تقنية إدارة الوقت
إذا كنت تسعى لتعزيز مهاراتك في إدارة الوقت، فلا تفوّت قراءة هذه المقالة. من خلال قراءتك لها، لن تحتاج إلى تصفح المدونات المختلفة بحثًا عن تقنيات إدارة الوقت، ولن تُضيّع وقتك الثمين. كل ما تحتاجه لإدارة وقتك تجده هنا. فيما يلي، ستتعرّف على 26 تقنية من أفضل تقنيات إدارة الوقت.

جدول المحتويات
- 1. تقنية إدارة الوقت بومودورو Pomodoro
- 2. تقنية إدارة الوقت کانبان
- 3. تقنية إدارة الوقت تنظيم الأعمال – Getting Things Done
- 4. تقنية إدارة الوقت ابتلع ضفدعك!
- 5. تقنية إدارة الوقت تقسيم الوقت – Timeboxing
- 6. تقنية إدارة الوقت حجب الوقت- Time Blocking
- 7. تقنية إدارة الوقت صفر صندوق الوارد – Inbox Zero
- 8. تقنية إدارة الوقت من يملك القرد؟ – Who’s Got the Monkey؟
- 9. تقنية إدارة الوقت طريقة التنفيذ – Action Method
- 10. تقنية إدارة الوقت مصفوفة آيزنهاور – Eisenhower Matrix
- 11. تقنية إدارة الوقت: الوقت البيولوجي الذهبي – Biological Prime Time
- 12. تقنية إدارة الوقت: دفتر الإنتاجية
- 13. تقنية إدارة الوقت: طريقة ساينفيلد
- 14. تقنية إدارة الوقت: طريقة قانون الـ10 دقائق
- 15. تقنية إدارة الوقت: قائمة المهام المُنجزة
- 16. تقنية إدارة الوقت: قائمة ما لا يجب فعله
- 17. تقنية إدارة الوقت: Flowtime
- 18. تقنية إدارة الوقت: الهدف الأعلى
- 19. تقنية إدارة الوقت: تحليل باريتو (Pareto)
- 20. تقنية إدارة الوقت: طريقة التخطيط السريع – (RPM)
- 21. تقنية إدارة الوقت: تقنية مرطبان المخلل – Pickle Jar Theory
- 22. تقنية إدارة الوقت: العمل العميق- Deep Work
- 23. تقنية إدارة الوقت: ABCDE
- 24. تقنية إدارة الوقت: قاعدة 1-3-5
- 25. تقنية إدارة الوقت: POSEC
- 26. تقنية إدارة الوقت: التقطيع – Chunking
في القسم التالي، قمنا بشرح 26 تقنية لإدارة الوقت يمكنك تجربتها.
1. تقنية إدارة الوقت بومودورو Pomodoro
تقسّم مهامك إلى جلسات عمل مدتها 25 دقيقة مع فترات راحة مدتها 5 دقائق بين هذه الجلسات. بعد 4 دورات، تأخذ استراحة أطول لمدة 20 دقيقة. تقنية بومودورو التي ابتكرها Francesco Cirillo، سُميت بهذا الاسم نسبة إلى مؤقت المطبخ الذي كان يستخدمه فرانشيسكو لتتبع تقدّم عمله.
كيفية عمل تقنية إدارة الوقت بومودورو:
- ضبط المؤقت على 25 دقيقة.
- التركيز الكامل على العمل خلال هذه الـ 25 دقيقة.
- التوقف فورًا عند انطلاق المنبه.
- أخذ استراحة لمدة 5 دقائق.
- استئناف العمل لمدة 25 دقيقة أخرى بعد الاستراحة.
- بعد أربع دورات من 25 دقيقة عمل و5 دقائق راحة، تأخذ استراحة أطول لمدة 20 دقيقة.
- تكرار هذه العملية حتى انتهاء العمل أو المشروع.

مميزات تقنية إدارة الوقت بومودورو:
- تحسين تقدير الوقت اللازم للمهام.
- مدة عمل ثابتة تساعد على زيادة التركيز.
- استراحات منتظمة تقلل الإرهاق وتحسّن الأداء.
- طريقة سهلة لمتابعة الإنتاجية.
عيوب تقنية إدارة الوقت بومودورو:
- يجب التوقف فور انتهاء 25 دقيقة، فإذا كنت غارقًا في العمل قد لا تناسبك هذه الطريقة.
- الالتزام بالفواصل الزمنية الثابتة (25 دقيقة عمل و5 دقائق راحة) قد لا يكون مناسبًا للجميع.
2. تقنية إدارة الوقت کانبان
هي تقنية إدارة وقت بصرية تساعدك على متابعة تقدم مشاريعك. تقوم بتتبع حالة المهام عبر أعمدة معنونة بأسماء مختلفة تمثل مراحل التقدم.
تم اعتماد هذه التقنية في ستينيات القرن العشرين في اليابان بواسطة Taiichi Ono في شركة تويوتا لصناعة السيارات، بهدف زيادة الإنتاجية والكفاءة في عملية التصنيع.
كيفية عمل تقنية إدارة الوقت كانبان:
يمكنك استخدام برنامج إدارة مشاريع، أو قلم وورقة، أو سبورة بيضاء مع ملصقات ملونة.
حدد عدد مراحل المشروع أو العمل وأنشئ الأعمدة الخاصة بها. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء 3 أعمدة وتحريك المهام بينها:
- في الانتظار – مهام يجب العمل عليها قريبًا.
- قيد التنفيذ – مهام تعمل عليها حاليًا.
- منجزة – مهام أكملتها بالكامل.
يمكنك استخدام لوحة المهام في برنامج TaskBrowser لتطبيق تقنية إدارة الوقت كانبان. (التسجيل مجاني)

مميزات تقنية إدارة الوقت كانبان:
- لا توجد صيغة واحدة ثابتة، مما يعني أنه يمكنك تخصيص الطريقة بما يتناسب مع احتياجاتك.
- توفر عرضًا بصريًا واضحًا للحالة العامة للعمل: رؤية مباشرة لتقدمك في المشروع.
- يمكنك تقسيم المشروع إلى مهام صغيرة قابلة للإدارة وتتبع تقدمها على لوحة كانبان.
- يركز الفريق على إنجاز المهام والانتقال بها إلى عمود “منجز”.
عيوب تقنية إدارة الوقت كانبان:
- لا يوجد قالب موحد، مما يجعل إعداد لوحة كانبان يستغرق وقتًا، حيث تحتاج لتحديد عدد الأعمدة وأسمائها.
- لا تساعد كانبان بشكل مباشر في تحديد أولوية المهام أو مدى استعجالها.
- قد يصعب التنبؤ بموعد انتهاء الفريق من المهام أو المشروع، لأن معيار التقدم الوحيد هو تحريك المهام بين الأعمدة، ولا يوجد عامل زمني محدد.
3. تقنية إدارة الوقت تنظيم الأعمال – Getting Things Done
تُعد تقنية إنجاز المهام أو Getting Things Done واحدة من أشهر منهجيات إدارة الوقت، وهي تعتمد على خمس خطوات منظمة تساعدك على تصفية ذهنك من الفوضى وتحويل الأفكار والمهام إلى قائمة بسيطة وعملية.
قام بتطوير هذه المنهجية ديفيد ألين (David Allen) في كتابه الشهير Getting Things Done.
كيف تعمل تقنية GTD؟
- التفريغ: دوِّن كل فكرة أو مهمة تخطر في بالك دون فلترة.
- التوضيح: حدّد ما إذا كانت المهمة قابلة للتنفيذ، وما هي الخطوات الفعلية المطلوبة لإنجازها.
- التنظيم: صنِّف المهام تحت تصنيفات واضحة مثل “المنزل”، “العمل”، “متابعة مع الزملاء”، مع إرفاق كل ما يلزم من معلومات.
- المراجعة: خصص وقتًا دوريًا لمراجعة قائمة المهام، واسأل نفسك: ما هي الخطوة التالية؟ هل يجب إنهاء هذا العمل هذا الأسبوع؟
- الإنجاز: بعد تدوين المهام وتوضيحها وتنظيمها ومراجعتها، حان وقت التنفيذ والتركيز.
مميزات تقنية إدارة الوقت GTD
- تساعدك على الإلمام بجميع المهام والمشروعات التي تشغل بالك.
- تحرير العقل من التفكير المستمر، مما يمنحك صفاء ذهنيًا.
- مناسبة لزيادة الإنتاجية على المستوى الشخصي والمهني.
عيوب تقنية إدارة الوقت GTD
- تعتمد بدرجة كبيرة على قوة الإرادة، حيث لا تقدّم حلولًا مباشرة للتعامل مع التشتت أو ضعف التركيز.
- قد تتحول القائمة الطويلة جدًا من المهام إلى عبء نفسي، وتفقد فعاليتها إذا لم تتم إدارتها بذكاء.
4. تقنية إدارة الوقت ابتلع ضفدعك!
تركّز هذه التقنية على تحديد الأولويات في تنفيذ المهام. تقوم باختيار أهم أو أصعب مهمة لديك (وهذه هي “الضفدع” الخاص بك)، وتواجهها أول شيء في صباح اليوم التالي.
لا يُسمح لك بالانتقال إلى أي مهمة أخرى حتى تنتهي من الضفدع.
قد تكون الضفدع مهمة تتطلب كامل تركيزك بسبب صعوبتها أو أهميتها، أو مهمة تميل إلى تجنبها لأنها مملة أو مرهقة أو معقدة.
تم تطوير هذه التقنية من قبل براين تريسي (Brian Tracy) في كتابه الشهير Eat That Frog.
كيف تعمل تقنية ابتلع ضفدعك؟
يتطلب الأمر تصنيف المهام حسب أولويتها، باستخدام الحروف التالية:
- المهمة A – المهمة الأهم التي يجب إنجازها أولًا، وإلا ستواجه عواقب إذا تجاهلتها.
- المهمة B – مهمة مهمة، لكن أقل من A. يجب تنفيذها بعد الانتهاء من المهمة A.
- المهمة C – مهمة يمكن تنفيذها، ولكن لا توجد عواقب إذا لم تُنجز.
- المهمة D – مهمة يُفضّل تفويضها لشخص آخر لتوفير وقتك للمهمة A.
- المهمة E – مهمة غير ضرورية يمكن حذفها تمامًا من جدولك.
مميزات تقنية إدارة الوقت ابتلع ضفدعك:
- إنجاز المهمة الأصعب أو الأهم في بداية اليوم يمنحك شعورًا بالإنجاز، ويجعل باقي المهام أسهل.
- يساعدك في تحديد أولوياتك بشكل واضح.
- يحرر وقتك لاحقًا للتركيز على مهام أكثر متعة أو إبداعًا.
عيوب تقنية إدارة الوقت ابتلع ضفدعك:
- قد يكون بدء اليوم بمهمة صعبة أمرًا شاقًا نفسيًا.
- إذا تغيّرت أولوياتك خلال اليوم، فقد تصبح التقنية غير عملية أو مربكة.
5. تقنية إدارة الوقت تقسيم الوقت – Timeboxing
تقنية Timeboxing تعتمد على تخصيص فترات زمنية محددة لكل نشاط. تعمل خلال هذا الإطار الزمني، وعندما ينتهي الوقت المخصص، تتوقف عن العمل على تلك المهمة، بغضّ النظر عن مدى التقدم فيها.
هذه التقنية تعتمد على مواعيد نهائية ثابتة، ولذلك تُستخدم كثيرًا في إدارة المشاريع. يُعتبر Timeboxing نهجًا أشمل من تقنية Pomodoro، إذ أن الفترات الزمنية فيه ليست ثابتة (مثل فترات البومودورو ذات الـ ٢٥ دقيقة)، بل يمكن أن تكون أطول أو أقصر حسب المهمة.
جيمس مارتن (James Martin) كان من أوائل من شرح هذه التقنية بالتفصيل.
خطوات تطبيق تقنية إدارة الوقت تقسيم الوقت:
- دوّن جميع المهام والأنشطة التي يجب عليك إنجازها في قائمة.
- حدد ما تريد تحقيقه من كل مهمة – ضع أهدافًا واضحة.
- إذا كانت المهمة مهمة وتتطلب تركيزًا عاليًا، خصص لها وقتًا أطول (مثلاً ساعة أو ساعتين).
- إذا كانت المهمة معقدة، قسّمها إلى أجزاء أصغر، وخصص لكل جزء فترة قصيرة (٢٠–٣٠ دقيقة).
- ابدأ بأول مهمة في القائمة، وانتقل تدريجيًا نحو الأسفل.
- عندما ينتهي الوقت المحدد لمهمة، توقف فورًا، حتى لو لم تنتهِ منها.
- خذ استراحة قصيرة.
- راجع ما تم إنجازه خلال الفترة الزمنية.
- انتقل إلى المهمة التالية وفق الجدول الزمني المخطط له.

فوائد استخدام تقنية إدارة الوقت Timeboxing:
- مفيد جدًا للمهام الصغيرة المتعددة، حيث يسهل تتبعها وتنظيمها ضمن جداول زمنية.
- وجود موعد نهائي يحفزك على التركيز وتحقيق أقصى استفادة في وقت محدود.
- يساعد الأشخاص الذين يميلون إلى الكمال في تجنّب الانشغال بالتفاصيل غير الضرورية.
- يمنعك من أداء مهام متعددة في نفس الوقت، مما يعزز تركيزك على كل مهمة على حدة.
عيوب استخدام تقنية إدارة الوقت Timeboxing:
- الالتزام بالتوقف عن العمل عند انتهاء الوقت قد يكون صعبًا، خصوصًا إذا كنت في قمة التركيز.
- في حال حدوث مقاطعات لا مفرّ منها (مثل المكالمات الهاتفية)، قد يكون الالتزام بالجدول الزمني الصارم تحديًا كبيرًا.
- في بعض الأحيان، قد تخطئ في تقدير الوقت المطلوب:
- إذا خصصت وقتًا قصيرًا جدًا، قد تضطر للتوقف قبل الدخول في عمق المهمة.
- وإذا خصصت وقتًا طويلًا، قد تفقد التركيز أو تؤجل العمل حتى اقتراب نهاية الفترة.
6. تقنية إدارة الوقت حجب الوقت- Time Blocking
في هذه التقنية، تقوم بحجب فترة زمنية معينة لأداء مهمة أو نشاط محدد، وتلتزم بالعمل فقط على هذا النشاط خلال تلك الفترة.
اكتسبت تقنية Time Blocking شهرتها الواسعة بفضل استخدامها من قِبل إيلون ماسك.
كيف تعمل تقنية Time Blocking؟
تتكون هذه التقنية من أربع مراحل أساسية:
١) مرحلة التخطيط:
- حدد المهام والأنشطة التي يجب عليك إنجازها، ورتبها حسب الأولوية.
٢) مرحلة حجب الوقت:
- خصص كتلة زمنية محددة لكل مهمة. دوّن عدد الدقائق أو الساعات، الأيام، وقت البدء والانتهاء في تقويمك.
- يمكن أن تكون الكتلة الزمنية قصيرة (مثلاً ١٠ دقائق)، أو طويلة (مثلاً ٩٠ دقيقة)، حسب أهمية المهمة.
- خصص وقتًا أطول للمهام ذات الأولوية العالية، ويفضل أن يتم ذلك في أوقات اليوم التي تكون فيها أكثر إنتاجية.
- خصص المهام الأقل أهمية لفترات انخفاض النشاط الذهني أو البدني.
- دون كل شيء بوضوح في التقويم: اليوم، وقت البداية، ووقت الانتهاء.
٣) مرحلة التنفيذ:
- ابدأ بالمهمة الأولى في جدولك اليومي (غالبًا ذات الأولوية القصوى).
- التزم بالخطة.
- خذ فترات استراحة قصيرة بين الكتل الزمنية، وخطط لها مسبقًا.
- كن مرنًا: إذا طرأ أمر عاجل، خصص له كتلة زمنية جديدة وابدأ بالعمل عليه في أقرب وقت ممكن.
٤) مرحلة المراجعة: إذا لاحظت أن مهمة استغرقت وقتًا أكثر أو أقل مما توقعت، قم بإعادة جدولة باقي مهامك لذلك اليوم حسب الحاجة.
فوائد استخدام تقنية إدارة الوقت Time Blocking:
- يمنحك طريقة شاملة لتتبع يومك وتحقيق أقصى استفادة من وقتك.
- يتماشى مع مفهوم “العمل العميق”، لأنه يتطلب تركيزًا كاملاً على مهمة واحدة خلال فترة محددة.
- يمنحك شعورًا بتحكم أكبر في عبء العمل، ويقلل من الفوضى الذهنية.
عيوب استخدام تقنية إدارة الوقت Time Blocking:
- المقاطعات غير المتوقعة قد تعرقل جدولك الزمني وتسبب توترًا.
- مثل تقنية Timeboxing، قد تخطئ في تقدير الوقت المناسب:
- إذا كانت الكتلة طويلة جدًا، قد تماطل حتى نهايتها.
- وإذا كانت قصيرة جدًا، قد تضطر للإسراع دون تحقيق نتائج جيدة.
- تخصيص كتل زمنية لكل مهمة وتوثيقها في التقويم يتطلب وقتًا إضافيًا للتخطيط.
7. تقنية إدارة الوقت صفر صندوق الوارد – Inbox Zero
تُستخدم هذه التقنية لإدارة البريد الإلكتروني، وتهدف إلى إبقاء صندوق الوارد فارغًا أو قريبًا من الفراغ قدر الإمكان.
تم تطوير هذه التقنية بواسطة ميرلين مان، الخبير في مجال الإنتاجية.
كيف تعمل تقنية Inbox Zero؟
لتحقيق صفر صندوق الوارد، اتبع الخطوات التالية:
- خصص وقتًا محددًا من يومك لإدارة بريدك الإلكتروني، وكن ملتزمًا بهذا الوقت.
- أوقف الإشعارات ولا تترك تبويب البريد الإلكتروني مفتوحًا في المتصفح طوال الوقت.
- صنّف رسائلك الإلكترونية حسب الأولوية:
- قم بالرد فورًا على الرسائل المهمة أو تلك التي يمكن الرد عليها بسرعة.
- الرسائل التي تحتاج إلى وقت أطول للرد عليها، انقلها إلى مجلد “يحتاج إلى رد” وخصص جزءًا من وقت إدارة البريد للتعامل معها.
- قرر ما إذا كانت هناك رسائل يمكنك تفويضها، ثم أعد توجيهها إلى أعضاء الفريق المناسبين.
- احذف أو أرشف الرسائل غير المرغوب فيها أو القديمة.
فوائد استخدام تقنية إدارة الوقت Inbox Zero:
- طريقة فعّالة لإدارة صندوق بريد مليء بالرسائل.
- يقلل من عدد الرسائل غير المقروءة التي تعيقك عن الوصول إلى الرسائل المهمة.
- تخصيص وقت محدد لإدارة البريد الإلكتروني يساعد على تقليل التشتت طوال اليوم.
عيوب استخدام تقنية إدارة الوقت Inbox Zero:
- يتطلب وقتًا كبيرًا، حيث تحتاج إلى إعادة توجيه، أرشفة أو حذف عدد كبير من الرسائل.
- يركز فقط على إدارة البريد الوارد، وبالتالي يحتاج إلى التكامل مع تقنيات أخرى لإدارة الوقت التي تُعنى بالمهام والمشاريع.
- قد يكون غير عملي لمن يعتمد بشكل أساسي على البريد الإلكتروني للتواصل مع العملاء أو الزملاء، حيث يمكن أن تضيع بعض الرسائل المهمة وسط الكم الكبير من الرسائل.
8. تقنية إدارة الوقت من يملك القرد؟ – Who’s Got the Monkey؟
تركّز هذه التقنية على تفويض المهام، وهي موجهة بشكل خاص لمديري المشاريع، ولكن يمكن لأي شخص استخدامها لتحسين إدارة وقته. في هذه المنهجية، القرد يرمز إلى المهمة أو المشكلة التي يجب التعامل معها، والهدف هو معرفة من المسؤول فعلاً عن تنفيذها.
أنواع الوقت:
- الوقت المفروض من المدير: المهام التي يطلبها المدير.
- الوقت المفروض من النظام: الطلبات والاستفسارات من الزملاء.
- الوقت المفروض من النفس: الأنشطة التي تختار القيام بها بنفسك. وينقسم إلى:
- وقت اختياري (لمبادراتك الخاصة)
- وقت مفروض من المرؤوسين (حل مشاكلهم).
الهدف هو تقليل الوقت المفروض من المرؤوسين، إدارة الوقت المفروض من النظام والمدير بذكاء، وزيادة الوقت الاختياري. هذه التقنية مستمدة من كتاب من يملك القرد؟ لـ William Oncken.
كيف تعمل التقنية؟
- تحديد القرد: ما هي المهمة؟ وما الخطوات المطلوبة لإنجازها؟
- تخصيص القرد: سلّم المهمة للشخص المناسب بوضوح.
- ضمان التعامل السليم مع القرد:
- إذا كانت المهمة حساسة، أو لا تتحمل الخطأ، قدّم توجيهات دقيقة وربما تدخل بنفسك.
- إذا كنت واثقاً من قدرات الشخص، اكتفِ بالتوجيه العام.
- متابعة القرد: حدد موعداً لمراجعة تقدم العمل والتأكد من سير الأمور حسب الخطة.

المزايا:
- تساعد المدراء على إدارة وقتهم بكفاءة.
- تُسهّل عملية حل المشكلات للموظفين.
- توفّر رؤية واضحة حول من المسؤول عن كل مهمة.
- تعتبر منهجية بسيطة وفعالة لتفويض المهام.
العيوب:
- تقتصر على إدارة وتفويض المهام فقط،
- لذا يُنصح بدمجها مع تقنيات أخرى شاملة لإدارة الوقت لتحسين النتائج.
9. تقنية إدارة الوقت طريقة التنفيذ – Action Method
تعتمد تقنية إدارة الوقت المعروفة بـ طريقة التنفيذ (Action Method) على فرضية أن كل شيء هو مشروع. أي أنك ترى جميع أنشطتك كمشروعات، تقوم بتحليلها وإدارتها. يمكن أن تشمل هذه المشروعات:
- إدارة الشؤون المالية الخاصة بك
- الأعمال الإدارية
- بناء العلاقات المهنية (Networking)
- أو أي أمر آخر تود إنجازه
كيف تعمل طريقة Action Method؟
عند استخدام هذه التقنية، تقوم بتنظيم أنشطتك ومهامك ومواعيدك على شكل مشروعات. ثم تُقسّم هذه الأنشطة إلى ثلاث فئات رئيسية:
- الخطوات التنفيذية (Action Steps):
وهي المهام التي يجب تنفيذها وتساعدك على إحراز تقدم في عملك. على سبيل المثال: إعادة صياغة مقترح، إرسال برنامج مكتمل، أو إصلاح عطل في تطبيق برمجي. - المرجعيات (References):
وهي الملاحظات، وقوائم الروابط التي تتعلق بالأبحاث ذات الصلة، والخطط التي تساعدك على تنفيذ الخطوات العملية. بمعنى آخر، هي عناصر لا تحقق التقدم بحد ذاتها، لكنها تُعد مراجع داعمة. - الأعمال المعلّقة (Backburner Items):
وهي كل الأفكار والخطط التي لا تعمل عليها حاليًا، لكنها قد تُنفذ في المستقبل.
مزايا طريقة Action Method:
- رؤية جميع أنشطتك اليومية كمشروعات يعني أنك تضع خطوات واضحة لكل نشاط، ما يجعلك غالبًا أكثر كفاءة وسرعة في الإنجاز.
عيوب طريقة Action Method:
- قد تكون منهكة وتستغرق وقتًا – لأن اعتبار كل شيء كمشروع يتطلب تخصيص وقت كبير للتخطيط.
- لا يوجد توقيت محدد لمراجعة الأعمال المعلّقة – فلا يوجد وضوح بشأن متى أو إن كان يجب تنفيذها أصلًا.
10. تقنية إدارة الوقت مصفوفة آيزنهاور – Eisenhower Matrix
هي تقنية لإدارة الوقت تعتمد على تصنيف المهام حسب أولويتها. تقوم هذه التقنية على تصنيف كل نشاط أو مهمة تحت عنوان:
مهم / غير مهم و عاجل / غير عاجل.
من خلال هذه الطريقة، تقوم بتقييم المهام بناءً على مدى أهميتها ودرجة إلحاحها، وتتعامل معها وفقًا لذلك.
تمت تسمية هذه المصفوفة تكريمًا للرئيس الأمريكي دوايت آيزنهاور، الذي كان معروفًا بفعاليته العالية خلال فترة رئاسته.
كيف تعمل مصفوفة آيزنهاور؟
ابدأ بتحديد جميع مهامك، ثم قسّمها إلى أربعة أرباع:
- الربع الأول: مهام مهمة وعاجلة – يجب تنفيذها فورًا.
- الربع الثاني: مهام مهمة لكنها غير عاجلة – يجب التخطيط لتنفيذها لاحقًا.
- الربع الثالث: مهام غير مهمة لكنها عاجلة – من الأفضل تفويضها إلى زملائك.
- الربع الرابع: مهام غير مهمة وغير عاجلة – يُفضل حذفها تمامًا من جدولك.

مزايا مصفوفة آيزنهاور:
- أسلوب بسيط وفعّال لتحديد أولويات المهام.
- يساعدك على التفكير في المهام التي يمكن تفويضها أو التخلص منها.
عيوب مصفوفة آيزنهاور:
- قد يكون من الصعب تحديد ما إذا كانت مهمة ما مهمة أو عاجلة بدقة.
- التحيّز الشخصي قد يمنعك من تطبيق المصفوفة بشكل مثالي؛ إذ تميل أحيانًا إلى التركيز على المهام العاجلة التي قد لا تكون بالضرورة مهمة.
11. تقنية إدارة الوقت: الوقت البيولوجي الذهبي – Biological Prime Time
أفضل وقت بيولوجي لك هو الجزء من اليوم الذي تكون فيه في أعلى مستويات الطاقة، وبالتالي من المرجح أن تكون أكثر إنتاجية في عملك. عندما تحدد وقتك البيولوجي الذهبي، يمكنك تخصيص أهم المهام والأولويات الخاصة بك لهذا الوقت.
مصطلح Biological Prime Time تم تقديمه لأول مرة بواسطة سام كاربانتر في كتابه.
كيفية عمل تقنية الوقت البيولوجي الذهبي:
- يجب أن تتابع عملك لعدة أيام، مثلاً 20 يومًا.
- راقب تركيزك، طاقتك، حافزك ومدى انتباهك خلال هذه الأيام.
- من الأفضل أن تتبع هذه المتغيرات يوميًا في فترة زمنية محددة وثابتة، مثلاً من الساعة 9 صباحًا حتى 5 مساءً.
- ارسم نتائجك لكل ساعة ولكل يوم على شكل مخطط.
- بعد 20 يومًا، قم بتحليل نتائجك — ستلاحظ بالتأكيد وقتًا معينًا من اليوم تبرز فيه قدرتك على الإنجاز بأقصى درجة.
- عندما تحدد أكثر ساعات يومك إنتاجية خلال هذه الفترة، ابدأ بتخصيص مهامك ذات الأولوية لهذا الوقت.
- وزع المهام الأقل أهمية على الفترات الزمنية التي تلاحظ فيها انخفاض التركيز ومستوى الطاقة ومدى الانتباه لديك.


الاستنتاج من البيانات:
- أكثر الأوقات إنتاجية: من الساعة 10 صباحًا إلى 12 ظهرًا
- أقل الأوقات إنتاجية: من الساعة 1 إلى 3 مساءً
فوائد تقنية الوقت البيولوجي الذهبي:
- ستتمكن من معرفة متى تكون أكثر إنتاجية، مما يسمح لك بتخصيص جميع المهام الحيوية خلال هذه الفترة.
- ستتعرف على أوقات انخفاض الإنتاجية، ويمكنك تخصيص أنشطة أقل أهمية ولكنها لازمة، مثل إدارة البريد الإلكتروني وإجراء المكالمات الهاتفية، لهذه الفترات.
عيوب تقنية الوقت البيولوجي الذهبي:
- لكي تحدد وقتك البيولوجي الذهبي بشكل صحيح، يجب أن تغير روتينك باستمرار وتتابع هذه العملية لفترة طويلة.
- إذا كنت تابعًا لشخص أو جهة يجب أن تلتزم بمواعيد نهائية محددة، فلن تكون معرفة وقتك البيولوجي الذهبي مفيدة جدًا، لأنك مضطر للعمل حسب طلبات ومواعيد رئيسك.
12. تقنية إدارة الوقت: دفتر الإنتاجية
تقنية دفتر الإنتاجية في إدارة الوقت تُشبه إلى حدٍ ما دفتر اليوميات التقليدي، ولكن مع فرقٍ مهم: فأنت لا تدوّن فيه أفكارك الشخصية، بل تسجّل أفعالك اليومية – الأنشطة التي أنجزتها، والتي يمكنك التفكير فيها لاحقًا.
من خلال هذه التقنية، يمكنك:
- تسجيل أفكارك وملاحظاتك المتعلقة بالعمل – فقد تقوم بتنفيذها لاحقًا.
- توثيق جميع المهام التي أنجزتها خلال اليوم – الأعمال التي قمت بها ويمكنك مراجعتها فيما بعد.
- إعداد قائمة بالمهام التي تخطط لإنجازها في اليوم التالي – الأنشطة التي تنتظرك.
كيفية عمل تقنية دفتر الإنتاجية:
- في كل يوم، دوّن قائمة مهامك في دفتر أو باستخدام برنامج مناسب – اجعل البنود واضحة، بسيطة، وقابلة للتحقيق.
- تتبّع الوقت الذي تستغرقه في تنفيذ كل مهمة – يمكنك استخدام برنامج تاسك براوز لهذا الغرض.
- قم بتحليل نتائجك الزمنية وعدّل قائمتك المستقبلية بناءً على هذا التحليل.
- للحصول على تفاصيل أكثر، يمكنك أيضًا:
- تقييم إنتاجيتك في كل مهمة على مقياس من 1 إلى 10.
- إعداد قائمة بالمشتتات (مثل وسائل التواصل الاجتماعي، يوتيوب، الهاتف…) لتزيد من فرص تجنّبها.
- تقسيم كل مهمة إلى أجزاء أصغر وأسهل في التنفيذ.
- إلى جانب المهام، حدّد الأهداف التي ترغب بتحقيقها من خلال هذه المهام أو مجموعاتها.
- تأمل في يومك وسجّل ملاحظاتك حول:
- المهام التي أنجزتها بنجاح.
- التحديات التي واجهتها.
- ما إذا كنت قادراً على التغلب على تلك التحديات أم لا.

مزايا تقنية إدارة الوقت دفتر الإنتاجية:
- يحتفظ بسجل كامل لإنتاجيتك – حيث تجد جميع الأفكار، قوائم المهام، مواعيد التسليم والمشاريع في مكانٍ واحد.
- يساعدك التدوين على التخلص من التوتر والضغط النفسي.
عيوب تقنية إدارة الوقت دفتر الإنتاجية:
- قد تحصل على تقرير مفصل أكثر من اللازم حول نتائجك، مما يضطرك أحيانًا إلى قضاء وقت طويل في البحث عن قوائم سابقة أو رؤى قد دوّنتها، أو مهام متشابهة سابقة.
(استخدام برنامج تاسك براوز يسهّل عليك هذه الأمور ويوفّر الوقت والجهد.)
13. تقنية إدارة الوقت: طريقة ساينفيلد
هي تقنية تعتمد على استخدام تقويم مستوحى من مقولة شهيرة لجيري ساينفيلد: لا تكسر السلسلة.
في كل يوم تعمل فيه على تطوير مهارة ما، تقوم بوضع علامة حمراء على ذلك اليوم في التقويم، وبمرور الوقت تُشكّل سلسلة من الأيام المتصلة باللون الأحمر. أما إذا فوّت يومًا دون العمل على تلك المهارة، فلن تضع علامة حمراء، وبالتالي تكون قد كسرت السلسلة.
كيفية عمل تقنية ساينفيلد لإدارة الوقت:
على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في تحسين مهاراتك في البرمجة:
- قم بشراء قلم تعليم أحمر وتقويم كبير يعرض جميع أيام السنة.
- كل يوم تبرمج فيه، حتى لو لبضع دقائق فقط، قم بوضع علامة حمراء على ذلك اليوم.
- الأيام التي يتم تمييزها بالأحمر ستتراكم تدريجيًا، مشكّلة سلسلة متواصلة.
- إذا فوّت يومًا بدون ممارسة البرمجة، فلا تضع أي علامة، وبالتالي تنكسر السلسلة.
- الهدف هو أن تستمر كل يوم في العمل على مهارتك حتى لا تكسر السلسلة.

مزايا تقنية ساينفيلد:
- رؤية سلسلة الأيام المميزة بالأحمر تُحفّزك على الاستمرار والمثابرة، مما يعزّز التزامك بالتطوير اليومي لمهاراتك.
- يساعدك على تقليل التسويف، لأنك تسعى إلى تنفيذ المهام قبل نهاية كل يوم كي لا تكسر السلسلة.
عيوب تقنية ساينفيلد:
- تحتاج كل يوم إلى اختيار مهمة مناسبة ذات صلة بتطوير مهارتك وتكون قابلة للتحقيق – وهذا أحيانًا قد يكون صعبًا.
- في بعض الأيام، قد يكون من الصعب تخصيص وقت لنفسك بسبب التزامات أخرى، مما قد يجعلك تضطر إلى كسر السلسلة.
14. تقنية إدارة الوقت: طريقة قانون الـ10 دقائق
تقوم هذه الطريقة على خداع نفسك بطريقة إيجابية: تقول لنفسك إنك ستعمل على نشاطٍ معين لمدة 10 دقائق فقط.
بعد انتهاء العشر دقائق، تقرر ما إذا كنت ستتوقف أو تستمر لعشر دقائق إضافية.
كيفية تطبيق تقنية قانون الـ10 دقائق:
- اختر نشاطًا محددًا.
- ابدأ بالعمل عليه فورًا، دون تأخير أو مماطلة.
- بعد مرور 10 دقائق، اسأل نفسك: هل أرغب في التوقف الآن؟ أم أواصل لعشر دقائق أخرى؟
- استمر في العمل ضمن فترات زمنية من 10 دقائق، حتى تقرر التوقف عن العمل على هذا النشاط في نفس اليوم.
مزايا قانون الـ10 دقائق:
- تقسيم المهام إلى فترات صغيرة يزيد من سرعتك ويقلل شعورك بالضغط، لأنك تلتزم فقط بـ10 دقائق في كل مرة.
- حتى في المهام الكبيرة، لا تشعر بثقل العمل لأنك تعمل تدريجيًا دون التزام طويل.
- بما أن 10 دقائق مدة قصيرة، فمن المرجّح أنك ستستمر لعشر دقائق أخرى بعد الانتهاء من الأولى، مما يعزز الاستمرارية.
- البدء الفوري يعني أنك لا تمنح نفسك وقتًا للتفكير السلبي أو التردد.
- يقلل من احتمالية التسويف والمماطلة.
- من الناحية النفسية، التعامل مع مهمة تستغرق 90 دقيقة من خلال تقسيمها إلى 9 جلسات مدة كل منها 10 دقائق أسهل بكثير.
عيوب قانون الـ10 دقائق:
- التوقف كل 10 دقائق لتحديد ما إذا كنت ستستمر أم لا، قد يُشتت تركيزك، خصوصًا إذا كنت مندمجًا تمامًا في العمل.
15. تقنية إدارة الوقت: قائمة المهام المُنجزة
بدلًا من إعداد قائمة بالمهام التي يجب عليك القيام بها، تقوم بإعداد قائمة بما أنجزته فعليًا خلال فترة زمنية محددة.
كيفية تطبيق تقنية قائمة المهام المُنجزة:
- في نهاية كل أسبوع عمل، خصص من 10 إلى 15 دقيقة لتدوين جميع المهام التي أنجزتها.
- بجانب كل مهمة، سجّل ما تعلمته أثناء تنفيذها.
- فكّر فيما يمكن أن تفعله بشكل مختلف في المرة القادمة لتحسين نتائجك.
مزايا قائمة المهام المُنجزة:
- تمنحك رؤية واضحة لحجم العمل الذي أنجزته، مقارنةً بما تبقّى عليك إنجازه.
- رؤية مدى نجاحك خلال فترة زمنية محددة يمنحك دافعًا قويًا للاستمرار.
- توفر وسيلة بسيطة لتتبّع تقدمك وتطورك المهني أو الشخصي.
عيوب قائمة المهام المُنجزة:
- معرفة ما أنجزته حتى الآن يمنحك فكرة عامة عن حجم عملك، لكن لا يُقدّم لك تفاصيل دقيقة مثل المواعيد النهائية أو عدد المهام والمشاريع المتبقية.
16. تقنية إدارة الوقت: قائمة ما لا يجب فعله
على عكس قائمة المهام الكلاسيكية (To-Do List)، تقوم هنا بإعداد قائمة بالأعمال والأنشطة التي لن تقوم بها.
كيفية تطبيق تقنية قائمة ما لا يجب فعله:
- قبل بدء كل يوم عمل، خصّص وقتًا قصيرًا لإعداد هذه القائمة.
- دوّن فيها جميع المهام، والأفكار، والعادات التي لا تنوي تنفيذها أو التفكير بها خلال اليوم.
- يمكن أن تشمل هذه المهام:
- مصادر التشتت (مثل وسائل التواصل الاجتماعي أو الرسائل غير الضرورية).
- أفكارًا طموحة أكثر من اللازم لا وقت لها حاليًا.
- أنشطة لا تتماشى مع أولوياتك أو أهدافك الحالية.

مزايا قائمة ما لا يجب فعله:
- تساعدك على التركيز على المهام الحقيقية والمهمة من خلال تجنّب ما لا فائدة منه.
- تقلل من احتمالية التشتت أو الانشغال في أنشطة غير منتجة.
- توضح لك ما الذي يُعيق إنتاجيتك، مما يساعدك على بناء عادات أفضل بمرور الوقت.
عيوب قائمة ما لا يجب فعله:
- تحتاج إلى وعي ذاتي وانضباط قوي للالتزام بالقائمة وعدم الوقوع في فخ العادات القديمة.
- من الصعب أحيانًا التمييز بين ما يجب فعله وما لا يجب، خاصةً إذا كانت بعض الأنشطة مغرية أو معتادة.
17. تقنية إدارة الوقت: Flowtime
تقوم هذه التقنية على تحديد فترة زمنية معينة تتراوح بين 10 و90 دقيقة، وتُستخدم هذه الفترة كجلسة عمل تجريبية. إذا لاحظت أنك ما زلت قادرًا على التركيز بعد انتهاء الفترة، يمكنك المتابعة. وإن لم تستطع، تأخذ استراحة. تقنية Flowtime مستوحاة من تقنية Pomodoro، ولكنها أكثر مرونة فيما يخص أوقات العمل والاستراحة. وهي تشبه تقنية Timeboxing، إلا أنك لست ملزمًا بالتوقف عند نهاية الوقت – بل لك حرية القرار بالاستمرار أو التوقف. تم تطوير تقنية Flowtime في عام 2015 بواسطة مهندس البرمجيات Dionatan Moura.
كيفية تطبيق تقنية Flowtime:
- حدّد نشاطًا واحدًا تريد إنجازه.
- اختر مدة زمنية محددة للعمل (مثلاً 30 دقيقة) واضبط المؤقت.
- اعمل على المهمة حتى انتهاء الوقت.
- بعد انتهاء الفترة، قيّم قدرتك على الاستمرار:
- إذا كنت لا تزال في حالة تركيز، أضف 10 دقائق أخرى واضبط المؤقت من جديد.
- بعد كل فترة إضافية، أعد تقييم قدرتك على المواصلة.
- إذا شعرت أنك لم تعد قادرًا على التركيز، توقف وخذ استراحة.
- يمكنك استخدام مؤقت برنامج تاسك براوز لتتبع وقتك – شغّل المؤقت عند بدء العمل، وأوقفه عند الاستراحة لتعرف كم من الوقت قضيت في المهمة.
سجّل الآن مجانًا في برنامج إدارة الوقت تاسك براوز.
مزايا تقنية Flowtime:
- تجمع بين فوائد تقنية Pomodoro وحرية تخصيص أوقات الجلسات والاستراحات حسب حالتك الذهنية.
- إذا لاحظت أن المدة التي اخترتها طويلة جدًا أو قصيرة، يمكنك تعديلها في المرات القادمة بسهولة.
- تقلل من الضغط الناتج عن الالتزام الصارم بفواصل زمنية ثابتة.
عيوب تقنية Flowtime:
- عدم وجود فاصل زمني ثابت قد يجعلك تنسى أخذ الاستراحة، مما يزيد خطر الإرهاق الذهني أو الجسدي.
- تقسيم المهام إلى أجزاء مناسبة يعتمد بالكامل عليك، وإذا لم تُجِد ذلك، قد تواجه صعوبة في إدارة الوقت بفعالية.
18. تقنية إدارة الوقت: الهدف الأعلى
في هذه التقنية، تقوم بتحديد أهم هدف في حياتك الحالية، وتخصص وقتًا يوميًا للعمل عليه. هذا المفهوم شرحه Greg McKeown في كتابه الشهير.
كيفية تطبيق تقنية الهدف الأعلى:
- حدّد أهم هدف في حياتك أو مسارك المهني.
- خطّط لقضاء ساعتين يوميًا للعمل على هذا الهدف. (يمكنك استخدام ميزة “المهام المتكررة” في برنامج “تاسك براوز” لتنظيم ذلك)
- من الأفضل تخصيص هاتين الساعتين في الصباح الباكر، عندما يكون الجميع نائمين تقريبًا، لتفادي التشويش والانقطاعات.
- التزم بالخطة يوميًا بلا استثناء.
- خلال هاتين الساعتين، امتنع تمامًا عن استخدام وسائل التواصل الاجتماعي، اليوتيوب، أو أي مصدر للإلهاء.
- ركّز فقط على هذا الهدف الأعلى.
- خصّص بقية اليوم للمهام والأنشطة الأخرى.

مزايا تقنية الهدف الأعلى:
- يساعدك العمل المركز لمدة ساعتين يوميًا على تطوير مهارة “العمل العميق”.
- يضمن لك تحقيق تقدم ثابت وملموس نحو أهم أهدافك، لأنك تخصص وقتًا يوميًا مخصصًا فقط له.
عيوب تقنية الهدف الأعلى:
- لا توفر هذه الطريقة حلولًا مباشرة لتجنّب المشتتات، والتي قد تُهدّد تركيزك أثناء الساعتين.
- في بداية التطبيق، قد يكون من الصعب المحافظة على تركيز لمدة ساعتين كاملتين.
بالنسبة للأشخاص ذوي الخبرة العالية، قد تكون ساعتان غير كافية، ومع ذلك تُقيّدهم التقنية بالالتزام بهذا الإطار الزمني.
19. تقنية إدارة الوقت: تحليل باريتو (Pareto)
أنشأ هذه التقنية عالم الاقتصاد الإيطالي Vilfredo Pareto. يعتمد مبدأ تحليل باريتو، المعروف أيضًا باسم قاعدة 80/20، على أن 20٪ من أنشطتك هي المسؤولة عن 80٪ من النتائج. الفكرة الأساسية هي تحديد الأنشطة الأساسية، أي تلك الـ20٪ التي تُحدث فرقًا حقيقيًا، والتركيز عليها. وبهذا الأسلوب، ستكون قادرًا على تحقيق 80٪ من النتائج المرغوبة.
كيف تعمل تقنية تحليل باريتو لإدارة الوقت:
- تنص القاعدة على أن العلاقة بين المدخلات والمخرجات ليست متساوية.
- بعبارة أخرى، يمكنك تحقيق 80٪ من النتائج بـ 20٪ من الجهد فقط.
- استخدم ما تبقى من وقتك للمهام الثانوية مثل الاجتماعات، الرسائل الإلكترونية، المكالمات الهاتفية، وغيرها.
- المفتاح لزيادة الكفاءة هو التركيز على تلك الـ20٪ من المهام التي تؤدي إلى نتائج فعلية.
- هذه المهام قد تكون معقدة، صعبة، أو تستغرق وقتًا، لكنها يجب أن تأتي في أعلى قائمة المهام TO DO List.
- أما باقي المهام، فيجب أن تأخذ أولوية أقل.

مزايا تحليل باريتو:
- يساعدك في تحديد أولويات مهامك بشكل أفضل.
- يُعد أسلوبًا فعالًا لتعلم التركيز على مهمة واحدة بدلًا من القيام بعدة مهام في نفس الوقت.
عيوب تحليل باريتو:
- قد يكون من الصعب تحديد تلك الـ20٪ من المهام المهمة بدقة.
20. تقنية إدارة الوقت: طريقة التخطيط السريع – (RPM)
تُعتبر طريقة التخطيط السريع (RPM) من أفضل تقنيات إدارة الوقت. تشير الأحرف RPM إلى: نتائج موجهة – هدف مُحفّز – خطة عمل ضخمة
(Results-oriented – Purpose-driven – Massive action plan)
تم ابتكار هذه التقنية من قِبل المتحدث التحفيزي الشهير توني روبنز. تعتمد الفكرة الأساسية لهذه الطريقة على تدريب الدماغ لتخيّل ما تريد تحقيقه وتحويل هذا التصور إلى واقع عملي. بشكل عام، هذه التقنية ممتازة لتحديد الأهداف طويلة المدى.
كيفية عمل تقنية التخطيط السريع:
1) التدوين:
ابدأ بتدوين جميع المهام التي تحتاج إلى إنجازها هذا الأسبوع. كن واقعيًا. اكتفِ بكتابة 5 إلى 9 مهام فقط للأسبوع.
2) التصنيف:
قم بتجميع المهام المتشابهة معًا. يمكنك استخدام فئات مثل: المهام المهنية، المهام غير المتعلقة بالعمل، الصحة، وغيرها.
(استخدم TaskBrowse لتصنيف المهام بسهولة وفعالية.)
3) إنشاء كتل RPM الخاصة بك:
ركز على أهم هدف لديك هذا الأسبوع، وأنشئ كتلة RPM له.
على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في التركيز هذا الأسبوع على المهام المهنية، خذ ورقة وقم بتقسيمها إلى ثلاثة أعمدة:
النتائج: ما النتائج التي ترغب في تحقيقها من هذا الهدف؟
على سبيل المثال: أريد تحسين مهاراتي في كتابة المقالات.
الهدف: لماذا تريد تحقيق هذه النتيجة؟
مثال: أريد تحسين مهاراتي لأنني أود التقدّم لوظيفة في مجال ذي صلة.
خطة العمل الضخمة: ما الأنشطة التي ستقوم بها لتحقيق هذه النتيجة؟
مثال: سأبحث عن دورة تدريبية في كتابة المقالات وأكمل واحدة منها قبل نهاية الشهر.
بعد ذلك، قم بإنشاء كتل RPM أخرى لبقية الفئات، مثل المهام غير المتعلقة بالعمل، أو الصحة، وما إلى ذلك.
4) تنفيذ الخطط:
ابدأ باتخاذ خطوات فعلية وفقًا لكل كتلة RPM أنشأتها.
5) المراجعة الذاتية:
اطرح على نفسك هذه الأسئلة لمراجعة أدائك:
- هل اتبعت جميع خطوات خطة العمل الضخمة؟
- هل كان الهدف دافعًا حقيقيًا ساعدني في الوصول إلى النتائج؟
- هل حققت فعلاً النتائج المرجوة؟
مزايا طريقة التخطيط السريع:
- تتيح لك التفكير في أهدافك طويلة المدى وربطها بالأهداف قصيرة المدى.
- تساعدك هذه الطريقة على تصوّر أهدافك ونتائجها وكتابة الخطوات اللازمة لتحقيقها.
عيوب طريقة التخطيط السريع:
- تتطلب وقتًا كبيرًا لتخطيط الأنشطة الأسبوعية، وإنشاء الكتل، ومراجعة النتائج.
- لا توفّر وسيلة واضحة لتمييز المهام المهمة عن غير المهمة، مما يصعّب تحديد الأولويات.
21. تقنية إدارة الوقت: تقنية مرطبان المخلل – Pickle Jar Theory
إذا كنت تبحث عن تقنية عملية لإدارة الوقت، فإن “تقنية مرطبان المخلل” تعتبر خيارًا مناسبًا. الميزة الأساسية لهذه التقنية أنها تُمكّنك من التمييز بين الأعمال المفيدة وغير المفيدة في جدولك اليومي، مما يساعدك على تحديد الأولويات بوضوح وتخطيط مهامك بكفاءة.
كيفية عمل تقنية مرطبان المخلل:
تقوم هذه الطريقة على تخيل مرطبان يحتوي على خيار، وفلفل، وثوم، وماء مالح. وكل مكوّن من هذه المكونات يرمز إلى نوع معيّن من المهام في يومك:
- الماء المالح:
يمثل المهام والأنشطة التي تُشتت انتباهك خلال اليوم، مثل رسائل البريد الإلكتروني، وسائل التواصل الاجتماعي، والمكالمات الهاتفية. - الفلفل والثوم:
ترمز إلى المهام التي يجب إنجازها، لكنها ليست ضرورية أن تقوم بها أنت بنفسك، أو يمكن تأجيلها ليوم آخر. - الخيار:
يرمز إلى المهام الأكثر أهمية التي يجب إنجازها قبل نهاية اليوم.
تمامًا كما أن مرطبان المخلل يحتوي على هذه العناصر مجتمعة، فإن يومك الذي يحتوي على 24 ساعة يمكن أن يمتلئ أيضًا إما بالمهام غير المهمة (الماء المالح) أو بالمهمات الحقيقية (الخيار). استخدام الوقت في الماء المالح لا يضيف لك قيمة، ولكنه في بعض الأحيان لا مفر منه. ومع ذلك، أنت تستخدم وقتك بشكل فعّال فقط عندما تملأ مرطبانك بأكبر قدر ممكن من الخيار – أي المهام ذات القيمة الحقيقية.
خطوات استخدام التقنية:
- صنّف مهامك حسب الأهمية:
حدد ما إذا كانت المهمة خيارًا، أو فلفل وثومًا، أو مجرد ماء مالح. - ابدأ بالتخطيط حول المهام الأهم (الخيار):
أنشئ قائمة بالمهام الأساسية لهذا اليوم. - قدّر الوقت المطلوب لكل مهمة:
اجعل المجموع الكلي للوقت لا يتجاوز 8 ساعات. - خصص الوقت المتبقي للمهام الأقل أهمية (الفلفل والثوم والماء المالح):
فقط إذا كان لديك وقت إضافي.

مزايا تقنية مرطبان المخلل:
- تساعدك على تنظيم وقتك بفعالية وتخصيص وقت كافٍ لحياتك الشخصية أيضًا.
- تُبعدك عن مصادر التشتيت لأنها تُرشدك للتركيز على المهام الأكثر أهمية فقط.
عيوب تقنية مرطبان المخلل:
- قد يكون من الصعب أحيانًا تحديد مدى أهمية أو إلحاح كل مهمة.
- التركيز الزائد على المهام العاجلة قد يجعلك تُهمل المهام الضرورية طويلة المدى.
22. تقنية إدارة الوقت: العمل العميق- Deep Work
تُعدّ تقنية العمل العميق واحدة من أكثر تقنيات إدارة الوقت شيوعًا، وقد طوّرها الكاتب كال نيوبورت (Cal Newport)، مؤلف كتاب Deep Work. يقول نيوبورت:
العمل العميق هو مجموعة من الأنشطة المهنية التي تُنفذ في حالة تركيز كامل وخالٍ من المشتتات، مما يدفع قدراتك الإدراكية إلى أقصى حدودها.
بشكل عام، هذه المهام تُنمّي مهاراتك وتخلق قيمة حقيقية. وخلال العمل العميق، يجب الابتعاد تمامًا عن أي مصدر للتشتيت.
كيفية تطبيق تقنية العمل العميق:
يفصل نيوبورت بين العمل العميق والعمل السطحي. فمثلاً، حضور الاجتماعات أو الرد على الرسائل الإلكترونية تُعتبر أعمالًا سطحية، لأنك تستطيع القيام بها حتى في حالة تشتت الذهن – وهو ما لا ينطبق على العمل العميق.
إليك خطوات تطبيق هذه التقنية:
- خطط لأوقات العمل العميق:
خصص فترات محددة للعمل على المهام الهامة فقط، مع الالتزام بالابتعاد عن كل ما يمكن أن يُشتت انتباهك.
احرص على تنفيذ هذا النوع من العمل خلال ساعات النشاط والطاقة العالية في يومك. - خصص وقتًا للأعمال السطحية:
خصص فترات الطاقة المنخفضة في يومك للأعمال التكرارية أو المهام البسيطة التي لا تحتاج إلى تركيز كبير.
مزايا العمل العميق:
- يُساعدك على التركيز على الأعمال عالية الجودة، مع تقليل المشتتات إلى أدنى حد.
- يُطوّر قدرتك على تنفيذ المهام الصعبة، وحل المشكلات المعقدة بكفاءة أعلى.
عيوب العمل العميق:
- إذا كنت تعمل في بيئة مكتبية، فقد يكون من الصعب تحقيق تركيز كامل بسبب المقاطعات المستمرة من الزملاء.
- قد لا تتمكن من أخذ فترات راحة مرنة خلال فترات العمل العميق، مما قد يؤثر على مستوى إنتاجيتك.
23. تقنية إدارة الوقت: ABCDE
تحدث آلان لاكين (Alan Lakein) في كتابه عن تقنية ABCDE. بفضل هذه التقنية، يمكنك تعلم كيفية ترتيب أولويات مهامك بشكل أفضل، وإكمالها قبل موعدها النهائي. تشبه طريقة ABCDE مصفوفة أيزنهاور، لكن على عكسها، فإنها لا تُصنّف المهام حسب درجة الإلحاح، بل حسب الأهمية فقط.
كيفية عمل تقنية إدارة الوقت ABCDE
عند استخدام هذه الطريقة، يجب تنظيم مهامك إلى خمس فئات حسب الأهمية:
- A: المهام الأكثر أهمية
- B: المهام المهمة
- C: المهام التي من الجيد القيام بها، لكنها ليست ضرورية
- D: المهام التي يجب تفويضها للآخرين
- E: المهام التي يجب حذفها نهائيًا من قائمتك
بهذا الشكل، يصبح تحديد الأولويات أسهل بكثير. ابدأ دائمًا بتنفيذ المهام من الفئتين A وB، ثم انتقل إلى المجموعات الأخرى لاحقًا.

مزايا تقنية ABCDE
- تُساعدك هذه الطريقة على معرفة المهام التي يمكنك تفويضها أو حذفها من جدولك تمامًا.
- تُسهّل عليك ترتيب أولوياتك اليومية، خاصة إذا استخدمتها كعادة كل صباح.
عيوب تقنية ABCDE
- لا تُصنّف المهام حسب الإلحاح، مما قد يجعلك تُهمل بعض المهام العاجلة التي تتطلب انتباهك الفوري.
- أحيانًا يصعب التمييز بين المهام الأكثر أهمية (A) والمهام التي هي فقط مهمة لهذا اليوم (B)
24. تقنية إدارة الوقت: قاعدة 1-3-5
قاعدة 1-3-5 هي تقنية تساعدك على إدارة مهامك اليومية. تقوم هذه الفكرة على أنك في كل يوم عمل، يجب أن تركّز على:
- مهمة واحدة كبيرة
- 3 مهام متوسطة
- 5 مهام صغيرة
عند إنجاز المهمة الكبيرة، ستشعر بالنجاح، مما يمنحك الحافز للاستمرار. في الوقت نفسه، تتيح لك المهام المتوسطة إحراز تقدم في مشاريعك الأكبر. وأخيرًا، من السهل تنفيذ المهام الصغيرة، مما يجعلك تشعر أيضًا بالتحفيز للاستمرار في العمل.
كيفية عمل تقنية قاعدة 1-3-5
كما ذكرنا، يجب تصنيف المهام اليومية إلى ثلاث فئات.
إليك كيفية التخطيط باستخدام قاعدة 1-3-5:
- رتّب مهامك حسب الأهمية: دوّن مهامك اليومية ثم صنّفها إلى: “كبيرة”، “متوسطة”، و”صغيرة”. إذا كان لديك أكثر من مهمة كبيرة، حدّد أيها الأكثر أهمية وأنجزها اليوم، بينما يمكن تأجيل المهام الأخرى إلى اليوم التالي.
- ابدأ العمل: أنجز أولًا المهمة الكبيرة لأنها تعطيك إحساسًا بالإنجاز عند الانتهاء منها، ثم انتقل إلى المهام المتوسطة والصغيرة. احتفظ بقائمة المهام بالقرب منك.
- تذكّر أن تكون مرنًا: في الأيام المزدحمة، قد لا يكون لديك وقت كافٍ لإنجاز كل شيء. في هذه الحالة، ركّز على مهمة واحدة كبيرة وقلّل عدد المهام المتوسطة والصغيرة حسب الحاجة.
مزايا قاعدة 1-3-5:
- تساعدك على تعلّم كيفية تحديد الأولويات ووضع قائمة متوازنة يمكن الالتزام بها بسهولة.
- تتمتع بالمرونة، لذا يمكنك تعديل عدد المهام حسب الحاجة.
عيوب قاعدة 1-3-5:
- قد يكون من الصعب تحديد الوقت الذي يجب تخصيصه لكل مهمة، خصوصًا إذا استغرقت المهمة الكبيرة وقتًا أطول من المتوقع.
25. تقنية إدارة الوقت: POSEC
تم تطوير هذه الطريقة من قبل ستيفن لام، مؤلف كتاب طريقة إدارة الوقت POSEC. وتُعد كلمة POSEC اختصارًا للمراحل التالية:
- Prioritize – تحديد الأولويات
- Organizing – التنظيم
- Streamlining – التبسيط
- Economizing – الاقتصاد
- Contributing – المساهمة
تستند هذه التقنية إلى نظرية هرم ماسلو للاحتياجات الإنسانية.
فكرة النظرية:
هناك خمسة أنواع من الاحتياجات يجب تلبيتها وفقًا لترتيب معين:
- الاحتياجات الفسيولوجية – مثل الحاجة إلى الماء، والطعام، والمأوى.
- احتياجات الأمان – حاجتنا إلى الحماية من الأخطار الجسدية.
- الاحتياجات الاجتماعية – الحاجة إلى الانتماء إلى مجموعة اجتماعية.
- احتياجات الاحترام – حاجتنا للحفاظ على احترام الذات والتقدير من الآخرين.
- احتياجات تحقيق الذات – السعي لتحقيق كامل إمكانياتنا وقدراتنا.
وفقًا لماسلو، لا يمكن تلبية الاحتياجات الثانوية (مثل الأمان) دون تلبية الاحتياجات الأساسية أولاً (مثل الفسيولوجية)، وكذلك لا يمكن الوصول إلى تحقيق الذات دون المرور بجميع المراحل.
تعتمد تقنية POSEC على تسلسل هرمي مشابه:
- تحديد الأولويات – (الأهداف والوقت): حدّد أهدافك وقم بإعطائها الأولوية.
- التنظيم – (العائلة والشؤون المالية): نظّم هذه الجوانب من حياتك.
- التبسيط – (المهام الروتينية): بسّط المهام المتكررة التي لا مفر منها.
- الاقتصاد – (الترفيه والعلاقات الاجتماعية): قلّل الوقت المصروف على هذه الأنشطة.
- المساهمة – (الالتزامات الاجتماعية): شارك في هذه الأنشطة بعد تلبية ما سبقها.
مثال:
لكي تمنح وقتًا جيدًا لعائلتك، يجب أولًا أن تكون ملتزمًا بتحقيق أهدافك الشخصية.
كيفية تطبيق تقنية إدارة الوقت POSEC:
- تحديد الأولويات (الأهداف والوقت):
حدّد أهدافك، سواء كانت قصيرة أو طويلة المدى، وحدد الوقت اللازم لتحقيقها. - التنظيم (العائلة والمال):
فكّر في جميع أنشطة حياتك المهنية والشخصية، ولا تهمل رعاية أسرتك أو متابعة أمورك المالية. - التبسيط (المهام الروتينية):
ابحث عن أكثر الطرق كفاءة لأداء المهام اليومية. مثلاً، حاول أتمتة بعض المهام قدر الإمكان. - الاقتصاد (الترفيه والعلاقات):
يشمل هذا الأنشطة الممتعة، مثل الخروج مع الأصدقاء أو ممارسة هوايات، ولكنها لا تخدم أهدافك الكبرى. - المساهمة (الالتزامات الاجتماعية):
بعد تحقيق المستويات السابقة، يمكنك أن تخصص وقتًا للمساهمة في خدمة الآخرين.
مزايا طريقة POSEC:
- تساعدك هذه الطريقة على تخصيص الوقت ليس فقط للعمل، بل أيضًا للأنشطة الشخصية وأوقات الراحة.
عيوب طريقة POSEC:
- ليست الطريقة المثلى لتنظيم المهام اليومية بشكل عملي وتفصيلي.
26. تقنية إدارة الوقت: التقطيع – Chunking
التقطيع (Chunking) هو أسلوب لإدارة الوقت يعتمد على تقسيم المهام أو المعلومات الكبيرة والمعقدة إلى أجزاء أو “قطع” أصغر وأكثر قابلية للإدارة. تم استخدام هذا المفهوم في الأصل في علم النفس المعرفي لتحسين الذاكرة، لكنه أصبح فعالًا أيضًا في تنظيم الوقت والمهام.
كيفية عمل تقنية Chunking
- تجميع المهام المتشابهة:
اجمع المهام المتشابهة أو المرتبطة ببعضها في مجموعات. على سبيل المثال، يمكن جمع الرد على رسائل البريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية، والتقارير الإدارية في فترة واحدة. - تخصيص وقت محدد لكل قطعة:
خصّص فترة زمنية مركّزة (مثل 30 أو 60 دقيقة) لأداء كل مجموعة من المهام، دون مقاطعة. - تقليل التنقل بين المهام (Context Switching):
من خلال التركيز على نوع واحد من المهام في كل مرة، تقلل من استنزاف الطاقة الناتج عن التنقل المستمر بين أنواع مختلفة من الأنشطة. - استخدام التقويم أو أدوات إدارة المهام:
- 09:00 – 10:00: مراجعة البريد الإلكتروني
- 10:00 – 11:30: كتابة محتوى
- 12:00 – 12:30: اجتماع متابعة العملاء
فوائد تقنية Chunking:
- تركيز أعلى:
يؤدي التركيز على نوع واحد من المهام إلى تقليل التشتت وزيادة الفعالية. - تحسين الإنتاجية:
يساعد تقليل التنقل بين المهام على استخدام الوقت والموارد الذهنية بشكل أفضل. - سهولة التنفيذ:
لا تحتاج إلى أدوات معقدة، ويمكن دمجها بسهولة في أي نظام عمل أو روتين يومي. - تقليل الإرهاق العقلي:
المهام الكبيرة تبدو أقل ضغطًا عند تقسيمها إلى أجزاء أصغر.
سلبيات تقنية Chunking:
- قد لا تناسب الأعمال الطارئة:
إذا كانت طبيعة عملك تتطلب تفاعلًا دائمًا مع درخواستهای فوری، ممکن است پایبندی به بلوکهای زمانی دشوار باشد. - الحاجة إلى تخطيط دقيق:
إذا لم يكن لديك جدول منظم، فقد تقضي وقتاً طويلاً في التخطيط بدلاً من التنفيذ، مما يؤدي في النهاية إلى انخفاض الكفاءة. - احتمال الإرهاق الذهني عند استخدام كتل زمنية طويلة:
إذا كانت مدة كل كتلة زمنية طويلة جداً دون فترات راحة، فقد يؤدي ذلك إلى التعب الذهني وفقدان التركيز.