تخيل أن فريقك يعمل على إطلاق مشروع جديد، وتحتاج إلى طريقة بسيطة وفعالة لمتابعة تقدم العمل. يجب أن تكون قادرًا على رؤية من يعمل على أي مهمة، وفي أي مرحلة توجد كل مهمة، ومتى يحين موعد تسليمها.
بدلاً من مراجعة المستندات، والجداول الممتدة، والبريد الإلكتروني، والرسائل المختلفة باستمرار، يمكنك عرض كل هذه المعلومات بشكل موحد وبصري من خلال لوحة كانبان واحدة.
للتعرف الكامل على نظام كانبان، ولوحة كانبان، ولمعرفة أحد البرامج المناسبة لتطبيق هذا الأسلوب، تابع قراءة هذه المقالة حتى النهاية. سنتناول أيضًا تاسك براوز كأداة عملية لتنفيذ نظام كانبان بسهولة وكفاءة.
جدول المحتويات
ما هو الكانبان؟
الكانبان هو أسلوب لإدارة العمل تم تطويره استنادًا إلى مبادئ الإدارة الرشيقة (Agile)، ويهدف إلى التحسين المستمر للعمليات وزيادة كفاءة الفرق. يُعد هذا النظام شائعًا بشكل خاص في المشاريع البرمجية ومجالات الإنتاج والتصنيع.
في نظام الكانبان، يتم تمثيل المهام والأعمال المختلفة على شكل بطاقات تُعرض على لوحة تُعرف باسم لوحة كانبان. تتكون هذه اللوحة من أعمدة متعددة، حيث يُمثّل كل عمود مرحلة من مراحل سير العمل. تنتقل البطاقات من عمود إلى آخر لتعكس تقدُّم كل مهمة من مرحلة إلى أخرى حتى اكتمالها.
يمكن استخدام أدوات مثل تاسك براوز لتطبيق هذا النظام رقميًا بطريقة سهلة وفعالة، مما يُسهل على الفرق متابعة العمل وتحديد الأولويات وتحقيق نتائج أفضل.
تاريخ الكانبان
تم تطوير نظام الكانبان في أواخر الأربعينيات من القرن العشرين على يد المهندس الياباني تاييشي أونو (Taiichi Ohno) في شركة تويوتا. وقد لاحظ أنه من خلال دمج مبادئ التصنيع الرشيق (Lean Manufacturing)، يمكن تحسين نظام الإنتاج في تويوتا بشكل كبير.
بدلًا من إنتاج السلع استنادًا إلى توقعات الطلب، اعتمد نظام الكانبان، المعروف أيضًا باسم نظام الإنتاج حسب الطلب (Just-in-Time – JIT)، على إنتاج وإعادة تزويد المنتجات بناءً على الطلب الفعلي من العملاء. وقد أدى ذلك إلى تحويل عملية الإنتاج من نظام “الدفع” (حيث تُدفع المنتجات إلى السوق) إلى نظام “السحب” (حيث تُنتج المنتجات فقط عند الحاجة إليها). هذا التغيير مكّن تويوتا من تقليل مستويات المخزون بشكل كبير، مع الحفاظ على قدرتها التنافسية في السوق.
كلمة كانبان هي كلمة يابانية تتكوّن من جزئين:
كان (Kan) وتعني إشارة، و بان (Ban) وتعني لوحة، أي لوحة الإشارات.
ورغم أن نظام الكانبان لا يزال يُستخدم على نطاق واسع في البيئات الصناعية، فقد أُعيد النظر فيه في أوائل العقد الأول من القرن الحادي والعشرين ليُستخدم في تطوير البرمجيات، حيث أثبت فعاليته في تنظيم فرق العمل وتحقيق تحسين مستمر في سير العمل.
المبادئ الأساسية للكانبان
يعتمد نظام الكانبان على مجموعة من المبادئ الأساسية التي تساعد الفرق على تنظيم العمل بشكل أفضل، وزيادة الإنتاجية، ودفع المشاريع إلى الأمام بشفافية ووضوح. فيما يلي أهم هذه المبادئ:
1. تصور سير العمل (Visualize the Workflow)
الخطوة الأولى في تطبيق الكانبان هي تصور سير العمل. باستخدام لوحة الكانبان، يتم عرض مراحل تنفيذ المهام (مثل: “قيد التنفيذ”، “بانتظار المراجعة”، “مكتملة”) بشكل بصري وواضح.
هذا التصور يساعد الفريق على معرفة حالة المشروع في كل لحظة.
2. الحد من العمل الجاري (Limit Work In Progress – WIP)
من المفاهيم الأساسية في الكانبان تحديد عدد المهام التي يمكن تنفيذها في كل مرحلة في نفس الوقت. يساعد هذا التقييد على تركيز الفريق، وتسريع إتمام المهام، وتفادي تراكم الأعمال.
3. إدارة التدفق (Manage Flow)
يهدف الكانبان إلى تحسين تدفق العمل داخل الفريق. من خلال مراقبة حركة المهام عبر اللوحة، يمكن تحديد نقاط الاختناق أو التأخير واتخاذ الإجراءات المناسبة لتحسين سير العمل.
4. توضيح السياسات والإجراءات (Make Policies Explicit)
من المهم أن تكون القواعد والتوقعات واضحة للجميع. وضوح السياسات يساعد أعضاء الفريق على فهم العملية بشكل موحد ويمنع سوء الفهم أو التداخل في المهام.
5. تنفيذ دورات التغذية الراجعة (Implement Feedback Loops)
يساهم عقد الاجتماعات الدورية، مثل الاجتماعات اليومية (Daily Standup) أو اجتماعات المراجعة (Retrospective)، في اكتشاف المشكلات بشكل أسرع، واتخاذ خطوات فعالة للتحسين المستمر.
6. التحسين المستمر (Continuous Improvement – Kaizen)
الكانبان ليس نظامًا ثابتًا، بل هو فلسفة قائمة على التعلم المستمر والتطوير الدائم. من خلال مراقبة مؤشرات مثل زمن إنجاز المهام (Lead Time) أو عدد المهام المُنجزة، يمكن للفريق تحديد فرص التحسين وتنفيذها بشكل تدريجي.
نقاط مهمة قبل تنفيذ الكانبان داخل الفرق
قبل البدء في تطبيق نظام الكانبان داخل فريقك، من الضروري فهم بعض المبادئ التوجيهية التي تساعد على نجاح التنفيذ وتجنّب الفوضى أو المقاومة. إليك أهم النقاط التي ينبغي مراعاتها:
1. ابدأ بما تقوم به حاليًا
يمكنك تطبيق الكانبان على سير العمل الحالي دون الحاجة إلى تغييره كليًا. وعلى عكس بعض منهجيات Agile الأخرى مثل سكرم (Scrum) التي تعتمد على بنية صارمة، يتميّز الكانبان بالمرونة الكافية ليتكيّف مع طرق العمل الحالية لفريقك.
2. نفّذ التغييرات بشكل تدريجي
التغييرات الكبيرة قد تؤدي إلى الارتباك، وقد لا يعمل النظام الجديد بالشكل المطلوب.
يعتمد الكانبان على التحسين التدريجي والتغيير الصغير، لذلك من الأفضل البدء بخطوات بسيطة وتطوير سير العمل خطوة بخطوة.
3. احترم العمليات والأدوار والمسؤوليات الحالية
يُقدّر الكانبان البنية الحالية لعمل الفريق.
فمن الممكن أن تحتوي العمليات الحالية على عناصر فعالة، قد تُفقد في حال تم تغيير النظام بالكامل.
لذلك يُفضَّل المحافظة على ما هو مفيد وتطوير ما يحتاج إلى تحسين.
4. شجّع على المبادرة والتغيير في جميع المستويات
يؤمن الكانبان بأن التغيير لا يجب أن يأتي فقط من الإدارة العليا.
بل يُشجّع جميع أعضاء الفريق على تقديم أفكارهم، واقتراح طرق جديدة لتطوير العمل، والمبادرة في المشاريع والتحسينات، مما يُعزّز ثقافة التعاون والانفتاح.
ما هو لوحة كانبان؟
تستخدم فرق كانبان أداة تُسمى لوحة كانبان لإدارة حجم العمل وتدفق المشاريع الخاصة بهم. تساعد هذه اللوحات الفرق على رؤية حالة المهام وتقدّم العمل بشكل واضح وبصري.
في لوحة كانبان، يتم تنظيم عرض حالة العمل باستخدام أعمدة مختلفة، حيث يمثل كل عمود مرحلة معينة من عملية العمل. على سبيل المثال، يمكن أن تتضمن لوحة كانبان بسيطة الأعمدة التالية:
- To Do (للقيام به): المهام والأعمال التي يجب تنفيذها.
- In Progress (قيد التنفيذ): المهام التي يتم العمل عليها حالياً.
- Done (تم الإنجاز): المهام والأعمال التي تم إنهاؤها.
يتم ملء كل عمود ببطاقات، تمثل كل بطاقة مهمة أو نشاط محدد. تقوم الفرق بنقل المهام من عمود إلى آخر حتى تكتمل الأعمال. تساعد هذه العملية الفرق على متابعة حالة وتقدّم العمل بدقة.
حالياً، يمكنك استخدام لوحة كانبان بشكل فعلي أو إدارة العمليات عبر الإنترنت. استخدام لوحة كانبان عبر الإنترنت هو حل أبسط بكثير للفرق البعيدة أو الافتراضية، ويوفر إدارة أكثر فاعلية للمهام. جرّب لوحة تاسك براوز.
مراحل تنفيذ كانبان
۱. تصور العمل بصرياً
أحد أكبر فوائد كانبان هو أنه يمكنك رؤية المهام أثناء انتقالها من مرحلة إلى أخرى. تساعدك هذه الطريقة على الحصول على صورة شاملة لتدفق العمل ورؤية الحالة الحالية لكل مهمة في الوقت الفعلي.
۲. تحديد الحد الأقصى للمهام قيد التنفيذ
القيود على العمل قيد التنفيذ أو WIP (Work In Progress) تعني أنه في أي وقت يمكن أن تكون عدد محدود فقط من المهام موجودة في عمود معين على لوحة كانبان. تساعد هذه القيود الفريق على التركيز على عدد محدود من المهام. في طريقة كانبان، الهدف الرئيسي هو نقل المهام بسرعة من مرحلة إلى أخرى حتى تكتمل، وليس بقاءها طويلاً في حالة “قيد التنفيذ”. عندما تكون العديد من المهام قيد التنفيذ في الوقت نفسه، قد تتأخر بعض المهام أو يحدث ارتباك وانخفاض في كفاءة الفريق.
۳. إدارة تدفق العمل
إدارة تدفق العمل في كانبان تعني تحسين حركة المهام من بداية العملية حتى نهايتها. الهدف الرئيسي من إدارة التدفق هو ضمان انتقال المهام بسلاسة وبدون توقف من عمود إلى آخر على لوحة كانبان.
نقاط رئيسية لإدارة تدفق العمل:
- تحديد وإزالة الاختناقات: الاختناقات هي النقاط في العملية حيث يتباطأ أو يتوقف تدفق العمل، وقد يكون ذلك بسبب نقص الموارد، مشاكل تقنية، أو قرارات غير مكتملة. من خلال إدارة التدفق، يمكنك تحديد هذه الاختناقات وحلها لجعل العملية أكثر سلاسة.
- التسليم في الوقت المناسب: من خلال إدارة التدفق بشكل صحيح، يمكنك التأكد من أن المهام أو المنتجات الجديدة يتم تسليمها في الوقت المناسب وتظل ذات قيمة وضرورية، مما يزيد من القيمة المقدمة للعملاء.
۴. توضيح قوانين العملية
في كانبان، تنتقل المهام بسرعة من مرحلة إلى أخرى، لذلك من المهم أن يمتلك فريقك قوانين واضحة ومحددة لمعرفة كيفية تنفيذ المهام وتحقيق الأهداف. هذه القوانين تعمل كدليل لتطبيق طريقة كانبان في فريقك.
نصائح لتوضيح قوانين العملية:
- تعريف دقيق للقوانين: يجب تحديد شروط كل مهمة في كل مرحلة من العملية والإجراءات اللازمة لنقلها للمرحلة التالية، مثل الحاجة لمراجعة أو اعتماد المهمة قبل الانتقال.
- تواصل واضح: يجب أن يعرف جميع أعضاء الفريق القوانين جيداً ويفهموها بوضوح لتجنب أي ارتباك.
- تشجيع المشاركة: أحد مبادئ كانبان هو أن التحسينات يمكن أن تأتي من جميع أعضاء الفريق. يجب أن تتاح الفرصة للجميع للمشاركة في تحسين وتعديل القوانين ومشاركة آرائهم، مما يعزز شعورهم بالمسؤولية والالتزام.
- التكيف والتحسين المستمر: يجب تحديث قوانين العملية وفقاً لاحتياجات الفريق والمشاريع المتغيرة لضمان تحسين مستمر وزيادة الكفاءة.
۵. تنفيذ دورات التغذية الراجعة
في كانبان، يجب جمع التغذية الراجعة من مجموعتين: العملاء والفريق الداخلي.
- العملاء: احصل على ملاحظاتهم حول جودة وفعالية الحلول المقدمة. إذا كان هناك مشاكل، مثل أخطاء في الكود أو عيوب في المنتج، قم بمراجعة تدفق كانبان وتخصيص وقت إضافي للتقييم والتحسين.
- الفريق: تحدث باستمرار مع الفريق حول عملية تنفيذ كانبان. كيف يشعرون تجاه النتائج؟ هذا يوفر فرصة لتعزيز القيادة على جميع المستويات وتحسين قوانين العملية داخل الفريق.
۶. تحسين التعاون والتطور التدريجي
كانبان يركز على التحسين المستمر والتطور التدريجي للعمليات. يعني هذا أن فريقك يجب أن يسعى دائماً للعثور على طرق لتحسين أساليب العمل، وقد تعمل أنظمة أخرى إلى جانب كانبان لدعم هذا التحسين.
نصائح حول تحسين التعاون والتطور التدريجي:
- التطور التدريجي: يركز كانبان على التطوير التدريجي بدلاً من التغييرات الكبيرة المفاجئة، ما يعني تنفيذ التحسينات بشكل مرحلي ومدروس لضمان تكيف الفريق والتغلب على أي مشاكل محتملة.
- التعاون بين أعضاء الفريق: يجب أن يشارك الجميع في عملية التحسين، وتقديم اقتراحاتهم لتعزيز العمليات وأساليب العمل، مما يجعل الفريق أكثر كفاءة بمرور الوقت.
- التجربة والابتكار: التحسين المستمر يعني الاستعداد لتجربة طرق جديدة، سواء بدمج أساليب أخرى مثل سكرام مع كانبان أو إدخال تغييرات صغيرة على العمليات الحالية للوصول لأفضل الممارسات.
مزايا و عيوب لوحة كانبان
هل يجب على فريقك استخدام كانبان؟ لا يوجد جواب صحيح أو خاطئ لهذا السؤال، لكن فيما يلي بعض مزايا وعيوب طريقة كانبان لمساعدتك على اتخاذ القرار بناءً على ظروف فريقك.
مزايا لوحة كانبان:
- تصوير تدفق العمل بصرياً: يعرض كانبان تدفق العمل بشكل بصري باستخدام اللوحات والبطاقات، مما يساعد الفريق على فهم المرحلة الحالية لكل مهمة وكمية العمل المتبقية بسهولة.
- المرونة: إحدى أكبر مزايا كانبان هي قدرته على الاندماج مع العمليات القائمة. على عكس طرق مثل سكرام، يسمح كانبان للفريق بإجراء تغييرات تدريجية والتكيف مع الظروف الجديدة بسهولة.
- التركيز على التحسين المستمر: يمكّن كانبان الفرق من تقييم العمليات وتحسينها بشكل مستمر، مع التركيز على زيادة الكفاءة.
- تقليل الاختناقات: من خلال المراقبة والإدارة الدقيقة لتدفق العمل، يساعد كانبان على تحديد وحل الاختناقات، مما يزيد سرعة التسليم ويقلل التأخيرات.
- تقليل تعدد المهام: عن طريق تحديد الحد الأقصى للمهام قيد التنفيذ (WIP)، يساعد كانبان الفرق على التركيز على المهام الفردية ومنع تشتيت الانتباه بين الأعمال المختلفة.
عيوب لوحة كانبان:
- غياب تحديد الأدوار: في كانبان، لا يتم تعريف أدوار ومسؤوليات دقيقة لأعضاء الفريق، مما قد يسبب ارتباكاً، خصوصاً في الفرق التي تحتاج إلى هيكل واضح.
- الحاجة إلى الدافعية الذاتية: يتطلب كانبان أن يكون أعضاء الفريق ذوي دافعية عالية. في الفرق التي تحتاج إلى توجيه وإشراف مباشر، قد تكون هذه الطريقة تحدياً.
- الحاجة إلى الانضباط العالي: يحتاج كانبان إلى انضباط شديد لضمان انتقال المهام من مرحلة إلى أخرى في الوقت المناسب وبشكل صحيح. بدون الالتزام بهذا الانضباط، قد يصبح النظام غير فعال.
- غير مناسب للمشاريع المعقدة جداً: في المشاريع التي تتطلب تخطيطاً وتنسيقاً دقيقاً وطويل الأمد، قد لا يكون كانبان وحده كافياً، وقد يكون من الضروري دمجه مع طرق أخرى مثل سكرام.
- غياب الإطار الزمني المحدد: على عكس طرق مثل سكرام التي تتضمن سباقات زمنية (Sprints) محددة، لا يمتلك كانبان إطاراً زمنياً محدداً، مما قد يسبب مشاكل للفرق التي تعتمد على إدارة الوقت بدقة.
البرنامج الإلكتروني لإدارة كانبان
على الرغم من أن اللوحة التقليدية لكانبان لا تزال أداة فعالة في إدارة المشاريع، فإن استخدام برنامج إلكتروني مثل تاسك براوز يمكن أن يعزز بشكل كبير عملية التحسين المستمر للفريق. يوفر تاسك براوز إمكانية تصور تدفق العمل، إدارة المهام، وتتبع التقدّم في بيئة ديناميكية وتفاعلية.
تساعد برامج كانبان الإلكترونية على تحسين إنتاجية الفريق من خلال:
- تقديم رؤية دقيقة لتدفق العمل.
- تحديد وإزالة الاختناقات.
- قياس القدرة الإنتاجية ومدة إنجاز المشروع.
- أتمتة المهام المتكررة.
بالإضافة إلى ذلك، من خلال دمج أدوات التحليل والتقارير، يمكن للفرق الحصول على رؤى أعمق وتحسين عملياتها بشكل مستمر.
خطوات استخدام لوحة كانبان في تاسك براوز:
- التسجيل: قم بالتسجيل المجاني في تاسك براوز.
- الوصول إلى لوحة المهام: اضغط على أيقونة Task Board، وسترى الأعمدة الثلاثة: للقيام به، قيد التنفيذ، وتم الإنجاز.
- إضافة مهمة جديدة: لإنشاء بطاقة جديدة على اللوحة، اضغط على +.
- تغيير حالة المهمة: باستخدام السحب والإفلات (Drag & Drop)، حرك المهمة إلى عمود قيد التنفيذ.
- إدارة المهام: قم بتخطيط المهمة، تسجيلها في التايم شيت، وإرفاق الملفات الضرورية.
- إنهاء المهمة: بعد الانتهاء من العمل، انقل المهمة إلى عمود تم الإنجاز.