تُعدّ الاجتماعات جزءًا لا يتجزأ من عالم الأعمال، حيث تلعب دورًا مهمًا في اتخاذ القرارات، وتنسيق الفرق، ودفع الأهداف المؤسسية نحو التحقق. إدارة الاجتماعات تعني التخطيط لها، وتوجيهها، وتوثيقها بطريقة تضمن تحقيق أقصى قدر من الكفاءة، بحيث يخرج المشاركون من الاجتماع بفهمٍ واضحٍ للأهداف والإجراءات التالية المطلوب تنفيذها.
في هذا المقال، سنستعرض أهمية إدارة الاجتماعات، والمراحل اللازمة لعقد اجتماع فعّال، وأهم النصائح لتحسين جودة الاجتماعات، بالإضافة إلى حلّ حديث وفعّال من خلال برنامج تاسك براوز.
وقبل قراءة المقال، يمكنك التسجيل مجانًا في تاسك براوز.
جدول المحتويات
لماذا تُعدّ إدارة الاجتماعات أمرًا مهمًا؟
إنّ ضعف إدارة الاجتماعات يمكن أن يؤدي إلى هدر الوقت، وانخفاض الإنتاجية، وشعورٍ بالإحباط بين أعضاء الفريق. وعلى العكس من ذلك، فإنّ الاجتماعات المُدارة بشكلٍ جيّد تُعزّز التواصل والتعاون، وتُوجّه عملية اتخاذ القرار، وتضمن أن يكون الجميع متّجهين نحو تحقيق الأهداف الرئيسية.
تُساعد الإدارة الفعّالة للاجتماعات المؤسسات على توفير الوقت والموارد، وفي الوقت نفسه تعظيم القيمة المستخلصة من كل اجتماع.
الأسباب الرئيسية لأهمية إدارة الاجتماعات
- توفير الوقت
الاجتماعات المُدارة والمبنية على هيكلٍ واضح تمنع إضاعة الوقت في مناقشات غير ذات صلة
- تحسين الإنتاجية
الاجتماعات التي تُدار بشكلٍ فعّال تؤدي إلى نتائج قابلة للتنفيذ وتُسهم في إنجاز الأعمال.
- تحقيق الشفافية
تضمن أن يكون الجميع على دراية بأهداف المؤسسة، مما يقلّل من سوء الفهم ويعزّز وضوح الرؤية.
- زيادة مشاركة الموظفين
تشجّع على التفاعل والمساهمة، وتُشعر الموظفين بأن وقتهم وجهودهم ذات قيمة حقيقية بالنسبة للمؤسسة.
مراحل إدارة الاجتماعات
لإدارة الاجتماعات بفعالية، اتبع المراحل التالية:
١. التخطيط (قبل الاجتماع)
١-١) تحديد أهداف الاجتماع بوضوح
لكي يكون الاجتماع فعّالًا وناجحًا، لا بد من تحديد أهداف واضحة ومحددة. الهدف من الاجتماع هو ما ينبغي عليك وعلى المشاركين تحقيقه خلال الفترة الزمنية المحددة. هذا الهدف لا يوجّه فقط النقاشات واتخاذ القرارات، بل يساعد أيضًا على تقييم مدى ضرورة عقد الاجتماع من الأساس.
لصياغة هدف فعّال للاجتماع، اتبع ما يلي:
- تحديد هدف قابل للتحقيق: اختر هدفًا واقعيًا يمكن للفريق التركيز عليه والسير في الاتجاه الصحيح لتحقيقه.
- إعداد قائمة بالمواضيع الرئيسية: حدد جميع النقاط التي يجب مناقشتها من أجل الوصول إلى الهدف المنشود للاجتماع.
٢–١) إعداد جدول أعمال
لضمان نجاح الاجتماع، من الضروري إعداد جدول أعمال دقيق وواضح. يجب أن يوضح جدول الأعمال الموضوعات التي سيتم مناقشتها، والوقت المخصص لكل منها، والنتائج المرجوّة. هذا التخطيط يساعدك في إدارة الاجتماع بشكلٍ فعّال، كما يمكّن المشاركين من الحضور وهم على استعداد.
ويفضَّل مشاركة جدول الأعمال قبل الاجتماع بما لا يقل عن ٢٤ ساعة.
عناصر يجب تضمينها في جدول الأعمال:
- هدف الاجتماع
- قائمة المشاركين وأدوارهم
- نظرة عامة على المواضيع الرئيسية والقرارات المتوقعة
- توزيع الوقت لكل بند من بنود النقاش
٣–١) اختيار المشاركين
لضمان نجاح الاجتماع، من المهم دعوة الأشخاص الضروريين فقط، أي أولئك الذين تعتمد الآراء على مساهماتهم لتحقيق أهداف الاجتماع. حدّد من يجب أن يحضر بناءً على موضوع الاجتماع، وقلّص عدد الحضور إلى الحد الأدنى المطلوب لضمان الكفاءة.
ويُفضّل دعوة أصحاب القرار أو من لديهم مساهمات رئيسية في مواضيع النقاش.
بعد الاجتماع، يمكنك إرسال محضر الاجتماع إلى الأشخاص الذين لم يحضروا ولكن من المهم أن يكونوا على اطّلاع.
٤–١) تحديد الأدوار والمسؤوليات
يجب أن يكون لكل مشارك دور واضح في الاجتماع. قبل بدء الاجتماع، حدّد الأدوار والمسؤوليات بوضوح حتى يعرف الجميع ما هو متوقَّع منهم وكيف ينبغي عليهم الاستعداد.
قم بإدراج هذه المعلومات أيضًا في جدول الأعمال حتى يكون المشاركون على علم مسبق بأدوارهم.
أمثلة على الأدوار الممكنة:
- الميسّر: هو الشخص الذي يُدير الاجتماع، يطرح المواضيع، ويضمن سير النقاش في الاتجاه الصحيح.
- كاتب المحضر: هو المسؤول عن تسجيل ملاحظات الاجتماع أو إعداد محضر الجلسة.
- صانعو القرار: هم الأشخاص المخوّلون باتخاذ القرارات الأساسية خلال الاجتماع.
- المشاركون: هم الأفراد الذين يُتوقّع منهم تقديم تحديثات أو معلومات أو آراء تسهم في تحقيق هدف الاجتماع.
٥–١) تجهيز المواد اللازمة للاجتماع
وفّر الوثائق أو المواد التي يجب مراجعتها مسبقًا قبل عقد الاجتماع. هذا يساعد المشاركين على دخول الاجتماع وهم مستعدون ومطّلعون على ما سيتم مناقشته، مما يعزّز جودة النقاش ويُسرّع من اتخاذ القرار.
إرسال هذه المواد في الوقت المناسب يساهم في جعل الاجتماع أكثر فعالية ويوفّر الوقت الذي قد يُهدر في الشرح المبدئي.
٦–١) إرسال الدعوات
إدارة الاجتماعات قد تكون أمرًا معقّدًا، خاصةً عند العمل مع فرق افتراضية موزّعة عبر مناطق زمنية مختلفة. لضمان تنسيق أفضل، ضع في اعتبارك ما يلي عند تحديد موعد الاجتماع:
- هل تحتاج إلى وقت إضافي لتجهيز المعدات؟
- أين سيكون موقع الاجتماع؟ هل تحتاج إلى حجز غرفة أم إرسال دعوة افتراضية؟
- ما هي المناطق الزمنية التي ينتمي إليها المشاركون؟
من خلال مراعاة هذه العوامل، يمكنك اختيار وقت مناسب للجميع وضمان عقد اجتماع أكثر فاعلية.
٢. التنفيذ (أثناء الاجتماع)
١–٢) ابدأ الاجتماع في الوقت المحدد
ابدأ الاجتماع في الموعد احترامًا لأوقات المشاركين والتزامًا بالاحترافية.
٢-٢) تيسير النقاش
وجّه الحوار وفقًا لجدول الأعمال، وأبقِ النقاش مركزًا وفي المسار الصحيح دون انحرافات جانبية.
٣–٢) تشجيع المشاركة
تأكّد من أن جميع المشاركين لديهم الفرصة للتعبير عن آرائهم والمساهمة في النقاش، لضمان مشاركة فعّالة وشاملة.
٤–٢) إدارة الوقت
راقب الوقت المخصص لكل بند من بنود جدول الأعمال، حتى يُختتم الاجتماع ضمن الإطار الزمني المخطّط له.
اقرأ عن تقنيات إدارة الوقت للحصول على نتائج أفضل في الاجتماعات.
٥–٢) تدوين ملاحظات الاجتماع
تلعب ملاحظات الاجتماع دورًا حيويًا في تذكّر التفاصيل المهمة ومتابعتها لاحقًا، مثل القرارات الرئيسية، تحديثات المشاريع، والخطوات القادمة. وتُعتبر هذه الملاحظات مرجعًا مفيدًا لأصحاب المصلحة الذين لم يحضروا الاجتماع لكنهم بحاجة إلى معرفة ما جرى.
نصائح لتدوين الملاحظات أثناء الاجتماع:
- استخدم جدول الأعمال كإطار لتدوين الملاحظات، مما يسهل تنظيم المعلومات.
- لا حاجة لكتابة كل شيء حرفيًا؛ اكتفِ بتسجيل النقاط الأساسية مثل القرارات والمهام.
- في الاجتماعات الافتراضية، شارك شاشتك أثناء التدوين ليتمكّن فريقك من المتابعة والمساهمة.
٦–٢) تحديد المهام وتوزيعها
لتجنّب أي لبس بعد الاجتماع، عيّن بوضوح من هو المسؤول عن كل مهمة. هذا يضمن سير العمل بسلاسة ويركّز الجهود على الإجراءات العملية المحددة.
تأكّد من توثيق المهام ضمن محضر الاجتماع، وإذا كنت تستخدم أدوات مثل تاسك براوز، قم بتسجيل المهام مباشرةً أثناء الاجتماع لضمان عدم تفويت أي نقطة.
٣. المتابعة (بعد الاجتماع)
١–٣) إرسال محضر الاجتماع
أرسل محضر الاجتماع إلى جميع المشاركين لضمان أن يكون الجميع على علم بالقرارات التي تم اتخاذها، ولضمان التوجّه الجماعي نحو نفس الأهداف.
مشاركة الملاحظات مع أصحاب المصلحة الذين لم يتمكّنوا من الحضور تساعدهم أيضًا على متابعة تقدّم المشروع. قم بحفظ المحضر في مكان منظّم وسهل الوصول إليه، مثل تاسك براوز، حتى يتمكّن الجميع من الرجوع إليه لاحقًا وإضافة تعليقاتهم عند الحاجة.
٢–٣) متابعة تنفيذ المهام
تابع المهام التي تم تكليفها خلال الاجتماع للتأكّد من إنجازها قبل الاجتماع التالي. استخدم أدوات إدارة المهام لمراقبة التقدّم وضمان التزام كل عضو بمسؤولياته.
٧ نصائح لإدارة الاجتماعات بفعالية
١. تشجيع المشاركة الفعّالة
تشجيع المشاركة ضروري للحصول على وجهات نظر قيّمة وضمان انخراط جميع أعضاء الفريق. لتحقيق ذلك، ينبغي إنشاء بيئة آمنة وودّية تشجّع على التواصل المفتوح والاحترام المتبادل. يجب أن يشعر الأعضاء بالراحة للتعبير عن آرائهم دون خوف من الحكم أو الانتقاد. بصفتك مدير الاجتماع، يمكنك دعم هذه البيئة من خلال الاستماع الفعّال وإظهار الحماس لسماع مختلف الآراء.
٢. وضع قواعد للتواصل الفعّال
تحديد قواعد واضحة يمنع سوء الفهم أثناء الاجتماعات. على سبيل المثال، خصّص وقتًا محددًا لكل بند من بنود جدول الأعمال لتجنّب الخروج عن الموضوع. كما يمكنك تعزيز المشاركة الفعّالة من خلال منع استخدام الهواتف في أنشطة غير متعلّقة بالاجتماع.
٣. توزيع المسؤوليات
الإدارة الفعّالة للاجتماعات تتطلّب توزيع الأدوار لضمان تنفيذ المهام بسلاسة.
على سبيل المثال:
- تعيين شخص كمُيسّر للاجتماع لتوجيه النقاش والحفاظ على التركيز.
- تعيين شخص آخر لتدوين الملاحظات وتوثيق القرارات الرئيسية والمهام المتفق عليها والنقاط المهمة.
٤. إدارة النقاشات الجانبية والحفاظ على سير الاجتماع
النقاشات الخارجة عن جدول الأعمال قد تُربك مسار الاجتماع وتُهدر الوقت. لمنع ذلك، احرص على إعداد جدول أعمال منظّم واستخدمه كمرجع خلال الاجتماع. إذا ظهرت مواضيع جانبية، أجّلها إلى وقت لاحق ووجّه النقاش نحو الموضوع الرئيسي.
٥. ترتيب أولويات جدول الأعمال
جدول أعمال منظّم هو أساس الاجتماع الناجح. لترتيب أولويات النقاش، اتبع الترتيب التالي:
- ناقش المواضيع الحساسة والمهمة في بداية الاجتماع.
- خصّص الوقت لاحقًا للمواضيع المعقّدة أو التي تتطلب نقاشًا طويلًا.
- اترك البنود الثانوية أو التي يمكن معالجتها خارج الاجتماع للنهاية.
٦. استخدام الوسائل البصرية
الأدوات البصرية تُعد وسيلة قوية لزيادة التفاعل خلال الاجتماعات. إليك بعض النصائح:
- حضّر شرائح تقديم مختصرة وجذابة، واستخدم الرسوم البيانية والتوضيحات البصرية لتبسيط المعلومات.
- في الاجتماعات الافتراضية، يُمكنك مشاركة الشاشة لعرض المستندات أو البيانات أو الصور لجميع المشاركين بسهولة.
٧. تشجيع تقديم الملاحظات
تُعد الملاحظات البنّاءة ضرورية لتحسين عملية الاجتماعات وفاعليتها مع مرور الوقت. هناك عدة طرق لجمع الملاحظات:
- بعد كل اجتماع، أرسل استبيانات قصيرة لجمع آراء المشاركين حول هيكل الاجتماع، محتواه، وفاعليته العامة.
- شجّع المشاركين على تقديم اقتراحاتهم وأفكارهم لتحسين الاجتماعات القادمة.
- اعقد اجتماعات دورية مع الفريق أو أصحاب المصلحة الرئيسيين لمراجعة فاعلية الاجتماعات وإجراء التغييرات اللازمة استنادًا إلى الملاحظات.
برنامج إدارة الاجتماعات تاسك براوز: حلّ لعقد اجتماعات أكثر فاعلية
يُعدّ برنامج إدارة الاجتماعات تاسك براوز أداة قوية لتبسيط التخطيط للاجتماعات، وتنفيذها، ومتابعة ما بعدها. ويوفّر تاسك براوز ميزات متنوّعة لتحسين عملية الاجتماعات، وتشمل:
- إعداد جدول الأعمال: أدوات لإنشاء جدول أعمال واضح ومشاركته مع المشاركين، مما يساعد على تنظيم الاجتماع بشكلٍ أفضل.
- جدولة الاجتماعات: تكامل مع التقويمات وأدوات الجدولة للعثور على أفضل الأوقات لعقد الاجتماعات.
- تعيين المهام: إمكانية تحديد المهام للأشخاص ومتابعة تنفيذها بفعالية.
- أدوات التعاون: ميزات مثل مشاركة المستندات وقنوات التواصل لتسهيل التعاون أثناء الاجتماع وبعده.
- التحليل وإعداد التقارير: أدوات لتحليل بيانات الاجتماعات، مثل الحضور، إدارة الوقت، وفاعلية الاجتماعات.
- المتابعة والتذكيرات: متابعة تلقائية وإشعارات لضمان إنجاز المهام المحددة.
سجّل الآن وجرّب إدارة الاجتماعات بطريقة أكثر ذكاءً!
دليل استخدام إدارة الاجتماعات في تاسك براوز
لإنشاء وتحرير الاجتماعات، تم تعريف إذن جديد موجود في قسم أذونات النظام. ومع توفّر هذا الإذن، يمكنك إنشاء اجتماع جديد من خلال قائمة الاجتماعات كما يلي:
- اضغط على أيقونة +.
- في التبويب الأول، حدّد عنوان الاجتماع، المشروع المرتبط، وسكرتير الاجتماع. (اختيار المشروع للاجتماع ليس إلزاميًا).
- في نفس التبويب، يمكنك تحديد جدول أعمال الاجتماع ليتم إعلام المشاركين به بعد نشر الاجتماع.
- في تب الجدولة، يجب تحديد تاريخ الاجتماع ووقت البدء والانتهاء.
- في التبويب التالي، قم بدعوة المشاركين للاجتماع. ويكون سكرتير الاجتماع عضوًا افتراضيًا في الاجتماع.
- في تب المعلومات الإضافية، حدّد مكان الاجتماع، أو إذا كان عبر الإنترنت، ضع الرابط الخاص به.
- من أبرز الميزات في هذا القسم التذكيرات؛ إذ يمكنك تعيين ما يصل إلى ثلاثة تذكيرات لكل اجتماع ليقوم تاسك براوز بإبلاغ المشاركين في الوقت المحدد.
- بعد إتمام هذه الخطوات، يُحفظ الاجتماع في وضع مسوّدة، بحيث يمكنك نشره بعد التأكد من جاهزيته. بعد نشر الاجتماع، يتم إرسال الدعوات بطرق مختلفة مثل البريد الإلكتروني، الإشعارات داخل التطبيق. تحتوي هذه الدعوات على عنوان الاجتماع، تاريخه، وقته، جدول الأعمال، والمكان، وتُرسل باسم سكرتير الاجتماع.
- تتيح إمكانية إدارة الاجتماعات في تاسك براوز تسجيل الحضور والغياب في الاجتماعات، وكذلك تحديد القرارات أو المصوّتات الخاصة بها.
- يمكنك تعيين مسؤول محدّد لكل قرار من قرارات الاجتماع.
- كما يمكنك إضافة أنشطة مبنية على قرارات الاجتماع. وبشكل افتراضي، يكون مسؤول الاجتماع عضوًا في فريق النشاط، ويمكن تعديل هذا الإعداد عند الحاجة.
- يتم إعلام المشاركين بالتغييرات التالية في الاجتماع:
- التعديلات المتعلقة بالتاريخ، الوقت، المكان، موضوع الاجتماع، أو جدول أعماله.
- إلغاء الاجتماع.
- حذف مستخدم من قائمة المشاركين.
- تذكير بموعد الاجتماع قبل بدايته وفقًا لإعدادات التذكير.
- يظهر الاجتماع في يوم انعقاده داخل قائمة التخطيط والسجل الوقت (تقرير العمل)، كما يُعرض في التقويم الوظيفي فور نشره. وعند تحديد وقت الاجتماع، إذا كان أحد المشاركين لديه ارتباط آخر في نفس اليوم والساعة، يتم إصدار تحذير لتجنّب تضارب المواعيد.