إدارة وقت المشروع وأفضل تقنياته

إدارة وقت المشروع: الأدوات والتقنيات المعتمدة في جدولة المشروع

يشير مفهوم «الجهد المؤقت» في تعريف المشروع إلى أن تنفيذ المشروع يجب أن يتم خلال فترة زمنية محددة. كذلك، عندما نتحدّث عن القيود الرئيسـية للمشروع، فإننا نعني: الوقت، التكلفة، والنطاق (Scope) وهي عناصر يجب مراعاتها بدقة في جميع مراحل المشروع.

تُنفَّذ عملية إدارة وقت المشروع غالبًا في مرحلة التخطيط؛ حيث يتحمّل مدير المشروع مسؤولية تخطيط الأنشطة والمهام وضمان تنفيذها ضمن الإطار الزمني والميزانية المحدّدين مسبقًا.

لإدارة وقت مشاريعك يمكنك استخدام تاسك براوز.

سجّل مجانًا

تقنيات إدارة وقت المشروع

1) تحديد الأنشطة ضمن إدارة وقت المشروع

تتضمّن هذه العملية تعريف الأنشطة التي يجب تنفيذها للوصول إلى منتج المشروع. أهم الأدوات والتقنيات المستخدمة في عملية تحديد الأنشطة:

• التجزئة
• التخطيط بالموجات المتدحرجة (Rolling Wave Planning)
• الحكم الخبروي (Expert Judgment)

التجزئة

تعني تقسيم المشروع إلى أجزاء أصغر يمكن إدارتها والتحكّم بها بسهولة. وهي تقنية تُستخدم في بناء هيكل تجزئة العمل (WBS) وتحديد الأنشطة المطلوبة. يُعدّ هيكل تجزئة العمل (WBS) بمثابة قائمة مرجعية بجميع الأنشطة التي يجب تنفيذها لإنتاج المنتج النهائي. وتصبح هذه القائمة أساسًا لـ جدولة المشروع، وتخصيص الموارد، والميزانية. يتم إنشاء WBS باستخدام واحد أو أكثر من الأساليب التالية:

• الاستبيانات
• المقابلات الفردية
• الجلسات الجماعية

التخطيط بالموجات المتدحرجة (Rolling Wave Planning)

هو أسلوب تخطيط تكراري يُخطَّط فيه العمل القريب من التنفيذ بشكل تفصيلي، بينما يُخطَّط العمل الأبعد بصورة أكثر عمومية. في هذا الأسلوب، تقوم بتخطيط المشروع تدريجيًا أثناء التقدّم:

أولاً تُخطّط المهام التي تعرفها جيدًا ثم تُنفّذها، بعدها تعود لتخطّط المراحل التالية من جديد.

يُعدّ هذا الأسلوب مفيدًا بشكل خاص عندما تكون لديك معلومات دقيقة عن أنشطة الأشهر الأولى من المشروع. ومع ذلك، يبقى من الضروري وجود قائمة عامة بالأحداث الرئيسـية والافتراضات الخاصة بالمشروع ككل.

الحكم الخُبروي (Expert Judgment)

يشير إلى عملية الاستفادة من خبرة ومعرفة المتخصصين في توقّع وتقدير مختلف معايير المشروع.

2) تحديد تسلسل الأنشطة ضمن إدارة وقت المشروع

الأدوات والتقنيات المستخدمة في عملية تحديد تسلسل الأنشطة:

• تحديد الاعتماديات
• تطبيق التقّدم والتأخّر (Lead & Lag)

تحديد الاعتماديات

تُحدّد اعتماديات الأنشطة على بعضها البعض مسار التنفيذ خلال مرحلة تنفيذ المشروع. وتتكوّن من أربعة أنواع رئيسية من العلاقات المنطقية:

1. نهاية إلى بداية (FS)
2. نهاية إلى نهاية (FF)
3. بداية إلى بداية (SS)
4. بداية إلى نهاية (SF)

تطبيق التقّدم والتأخّر (Lead & Lag)

• التقدّم (Lead):
  يشير إلى علاقة يمكن فيها لفعالية تالية (Successor) أن تبدأ قبل اكتمال الفعالية السابقة (Predecessor).
• التأخّر (Lag):
  يشير إلى حالة لا يمكن فيها للفعالية التالية أن تبدأ مباشرة بعد انتهاء السابقة، بل يجب الانتظار فترة زمنية معيّنة.

التقدّم والتأخّر ضمن إدارة وقت المشروع

يُستخدم التقدّم والتأخّر لضبط الفواصل الزمنية بين الأنشطة، مما يساعد على تحسين تدفّق العمل وتقليل التأخير المحتمل.

3) تقدير موارد النشاط ضمن إدارة وقت المشروع

هي عملية تقدير نوع وكميات المواد، والأفراد، والمعدات، أو الأدوات اللازمة لتنفيذ كل نشاط. وترتبط عملية تقدير موارد النشاط ارتباطًا وثيقًا بعملية تقدير التكلفة.

الأدوات والتقنيات المستخدمة في تقدير موارد النشاط

• الحكم الخُبروي (Expert Judgment)
• تحليل البدائل (Alternatives Analysis)
• بيانات التقدير المنشورة (Published Estimating Data)
• التقدير من الأسفل إلى الأعلى (Bottom-Up Estimate)

الحكم الخُبروي

هو الاستفادة من خبرة ومعرفة المتخصصين لتقدير نوع وكمية الموارد المطلوبة (كالقوى العاملة، المعدات، المواد، الميزانية) لتنفيذ النشاط.

تحليل البدائل (Alternatives Analysis)

يشير إلى دراسة وتقييم خيارات مختلفة للوصول إلى أفضل حلّ ممكن داخل المشروع أو عند مواجهة مشكلة معيّنة. قد يشمل هذا إعادة توزيع الموارد، أو البحث عن بدائل للعمل — مثل اتخاذ قرار بإسناد جزء من العمل إلى مقاول خارجي. تشمل إعادة توزيع الموارد عمليات مثل:

• تغيير تخصيص المهام
• إعادة ترتيب الأولويات
• تحسين استخدام الموارد المتاحة

بيانات التقدير المنشورة (Published Estimating Data)

هي بيانات موثوقة تساعد الفرق على إعداد تقديرات أدق اعتمادًا على خبرات وأبحاث سابقة. فعلى سبيل المثال، قد توفّر جهة هندسية أو معمارية بيانات عن كمية المواد المطلوبة في مشروع إنشائي حسب نوع وحجم المبنى.

التقدير من الأسفل إلى الأعلى (Bottom-Up Estimate)

يُعدّ من أدقّ أساليب التقدير، ويُستخدم عندما لا يمكن تقدير مدة النشاط بدقة بشكل مباشر. يُنفَّذ وفق الخطوات التالية:

1. تقسيم المهام الكبيرة إلى مهام أصغر بناءً على هيكل تجزئة العمل (WBS).
2. تقدير الوقت اللازم لإكمال كل نشاط فرعي.
3. جمع التقديرات للوصول إلى تقدير الوقت الإجمالي للمشروع، مع الأخذ في الاعتبار الافتراضات الأخرى.

4) تقدير مدة النشاط ضمن إدارة وقت المشروع

يشير تقدير مدة النشاط ضمن إدارة وقت المشروع إلى العملية التي يتم فيها تحليل متطلبات العمل والموارد لتحديد المدة التقريبية اللازمة لإنجاز كل نشاط.

الأدوات والتقنيات المستخدمة:

• الحكم الخُبروي (Expert Judgment)
• التقدير بالمقارنة (Analogous Estimating)
• التقدير ذو الثلاث نقاط (Three-Point Estimating)

الحكم الخُبروي (Expert Judgment)

هي عملية الاعتماد على خبرة ومعرفة المتخصصين لتوقّع وتقدير مختلف معايير المشروع. فعلى سبيل المثال، قد يقدّر أعضاء فريق المشروع مدة تنفيذ نشاط معيّن أو الحدّ الأقصى لإنجازه بناءً على خبراتهم في مشاريع مشابهة سابقة.

التقدير بالمقارنة (Analogous Estimating)

تعني استخدام المدة الفعلية لنشاط مشابه في الماضي كأساس لتقدير مدة النشاط الجديد. يعتمد هذا الأسلوب على المعلومات والخبرات من المشاريع السابقة لتقدير الوقت اللازم لإكمال أنشطة المشروع الحالي. عادةً ما يُستخدم هذا الأسلوب عندما لا تتوفر معلومات دقيقة عن النشاط، أو عند الحاجة إلى تقدير سريع.

التقدير ذو الثلاث نقاط (Three-Point Estimating)

يمكن تحسين دقة تقدير مدة النشاط عبر أخذ المخاطر وعدم اليقين في الاعتبار. وعندما يكون هناك غموض في تقدير نشاط معيّن، يتم احتساب مدة النشاط بناءً على متوسط ثلاث قيم تقديرية:

• تقدير متفائل
• تقدير متشائم
• تقدير مرجّح (الأكثر احتمالًا)

بحيث ينتج التقدير النهائي عن المتوسط الحسابي لهذه القيم الثلاث.

5) إعداد جدولة المشروع

قم بتحليل تسلسل الأنشطة، ومددها الزمنية، والموارد المطلوبة، والقيود الزمنية من أجل إنشاء جدولة المشروع. الأدوات والتقنيات المستخدمة:

• تحليل شبكة الجدولة (Schedule Network Analysis)
• منهجية المسار الحرج (Critical Path Method)
• منهجية السلسلة الحرجة (Critical Chain Method)
• ضغط الجدولة (Schedule Compression)
• أداة جدولة المشروع (Scheduling Tool)

تحليل شبكة الجدولة

هو تمثيل بصري لأنشطة المشروع، والوقت اللازم لإتمامها، والتسلسل الذي يجب أن تُنفَّذ به. يساعد هذا التحليل فريق المشروع على فهم تدفّق العمل، والاعتماديات بين الأنشطة، وتحديد المسارات الحرجة وإدارتها. غالبًا ما تُستخدم برمجيات إدارة المشروع لتنفيذ هذا التحليل.

منهجية المسار الحرج (CPM)

تعدّ منهجية المسار الحرج تقنية قوية لكنها بسيطة تُستخدم لتحليل، وتخطيط، وجدولة المشاريع الكبيرة والمعقّدة. وهي أداة تساعد في تحديد الأنشطة التي تُعدّ حرجة من ناحية تأثيرها على الزمن الإجمالي للمشروع. كما تساعد هذه المنهجية في التخطيط الأمثل لجميع أنشطة المشروع بهدف تسليم المشروع في التاريخ المطلوب وبأقل تكلفة ممكنة.

اقرأ المزيد حول منهجية المسار الحرج.

مثال

افترض أن فريقك يقوم بتخطيط مشروع إنشاء مبنى. يتضمن المشروع الأنشطة التالية:

الاعتماديات

• يجب إكمال النشاط A قبل B و C
• يجب إكمال C قبل D
• يجب إكمال D و B قبل E
• يجب إكمال E قبل  F

شبكة الجدولة

منهجية السلسلة الحرجة Critical Chain Method (CCM)

تُعدّ منهجية السلسلة الحرجة إحدى تقنيات جدولة المشروع التي تركّز على إدارة القيود والموارد بهدف جعل مدة تنفيذ المشروع أقصر وأكثر موثوقية.

في هذه المنهجية:

• أولاً يتم تحديد المسار الحرج بالاعتماد على تسلسل الأنشطة وقدرة الموارد المتاحة.
• ثم تُضاف المخازن الزمنية (Buffers) لمواجهة حالات عدم اليقين وتعويض التأخيرات المحتملة.

الهدف الرئيس من هذه الطريقة هو حماية جدولة المشروع من التقلّبات والتأخيرات، وتجنّب هدر الوقت الناتج عن تعدد المهام أو محدودية الموارد.

السلسلة الحرجة = ترتيب الأنشطة وفقًا للموارد المتاحة + مدة احتياطية لتعويض التأخير

فَضْ ضغطِ الجدولة (Schedule Compression)

تساعد هذه الأداة على تقليل المدة الإجمالية للمشروع عبر تقليص الزمن المخصّص لبعض الأنشطة.

الطرق الرئيسـية لـ ضغط جدولة المشروع

1) التداخل بين الأنشطة (Overlapping Activities)

في هذه الطريقة، يُنفَّذ نشاطان كان من المفترض تنفيذهما بالتتابع بشكل متوازٍ أو متزامن؛ أي يبدأ النشاط التالي قبل انتهاء النشاط السابق بالكامل.

المزايا:

يساعد في تقليل مدة المشروع من دون الحاجة إلى موارد إضافية.

العيوب:

ينطوي على مستوى أعلى من المخاطر؛ إذ قد تزداد احتمالية الأخطاء أو إعادة العمل إذا حدثت مشكلات في الأنشطة المتوازية.

مثال:

في مشروع برمجي، يمكن لفريق التطوير البدء بالبرمجة قبل الانتهاء الكامل من التصميم. هذا يُسرِّع التقدم، لكنه قد يتطلّب لاحقًا تعديلات إضافية على الشيفرة.

2) الضغط المباشر

في هذه الطريقة، يتم تخصيص موارد إضافية للأنشطة الحرجة (Critical Path Activities) لتقليل مدّة تنفيذها. قد تشمل الموارد الإضافية:

• زيادة عدد العاملين
• استخدام معدات إضافية
• العمل بساعات أطول

المزايا:

غالبًا ما تكون الطريقة الأسرع لتقليل مدة تنفيذ المشروع.

العيوب:

تزيد تكاليف المشروع عادةً، لأن إضافة الموارد الإضافية تُعد عملية مكلفة.

مثال:

في مشروع إنشاء، إذا كان نشاط «صبّ الأساسات» ضمن المسار الحرج ويستغرق وقتًا طويلًا، يمكن تقليل مدّته عبر زيادة العمال أو إضافة مناوبات إضافية، مما يؤدي إلى تقليل المدة الإجمالية للمشروع.

أداة جدولة المشروع (Scheduling Tool)

في إدارة المشاريع، تلعب أداة جدولة المشروع دورًا بالغ الأهمية. فهي تساعدك على وضع جدول زمني دقيق لكل نشاط داخل المشروع، ومعرفة ما تم إنجازه، وتخطيط تسلسل وترتيب تنفيذ الأنشطة. ونظرًا لأن المشاريع تتعرّض دائمًا لدرجة من عدم اليقين، فإن جدولة المشروع يجب أن تتم مراجعتها وتحديثها بشكل مستمر أثناء التنفيذ؛ حيث يتم تعديل الجدول الزمني عند ظهور تغييرات أو مخاطر جديدة.

تاسك براوز (TaskBrowse) كأداة لإدارة وقت المشروع

يُعدّ تاسك براوز (TaskBrowse) إحدى أدوات إدارة المشاريع التي تساعدك على إدارة وقت المشروع بفعالية. إذ يتيح لك:

• إعداد جدول زمني دقيق لأنشطة المشروع
• متابعة التقدّم والتغييرات بسهولة
• إجراء التعديلات اللازمة خلال تنفيذ المشروع

ويقدّم ميزات مثل:

• مخطط جانت (Gantt Chart)
• التقويم (Calendar)
• التذكيرات (Reminders)

مما يساعدك على إدارة مشاريعك بكفاءة وتحقيق الأهداف في الوقت المحدد.

بشكل عام، تساعدك أداة جدولة المشروع على تحويل المشروع من رؤية عامة إلى خطة زمنية دقيقة، وتمنحك قدرة أفضل على التحكّم في الوقت والموارد.

اقرأ المزيد عن مخطط جانت في تاسك براوز.

سجّل مجانًا في TaskBrowse لجدولة مشاريعك.

6) مراجعة المشروع

بعد وضع الخطة الأساسية، يجب مراجعتها للتأكد من أن الوقت المخصّص لكل نشاط يتوافق مع الموارد المتاحة.

هناك عدة أدوات تُستخدم عادةً لهذا الغرض:

• تحليل ماذا لو (What-If Analysis)
• تسوية الموارد (Resource Leveling)
• معاملات المخاطر (Risk Factors)

تحليل «ماذا لو»

هو أسلوب يتم فيه دراسة السيناريوهات المحتملة ونتائجها على المشروع. يساعد هذا الأسلوب في محاكاة ظروف مختلفة لاتخاذ أفضل القرارات المتعلقة بإدارة الوقت والموارد وتقليل المخاطر المحتملة.

تسوية الموارد (Resource Leveling)

هي تقنية يتم فيها تعديل تواريخ البدء والانتهاء للأنشطة وفقًا لقيود الموارد بهدف تحقيق التوازن بين الطلب وتوافر الموارد. الهدف هو ضمان ألّا يكون أي مورد مفرط الضغط أو بلا عمل. ويتم ذلك عبر إعادة توزيع الجدول بحيث يتوزع استهلاك الموارد بشكل متوازن خلال المشروع.

مثال:

لنفترض أن مشروعًا إنشائيًا يحتاج إلى عدد محدد من العمال لعدة أنشطة. إذا كان عدد العمال محدودًا وجميع الأنشطة تحتاجهم في الوقت نفسه، فقد يتأخر المشروع. باستخدام تسوية الموارد، يمكن إعادة ترتيب الجدول بحيث تتوافر العمالة الكافية لكل نشاط عند الحاجة.

معاملات المخاطر (Risk Factors)

لأن المخاطر أمر لا مفر منه، يجب الاستعداد لآثارها. من الاستراتيجيات الشائعة:

• إضافة وقت احتياطي للأنشطة ذات المخاطر العالية
• أو إضافة معامل زمني إلى مهام أو موارد معينة وذلك لتعويض التقديرات الزمنية المتفائلة بشكل مبالغ فيه.