برنامج إدارة مهام الموظفين

إدارة مهام الموظفين تُعَدُّ من العوامل الأساسية في زيادة الإنتاجية ونجاح أي منظمة. في عالم اليوم المتسارع، حيث أصبحت المشاريع أكثر تعقيدًا والفرق أكثر تنوعًا، يصبح من الضروري وجود نظام منظم لتخصيص، متابعة، وإكمال المهام. تساعد أساليب إدارة المهام المختلفة، من النهج التقليدية مثل الطريقة الشلالية إلى الأساليب الحديثة والمرنة مثل سكروم وكانبان، المديرين على تنظيم الأعمال بفعالية واستخدام الموارد بأفضل شكل. بالإضافة إلى ذلك، تُبَسِّط برنامج إدارة مهام الموظفين مثل تاسك براوز، عملية الإدارة وتزيد من شفافيتها من خلال تقديم ميزات مثل لوحات المهام، مخططات جانت، والتقارير. في هذا المقال، سنستعرض الأساليب المختلفة لإدارة المهام لتحسين أداء الفرق، وسنوضح كيف يساعد تاسك براوز في إدارة المهام.​

التسجيل المجاني في تاسك براوز

مقدمة في حلول إدارة المهام

1) كانبان

طريقة كانبان هي نظام بسيط وبصري لإدارة المهام والمشاريع، تم تطويره في البداية في الصناعة التحويلية (من قبل تويوتا) وأصبح الآن شائعًا جدًا في إدارة المشاريع، خاصة في الفرق المرنة.​

خطوات استخدام طريقة كانبان:

 1)   إنشاء لوحة كانبان:

    قم بإنشاء لوحة (مادية أو رقمية، مثل “تاسك براوز”) وقسمها إلى ثلاثة أعمدة على الأقل:

• في انتظار التنفيذ (To Do): المهام التي يجب تنفيذها.​
• قيد التنفيذ (In Progress): المهام التي تعمل عليها حاليًا.​
• تم التنفيذ (Done): المهام التي تم إكمالها.​

2) تحويل المهام إلى بطاقات:

    اكتب كل مهمة على بطاقة وضعها في عمود “في انتظار التنفيذ”.

3) تحديد حد للعمل قيد التنفيذ:

    حدد لكل عمود (خاصة “قيد التنفيذ”) حدًا معينًا (مثلاً، بحد أقصى 3 مهام في نفس الوقت). هذا يساعد على التركيز على عدد قليل من المهام وتجنب التكدس.

4) إدارة تدفق العمل:

• عندما تبدأ في تنفيذ مهمة، انقل بطاقتها إلى عمود “قيد التنفيذ”.​
• بعد الانتهاء، انقل البطاقة إلى عمود “تم التنفيذ”.​
• راجع اللوحة باستمرار لمعرفة حالة كل مهمة.​

5) التحسين المستمر:

    قم بمراجعة اللوحة بانتظام (مثلاً، أسبوعيًا). حدد أماكن البطء (نقاط الاختناق) وحاول تحسين العملية.

مزايا طريقة كانبان:

• الشفافية: يمكن لجميع أعضاء الفريق رؤية حالة المهام في مكان واحد.​
• التركيز: من خلال تحديد المهام قيد التنفيذ، يتم تجنب التشتت.​
• المرونة: لا تحتاج إلى تخطيط معقد ويمكنك إضافة أو نقل المهام في أي وقت.​

استخدام برنامج إدارة مهام الموظفين Task Browse لتنفيذ طريقة كانبان:

لتطبيق كانبان، يمكنك استخدام برامج مثل تاسك براوز التي توفر لوحات رقمية جاهزة. يساعد كانبان في إدارة المهام بشكل بصري وبسيط وتحسين تدفق العمل.

2) منهجية أجايل (Agile)

   المنهجية المرنة هي نهج مرن لإدارة الأعمال يركز على التسليم السريع والمستمر، التعاون الجماعي، والتكيف مع التغييرات.​

الخطوات:

• قسّم المشروع إلى أجزاء صغيرة (Iteration أو Sprint) (مثلاً، لمدة أسبوعين).​
• حدد الأولويات مع الفريق وضع المهام في قائمة (Backlog).​
• في كل دورة (Sprint)، اعمل على مهام محددة وقم بتسليم منتج قابل للاستخدام.​
• في نهاية كل دورة، راجع العمل، احصل على ملاحظات، وخطط للدورة التالية.​
• تقبل التغييرات خلال المشروع وركز على التحسين المستمر.​

مزايا منهجية أجايل:

مرونة عالية، تسليم سريع، مناسبة للمشاريع الديناميكية (مثل مشاريع البرمجيات).​

استخدام برنامج إدارة مهام الموظفين TaskBrowse لتنفيذ طريقة أجايل:

إدارة المهام بالمنهجية المرنة تعني التكرار، الملاحظات المستمرة، والتسليم السريع. باستخدام “تاسك براوز”، يمكنك تعريف مهام صغيرة وقابلة للتسليم وتخصيصها للموظفين ومتابعة تقدم الأعمال من خلال تقاريره. كما يوفر “تاسك براوز” إمكانية تقديم الملاحظات من خلال ميزة التعليقات.

3) سكروم (Scrum):

سكروم هو إطار عمل محدد من المنهجية المرنة (Agile) يركز على العمل الجماعي، الاجتماعات المنتظمة، والتسليم التدريجي.​

الخطوات:

• حدد الأدوار: مالك المنتج (Product Owner)، ماستر سكروم (Scrum Master)، وفريق التطوير.​
• اجمع المهام في قائمة (Product Backlog).​
• حدد دورات قصيرة (Sprint) من 2-4 أسابيع واختر المهام من الـ Backlog (Sprint Backlog).​
• عقد اجتماعات يومية قصيرة (Daily Scrum) لمدة 15 دقيقة لمراجعة التقدم.
• في نهاية كل Sprint، قم بتسليم المنتج، واحصل على الملاحظات (مراجعة السبرينت – Sprint Review)، واعمَل على تحسين العملية (جلسة التقييم – Sprint Retrospective).

مزايا طريقة سكروم:

شفافية عالية، تنسيق فعّال بين أعضاء الفريق، مناسبة للفرق الصغيرة والمشاريع المعقدة.

برنامج إدارة مهام الموظفين تاسك براوز لتنفيذ طريقة سكروم:

سكروم هو نوع محدد من المنهجية المرنة يتميز بوجود الـ Sprint والـ Backlog والاجتماعات المنتظمة، مما يجعله أكثر تنظيمًا. في “تاسك براوز”، يمكن تعريف المنتجات ضمن مشاريع، ثم تحديد المهام اللازمة لتنفيذها ضمن هيكلية تفصيلية (WBS). كما يوفّر البرنامج إمكانية تقديم الملاحظات ومتابعة تقدم العمل بشكل فعّال. بالإضافة إلى ذلك، يحتوي “تاسك براوز” على خاصية إدارة الاجتماعات، مما يجعله أداة مثالية للاجتماعات المنتظمة ضمن إطار عمل سكروم.

4) منهجية الشلال (Waterfall)

المنهجية الشلالية هي نهج تقليدي وخطي حيث يتم تنفيذ مراحل المشروع بالتسلسل، ويجب إكمال كل مرحلة قبل البدء في المرحلة التالية.

المراحل:

• تحليل الاحتياجات: تحديد جميع متطلبات وأهداف المشروع.
• التصميم: إعداد خطة وتصميم المشروع.
• التنفيذ: تنفيذ العمل وفقًا للخطة (مثل كتابة الشيفرة البرمجية).
• الاختبار: اختبار المنتج وإصلاح المشكلات.
• الإطلاق: تسليم المنتج النهائي.
• الصيانة: تقديم الدعم والتحديثات بعد التسليم.

مزايا المنهجية الشلالية

هيكل منظم، مناسبة للمشاريع ذات المتطلبات الثابتة (مثل مشاريع البناء).

برنامج إدارة مهام الموظفين تاسك براوز لتنفيذ المنهجية الشلالية

لتنفيذ هذه المنهجية في تاسك براوز، يمكنك ببساطة استخدام ميزة سير عمل المشروع، وتحديد مراحل المشروع ضمن هذا القسم. عند انتهاء كل مرحلة، يقوم “تاسك براوز” تلقائيًا بنقل النشاط إلى المرحلة التالية وتخصيصه للفريق المناسب.

٥) مصفوفة آيزنهاور (Eisenhower Matrix)

مصفوفة آيزنهاور هي أداة لتحديد أولويات المهام، تساعدك على التركيز على الأعمال المهمة.

المراحل:

• قسّم المهام إلى ٤ فئات:
  • مهم وعاجل: نفّذه فورًا بنفسك (مثال: حل مشكلة طارئة).
  • مهم وغير عاجل: خطط له (مثال: تعلم مهارة جديدة).
  • غير مهم ولكن عاجل: فوّضه (مثال: الرد على رسائل بريد غير ضرورية).
  • غير مهم وغير عاجل: احذفه (مثال: تضييع الوقت في أنشطة غير مفيدة).
• ضع المهام في جدول ٢×٢ (مهم/غير مهم، عاجل/غير عاجل).
• اتخذ الإجراء المناسب لكل مهمة بحسب تصنيفها.

مزايا مصفوفة آيزنهاور:

التركيز على الأولويات، تقليل التوتر، إدارة وقت أفضل.

برنامج إدارة مهام الموظفين تاسك براوز لتنفيذ مصفوفة آيزنهاور:

في تاسك براوز يمكنك إنشاء وسوم مثل “مهم-عاجل”، “مهم-غير عاجل”، “غير مهم-عاجل” وغيرها، وربطها بالمهام المختلفة. تُعرض هذه الوسوم في لوحة المهام، ويمكنك استخدام الفلاتر لعرض المهام حسب الوسم والتركيز عليها بشكل أفضل.

٦) طريقة المسار الحرج (CPM)

هي طريقة لإدارة المشاريع تُستخدم في التخطيط والجدولة، وتركّز على تحديد المسار الحرج (أطول مسار زمني في المشروع).

اقرأ المزيد عن المسار الحرج

المراحل:

• قائمة بجميع مهام المشروع مع تحديد مدة كل واحدة.
• تحديد التبعيات (أي المهام يجب تنفيذها أولاً).
• رسم مخطط شبكي يُظهر المهام وتبعياتها.
• تحديد المسار الحرج (أطول تسلسل زمني من المهام يحدد مدة المشروع الكلية).
• إعداد الجدول الزمني وتخصيص الموارد بناءً على هذا المسار.
• متابعة التقدم وتحديث الخطة عند حصول تأخيرات.

مزايا طريقة المسار الحرج:

جدولة دقيقة، تحديد المهام الحرجة، مناسبة للمشاريع الكبيرة مثل مشاريع البناء.

برنامج إدارة مهام الموظفين تاسك براوز لتنفيذ طريقة المسار الحرج:

لتنفيذ هذه الطريقة في تاسك براوز، قم بما يلي:

• عرّف المشروع داخل تاسك براوز.
• أدخل جميع أنشطة المشروع وحدد تواريخ البدء والانتهاء لكل نشاط.
• انتقل إلى مخطط “الجانت” وأنشئ علاقات التبعية بين المهام ببضع نقرات.
• بعد ذلك، سيقوم “تاسك براوز” بتحديد المسار الحرج ويعرضه باللون الأحمر على مخطط الجانت.

مراحل استخدام برنامج إدارة مهام الموظفين تاسك براوز لإدارة المهام

1. قسّم المشاريع إلى مهام أصغر

في تاسك براوز، يمكنك تقسيم كل مشروع إلى مجموعات من المهام والأنشطة الفرعية. هذا الأمر يساعدك على تحويل المشاريع الكبيرة إلى أجزاء قابلة للإدارة ويوفر لك رؤية أوضح لهياكل المشاريع.

2. قم بتخصيص المهام لأفراد الفريق

يتيح لك تاسك براوز تخصيص المهام لأعضاء الفريق. من خلال هذه الميزة، يعرف كل شخص بالضبط ما هي مسؤولياته، مما يعزز الشفافية.

وإذا كان لديك عدد كبير من الموظفين، لا تقلق بشأن توزيع المهام. فقط حدد المهارات المطلوبة، وسيتولى تاسك براوز اقتراح الفريق الأنسب بناءً على تخصصاتهم.

كما يتم إشعار الأعضاء بالمهام الجديدة من خلال الإشعارات، مما يمنع نسيان المهام ويزيد من مسؤولية الأفراد تجاه أعمالهم.

3. حدّد تواريخ استحقاق للمهام

من خلال البرنامج، يمكنك تحديد مواعيد نهائية للمهام المختلفة ومتابعتها من خلال تقويم تاسك براوز. وإذا اقترب موعد الاستحقاق دون إكمال المهمة، فسيقوم النظام بإرسال تنبيهات للأعضاء.

4. راقب حالة المهام من خلال لوحة المهام

يوفر تاسك براوز لوحة مهام مرئية (Task Board) تعرض حالات المهام بوضوح (في الانتظار، قيد التنفيذ، مكتملة).

هذه الأداة تساعدك على متابعة سير العمل بسهولة، كما أنها تدعم منهجية كانبان في إدارة المهام، وتُظهر لك المهام حسب حالتها، مع إمكانية ترتيب الأولويات لكل عضو.

5. خطط يومك لإدارة المهام بفعالية

ابدأ كل يوم بـ 30 دقيقة لتخطيط مهامك اليومية، ولا تتردد في إدراج المهام ذات الأولوية العالية حتى وإن كانت صعبة.

من خلال ميزة التخطيط اليومي في تاسك براوز، يمكنك إعداد خطتك اليومية ومشاهدتها في التقويم. وإذا قمت بتحديد فترات زمنية للمهام، يمكنك تلقي إشعارات من Google Calendar أيضًا.

6. استخدم التقويم

يوفر تاسك براوز تقويمًا موحدًا لعرض المهام، مواعيد الاستحقاق، وجدول عمل الفريق، مما يعزز التنسيق بين أعضاء الفريق.

7. تتبع المهام

في متصفح المهام، يمكنك تتبع تقدم كل مهمة على حدة. من خلال تحديد تاريخ البدء والموعد النهائي للنشاط، يوفر لك النسبة المئوية لتقدم البرنامج للنشاط. كما أنه مع تسجيل تقرير العمل أو الجدول الزمني على النشاط، يتم توفير تقرير التقدم الحقيقي للنشاط لتتبع تقدمه.

8. استخدم مخطط جانت لتنظيم الوقت

يدعم تاسك براوز مخطط Gantt الذي يعرض الجدول الزمني للمشروع بشكل مرئي، ويساعدك على إدارة التبعيات والتأكد من أن المشروع يسير حسب الخطة. كما يُظهر المخطط الأنشطة التي تقع ضمن المسار الحرج.

9. أرفق ملفاتك في المهام

يمكنك إرفاق ملفات مثل المستندات، الصور، أو ملفات PDF بكل مهمة أو مشروع داخل تاسك براوز، مما يسهل الوصول لجميع المعلومات من مكان واحد.

10. احصل على تقارير ورسوم بيانية

يقدم تاسك براوز مجموعة واسعة من التقارير والرسوم البيانية المفيدة لتحليل أداء المشاريع، متابعة التقدم، واتخاذ قرارات أفضل.

هذه التقارير مرئية وسهلة الفهم، وتوفر لك معلومات مثل:

• ما هي المهام التي تم تنفيذها خلال فترة معينة؟
• لأي مشروع تنتمي؟
• من قام بتنفيذها؟
• كم من الوقت استغرق تنفيذ كل نشاط؟ والمزيد من المعلومات التي تساعد في تحسين التخطيط وزيادة إنتاجية المؤسسة.

سجّل مجانًا في تاسك براوز