إدارة ميزانية المشروع

دليل شامل لإعداد ميزانية المشروع

أحد أهم عوامل نجاح أي مشروع هو تخطيط الميزانية وإدارتها. فبدون وضع ميزانية دقيقة، تكون المشاريع عرضة للتأخير، وتجاوز التكاليف، وحتى الفشل. لا تساعد ميزانية المشروع في التخصيص الصحيح للموارد المالية فحسب، بل توفر أيضًا إمكانية مراقبة التكاليف والتحكم في المخاطر المالية.

في هذا المقال، نناقش أهمية ميزانية المشروع، ومراحل إعدادها، وكيفية استخدام برنامج تسك براوز لمراقبة التكاليف وإدارة ميزانية المشروع.

ما هي ميزانية المشروع؟

ميزانية المشروع هي في الواقع خطة مفصلة تحدد مقدار الأموال التي سيتم إنفاقها، ولأي أغراض، ومتى. يساعدك وجود مخطط للميزانية على مراقبة النفقات وتجنب نفاد الموارد أو تجاوز الميزانية. أيضًا، يمكن أن تساعد خطة الميزانية التفصيلية في كسب ثقة أصحاب المصلحة والحصول على الموارد المالية المطلوبة، لأن صانعي القرار يفهمون بشكل أفضل كيفية استخدام التكاليف لتحقيق أهداف المشروع.

أثناء تنفيذ المشروع، تُستخدم الميزانية كأساس للمقارنة بين التكاليف الفعلية والتكاليف المخطط لها. وتسمح هذه المقارنة لمديري المشروع بتحديد التكاليف الإضافية وخفضها في الوقت المناسب، بحيث يمكن للمشروع أن يمضي قدمًا بنجاح وفي حدود الميزانية.

إعداد ميزانية المشروع

إعداد ميزانية المشروع هو عملية تقدير التكلفة الكاملة للمشروع من البداية إلى النهاية. تتضمن عملية إعداد ميزانية المشروع ما يلي:

• تخطيط الميزانية: تقدير التكاليف وإعداد الميزانيات بناءً على احتياجات المشروع.
• تتبع الميزانية: مراقبة التكاليف الفعلية للمشروع أثناء تنفيذه ومقارنتها بالميزانية المتوقعة.
• إدارة ميزانية المشروع: وضع إجراءات الرقابة والمبادئ التوجيهية لمنع انحراف التكاليف عن الميزانية المخصصة.

طرق إعداد ميزانية المشروع

هناك 4 طرق لإعداد ميزانية المشروع:

• الطريقة التناظرية –  analog method
• الطريقة البارامترية – parametric method
• الطريقة من الأعلى إلى الأسفل – Top-down method
• الطريقة من الأسفل إلى الأعلى –   Bottom-up method

الطريقة التناظرية

في هذه الطريقة، يتم استخدام بيانات من مشاريع سابقة ذات أهداف أو عمليات مشابهة. هذا النهج مناسب عندما لا تتوفر معلومات كافية لتقدير دقيق.

مثال: إذا تجاوزت تكلفة مشاريع سابقة مماثلة الميزانية المحددة، يجب تحليل السبب لتجنب تكرار نفس المشاكل. من ناحية أخرى، إذا كانت تكاليف المشاريع السابقة أقل من الميزانية، يمكنك تحديد الفرص الضائعة والاستفادة منها في المشروع الجديد.

الطريقة البارامترية

تعتمد هذه الطريقة على التحليل الإحصائي واستخدام البيانات التاريخية والحالية. يتم مراجعة بيانات الأداء السابقة وتعديلها وفقاً للظروف الحالية للحصول على تقدير دقيق للتكاليف.

مثال: افترض أن موظفين عملا 20 ساعة لكل منهما في مشروع، وأنفقا ما مجموعه 80 دولار(بسعر 2 دولارلكل ساعة). إذا تم تنفيذ نفس العمل الآن وكان سعر الأجر 2.5 دولارلكل ساعة، ستصبح التكلفة الجديدة حوالي 100 دولار. ولكن إذا تم استخدام أدوات جديدة أو مساعدين بالذكاء الاصطناعي وتم تقليل وقت العمل إلى النصف، ستصل الميزانية إلى 50 دولار. رغم أن هذه الطريقة تتطلب وقتًا أطول للمعالجة، إلا أنها تقدم تقديراً دقيقًا للغاية.

الطريقة من الأعلى إلى الأسفل

في هذا النهج، يحدد المدراء التنفيذيون أولاً السقف الميزاني أو الوقت الإجمالي للمشروع، ثم يقوم مدير المشروع بتوزيع التكاليف والموارد بين الأقسام المختلفة وفقًا لذلك.

الطريقة من الأسفل إلى الأعلى

تبدأ هذه الطريقة بالتفاصيل وحزم العمل الصغيرة، وتنتهي بتقدير تكلفة المشروع بالكامل. يتم تقدير كل قسم أو مهمة على حدة، ثم يتم جمع هذه التقديرات معًا لتحديد ميزانية المشروع الإجمالية.

مثال: لتطوير نفس البرنامج، يتم أولاً حساب التكاليف الصغيرة مثل تصميم واجهة المستخدم، البرمجة، والاختبارات بشكل منفصل. وفي النهاية، يشكل مجموع هذه التكاليف الميزانية النهائية للمشروع.

ما هي إدارة ميزانية المشروع؟

إدارة ميزانية المشروع هي العملية التي يتم من خلالها إدارة ومراقبة تمويل المشروع. تتجاوز هذه العملية مجرد تقدير تكاليف إكمال المشروع، إذ تشمل تتبع التكاليف وإجراء تعديلات عند الحاجة. تتضمن بعض جوانب إدارة ميزانية المشروع ما يلي:

• تقدير تكاليف المشروع: وضع تقدير دقيق للتكاليف التي ستتطلبها جميع مراحل المشروع.
• توزيع التكاليف أثناء دورة حياة المشروع: تحديد كيفية تخصيص الموارد المالية على مختلف الأنشطة والمراحل.
• تحديد المعايير وتتبع التكاليف: وضع آليات ومعايير واضحة لتتبع التكاليف وضمان الحفاظ على الميزانية.

كما أن إعداد تقارير الميزانية يُعد جزءًا أساسيًا من إدارة ميزانية المشروع، ويتضمن تحديد الطريقة والتكرار المناسبين لإعداد هذه التقارير.

في حالة تجاوز الميزانية:

إذا اكتشفت أن المشروع تجاوز الميزانية المخصصة، يجب عليك وضع خطة لاستعادة السيطرة على النفقات. بالإضافة إلى ذلك، يُوصى بتحديد عملية للتعلم من البيانات السابقة لضمان تحسين إدارة الميزانية في المشاريع المستقبلية.

الخطوات الأساسية لإنشاء وإدارة ميزانية المشروع

1) تحديد أهداف المشروع

أهداف المشروع هي النتائج التي تتوقع تحقيقها بحلول نهاية المشروع. توفر هذه الأهداف إرشادات واضحة لمسار المشروع وتساعدك على التخطيط بعناية.

يجب أن تكون الأهداف واضحة ومحددة وقابلة للقياس. استخدم طريقة SMART لكتابة أهداف دقيقة:

• محددة (Specific)
• قابلة للقياس (Measurable)
• قابلة للتحقيق (Achievable)
• واقعية (Realistic)
• محددة بوقت (Time-bound)

مثال: بحلول نهاية الربع الحالي، يجب أن تزيد حركة المرور العضوية للصفحة الرئيسية للموقع الإلكتروني بنسبة 10%.

2) تعريف نطاق المشروع (Scope Definition)

يساعد تحديد نطاق المشروع على التنبؤ بشكل أدق بالمهام والموارد والتكاليف المرتبطة به. أي تغيير في نطاق المشروع قد يؤثر على الميزانية. يوضح نطاق المشروع العمل المطلوب إنجازه والعمل الذي لا يتضمنه الجدول الزمني. انتبه إلى ما يلي:

• الموارد المتاحة: ضع في اعتبارك القيود مثل الميزانية أو عدد العاملين.
• القيود الزمنية: إذا كان لديك وقت محدود، فقد تزيد التكاليف (مثل دفع ساعات إضافية للعاملين المستقلين).
• الأهداف غير ذات الصلة: حدد المهام التي لا تعد جزءًا من أهداف المشروع لتجنب التوسع غير المخطط له في النطاق وزيادة التكاليف.

3) تحديد الأنشطة والموارد المطلوبة

حدد جميع الأنشطة اللازمة لتنفيذ المشروع بنجاح.

الموارد: حدد القوى العاملة المطلوبة، المواد، المعدات، والتقنيات اللازمة.

مثال: قد يتطلب مشروعك مبرمجين، مصممين، أو معدات مثل الخوادم.

4) تقدير تكلفة كل نشاط (Cost Estimation)

الطرق: استخدم طرق الاستنتاج، البارامترية، من الأعلى إلى الأسفل أو من الأسفل إلى الأعلى.

اعتمد على البيانات التاريخية والخبرة من مشاريع مشابهة للحصول على تقديرات أكثر دقة.

5) إنشاء احتياطي للطوارئ (Contingency Reserve)

وجود ميزانية احتياطية أمر ضروري لمواجهة الأحداث غير المتوقعة. يوصى بتخصيص 5-10% من إجمالي الميزانية لهذا الغرض.

إذا لم يتم استخدام الصندوق الاحتياطي، يمكنك الاستفادة منه لتحسين الأداء المالي للشركة.

6) تجميع الميزانية النهائية (Budget Finalization)

تجميع التكاليف: أضف جميع التكاليف المقدرة وقدمها على شكل ميزانية نهائية تتضمن الاحتياطيات.

الهيكلة: قم بتكييف الميزانية بناءً على مراحل أو مراحل المشروع وفئات مختلفة (القوى العاملة، المواد، المعدات، إلخ).

7) التحقق والعرض على المستفيدين (Verification & Presentation)

    الموافقة: يجب تقديم الميزانية النهائية للمستفيدين (مثل المدراء أو المستثمرين) للحصول على موافقتهم.

    التوثيق: قم بإعداد خطة الميزانية بالتفصيل لضمان توافق التكاليف مع أهداف المشروع.

8)تتبع الميزانية والتحكم بها (Tracking & Controlling)

للحفاظ على الميزانية تحت السيطرة، يجب مقارنة التكاليف الفعلية مع التكاليف المقدرة بانتظام.

البرمجيات: يمكن أن يساعد استخدام برامج إدارة المشاريع مثل تسك براوز في تسهيل عملية تتبع وإدارة الميزانية.

التدابير التصحيحية: إذا حدثت انحرافات في الميزانية، قم باتخاذ إجراءات فورية لإعادة المشروع إلى المسار الصحيح.

إعداد التقارير: قدم تقارير مالية منتظمة لإبقاء المستفيدين على اطلاع بحالة المشروع.

نموذج ميزانية المشروع

يوضح الجدول التالي نموذج ميزانية المشروع الذي يوضح هيكل التخطيط والتحكم في تكاليف المشروع. بعد ذلك، نشرح الأجزاء الرئيسية لهذا النموذج لفهم كيفية استخدامه بشكل أفضل:

• اسم المشروع: تصميم الحملة
• الخطة: التسويق
• مدير المشروع: رضا

• كود WBS: هيكل تفصيلي للعمل يوضح أنشطة المشروع.
• مهام المشروع: قائمة بأنشطة المشروع.
• المسؤول: الشخص أو الفريق المسؤول عن تنفيذ كل نشاط.
• العمل: الساعات المخططة والفعلية بالإضافة إلى تكلفة الساعة.
• المواد: كمية المواد ومقدار كل وحدة.
• السفر/المعدات/التكاليف الثابتة/المتنوعة: النفقات المتعلقة بالسفر والمعدات والتكاليف الثابتة والمتنوعة.
• الميزانية: الميزانية المخصصة لكل نشاط.
• التكلفة الفعلية: التكلفة التي تم تكبدها بالفعل.
• الفرق: الفرق بين الميزانية والتكلفة الفعلية.

تسك براوز لإدارة ميزانية المشروع

تم تجهيز برنامج إدارة المشاريع تسك براوز بوظيفة مميزة لإدارة ميزانية المشروع.

خطوات استخدام هذه الميزة:

1. تعريف المشروع.
2. تعريف هيكل تقسيم العمل (WBS).
3. تعيين الفريق لكل مهمة.
4. جدولة مهام المشروع.
5. تحديد معدل ساعات العمل لأعضاء الفريق لحساب تكلفة الأجور.
6. تحديد التكاليف الأخرى المرتبطة بالمهام.
7. الحصول على تقرير تكلفة المشروع (مثل الصورة أدناه).

تسجيل مجاني في تسك براوز

مثال عملي لحساب ميزانية المشروع

الآن وقد تعرفنا على المبادئ العامة لوضع ميزانية المشروع، يمكننا رؤية كيفية تطبيق هذه العملية عمليًا من خلال مثال واقعي. سنقوم فيما يلي بوضع ميزانية مشروع تسويق رقمي خطوة بخطوة لتحقيق الأهداف المطلوبة.

أهداف المشروع

• زيادة العملاء المحتملين (Leads) وتحسين معدل التحويل (Conversion Rate).
• ترغب الشركة في زيادة عدد العملاء المحتملين من 100 إلى 200 شهريًا خلال ثلاثة أشهر.
• معدل التحويل الحالي هو 1.5٪، والهدف هو زيادته إلى 5٪ خلال نفس الفترة الزمنية.

الجدول الزمني للمشروع

من 3 إلى 6 أشهر مع التركيز على تحقيق الأهداف خلال 3 أشهر.

تحديد المهام الرئيسية

لنجاح هذا المشروع، من الضروري استخدام أدوات وأساليب تسويقية متعددة:

• إنشاء المحتوى (مدونة، فيديو، إنفوجرافيك).
• منشورات وسائل التواصل الاجتماعي.
• الكتب الإلكترونية والمقالات التخصصية.
• تحسين محركات البحث (SEO).
• الإعلانات الممولة.

تقدير التكاليف (شهريًا)

• محتوى المدونة: 400 دولار(4 منشورات شهريًا).
• محتوى الفيديو: 1000 دولار.
• إنفوجرافيك: 150دولار.
• محتوى وسائل التواصل الاجتماعي: 2000 دولار.
• المحتوى التخصصي: 250 دولار.
• تحسين محركات البحث (SEO): 500 دولار.

حساب الميزانية الكلية

• إجمالي التكلفة الشهرية: 4,300 دولار.
• الميزانية الكلية للمشروع (3 أشهر): 12900دولار.
• ميزانية احتياطية (5٪): 645 دولار.
• الميزانية النهائية: 13545 دولار.

ميزانية المشروع وفقًا لـ PMBOK

يركز الفصل السابع من معيار PMBOK على إدارة التكلفة (Cost Management)، ويتناول مراحل التخطيط، التقدير، الميزانية، ومراقبة التكاليف في المشروع.

1. تخطيط إدارة التكلفة (Plan Cost Management)

في هذه المرحلة، يتم تحديد استراتيجيات وأساليب إدارة التكلفة:

• اختيار برنامج لإدارة المشاريع مثل تسك براوز
• تحديد مستويات الصلاحية للموافقة على التكاليف.
• تعريف مؤشرات مراقبة التكاليف.
• تحديد فترات التقارير المالية.

مثال: في مشروع تطوير تطبيق:

• إعداد التقارير المالية أسبوعيًا.
• استخدام تسك براوز لتتبع التكاليف.
• الموافقات على التكاليف التي تتجاوز 500 دولار تتم من قِبل المدير التنفيذي.

2. تقدير التكاليف (Estimate Costs)

تُقدَّر تكاليف جميع مهام المشروع باستخدام طرق متعددة مثل التقدير المقارن، التقدير من الأسفل إلى الأعلى، أو التقدير البارامتري.

3. وضع الميزانية (Determine Budget)

يتم جمع جميع التكاليف المقدرة للحصول على الميزانية الكلية، مع تحديد كيفية توزيعها على المهام والجدول الزمني.

• ملخص لجميع التكاليف المقدرة
• أضف احتياطيًا (عادة 10-15%)
• تحديد المعالم المالية
• إنشاء جدول الدفع

4. مراقبة التكاليف (Control Costs)

في هذه المرحلة، يتم متابعة وضبط التكاليف أثناء المشروع للتأكد من مطابقتها للميزانية. إذا تجاوزت التكاليف الحد المقرر، تُتخذ إجراءات تصحيحية.

مثال: في الشهر الثالث من المشروع:

• التكاليف الفعلية أعلى من المخطط بنسبة 15٪.
• الحلول: استخدام جزء من الميزانية الاحتياطية، تحسين العمليات لتقليل ساعات العمل.

خاتمة

تعد إدارة ميزانية المشروع أحد الجوانب الأكثر تعقيدًا وأهمية لإدارة المشروع والتي يمكن أن تحدد نجاح المشروع أو فشله. في عالم اليوم حيث تتغير التكاليف بسرعة وتصبح المشاريع أكثر تعقيدًا، يعد استخدام الأدوات الذكية لإدارة الميزانيات ضرورة وليس خيارًا.

من خلال توفير إمكانات متقدمة لإدارة الميزانية، يتيح لك TaskBrows ما يلي::

• حساب تكاليف القوى العاملة تلقائيًا بناءً على معدلات ساعات العمل.
• التحكم في WBS للمشروع مع التعريف التفصيلي والميزانية لكل قسم.
• احصل على تقارير في الوقت الحقيقي عن حالة النفقات.
• تحديد الانحرافات عن الميزانية وتصحيحها بسرعة

باستخدام تسك براو، فإنك لا تتجنب إهدار الموارد المالية فحسب، بل يمكنك إنهاء مشاريعك بثقة أكبر في حدود الميزانية.