر للتقدير المحتمل:
E=(O+4M+P)/6
وهنا يكون التقدير المحتمل أكثر تأثيرا بأربع مرات من التقديرات الأخرى في الحساب، مما يجعل النتيجة النهائية أقرب إلى الواقع.
5. وضع الجدول الزمني للمشروع
تحليل تسلسل النشاط والمدد ومتطلبات الموارد وقيود الجدول الزمني لإنشاء جدول زمني للمشروع.
الأدوات والتقنيات المستخدمة:
- تحليل شبكة الجدول الزمني (Schedule Network Analysis)
- طريقة المسار الحرج (Critical Path Method)
- تحسين الموارد (Resource optimization )
- تحليل سيناريوهات ماذا لو (What-if scenario analysis)
- ضغط الجدول الزمني (Schedule compression)
- أداة جدولة المشروع (Scheduling tool)
تحليل شبكة الجدول الزمني
تمثيل بيانيلأنشطة المشروع، والوقت الذي سيستغرقه إكمالها، والترتيب والتسلسل الذي ينبغي تنفيذها به. يساعد هذا التحليل فريق المشروع على تحديد وإدارة تدفق العمل والتبعيات بين الأنشطة والمسارات الحرجة. وعادة ما يتم استخدام برامج إدارة المشاريع لهذه التحليلات.
- التمثيل البياني: عادةً ما يتم عرض تحليل شبكة الجدول الزمني على شكل رسم بياني يوضح أنشطة المشروع والوقت اللازم لكل نشاط والتبعيات فيما بينها.
- تسلسل الأنشطة وترتيبها: في هذا التحليل، يتم تنظيم أنشطة المشروع بناءً على تسلسلها الزمني وتبعياتها. يمكن أن تكون هذه التبعيات “البدء إلى النهاية” أو “الانتهاء إلى النهاية” أو “الانتهاء إلى البدء” أو “البدء إلى البدء”.
- تحديد المسار الحرج: أحد الأهداف الرئيسية لجدولة تحليل الشبكة هو تحديد المسار الحرج. يتضمن المسار الحرج الأنشطة التي، إذا تأخرت، ستؤدي إلى تأخير المشروع بالكامل. تعد الإدارة الدقيقة لهذا المسار أمرًا بالغ الأهمية لتجنب تأخير المشروع.
طريقة المسار الحرج
تعد طريقة المسار الحرج تقنية قوية وبسيطة لتحليل وتخطيط وجدولة المشاريع الكبيرة والمعقدة. في الأساس، تعد هذه الأداة وسيلة لتحديد أنشطة المشروع التي تعتبر بالغة الأهمية من حيث التأثير على الوقت الإجمالي للمشروع. كما أنه يساعد في التخطيط الأمثل لجميع أنشطة المشروع من أجل تسليم المشروع في الموعد المحدد وبأقل تكلفة.
اقرأ المزيد عن طريقة المسار الحرج.
مثال:
لنفترض أن فريقك يخطط لمشروع بناء مبنى. يتضمن هذا المشروع الأنشطة التالية:
- A: التصميم الأولي (5 أيام)
- B: إعداد المواد (10 أيام)
- C: بناء الأساس (15 أيام)
- D: إنشاء إطار المبنى (20 أيام)
- E: تركيب المعدات الداخلية (10 أيام)
- F: الإكمال النهائي والفحص (5 أيام)
التبعيات:
- يجب إكمال النشاط “A” قبل النشاطين “B” و”C”.
- يجب إكمال النشاط “C” قبل النشاط “D”.
- يجب إكمال النشاط (B) و (D) قبل النشاط (E).
- يجب إكمال النشاط E قبل النشاط F.
شبكة التوقيت:
يظهر المسار الحرج في هذه الشبكة باللون الأحمر.
تحسين الموارد
يتضمن تحسين الموارد تعديل تواريخ بدء وإنهاء المهام في المشروع بحيث يتطابق استخدام الموارد (مثل الأشخاص أو المعدات أو المواد) مع ما هو متاح. هناك طريقتان للقيام بذلك:
- تسوية الموارد:
تعدل هذه الطريقة تواريخ بدء وإنهاء المهام بناءً على توافر الموارد. الهدف هو موازنة الطلب على الموارد مع ما هو متاح. على سبيل المثال، إذا كانت هناك حاجة إلى مورد (مثل عامل أو آلة) لمهمتين في نفس الوقت، فقد يتم تعديل التواريخ بحيث يمكن للمورد إكمال إحدى المهمتين قبل البدء في الأخرى. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تغيير المسار الحرج للمشروع (تسلسل المهام التي تحدد أقصر وقت لإكمال المشروع)، مما قد يؤدي إلى إطالة الوقت الإجمالي للمشروع.
- تجانس الموارد:
تعدل هذه الطريقة أيضًا تواريخ المهام ولكن ضمن حدود لا تغير المسار الحرج للمشروع أو تؤخر تاريخ انتهاء المشروع. الهدف هنا هو التأكد من أن استخدام الموارد لا يتجاوز حدودًا معينة، ولكن قد لا يؤدي ذلك إلى تحسين استخدام الموارد بشكل مثالي. لا يمكن تأخير المهام إلا إذا كان لديها بعض المرونة (تسمى ”تعويم“)، مما يعني أن التأخير لن يؤثر على الجدول الزمني الإجمالي للمشروع.
باختصار، يقوم تسوية الموارد بتعديل تواريخ المهام بحرية أكبر لضمان استخدام الموارد بفعالية، مما قد يغير الجدول الزمني للمشروع، بينما تسوية الموارد تحافظ على الجدول الزمني الكلي كما هو، ولكنها قد لا تحسن استخدام الموارد بشكل كامل.
تحليل سيناريوهات ماذا لو
تحليل سيناريو ماذا لو هو أسلوب تخطيط يدرس ويتنبأ بتأثير التغييرات المختلفة في الجدول الزمني للمشروع. في هذه التقنية، يتم فحص سيناريوهات مختلفة مثل التغييرات في الموارد أو مدة الأنشطة أو التأخيرات غير المتوقعة لتحديد أفضل الاستراتيجيات للتعامل معها. يساعد هذا التحليل مديري المشاريع على الاستجابة للتغييرات والتحديات التي تواجه المشروع بفعالية.
ضغط الجدول الزمني
ضغط الجدول الزمني هو أسلوب يستخدم لتقليل المدة الإجمالية للمشروع. والطريقتان الرئيسيتان لضغط الجدول الزمني هما:
- التتبع السريع: القيام بالأنشطة المتوازية التي ينبغي القيام بها عادةً بالتتابع.
- الضغط: تخصيص المزيد من الموارد للأنشطة الهامة لتقليل وقت تنفيذها. تسمح هذه الأساليب لمديري المشاريع بإكمال المشروع بسرعة أكبر، ولكن عادةً بتكلفة أكبر أو زيادة المخاطر.
أداة جدولة المشروع
تلعب أداة الجدولة دورًا مهمًا جدًا في إدارة المشروع. حيث تساعدك هذه الأداة في تحديد الجدول الزمني الدقيق لكل نشاط من أنشطة المشروع، وتحديد الأنشطة التي تم إنجازها حتى الآن، وتخطيط ترتيب وتسلسل تنفيذها. بالنظر إلى أن المشاريع تواجه دائمًا حالات عدم اليقين، يجب مراجعة الجدول الزمني للمشروع بانتظام وتغييره أثناء تقدم المشروع. وهذا يعني أنه مع تقدم المشروع وتحديد التغييرات والمخاطر الجديدة، يتم تحديث جدوله الزمني أيضًا.
يساعدك تاسك براوز، كأداة لإدارة المشروع، على إدارة وقت المشروع. يتيح لك هذا البرنامج وضع جدول زمني دقيق لأنشطة المشروع وتتبع التغييرات والتقدم بسهولة. يساعدك تاسك براوز على إدارة مشاريعك بفعالية وتحقيق أهدافك في الوقت المحدد من خلال توفير ميزات مثل مخطط جانت والتقويم والتذكيرات.
تعمل هذه الأداة على تحويل المشروع ككل من منظور عام إلى جدول زمني مفصّل، مما يمنحك تحكماً أفضل في وقتك ومواردك.
مراجع: