كيف يمكن أن نساعد؟
لوحة معلومات
في تسك براوز ومن خلال جدول المشاريع، يمكنك بالنقر على عنوان المشروع ثم الانتقال إلى تبويب لوحة المعلومات مشاهدة مجموعة من الرسوم البيانية التي تعرض الحالة الحالية للمشروع، كما يمكنك إعادة ترتيبها بسهولة عبر السحب والإفلات (Drag & Drop).
1) حالة المهمة
أول ما يلفت الانتباه هو مخطط حالة المهام. فهو يخبرنا بسرعة: ما نسبة المهام التي لم تبدأ بعد؟ ما الذي يتم تنفيذه الآن؟ وما الذي تم إنجازه بالفعل؟
2) تأخير المشروع / الوقت المتبقي
السؤال الأهم: هل يتم في الوقت المناسب؟ كيف هو وضعنا مقارنة بالموعد النهائي (Deadline)؟ هنا يصبح موضوع الجدولة والتأخير أكثر جدية.
يحسب هذا المخطط ويعرض:
عدد الأيام المتبقية حتى تاريخ انتهاء المشروع، أو
عدد الأيام التي تأخر فيها المشروع (إذا انقضى تاريخ الانتهاء)، موضحًا بالأيام والنسبة المئوية.
وهنا تقوم لوحة المعلومات بخطوة ذكية؛ فبدلاً من أن تخبرك فقط بوجود 8 أيام تأخير، تعرض التأخير كنسبة مئوية. فمثلًا، تأخير 8 أيام في مشروع مدته 10 أيام يعني تأخيرًا بنسبة 80٪. لماذا هذا مهم؟ لأن 8 أيام في مشروع مدته سنة قد لا تكون مشكلة كبيرة، لكن 80٪ تأخير في أي مشروع يعني كارثة. النسبة المئوية تُظهر حجم المشكلة بوضوح.
3) النسبة المئوية للإكتمال
مقارنة النسبة المئوية (%) للإكتمال بالنسبة المئوية المخطط لإكمالها. هذان الرقمان في غاية الأهمية. أحدهما يخبرنا أين نحن الآن، والآخر يخبرنا أين كان يجب أن نكون وفق الخطة. قصة نجاح أو فشل مشروعك تكمن في الفجوة بين هذين الرقمين.
النسبة المئوية (%) للإكتمال؟ ببساطة، لا يهتم بالتقويم أو التواريخ، بل ينظر فقط إلى العمل الذي أُنجز فعليًا. كأننا نسأل المشروع: بناءً على الجهد المبذول والعمل المنجز، كم نسبة ما أتممناه فعلاً من المشروع؟
عبء العمل المقدر الحالي للمهمة/ الوقت الفعلي للمهمة = النسبة المئوية للإكتمال المهمة
النسبة المئوية للإكتمال للمشروع = المتوسط المرجح لنسبة تقدم مهامه
*الوزن في هذه الصيغة هو حجم العمل التقديري الأولي لكل مهمة.
أما النسبة المئوية المخطط لإكمالها فهو العكس تمامًا. لا ينظر إلى العمل المنجز، بل إلى التقويم فقط. إذا بدأنا في أول الشهر وكان من المفترض الانتهاء في آخره، ونحن الآن في منتصف الشهر، فيجب أن يكون التقدم 50٪. وعندما نقارن هذا الرقم بالتقدم الفعلي، تظهر الصورة الحقيقية للمشروع.
4) مشاركة المستخدمين من المهام المقدرة
المخطط يمثل عالم التخطيط الجميل. هل تذكرون عندما وزعنا المهام في بداية المشروع؟ هذا هو التوزيع التقديري لعبء العمل لكل عضو بناءً على التقديرات الأولية — خريطة الطريق على الورق. إذا كان فريق المهام يتكون من ثلاثة أشخاص، على سبيل المثال، فإن حصة كل شخص ستكون ثلث حجم العمل المقدر.
5) مشاركة المستخدمين من المهام العمل الفعلي
هذا هو الواقع. هذا المخطط يوضح كم من الوقت صرف كل عضو فعليًا. يوضح هذا الرسم البياني الدائري حصة كل مستخدم من العمل الفعلي. يتم حسابها عن طريق قسمة الوقت الفعلي المسجل للمستخدم لمهام المشروع على إجمالي الوقت الفعلي المسجل لمهام المشروع.
6) جودة تعريف المهام
هذا المخطط هو بمثابة تقرير تقييم لعملية التخطيط نفسها. فهو يوضح نسبة المهام التي حددنا لها منذ البداية تاريخ بدء، وتاريخ استحقاق، وعبء عمل أولي مُقدَّر.
وأساس التخطيط الجيد هو التقدير الدقيق. فإلى أي مدى كانت تقديراتنا دقيقة؟ لوحة المعلومات تجيب عن هذا السؤال أيضًا.
7) المهام المقدرة بتقدير زائد
أول مشكلة: التقدير المبالغ فيه. أي أننا نخصص أربع ساعات لمهمة تستغرق ساعتين. قد يبدو الأمر آمنًا، لكنه يهدر الموارد ويبطئ المشروع.
تقوم اللوحة باكتشاف ذلك بذكاء: إذا كان الوقت الفعلي أقل بكثير من عبء العمل المقدر (مثلًا أقل من 95٪ منه)، يتم تمييز المهمة كتقدير مبالغ فيه. ويعرض مخطط أخطاء التقدير نسبة هذه المهام من إجمالي المهام.
8) المهام المقدرة بأقل من قيمتها
والوجه الآخر الأكثر خطورة: التقدير الأقل من اللازم. أي التفاؤل الزائد، كأن نعتقد أن مهمة تحتاج خمس ساعات يمكن إنهاؤها في ساعتين. النتيجة: ضغط على الفريق، انخفاض الجودة، وفقدان المواعيد النهائية.
وهنا أيضًا قاعدة مشابهة: إذا تجاوز الوقت الفعلي 105٪ من عبء العمل المقدر، فهذا يعني أننا قللنا من التقدير. ويعرض المخطط نسبة هذه الحالات أيضًا.
9) تأخير المهام
أما المخطط الأخير فهو مخطط تأخر المهام، ويعرض أمرين:
أولًا: نسبة المهام غير المكتملة التي تجاوزت موعدها النهائي، من خلال قسمة عدد المهام المتأخرة على إجمالي المهام.
ثانيًا: مستوى الالتزام بالمواعيد، عبر قياس مدة التأخير مقارنة بطول المشروع، ليُظهر شدة التأخير نسبةً إلى المدة الكلية.