التعرّف على التخطيط اليومي
إنها حقيقة معروفة: الأشخاص الذين يخطّطون وقتهم يحققون نجاحات أكبر، ويكونون أكثر سعادة، ويعملون بفعالية أعلى. من خلال التخطيط، تحصل على صورة واضحة عن وقتك، وتدرك أيٌّ من مهامك مهم حقًا وأيّها أقل أهمية. وإذا لم تخصّص وقتًا للتخطيط، فأنت في الواقع تخطّط للفشل!
كثيرٌ منّا يضع أهدافًا للفصول أو للسنوات المقبلة، لكنّنا ننسى أن ما نقوم به يوميًا، العادات التي نعتمدها، والمهام التي ننجزها، وطريقة تحديد أولويات المهام، هو ما يحدد، مع مرور الوقت، نجاحنا أو عدم نجاحنا في تحقيق أهدافنا.
يهدف هذا المقال إلى تقديم أفضل استراتيجيات التخطيط اليومي لمساعدتك على رفع الإنتاجية والاقتراب أكثر من أهدافك في عام 2025.
جدول المحتويات:
- ١) لبدء التخطيط اليومي، أنشئ قائمة سريعة باستخدام العصف الذهني
- ٢) رتّب قائمة مهامك اليومية بما يتوافق مع أهدافك
- ٣) اختر أداة التخطيط المناسبة: تقويم، دفتر ملاحظات أو تطبيق
- ٤) نظّم مهامك بشكل فعّال
- ٥) حدّد أولويات مهامك
- ٦) اختر أولوية رئيسية واحدة فقط لكل يوم
- ٧) ميّز مهامك حسب أولويتها
- ٨) خصّص وقتًا لكل مهمة
- ٩) احسب الأوقات الإضافية ضمن تخطيطك اليومي
- ١٠) حوِّل التخطيط المنتظم إلى عادة يومية
- ١١) أنجِز مهامك اليومية حسب ترتيب الأولويات
- ١٢) عدِّل خطة يومك عند الضرورة
- ١٣) اشطب المهام المنجزة
- ١٤) كافئ نفسك!
- ١٥) قيّم خطة يومك بانتظام
- ١٦) خُذ استعدادك لليوم التالي في الحسبان أثناء التخطيط اليومي
- ١٧) استخدم أسلوبًا مناسبًا لإدارة الوقت
- ١٨) تخلّص من مصادر التشتّت
- ١٩) تتبّع وقتك
أفضل استراتيجيات التخطيط اليومي
فيما يلي 19 استراتيجية لتحسين التخطيط اليومي وزيادة إنتاجيتك:
١) لبدء التخطيط اليومي، أنشئ قائمة سريعة باستخدام العصف الذهني
يُعدّ العصف الذهني (Brainstorming) أداة فعّالة لتوليد الأفكار حول موضوع محدد. وبأسلوب مبسّط، تقوم هذه التقنية على تدوين كل فكرة تخطر ببالك خلال مدة زمنية قصيرة ومحددة.
لهذا الغرض، دوّن كل ما يجب عليك إنجازه، وما ترغب في إنجازه، وما يمكنك إنجازه. هل هناك مهمة يقترب موعد تسليمها؟ سجّلها أيضًا. فكّر بالأشخاص الذين يجب أن تتواصل معهم من خلال مكالمة أو بريد إلكتروني.
وتحقق كذلك من المهام التي يجب إنجازها اليوم، وهل بقي شيء من برنامج أمس لم يُنجَز بعد؟
٢) رتّب قائمة مهامك اليومية بما يتوافق مع أهدافك
الالتزام بالتخطيط اليومي خطوة مهمة، لكن التأكد من أن هذا التخطيط يوجّهك نحو أهدافك الكبرى هو خطوة أخرى لا تقل أهمية. لذلك عليك التأكد من أن برنامجك اليومي منسجم مع أهدافك طويلة المدى. ويمكن تحقيق ذلك عبر عدة مراحل:
المرحلة الأولى: قسّم أهدافك الكبيرة إلى مهام صغيرة
قسّم أهدافك إلى مهام يومية قابلة للتنفيذ. على سبيل المثال، لا يمكنك إضافة هدف مثل “الحصول على لياقة بدنية أفضل“ مباشرة إلى قائمة مهام اليوم، لكن يمكنك إضافة مهام عملية مثل:
- 30 دقيقة من تمارين الإطالة
- المشي المسائي
راجع أهدافك الشخصية والمهنية أثناء إعداد برنامجك اليومي، ثم أضف المهام التي تقرّبك خطوة نحو هذه الأهداف.
المرحلة الثانية: ألقِ نظرة شاملة على الأسبوع القادم
ابدأ تخطيط يومك من خلال النظر إلى الأسبوع كاملًا. فعلى سبيل المثال، قد ترغب في ممارسة الرياضة أيام الاثنين والأربعاء والجمعة. وقد تفضّل تخصيص بعض الأيام للتركيز فقط على هدف معيّن، أو ربما تفضّل القيام بالمهام المرتبطة بأهدافك الشخصية في عطلة نهاية الأسبوع.
خصّص مساء الجمعة أو صباح السبت لتحديد الخطوط العريضة لأسبوعك بهدوء، حتى تعرف أيّ الأهداف ستُركّز عليها في أي يوم. أما التفاصيل الدقيقة فدعها لمرحلة التخطيط اليومي.
المرحلة الثالثة: أضِف المهام الإلزامية في نهاية التخطيط
هذه هي المرحلة التي يبدأ منها معظم الأشخاص عند التخطيط اليومي: يبدأون بالمواعيد المحددة مسبقًا، والاجتماعات الإلزامية، والمواعيد النهائية العاجلة، ثم يحاولون العثور على مكان بينهما لمهام مرتبطة بأهدافهم.
لكن بدلاً من ذلك، احفظ هذه المرحلة للنهاية، بحيث تعطي الأولوية أولًا للمهام التي تقرّبك من أهدافك طويلة المدى.
في عالم مثالي، كنا سننجز فقط المهام التي تدفعنا نحو أهدافنا. لكن في الواقع لدينا التزامات ومسؤوليات يجب القيام بها، وبعضها لا يساهم كثيرًا في نمونا الشخصي أو المهني.
لذلك حاول قدر الإمكان:
- تقليل هذه الالتزامات،
- إعادة تقييم الاجتماعات المتكررة،
- التفكير في تفويض بعض المهام،
- وتعلُّم قول “لا” عندما يلزم الأمر.
٣) اختر أداة التخطيط المناسبة: تقويم، دفتر ملاحظات أو تطبيق
اختر الأداة التي تناسب احتياجاتك وعاداتك وطريقة عملك، ثم التزم باستخدامها باستمرار. وحاول قدر الإمكان استخدام مخطط واحد لجميع التزاماتك، سواء المنزل، الدراسة، العمل أو الأنشطة الشخصية، حتى يكون كل شيء في مكان واحد وواضح لك.
التخطيط اليومي – اختيار أداة التخطيط المناسبة
إن استخدام أداة واحدة يسهّل عليك رؤية الصورة الكاملة وتنظيم وقتك دون تشتّت. وقد يفضّل البعض التقويم الورقي، بينما يختار آخرون تطبيقات متقدمة تساعدهم على إدارة المهام وتنظيم الأولويات اليومية.
يُعد تسک براوز برنامجًا متكاملاً لإدارة الوقت والمشاريع، ويمكنك الاعتماد عليه لتخطيط يومك بفعالية.
يوفّر التطبيق إمكانيات مثل:
- تحديد الوقت التقديري لكل مهمة
- التخطيط اليومي والأسبوعي
- تحديد أولويات المهام بسهولة
- عرض المهام في تاسك بورد واضح وبسيط
- متابعة الوقت الفعلي الذي تم استهلاكه
وبذلك يساعدك تسک براوز على تنظيم عملك اليومي، تقليل التشتّت، والاقتراب بشكل أكبر من أهدافك.
٤) نظّم مهامك بشكل فعّال
تتيح لك الأدوات الرقمية إمكانية تصنيف المهام باستخدام الألوان، مما يساعدك على رؤية أنواع الأنشطة بوضوح. فعلى سبيل المثال، يمكنك وضع المهام المتعلقة بالعمل باللون الأحمر، والجامعة بالأزرق، والمهام المنزلية بالأخضر، والأنشطة الرياضية باللون الوردي. وإذا كنت تستخدم تقويمًا ورقيًا أو دفتر ملاحظات، فيمكنك القيام بذلك بسهولة باستخدام أقلام التمييز (هايلايتر).
بعد تصنيف المهام وفق الفئات المختلفة، يصبح بإمكانك البدء في تحديد أولويات المهام بشكل أوضح وأكثر تنظيمًا.
ملاحظة
يساعدك تنظيم المهام وفق نظام الألوان على فهم أين يذهب معظم وقتك. على سبيل المثال، قد تلاحظ وجود الكثير من اللون الأحمر (العمل) والأخضر (المنزل) في جدولك، مقابل القليل جدًا من اللون الوردي (الرياضة). هذا قد يشكّل دافعًا قويًا لك لتخصيص وقت أكبر للأنشطة الرياضية وتحقيق توازن أفضل في نمط حياتك.
٥) حدّد أولويات مهامك
من الضروري أن تفهم أيّ المهام أهم ويجب إنجازها أولًا، وأيها يمكن تأجيله. لنأخذ مثالًا بسيطًا لتوضيح كيفية تحديد أولويات المهام:
لنفترض أن لديك هذا الأسبوع:
- اختبارين
- تقريرًا مخبريًا
- مقالًا
- وعرضًا تقديميًا
اطرح على نفسك مجموعة من الأسئلة لمساعدتك على تحديد ما يجب إنجازه أولًا وما يحتاج وقتًا أطول:
- أي من هذه المهام أقرب إلى موعد التسليم؟
- أيها يستغرق وقتًا أطول لإنجازه؟
- ما قيمة كل مهمة مقارنة بالأخرى؟
- ما تأثير كل عنصر على نتيجتك النهائية؟
- أي مهمة أكثر تحدّيًا؟
في النهاية، عليك أن تقرّر ما الذي يمثل الأولوية العليا بالنسبة لك:
- هل هو موعد التسليم؟
- أم الوقت المطلوب؟
- أم القيمة والوزن النسبي لكل مهمة؟
أنت تعرف نفسك وقدراتك أكثر من أي شخص، لذلك اختر نظام الأولوية الذي يناسبك ويعكس طريقة عملك.
أفضل الاستراتيجيات في تحديد أولويات المهام
٦) اختر أولوية رئيسية واحدة فقط لكل يوم
اختر كل يوم مهمة كبيرة واحدة فقط تركّز عليها. قد تتساءل: كيف يمكنني تحقيق كل أهدافي إذا ركّزت على مهمة واحدة فقط يوميًا؟
في كتاب Make Time لـ John Zeratsky و Jake Knapp، يصف المؤلفان ظاهرة «الانشغال دون إنتاجية»؛ حيث نقضي يومنا بين الاجتماعات والطلبات العاجلة، فنشعر وكأننا على جهاز جري لا يمكننا التوقف عنه. ولمواجهة ذلك، قدّما مفهوم الهايلايت (Highlight) :
الخطوة الأولى: قرّر ما الذي تريد أن تخصص له وقتك اليوم. اختر نشاطًا واحدًا فقط ليكون الهايلايت الخاص بك.
يقترح Knapp و Zeratsky طريقة بسيطة لاختيار الهايلايت:
ابدأ يومك بالسؤال: إذا سألني أحد في نهاية اليوم: ما أبرز لحظة في يومك؟ ماذا أحب أن أجيب؟ أي مهمة أو إنجاز أو لحظة تريد أن تبرز في يومك؟ ذلك هو الهايلايت الخاص بك.
٧) ميّز مهامك حسب أولويتها
بعد أن تحدّد طريقة تحديد أولويات المهام، قم بوضع علامات واضحة على كل مهمة داخل خطتك اليومية. يمكنك مراجعة جدول يومك وتحديد المهام كالتالي:
- A: المهام المهمة التي يجب إنجازها أولًا
- B: المهام التي يجب القيام بها قبل الغد
- C: المهام التي يمكن إنجازها قبل نهاية الأسبوع (مثل الجمعة)
هذا النظام يساعدك على رؤية يومك بوضوح، ويجعل اتخاذ القرار بشأن «ما يجب فعله الآن» أسهل بكثير.
٨) خصّص وقتًا لكل مهمة
اكتب المدة التي تتوقع أن تستغرقها كل مهمة. على سبيل المثال، قد تخطّط في يوم معيّن للقيام بما يلي:
- البحث (ساعتان)
- الرياضة (ساعة واحدة)
- كتابة بريدين إلكترونيين (٣٠ دقيقة)
- القراءة (٣٠ دقيقة)
يساعدك هذا في إدراك الوقت الفعلي اللازم لإنجاز كل مهمة. لكن تذكّر جيدًا: إذا خطّطت يومك بشكل مزدحم جدًا أو لم تكن واقعيًا في تقدير مدة كل مهمة، فستعرّض نفسك للضغط والتوتر.
٩) احسب الأوقات الإضافية ضمن تخطيطك اليومي
أغلب الأشخاص يقلّلون من حجم الوقت اللازم لإنجاز الأعمال. إن احتساب الوقت الكامل لأي مهمة، بما في ذلك التحضير قبل البدء والاسترخاء بعد الانتهاء، يساعدك على وضع خطة يومية دقيقة وواقعية.
حاول دائمًا تقدير وقت المهام بزيادة طفيفة، وأضِف تقريبًا ٢٥٪ من الزمن إلى تقديرك الأصلي.
مثال:
- مهمة تستغرق ٤ دقائق → قدّرها بـ ٥ دقائق
- مهمة تستغرق ٨ دقائق → قدّرها بـ ١٠ دقائق
هذه الدقائق الإضافية تتراكم وتساعدك على ألا تتأخر وألا تنحرف عن خطتك اليومية.
اطرح على نفسك السؤال التالي:
هل هناك مهام صغيرة مرتبطة بالمهمة الأساسية يجب أن أدرجها ضمن الخطة؟
أمثلة:
- هل تحتاج إلى أخذ دش بعد التمرين؟
- هل تمضي عادة ١٥ دقيقة في غرفة تغيير الملابس للدردشة مع صديقك؟
معظم الأشخاص يكتشفون أن «ساعة التمرين» تتحول فعليًا إلى ساعتين كاملتين.
١٠) حوِّل التخطيط المنتظم إلى عادة يومية
يعتقد James Clear، مؤلف كتاب العادات الذرّية، أن الناس يمنحون التحفيز أهمية أكبر من اللازم، ويقول:
لا تنتظر الدافع لكي تبدأ. ضع نظامًا لعاداتك، فالدافع يأتي من العمل وليس العكس.
لذلك، فإن تحويل التخطيط إلى عادة يومية ثابتة مهم للغاية. في بعض الأيام نشعر بطاقة عالية ونُعدّ قائمة مهام طموحة، ولكن هذه الأيام ليست القاعدة، إنها الاستثناء. علينا متابعة مهامنا حتى في الأيام التي نشعر فيها بالتعب الشديد أو نرغب فقط في البقاء في السرير. بل إن التخطيط في مثل هذه الأيام أكثر أهمية.
ابدأ بضبط منبّه ليذكّرك بجلسة التخطيط اليومية في وقت ثابت. ولجعل العادة أسهل، اربط جلسة التخطيط بعادة موجودة مسبقًا، مثل:
- شرب القهوة الصباحية
- الاستماع إلى الموسيقى
- روتين بدء العمل
عندما ترى النتائج مباشرة، مثل شعورك بالنظام والتركيز والدافع، سيصبح ترسيخ هذه العادة أسهل بكثير. ومع مرور الوقت، سيصبح التخطيط اليومي جزءًا طبيعيًا من حياتك اليومية، وستلاحظ تأثيره المباشر على إنتاجيتك وتنظيمك.
١١) أنجِز مهامك اليومية حسب ترتيب الأولويات
بما أنك حدّدت مسبقًا أولوياتك في خطة اليوم، فابدأ بتنفيذ المهام وفق هذا الترتيب. العمل حسب الأولوية يساعدك على الحفاظ على التركيز ومنع تراكم المهام.
١٢) عدِّل خطة يومك عند الضرورة
على الرغم من أهمية الالتزام بخطتك اليومية قدر الإمكان، قد تطرأ ظروف تجعل التعديل ضروريًا. في هذه الحالات، انقل المهام المرنة أو الأقل أهمية إلى يوم آخر.
ولكن انتبه:
لا تسمح للمهام بأن تتكدّس أو تُرحَّل باستمرار إلى اليوم التالي. وإذا لاحظت حدوث ذلك بشكل متكرر، فجرّب تخصيص وقت أكبر لإنجاز المهام في يومها بدلًا من إعادة تخطيط الأيام القادمة بالكامل.
١٣) اشطب المهام المنجزة
شطب المهام يعطي شعورًا قويًا بالرضا والإنجاز. ولا تنسَ نقل المهام غير المكتملة إلى خطة اليوم التالي حتى لا تضيع من جدولك.
١٤) كافئ نفسك!
بعد إنهاء مهامك والالتزام بخطتك، امنح نفسك مكافأة بسيطة تعزّز شعورك بالنجاح، مثل:
- الاسترخاء في حوض الاستحمام،
- مشاهدة برنامجك المفضل،
- أو تناول حلوى خفيفة.
هذه المكافآت الصغيرة تحفّزك على الاستمرار وتحافظ على طاقتك الإيجابية.
١٥) قيّم خطة يومك بانتظام
من المهم مراجعة خطتك من وقت لآخر لمعرفة ما إذا كانت مناسبة لأسلوب حياتك. انظر إلى مخطط يومك، وقيّم في الوقت نفسه شعورك العام.
اسأل نفسك:
- هل أنجزت معظم المهام؟
- هل تشعر بالإنتاجية والرضا؟
إذا كانت الإجابة نعم، فهذا يعني أن خطتك تعمل جيدًا.
أما إذا لاحظت أنك تؤجل المهام باستمرار وتشعر بانخفاض الإنتاجية، فقد تحتاج إلى تعديل خطتك.
راقب المهام المتأخرة وحدّد أين تكمن المشكلة. فإذا كانت المهمة المتأخرة مهمة بالنسبة لك، مثل الرياضة، قد تحتاج إلى إعادة ترتيب أولوياتك أو مراجعة الوقت المخصص لها.
تذكّر:
مراجعة خطتك وتعديلها أمر طبيعي تمامًا. يستغرق الأمر بعض الوقت حتى يجد كل شخص الإيقاع والخطة الأنسب له.
١٦) خُذ استعدادك لليوم التالي في الحسبان أثناء التخطيط اليومي
ابدأ بالتحضير لليوم التالي من الليلة السابقة حتى توفّر على نفسك الوقت والجهد. اختر ملابس الغد ورتّبها مسبقًا كي لا تضطر للبحث عنها صباحًا. ضع الأدوات التي تحتاجها على المكتب، وعلّق مفاتيحك قرب الباب. بهذه الطريقة يمكنك أن تبدأ يومك بسهولة ومن دون إضاعة وقت، وتكون جاهزًا للمهام القادمة.
١٧) استخدم أسلوبًا مناسبًا لإدارة الوقت
ابتلع ضفدعك أولًا (Eat the Frog)
تطلب منك طريقة Eat the Frog اختيار مهمة واحدة مهمّة لليوم والبدء بها قبل أي شيء آخر. هذه الطريقة فعّالة جدًا لتطبيق «هايلايت» يومك، لأن الضفدع غالبًا يكون المهمة التي تفضّل تأجيلها أو تتجنبها. ولذلك يُسمّى إنجازها بـ أكل الضفدع.
أثناء جلسة التخطيط اليومية، ضع «الضفدع» الخاص بك في أعلى قائمة المهام، وحدّد له وقتًا واضحًا. أما بقية المهام، فرتّبها تحته.
تقنية بومودورو (Pomodoro)
تُعدّ تقنية بومودورو من أفضل أساليب إدارة الوقت للأشخاص الذين يفضّلون العمل في فترات قصيرة تتخلّلها استراحات منتظمة.
طُوِّرت هذه الطريقة في أواخر الثمانينيات على يد Francesco Cirillo الذي استخدم مؤقّت مطبخ على شكل حبّة طماطم Pomodoro بالإيطالية، ومن هنا جاءت تسمية التقنية.
تتكوّن طريقة بومودورو من الخطوات التالية:
- أحضِر مؤقّتًا (Timer).
- اضبطه على ٢٥ دقيقة من العمل المركّز على مهمة واحدة فقط، ولا تتوقف حتى يرنّ المؤقّت.
- عند انتهاء الوقت، دوّن ما أنجزته خلال الجلسة.
- خُذ استراحة قصيرة لمدة ٥ دقائق.
- بعد إكمال أربع بومودورو، خُذ استراحة أطول تتراوح بين ٢٠ إلى ٣٠ دقيقة.
وللاستفادة من هذه التقنية في تخطيط يومك، قَدّر مسبقًا عدد جلسات البومودورو التي يحتاجها كل عمل في قائمتك. يمكنك كتابة عدد الجلسات بجانب كل مهمة، سواء بهيئة رقم یا رمز حبّة طماطم. تساعدك هذه الطريقة على إدراك الوقت الفعلي الذي يحتاجه كل عمل، وتفرض عليك التخطيط وفق مدة واقعية ومنطقية بدل حدس تصادفی.
تعرّف أكثر على تقنيات إدارة الوقت
١٨) تخلّص من مصادر التشتّت
حافظ على تركيزك من خلال إزالة المشتّتات الشائعة التي تُبعدك عن أهدافك. إذا كان معظم عملك على الحاسوب، فأغلق ما أمكن من البرامج، واعمل بعدد محدود من التبويبات المفتوحة.
ضع هاتفك على وضع الصامت وأوقف الإشعارات خلال فترة العمل المركّز. يمكنك أيضًا استخدام أدوات حجب المواقع مثل Self Control أو Freedom لمنع الوصول إلى المواقع التي تشتّت انتباهك خلال مدة محددة.
١٩) تتبّع وقتك
تمامًا كما يساعدك تتبّع الميزانية على تقليل الإنفاق، فإن تتبّع الوقت يساعدك على استخدامه بطريقة أكثر فاعلية. استخدم أداة مخصّصة لـ سجلّ الوقت مثل تلك المتوفرة في تسک براوز.
يقدّم تسک براوز نظام سجل الوقت مزوّدًا بمؤقّت دقيق، مما يسمح لك بما يلي:
- تسجيل الوقت المستغرق في كل مهمة بشكل تلقائي،
- معرفة أين يذهب وقتك خلال يومك،
- تحليل أنماط العمل وتحسين إنتاجيتك،
- وتتبّع الجهد المبذول على هر مشروع أو نشاط.
يساعدك سجلّ الوقت في تسک براوز على رؤية صورة واضحة عن يومك، واتخاذ قرارات أفضل حول كيفية إدارة وقتك.
الخلاصة
يساعدك وجود خطة يومية واضحة على إدارة وقتك بكفاءة أعلى وتحقيق إنتاجية أكبر. فمع التخطيط اليومي، تستطيع إنجاز المزيد من المهام، وتقلّ احتمالية نسيان الأعمال أو الوقوع في التشتّت.
قد يستغرق تدوين الخطة والالتزام بها بعض الوقت في البداية، ولكنك ستقدر فائدتها سريعًا؛ فهي تساعدك على تقليل التوتر وتعطيك شعورًا أكبر بالسيطرة على حياتك.
كما يمنحك التخطيط اليومي القدرة على تتبع سلوكك وتنظيمه من خلال تسجيل المهام التي يجب إنجازها والمهام التي أنجزتها بالفعل، الأمر الذي يعزز من وضوحك ويساعدك على تطوير عادات عمل أفضل وأكثر استقرارًا.