سير العمل هو مجموعة من المهام والخطوات التي يتم تنفيذها بترتيب ونظام معين لتحقيق هدف محدد. يمكن تنفيذ هذه الخطوات من قبل أفراد أو فرق أو حتى أنظمة آلية.
الهدف من تصميم سير العمل هو جعل تنفيذ المهام أبسط وأسرع وأكثر تنسيقًا. باستخدام سير العمل، يمكن التأكد من أن جميع المهام تسير وفق خطة وقواعد محددة.
يُستخدم سير العمل في العديد من المجالات مثل الأعمال، والإنتاج، وتكنولوجيا المعلومات.
في برنامج إدارة المشاريع تاسك براوز، يمكنك إنشاء سير عمل لمشروعك، راجع نهاية المقال لتعرف كيف.
جدول المحتويات:
نموذج لسير عمل في مؤسسة:
- توظيف موظفين جدد
- الموافقة على إجازات الموظفين
- سير عمل طلب شراء المعدات
- سير عمل إنتاج المحتوى للموقع أو الشبكات الاجتماعية
- سير عمل مراجعة ودفع الفواتير المالية
نظرة على سير عمل طلب شراء المعدات
مراحل سير العمل:
- تسجيل الطلب من قبل الموظفين
- يتضمن نموذج الطلب نوع المعدات، الكمية، سبب الحاجة
- إرسال إلى المدير المباشر
- مراجعة وموافقة مدير القسم
- التحقق من الحاجة الفعلية
- مراجعة الميزانية المخصصة
- الموافقة أو الرفض
- إرسال الطلب إلى الشؤون المالية أو المشتريات
- بعد الموافقة، يُرسل إلى الفريق المالي لفحص الميزانية والمخزون
- مراجعة الأسعار واختيار المورّد
- الشراء من قبل قسم المشتريات
- إصدار عرض سعر أولي
- التنسيق مع الشؤون المالية للدفع
- تسجيل الطلب
- استلام وتسليم المعدات للموظف
- التأكد من مطابقة الطلب
- تسليم المعدات وتسجيل العملية في النظام
- الأرشفة والتوثيق
- حفظ الفواتير وإيصالات التسليم وتقارير الشراء للرجوع إليها لاحقًا
فوائد سير العمل
Workflow يقدّم فوائد كبيرة بسبب قدرته على تبسيط العمليات، تعزيز التعاون، وتحسين الكفاءة. من أبرز الفوائد:
- تحسين الكفاءة
- تقليل الأخطاء
- إزالة المهام الزائدة
- الشفافية
- تعزيز التعاون
- تقليل التأخير
- التحسين المستمر والمرونة
- رضا الموظفين
المكونات الثلاثة الرئيسية لسير العمل: المدخلات – التحويل – المخرجات
- المدخلات (Input):
هي الموارد التي تُستخدم كنقطة انطلاق للعمل، مثل القوى العاملة، البيانات، الأدوات…
أمثلة:
- في مصنع سيارات: قطع غيار، مهندسون، مخططات تصميم
- في مطعم: مكونات الطعام، الطهاة، الوصفات
2. التحويل (Transformation):
هي عملية تحويل المدخلات إلى مخرجات ذات قيمة من خلال أنشطة أو قرارات.
أمثلة:
- في السيارات: التجميع، اللحام، الطلاء
- في المطعم: الطهي، ترتيب الطعام
3. المخرجات (Output):
هي النتيجة النهائية، وقد تكون منتجًا، خدمة، أو بيانات.
أمثلة:
- في مصنع: سيارة جاهزة للبيع
- في مطعم: طبق جاهز للزبون
ما هو مخطط سير العمل؟
مخطط Workflow هو أداة بصرية تمثل خطوات العملية باستخدام رموز وخطوط توضح ترتيب المراحل واتجاه سير العمل. الهدف هو تبسيط فهم العملية وتحديد نقاط التحسين.
رموز مخطط سير العمل:
- بيضاوي الشكل:
- المعنى: بداية أو نهاية العملية
- المثال: بدء العملية
- مستطيل:
- المعنى: يمثل خطوة أو مهمة
- المثال: تسجيل الطلب
- معيّن (لوزي):
- المعنى: نقطة اتخاذ قرار
- المثال: هل تمت الموافقة على الطلب؟
- سهم:
- المعنى: يوضح تسلسل الخطوات
- متوازي الأضلاع:
- المعنى: تمثيل إدخال أو إخراج بيانات
- المثال: إدخال بيانات المستخدم
أنواع سير العمل
تُقسم Workflow إلى فئات مختلفة بناءً على طبيعة العملية، مستوى التعقيد، وطريقة التنفيذ. الأنواع الرئيسية الثلاثة لسير العمل هي: سير العمل العملياتي (Process Workflow)، سير العمل الحالي (Case Workflow)، وسير العمل المشروعي (Project Workflow). كما يمكن تصنيف سير العمل بناءً على طريقة التنفيذ إلى يدوي، أوتوماتيكي، أو مختلط. فيما يلي شرح مفصل لكل نوع مع أمثلة عملية.
1. سير العمل العملياتي (Process Workflow)
التعريف: يشمل Workflow العملياتي العمليات التي تكون مراحلها محددة مسبقًا، متكررة، وقابلة للتنبؤ. هذا النوع من سير العمل مناسب للأنشطة التي تُنفذ بانتظام ووفقًا لنمط محدد.
أمثلة:
معالجة الطلبات في متجر إلكتروني:
- استلام طلب العميل (مدخلات).
- التحقق من توفر المنتج.
- إصدار الفاتورة.
- التغليف والشحن (مخرجات).
معالجة طلب الإجازة في المنظمة:
- تقديم طلب الإجازة من الموظف.
- مراجعة وتأكيد الطلب من المدير.
- تسجيل الطلب في نظام الموارد البشرية.
2. سير العمل الحالي (Case Workflow)
التعريف: يُستخدم Workflow الحالي للعمليات التي لا يكون مسارها محددًا بشكل كامل مسبقًا، ويتغير بناءً على ظروف كل حالة. يتطلب هذا النوع اتخاذ قرارات وتحليلًا أثناء تنفيذ العملية.
أمثلة:
دعم العملاء في مركز الاتصال:
- استلام تذكرة العميل (مثل مشكلة فنية).
- مراجعة المشكلة من قبل فريق الدعم.
- اتخاذ قرار بإحالة المشكلة إلى الفريق الفني أو تقديم حل مباشر.
- حل المشكلة وتسجيل النتيجة.
مراجعة مطالبة التأمين:
- استلام المطالبة من العميل.
- مراجعة الوثائق.
- اتخاذ قرار بالموافقة أو الرفض بناءً على الأدلة.
- إبلاغ العميل.
3. سير العمل المشروعي (Project Workflow)
التعريف: صُمم Workflow المشروعي لإدارة المشاريع التي لها هدف محدد، جدول زمني محدود، وموارد مخصصة. يُنفذ هذا النوع عادةً مرة واحدة وتُصمم مراحله لمشروع معين.
أمثلة:
تطوير برمجية:
- تحديد المتطلبات.
- تصميم وتطوير البرمجية.
- اختبار وإصلاح الأخطاء.
- تسليم المنتج النهائي للعميل.
تنظيم فعالية مؤسسية:
- تخطيط الميزانية والموقع.
- التنسيق مع الموردين.
- الإعلان ودعوة الضيوف.
- تنفيذ الفعالية وتقييم النتائج.
أنواع سير العمل بناءً على طريقة التنفيذ
بالإضافة إلى التصنيف أعلاه، يمكن تقسيم Workflow بناءً على طريقة التنفيذ:
سير العمل اليدوي (Manual Workflow):
التعريف: عمليات يتم تنفيذها بالكامل بواسطة البشر وتعتمد على التدخل المباشر للأفراد.
- مثال: مراجعة طلبات الإجازة يدويًا من قبل مدير الموارد البشرية.
سير العمل الأوتوماتيكي (Automated Workflow):
التعريف: عمليات يتم تنفيذها باستخدام برمجيات أو أنظمة أوتوماتيكية.
- مثال: إرسال بريد إلكتروني تأكيد تلقائي بعد تسجيل طلب في متجر إلكتروني.
سير العمل المختلط (Hybrid Workflow):
التعريف: مزيج من المراحل اليدوية والأوتوماتيكية لتحقيق التوازن بين المرونة والكفاءة.
- مثال: تسجيل طلب شراء يدويًا بواسطة موظف وتأكيد الميزانية تلقائيًا بواسطة نظام مالي.
الفرق بين سير العمل والعملية
إدارة سير العمل باستخدام أدوات رقمية
أتمتة Workflow تعزز الكفاءة وتقلل الأخطاء. الأدوات الرقمية يجب أن تكون سهلة الاستخدام، قابلة للتخصيص، وتتكامل مع أدواتك الأخرى.
برامج تُستخدم لتصميم، تنفيذ، ومراقبة سير العمل رقميًا، وتوفر:
- لوحات مرئية مثل كانبان
- أتمتة التنقل بين المراحل
- تخصيص المهام والمواعيد النهائية
- تقارير لحظية
- تكامل مع البريد والتقويم
- دعم تعدد المستخدمين
إنشاء سير العمل باستخدام تاسك براوز
تاسك براوز هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يدعم اللغة العربية، ويُعتبر مثاليًا للفرق التي ترغب في تنظيم عملها رقميًا.
خطوات إنشاء سير عمل:
- تسجيل الدخول وتعريف مشروعك
- الدخول إلى سير عمل المشروع
- توجد 3 مراحل افتراضية: لم يبدأ – قيد التنفيذ – مكتمل
- تخصيص المراحل حسب المشروع
- تحديد المهام وتعيين المسؤولين والمواعيد
- تتبع تقدم المهام من خلال التنقل بين المراحل
مثال عملي: سير عمل كتابة مقال
افترض أنك مدير فريق إنتاج محتوى وترغب في إدارة عملية كتابة مقال لموقع الشركة الإلكتروني أو مدونتها باستخدام تاسك براوز.
التنفيذ في تاسك براوز:
- إنشاء مشروع: قم بإنشاء مشروع جديد باسم إنتاج محتوى الموقع الإلكتروني في تاسك براوز.
- إعداد سير عمل المشروع: انتقل إلى قسم سير عمل المشروع وأضف المراحل التالية:
o البحث وتوليد الأفكار
o كتابة المسودة الأولية
o تحرير المحتوى
o الموافقة النهائية
o نشر المقال
o مراجعة الأداء - تحديد المهام: لكل مقال، أنشئ مهمة (Task) ضمن سير العمل. على سبيل المثال:
o المهمة: مقال حول أفضل أدوات إدارة المشاريع.
o التخصيص: خصص الباحث لمرحلة البحث وتوليد الأفكار، والكاتب لـ كتابة المسودة الأولية، والمحرر لـ تحرير المحتوى، ومدير المحتوى لـ الموافقة النهائية. - متابعة التقدم: مع اكتمال كل مرحلة، يتم نقل المهمة إلى المرحلة التالية. يمكن تنفيذ ذلك يدويًا أو أوتوماتيكيًا (على سبيل المثال، من كتابة المسودة الأولية إلى تحرير المحتوى).
- إعداد التقارير: استخدم تقارير تاسك براوز لمراجعة الوقت المستغرق لكل مقال، وأداء الفريق، وتحديد العوائق (مثل التأخير في التحرير).
يُعد تاسك براوز، بدعمه للغة العربية وواجهة المستخدم البسيطة، خيارًا ممتازًا للفرق التي تسعى لأتمتة سير عملها.
ابدأ الآن، جرّب التسجيل المجاني في تاسك براوز وارفع عملياتك إلى مستوى جديد!