إدارة أصحاب المصلحة في المشروع
لا يمكن لأي مشروع أن يحقق النجاح من دون إدارة فعّالة لأصحاب المصلحة. فمستوى مشاركة وتفاعل أصحاب المصلحة هو الخط الفاصل بين فشل المشروع ونجاحه. من خلال إتقان عملية إدارة أصحاب المصلحة، يتمكن مدراء المشاريع من توحيد التوقعات المتنوعة، تقليل النزاعات، وكسب الدعم اللازم لدفع العمل إلى الأمام.
إن الفهم الدقيق لاحتياجات وأهداف ومخاوف أصحاب المصلحة لا يعزز فقط العلاقات المهنية، بل يقلل أيضًا من المخاطر، يبني الثقة، ويجعل المشروع أكثر انسجامًا مع الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة.
في هذا المقال سنتناول بشكل شامل مفهوم إدارة أصحاب المصلحة وعناصرها الأساسية، وفي الختام سنستعرض برنامج تاسك براوز كأداة قوية تساعد على إدارة المشاريع وتحقيق تواصل أفضل مع أصحاب المصلحة.
جدول المحتويات:
أصحاب المصلحة في المشروع: من هم؟
أصحاب المصلحة في المشروع هم الأفراد أو المجموعات أو المؤسسات التي تتأثر بنتائج المشروع بشكل مباشر أو غير مباشر. هؤلاء الأشخاص يملكون دورًا في نجاح المشروع وقد يكونون من داخل المؤسسة المنفذة للمشروع أو من خارجها.
العلاقة مع أصحاب المصلحة قد يكون لها تأثير إيجابي أو سلبي على سير المشروع. لذلك، من الضروري تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين ووضع خطة واضحة لإدارة العلاقة والتواصل معهم.
من يمكن أن يكون صاحب مصلحة في المشروع؟
قائمة أصحاب المصلحة قد تكون طويلة، لكن من أبرز الأمثلة:
- مدير المشروع وأعضاء فريق العمل
- العملاء الخارجيون
- المقاولون
- المستثمرون
- المورّدون
ويمكن تقسيم أصحاب المصلحة إلى مجموعتين رئيسيتين:
- أصحاب المصلحة الداخليين: مثل الإدارة العليا، فريق المشروع، الموظفين داخل المؤسسة.
- أصحاب المصلحة الخارجيين: مثل العملاء، المورّدين، الشركاء، المجتمع، أو الجهات الحكومية ذات العلاقة.
الفرق بين أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين
أصحاب المصلحة الداخليين
أصحاب المصلحة الداخليين هم الأشخاص الذين يرتبط اهتمامهم بالمشروع مباشرةً بعضويتهم في المؤسسة التي تدير المشروع. هؤلاء غالبًا ما يسعون إلى تحقيق الأهداف التجارية والإستراتيجية للمشروع.
من أمثلتهم:
- مديرو المشاريع
- أعضاء فريق العمل
- الممولون أو الرعاة داخل المؤسسة
- الملاك أو المستثمرون من داخل المنظمة
أصحاب المصلحة الخارجيين
أصحاب المصلحة الخارجيين هم الذين لا يرتبطون مباشرة بالمؤسسة، لكن نتائج المشروع تؤثر فيهم أو تهمهم بشكل كبير. غالبًا ما يشملون أطرافًا من خارج المنظمة لها علاقة غير مباشرة بالمشروع.
من أمثلتهم:
- المورّدون
- المقاولون
- العملاء
- الدائنون (مثل البنوك)
على سبيل المثال: إذا حصلت شركة على قرض بنكي لتنفيذ مشروعها، فإن البنك يُعتبر صاحب مصلحة خارجي، لأن نجاح أو فشل المشروع سيؤثر بشكل مباشر على سداد القرض ومصالح البنك المالية.
أهمية إدارة أصحاب المصلحة في المشاريع
تلعب إدارة أصحاب المصلحة دورًا محوريًا في نجاح أي مشروع أو حتى المنظمة ككل. فيما يلي أهم الأسباب التي تجعلها ضرورية:
زيادة فرص نجاح المشروع
إدارة فعّالة لأصحاب المصلحة تساعد على مواءمة أهداف المشروع مع توقعاتهم. فعندما تتم إشراكهم منذ البداية وبصورة منتظمة، تُؤخذ احتياجاتهم بعين الاعتبار في التخطيط والتنفيذ. هذا التوافق يعزز من جودة النتائج ويزيد من دعمهم للمشروع، خاصةً عندما يجدون أن مخاوفهم قد تمت معالجتها.
تحسين إدارة المخاطر
من خلال التواصل المستمر مع أصحاب المصلحة يمكن تحديد المخاطر والمشكلات المحتملة في المراحل المبكرة. هذا يمنح مديري المشاريع الفرصة لمعالجتها قبل أن تتحول إلى أزمات كبيرة. كما أن أصحاب المصلحة أنفسهم قد يقدمون رؤى مهمة حول تحديات مستقبلية محتملة.
تعزيز التواصل
إدارة أصحاب المصلحة تضمن وجود قنوات تواصل مفتوحة وشفافة بين فريق المشروع وأصحاب المصلحة. هذه الشفافية تساعدهم على متابعة التقدم، التغييرات، والقرارات أولًا بأول. كما تساهم في بناء الثقة، تعزيز التعاون، وضمان توحيد الجهود. بالإضافة إلى ذلك، يتيح التواصل الفعّال الفرصة لأصحاب المصلحة لتقديم آرائهم وملاحظاتهم باستمرار.
حل النزاعات بفاعلية
قد تنشأ تعارضات بين أصحاب المصلحة بسبب اختلاف الأولويات أو المصالح. إدارة أصحاب المصلحة تساعد في كشف هذه التعارضات مبكرًا وحلها من خلال الحوار المفتوح والتفاوض، ما يؤدي إلى حلول ترضي جميع الأطراف.
بناء علاقات طويلة الأمد
إدارة صحيحة لأصحاب المصلحة تساهم في بناء علاقات قوية ومستدامة معهم. فالتفاعل المستمر، معالجة مخاوفهم، وتقديم قيمة مضافة يعزز من ثقتهم وولائهم. هذه العلاقات الإيجابية قد تفتح أبوابًا لفرص جديدة، شراكات استراتيجية، ودعم مستقبلي للمشاريع.
ما هي إدارة أصحاب المصلحة في المشاريع؟
إدارة أصحاب المصلحة في المشاريع هي عملية أساسية ضمن إدارة المشاريع، وتهدف إلى تحديد أصحاب المصلحة وفهم احتياجاتهم وتوقعاتهم وإدارتها بفاعلية طوال دورة حياة المشروع. يمكن أن يكون هؤلاء الأفراد من داخل المؤسسة (مثل أعضاء الفريق) أو من خارجها (مثل العملاء والمورّدين).
لكي يتمكن مديرو المشاريع من إدارة أصحاب المصلحة بشكل فعّال، يجب إعداد خطة لإدارة أصحاب المصلحة، وهي وثيقة تحدد الاستراتيجيات والآليات اللازمة للتعامل مع مختلف الفئات المعنية بالمشروع. ومن المهم التنويه إلى أن إدارة أصحاب المصلحة ليست حكرًا على المشاريع فقط، بل تحتاج إليها جميع أنواع المؤسسات – سواء شركات كبيرة، منظمات صغيرة، أو حتى منظمات غير ربحية – لضمان نجاحها.
ما هي خطة إدارة أصحاب المصلحة في المشروع؟
خطة إدارة أصحاب المصلحة هي وثيقة محورية توضّح كيفية تحديد أصحاب المصلحة، تصنيفهم، ووضع استراتيجيات للتواصل والتفاعل معهم. تساعد هذه الخطة مدير المشروع على إدارة العلاقات بطريقة منظمة وتجنّب سوء الفهم أو عدم الرضا.
المكوّنات الرئيسية لخطة إدارة أصحاب المصلحة:
قائمة أصحاب المصلحة
تحتوي على معلومات أساسية عن كل صاحب مصلحة: الاسم، الدور، مستوى الاهتمام، وحجم التأثير.
أدوات تصنيف أصحاب المصلحة
مثل استخدام الخرائط والمصفوفات (كـ “مصفوفة القوة–الاهتمام” أو “المخطط البصلي”) لتحليلهم وتقسيمهم حسب النفوذ أو حجم الفائدة المتوقعة.
تحديد الأولويات
لمعرفة أي أصحاب مصلحة أكثر أهمية ويستحقون تركيزًا وموارد أكبر.
خطة التواصل مع أصحاب المصلحة
تحدد كيفية، وتوقيت، وقنوات التواصل (بريد إلكتروني، اجتماعات، لوحات متابعة إلكترونية… إلخ).
إدارة التوقعات
صياغة توقعات واقعية وواضحة منذ البداية، مع وضع خطط لمواءمتها مع أهداف المشروع. توضيح ما يمكن وما لا يمكن إنجازه. تحديد ما سيتم عمله وما لن يتم عمله. وضع جدول زمني لتسليم النتائج.
خطوات عملية لإدارة التوقعات بنجاح:
- تحديد المراحل التي يجب أن يشارك فيها كل صاحب مصلحة رئيسي.
- وضع جدول زمني للحصول على الملاحظات من أصحاب المصلحة.
- إعداد برنامج للتفاعل والتواصل يوضح مستوى العلاقة مع كل فئة.
إدارة التوقعات بشكل واقعي وشفاف لا تفيد أصحاب المصلحة فقط، بل تفيد أيضًا أعضاء فريق المشروع. فكلما كانت الرؤية واضحة والشفافية عالية، زادت الثقة والدعم، وتقلّصت احتمالات حدوث خلافات أو حالات عدم رضا.
استراتيجيات إدارة أصحاب المصلحة
تشمل حلولاً عملية لإدارة العلاقات، وحل النزاعات، وكسب دعم المعارضين، وزيادة رضا أصحاب المصلحة الرئيسيين.
تساعد استراتيجيات إدارة أصحاب المصلحة في المشروع مدير المشروع على تصميم أساليب مختلفة للتعامل مع مجموعات أصحاب المصلحة المتنوعة. فمع أصحاب المصلحة الرئيسيين وذوي النفوذ يجب عقد اجتماعات منتظمة وتقديم تقارير دقيقة، بينما يكتفى مع أصحاب المصلحة الأقل أهمية بتزويدهم بمعلومات عامة ودورية.
كما تتضمن هذه الاستراتيجيات آليات للتعامل مع النزاعات، وكسب دعم المعارضين، وزيادة مشاركة الداعمين، والحفاظ على رضا عام لدى جميع أصحاب المصلحة. وبهذا تصبح التفاعلات أكثر تركيزًا وفعالية، مما يعزز فرص نجاح المشروع بشكل ملحوظ.
عملية إدارة أصحاب المصلحة في المشروع
تُعَدّ إدارة أصحاب المصلحة في المشروع عملية ديناميكية ومتكرّرة تبدأ مع انطلاق دورة حياة المشروع وتستمر حتى نهايته. الهدف من هذه العملية هو إنشاء فهم مشترك، وإدارة التوقعات، وضمان المشاركة الفعّالة لأصحاب المصلحة من أجل زيادة فرص نجاح المشروع.
المراحل الأساسية لهذه العملية تشمل:
١. تحديد أصحاب المصلحة
الخطوة الأولى هي تحديد جميع الأفراد والمجموعات والمنظمات التي قد تؤثر على المشروع أو تتأثر به. وتشمل هذه الفئة عادةً:
- الممولون والداعمون الماليون
- المدراء التنفيذيون وأصحاب القرار
- أعضاء فريق المشروع
- العملاء والمستخدمون النهائيون
- الجهات الرقابية والحكومية
- المورّدون والشركاء التجاريون
- وحتى المنافسون أحيانًا
وللحصول على صورة أدق يمكن الاعتماد على مصادر وأساليب مختلفة مثل:
- مراجعة سلسلة التوريد والشركاء التجاريين
- ميثاق المشروع (Project Charter) والوثائق التخطيطية الأخرى
- المتطلبات القانونية والتنظيمية الحكومية
- جلسات العصف الذهني مع الفريق الداخلي
يمكنكم استخدام نموذجنا لتحديد أصحاب المصلحة.
٢. تحليل ورسم خريطة أصحاب المصلحة
بعد عملية التحديد، يجب تقييم مستوى القوة (Power) و الاهتمام (Interest) لكل صاحب مصلحة لمعرفة مدى تأثيره وأهميته على المشروع. ومن أبرز الأدوات المستخدمة في هذه المرحلة:
- مصفوفة القوة–الاهتمام (Power–Interest Matrix)
أداة تساعد على تحديد أصحاب المصلحة وتصنيفهم وتقييم مستوى نفوذهم ومصالحهم في المشروع.
- القوة (Power): قدرة صاحب المصلحة على التأثير المباشر أو غير المباشر في مسار المشروع.
- الاهتمام (Interest): درجة اهتمام صاحب المصلحة وارتباطه بنتائج المشروع.
من خلال تمثيل أصحاب المصلحة على هذه المصفوفة، يستطيع مدير المشروع أن يحدد بوضوح:
- من هم أصحاب المصلحة الرئيسيون الذين يجب التواصل معهم باستمرار.
- من هم الذين يحتاجون فقط إلى تزويدهم بمعلومات دورية.
- من هم الذين يكفي مراقبتهم دون استهلاك موارد كبيرة للتواصل.
التصنيفات الأربعة الرئيسية في مصفوفة القوة–الاهتمام:
- إدارة عن قرب (قوة عالية – اهتمام عالٍ)
- الإبقاء على الرضا (قوة عالية – اهتمام منخفض)
- تزويد نشط بالمعلومات (قوة منخفضة – اهتمام عالٍ)
- مراقبة بحد أدنى (قوة منخفضة – اهتمام منخفض)
- مخطط البصلة (Stakeholder Onion Diagram): يوضّح موقع كل صاحب مصلحة بالنسبة إلى نواة المشروع ومدى قربه أو بعده عنها.
- تحليل SWOT لأصحاب المصلحة الرئيسيين: دراسة نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات من أجل تحسين أسلوب التفاعل مع كل صاحب مصلحة.
٣. ترتيب أولويات أصحاب المصلحة
في هذه المرحلة، وبناءً على نتائج خريطة أصحاب المصلحة، يتم تصنيفهم حسب الأولوية لتحديد المجموعات التي تحتاج إلى اهتمام وموارد أكبر. يساعد هذا مدير المشروع على تركيز وقت وجهد الفريق على أصحاب المصلحة الأكثر تأثيرًا في نجاح أو فشل المشروع.
من المهم مراعاة توقيت تأثير كل صاحب مصلحة؛ فبعضهم يكون أكثر أهمية في المراحل الأولى من المشروع، بينما يزداد دور آخرين في المراحل المتقدمة، خصوصًا عند اقتراب المشروع من التسليم.
العوامل الرئيسة التي ينبغي أخذها بعين الاعتبار عند ترتيب الأولويات تشمل:
- مستوى الاهتمام: كلما زاد اهتمام صاحب المصلحة بالمشروع، زاد احتمال مشاركته وتأثيره في نتائجه.
- قوة اتخاذ القرار: أصحاب المصلحة ذوو النفوذ الأكبر قادرون على اتخاذ قرارات تؤثر بشكل مباشر في نجاح المشروع، ولهذا يجب إبقاؤهم على اطلاع دائم.
- القدرة على التأثير: بعض أصحاب المصلحة يمكن أن يؤثروا في الآخرين سواء بشكل إيجابي أو سلبي، وقد يسهمون في دعم المشروع أو الترويج له، لذا يجب إدراج دورهم ضمن الخطة.
٤. التخطيط لمشاركة أصحاب المصلحة
بعد ترتيب الأولويات، يقوم مدير المشروع بإعداد خطة مشاركة (Engagement Plan) تتضمن:
- اختيار قنوات التواصل (اجتماعات حضورية، بريد إلكتروني، لوحة متابعة إلكترونية …).
- تحديد مستوى وتكرار التواصل (يومي، أسبوعي، شهري).
- تعريف مسؤوليات أعضاء الفريق في إدارة الاتصال مع أصحاب المصلحة.
تشمل فوائد المشاركة النشطة تحسين قنوات الاتصال، زيادة الثقة، فهم أفضل للاحتياجات والفرص، وتعزيز فرص نجاح المشروع.
٥. المشاركة والتفاعل الفعّال
في هذه المرحلة يتم تنفيذ خطة التواصل والتفاعل المستمر مع أصحاب المصلحة باستخدام وسائل متعددة مثل:
- الاجتماعات الدورية مع أصحاب المصلحة الرئيسيين.
- المقابلات والاستبيانات لجمع الملاحظات.
- مجموعات تركيز لمناقشة الحلول والخيارات.
- نشر تقارير التقدّم والتحديثات الدورية.
النقاط الأساسية في هذه المرحلة تشمل:
- الشفافية: تقديم معلومات واضحة وفي الوقت المناسب.
- بناء الثقة: الاستجابة لمخاوف أصحاب المصلحة.
- التفاعل المتبادل: الإصغاء لملاحظاتهم وتطبيقها حيثما أمكن.
- حل النزاعات: إدارة الخلافات المحتملة بطريقة بنّاءة.
٦. المراقبة والمراجعة
إدارة أصحاب المصلحة ليست عملية ثابتة؛ إذ قد تتغير ظروف المشروع وتوقعات أصحاب المصلحة مع مرور الوقت. لذلك يجب على مدير المشروع أن يراقب باستمرار مستوى المشاركة، ودرجة الرضا، ومدى تأثيرهم، وأن يقوم بتعديل الاستراتيجيات وخطط التواصل عند الحاجة لضمان استمرار التوافق مع أهداف المشروع.
أفضل ممارسات إدارة أصحاب المصلحة في المشروع
إدارة أصحاب المصلحة لا تقتصر على تحديدهم فحسب؛ بل تشمل أيضًا بناء علاقات بنّاءة، وتوحيد التوقعات، ومعالجة المخاوف طوال دورة حياة المشروع. ومن أبرز أفضل الممارسات في هذا المجال:
١. تحديد أصحاب المصلحة مبكرًا
ينبغي التعرف على أصحاب المصلحة في المراحل الأولى من المشروع حتى تُؤخذ احتياجاتهم ومخاوفهم في الاعتبار أثناء التخطيط. يمكن استخدام أدوات مثل تحليل أصحاب المصلحة، ورسم الخرائط، ومصفوفة RACI لتحديد مستوى النفوذ والاهتمام والتأثير المحتمل لكل طرف.
٢. إشراكهم في اتخاذ القرارات
إشراك أصحاب المصلحة في عملية اتخاذ القرار يعزز شعورهم بالملكية والالتزام، مما يزيد فرص نجاح المشروع.
- تواصل معهم بانتظام.
- اجمع تعليقاتهم وادمج وجهات نظر متنوعة في عملية صنع القرار.
- يمكن لأدوات مثل لوحات كانبان ومخططات غانت أن تسهّل فهم المشروع ومشاركة فعّالة من خلال توضيح المهام والجداول الزمنية.
٣. تتبّع التفاعلات مع أصحاب المصلحة
تسجيل ومتابعة جميع التفاعلات (اجتماعات، رسائل بريد إلكتروني، مكالمات) يساعد مدير المشروع على ضمان عدم إهمال أي التزام أو قلق.
- يمكن الاعتماد على سجل أصحاب المصلحة، والتقارير التواصلية، أو برامج إدارة المشاريع.
- من الضروري تحديث بيانات أصحاب المصلحة بانتظام لتعكس أي تغييرات جديدة.
٤. حل النزاعات بسرعة
التعارض بين أصحاب المصلحة ذوي المصالح المختلفة أمر طبيعي. المهم هو إدارة هذه الخلافات في الوقت المناسب قبل أن تتفاقم وتؤثر على تقدم المشروع.
- شجّع على التواصل المفتوح لتحديد الأسباب الجذرية.
- استخدم التفاوض والتسويات للوصول إلى حلول رابح – رابح.
- في حال الضرورة، الاستعانة بوسيط محايد.
المعالجة السريعة للنزاعات تحافظ على العلاقات الإيجابية وتمنع الضرر بالمشروع.
٥. استخدام أدوات اتصال موحدة
التواصل الفعّال مع أصحاب المصلحة، خاصةً في الفرق الموزّعة أو المشاريع الكبيرة، يتطلب مركزًا موحدًا لمشاركة المعلومات.
من أبرز الأدوات المقترحة تاسك براوز، والذي يوفّر الميزات التالية:
- إنشاء مساحات وصفحات مخصصة لكل مشروع لمشاركة الوثائق والتحديثات.
- التعاون في الوقت الفعلي من خلال التعليقات والتغذية الراجعة المباشرة.
- التنبيهات والإشعارات (@mentions) للإبلاغ الفوري.
استخدام مثل هذه المنصات يساهم في تبسيط التواصل، وزيادة الشفافية، وتعزيز التنسيق على مدار دورة حياة المشروع بأكملها.
كيف يساعد تاسك براوز في إدارة أصحاب المصلحة
إدارة والتواصل مع أصحاب المصلحة ليست مهمة سهلة؛ فتنسيق المتطلبات المختلفة، وتقديم المعلومات في الوقت المناسب، وضمان الشفافية في تقدم المشروع يمكن أن يكون معقدًا من دون أداة مناسبة.
يأتي تاسك براوز كبرنامج سحابي لإدارة المشاريع والوقت ليجعل هذه العملية أبسط وأكثر وضوحًا وتعاونية.
١. إنشاء جدول زمني واضح
باستخدام مخطط غانت التفاعلي والتقويم الزمني في تاسك براوز، يمكنكم تصميم مسار المشروع بوضوح ورؤية جميع الأنشطة والمواعيد النهائية في مكان واحد. تساعد هذه الأدوات أصحاب المصلحة والفريق على الحصول دائمًا على صورة واضحة عن الجدول الزمني للمشروع.
٢. تخصيص المهام والصلاحيات
في تاسك براوز يمكنكم إسناد المهام إلى الأفراد المحددين وتحديد مستوى صلاحيات كل صاحب مصلحة أو عضو في الفريق. هذا يضمن أن يعرف الجميع ما هي مسؤولياتهم وما هي المعلومات التي ينبغي مشاركتها معهم.
٣. متابعة تقدم المشروع
يعرض لوحة التحكم الإدارية وتقارير تاسك براوز المعلومات الأساسية حول تقدّم المشروع بشكل لحظي. وهذا يعني أنه يمكنكم تزويد أصحاب المصلحة بتقارير عامة وواضحة من دون إدخالهم في تفاصيل معقدة.
على سبيل المثال، في تقارير تقدّم المشاريع، يتم عرض نسبة الإنجاز والأنشطة المرتبطة بها بصورة شفافة وسهلة الفهم.
٤. الاتصال الموحّد
في تاسك براوز يتم حفظ جميع المحادثات وتبادل المعلومات المتعلقة بالمشروع في مساحة واحدة ومركزيّة. وهذا يعني أنه لم يعد هناك حاجة لتتبع المراسلات بين البريد الإلكتروني أو تطبيقات الرسائل أو الملفات المبعثرة.
يمكن لأصحاب المصلحة وأعضاء الفريق أن يشاركوا مباشرة داخل بيئة المشروع، من خلال إضافة التعليقات، وإرفاق الملفات، ومتابعة جميع التغييرات بسهولة وشفافية.
٥. مشاركة المستندات
في تاسك براوز يتم حفظ جميع الملفات والمستندات الخاصة بالمشروع في مكان واحد ومركزي. وهذا يتيح لأصحاب المصلحة وأعضاء الفريق الوصول بسرعة إلى أحدث نسخة من المستندات من دون الحاجة إلى البحث الطويل في المجلدات أو رسائل البريد الإلكتروني.
يمكنكم إرفاق الملفات بالمهام أو المشاريع والتأكد من أن الجميع يستخدمون مصدرًا مشتركًا ومحدّثًا دائمًا.
سجّل الآن في تاسك براوز واجعل إدارة أصحاب المصلحة في مشاريعك أبسط وأكثر فعالية:
المراجع:
- www.atlassian.com
- www.atlassian.com