مراحل إدارة المشاريع

إدارة المشاريع هي نهج منظم للتخطيط والتنفيذ والمراقبة وإتمام المشاريع. يحدد دليل إدارة المشاريع (PMBOK) خمس مراحل أساسية لإدارة المشاريع بفعالية. تضمن هذه المراحل أن تكون المشاريع متوافقة مع أهداف المنظمة، ومكتملة في الوقت المحدد، وضمن الميزانية، وتلبي توقعات الأطراف المعنية. مراحل إدارة المشاريع:

• الإطلاق
• التخطيط
• التنفيذ
• المراقبة والتحكم
• الإغلاق

لإدارة المشاريع، يمكنكم استخدام برنامج تاسك براوز الإلكتروني:

التسجيل المجاني في تاسك براوز

الفرق بين مراحل إدارة المشاريع ومجالات المعرفة

عند الحديث عن إدارة المشاريع، من المهم التمييز بين مراحل إدارة المشاريع و مجالات المعرفة (Knowledge Areas).

مراحل إدارة المشاريع هي الخمس خطوات الرئيسية التي يمر بها أي مشروع: الإطلاق، التخطيط، التنفيذ، المراقبة والتحكم، والإغلاق. هذه المراحل توضّح التسلسل الزمني للعمل وكيف ينتقل المشروع من البداية إلى النهاية.

أما مجالات المعرفة فهي الجوانب المتخصصة التي يجب إدارتها في كل مرحلة، مثل: إدارة الوقت، إدارة التكلفة، إدارة الجودة، إدارة المخاطر، وإدارة الموارد. هذه المجالات ليست مرتبطة بمرحلة واحدة فقط، بل ترافق المشروع في جميع مراحله.

بمعنى آخر:

• المراحل تجيب على سؤال “متى وماذا نفعل؟”
• بينما مجالات المعرفة تجيب على سؤال “كيف ندير كل جانب من جوانب المشروع؟”

هذا التفريق يساعد مديري المشاريع على تنظيم العمل بشكل أفضل، وضمان عدم إهمال أي جانب أساسي خلال دورة حياة المشروع.

أهمية مراحل إدارة المشاريع

اتباع المراحل الخمس لإدارة المشاريع (الإطلاق – التخطيط – التنفيذ – المراقبة والتحكم – الإغلاق) ليس مجرد إجراء شكلي، بل هو مفتاح نجاح أي مشروع. هذه المراحل تعمل كخريطة طريق تضمن أن المشروع يسير بشكل منظم، وأن جميع الأطراف المعنية لديهم رؤية مشتركة لما يجب إنجازه ومتى وكيف.

لماذا هي مهمة؟

• تنظيم العمل: تقسيم المشروع إلى مراحل واضحة يمنع الفوضى ويجعل كل عضو في الفريق يعرف ما هو متوقّع منه.
• توفير الوقت والمال: من خلال التخطيط والمتابعة المستمرة يمكن تجنّب الهدر في الموارد أو الانحراف عن الميزانية.
• تحقيق الأهداف الاستراتيجية: المراحل تساعد على ربط المشروع بأهداف المؤسسة الكبرى، وليس فقط إنجاز المهام اليومية.
• زيادة الشفافية والمساءلة: كل مرحلة تنتج وثائق ونتائج واضحة، مما يسهّل مراقبة التقدّم واتخاذ القرارات الصحيحة.

مخاطر تجاهل مراحل إدارة المشاريع:

• تجاهل مرحلة الإطلاق: البدء دون تحديد نطاق وأهداف واضحة يؤدي إلى ارتباك في الفريق وفقدان الدعم من الأطراف المعنية.
• تجاهل مرحلة التخطيط: يعني الدخول في التنفيذ بدون خريطة طريق، مما يرفع احتمالية فشل المشروع بسبب سوء تقدير الوقت أو الموارد.
• تجاهل مرحلة التنفيذ المنظمة: يؤدي إلى ضعف التنسيق بين الفرق وتكرار الأخطاء.
• تجاهل المراقبة والتحكم: قد يخرج المشروع عن المسار المحدّد دون أن يلاحظ أحد حتى يفوت الأوان.
• تجاهل الإغلاق: يفقد الفريق فرصة تقييم الدروس المستفادة، وتبقى الثغرات نفسها تتكرر في المشاريع المستقبلية.

1. مجموعة عمليات الإطلاق

تتضمن مجموعة عمليات الإطلاق تعريف مشروع جديد أو مرحلة جديدة من مشروع قائم. تركز هذه المرحلة على الحصول على تفويض لبدء المشروع ومحاذاة توقعات الأطراف المعنية. الأنشطة الرئيسية تشمل:

– تحديد النطاق الأولي.

– الالتزام بالموارد المالية الأولية.

– تحديد الأطراف المعنية الرئيسية.

– تطوير ميثاق المشروع لتفويض المشروع رسميًا:

تطوير ميثاق المشروع هو عملية تطوير وثيقة تأذن رسميًا بوجود مشروع وتزود مدير المشروع بسلطة تطبيق الموارد التنظيمية على أنشطة المشروع. وتتمثل الفوائد الرئيسية لهذه العملية في أنها توفر رابطًا مباشرًا بين المشروع والأهداف الإستراتيجية للمنظمة، وتنشئ سجلاً رسميًا للمشروع، وتُظهر الالتزام التنظيمي بالمشروع. يتم تنفيذ هذه العملية مرة واحدة، أو في نقاط محددة مسبقًا في المشروع.

الفوائد الرئيسية:

– تضمن أن تكون المشاريع متوافقة مع الأهداف الاستراتيجية للمنظمة.

– تأخذ في الاعتبار الحالة التجارية والفوائد والأطراف المعنية من البداية.

2. مجموعة عمليات التخطيط

تقوم مجموعة عمليات التخطيط بتحديد نطاق المشروع الكلي وتحديد الأهداف وتطوير مسار العمل اللازم لتحقيق تلك الأهداف. تشمل الأنشطة الرئيسية:

– تطوير خطة إدارة المشروع التفصيلية.

– تحديد نطاق المشروع والمنتج.

– إنشاء هيكل تقسيم العمل (WBS):

هيكل تقسيم العمل (WBS) هو عملية تقسيم تسليمات المشروع وعمل المشروع إلى مكونات أصغر وأكثر قابلية للإدارة. والفائدة الرئيسية لهذه العملية هي أنها توفر إطارا لما يجب تسليمه. يتم تنفيذ هذه العملية مرة واحدة أو في نقاط محددة مسبقًا في المشروع.

– تخطيط إدارة الجدول الزمني، التكلفة، الجودة، الموارد، والاتصالات.

– تحديد المخاطر وتطوير استراتيجيات إدارة المخاطر.

اقرأ المزيد عن هيكل تقسيم العمل (WBS).

الفوائد الرئيسية:

– تحدد مسار العمل لإكمال المشروع بنجاح.

– تضمن التعديل المستمر لخطة إدارة المشروع.

3. مجموعة عمليات التنفيذ

تتضمن مجموعة عمليات التنفيذ أداء العمل المحدد في خطة إدارة المشروع لتلبية متطلبات المشروع. تشمل الأنشطة الرئيسية:

– توجيه وإدارة أعمال المشروع:

توجيه وإدارة عمل المشروع هي عملية قيادة وتنفيذ العمل المحدد في خطة إدارة المشروع وتنفيذ التغييرات المعتمدة لتحقيق أهداف المشروع. الميزة الرئيسية لهذه العملية هي أنها توفر الإدارة الشاملة لعمل المشروع والتسليمات، وبالتالي تحسين احتمالية نجاح المشروع. يتم تنفيذ هذه العملية في جميع أنحاء المشروع.

– إدارة المعرفة في المشروع.

– الحصول على الموارد وإدارتها.

– تطوير وإدارة الفريق.

– إدارة الاتصالات ومشاركة الأطراف المعنية.

الفوائد الرئيسية:

– تضمن أداء العمل المطلوب لتلبية متطلبات وأهداف المشروع وفقًا للخطة.

– تستخدم جزءًا كبيرًا من ميزانية المشروع وموارده ووقته.

4. مجموعة عمليات المراقبة والتحكم

تتضمن مجموعة عمليات المراقبة والتحكم تتبع ومراجعة وتنظيم تقدم وأداء المشروع. تشمل الأنشطة الرئيسية:

– مراقبة أعمال المشروع وتقدمها.

– التحكم في التغيرات المتكاملة.

– التحقق من نطاق المشروع ومراقبته.

– مراقبة المخاطر والاتصالات:

مراقبة المخاطر هي عملية مراقبة تنفيذ خطط الاستجابة للمخاطر المتفق عليها، وتتبع المخاطر المحددة، وتحديد وتحليل المخاطر الجديدة، وتقييم فعالية عملية المخاطر في جميع أنحاء المشروع. وتتمثل الفائدة الرئيسية لهذه العملية في أنها تتيح اتخاذ قرارات المشروع بناءً على المعلومات الحالية حول التعرض الشامل لمخاطر المشروع ومخاطر المشروع الفردية. يتم تنفيذ هذه العملية في جميع أنحاء المشروع.

– التحكم في المشتريات ومشاركة الأطراف المعنية.

الفوائد الرئيسية:

– توفر نظرة مستمرة على حالة المشروع.

– تحدد المناطق التي تتطلب اهتمامًا إضافيًا أو إجراءات تصحيحية.

5. مجموعة عمليات الإغلاق

تتضمن مجموعة عمليات الإغلاق إكمال أو إغلاق المشروع أو المرحلة أو العقد. تشمل الأنشطة الرئيسية:

– التحقق من اكتمال جميع تسليمات المشروع.

– إغلاق المشتريات.

– إتمام تقارير المشروع النهائية والوثائق.

– إجراء تقييمات ما بعد المشروع والدروس المستفادة.

الفوائد الرئيسية:

– تضمن إغلاق المشاريع والمراحل والعقود بشكل مناسب.

– توفر خاتمة رسمية للمشروع تشمل تقييم الأداء والنتائج.

الأخطاء الشائعة في مراحل إدارة المشاريع

رغم وضوح مراحل إدارة المشاريع الخمس (الإطلاق، التخطيط، التنفيذ، المراقبة والتحكم، الإغلاق)، إلا أنّ كثيرًا من المؤسسات تقع في أخطاء متكررة تجعل المشاريع أكثر عرضة للتأخير أو الفشل. فيما يلي أبرز هذه الأخطاء:

• في مرحلة الإطلاق:
  • عدم إشراك أصحاب المصلحة الأساسيين منذ البداية.
  • صياغة ميثاق مشروع غير واضح أو غير مكتمل.
• في مرحلة التخطيط:
  • وضع خطة عامة دون تفاصيل كافية للوقت والميزانية والموارد.
  • تجاهل تحليل المخاطر أو وضع خطة بديلة (Plan B).
• في مرحلة التنفيذ:
  • ضعف التواصل بين أعضاء الفريق والجهات المعنية.
  • إهمال إدارة التغييرات وتركها دون متابعة رسمية.
• في مرحلة المراقبة والتحكم:
  • الاعتماد فقط على التقارير الشهرية وعدم استخدام مؤشرات أداء لحظية.
  • التقليل من أهمية مراقبة المخاطر المستمرة.
• في مرحلة الإغلاق:
  • إنهاء المشروع دون إجراء مراجعة شاملة للنتائج.
  • إهمال توثيق الدروس المستفادة، مما يؤدي إلى تكرار نفس الأخطاء في المشاريع المستقبلية.

هذه الأخطاء قد تبدو بسيطة، لكنها في الواقع من أكثر الأسباب شيوعًا وراء فشل المشاريع أو تجاوزها للميزانية والوقت المحدد.

الخلاصة

تتطلب إدارة المشاريع الفعالة اهتمامًا دقيقًا بكل مرحلة من مراحل العملية. باتباع النهج المنظم المحدد في دليل إدارة المشاريع، يمكن لمديري المشاريع ضمان أن تكون المشاريع مُطلقة، ومخطط لها، ومُنفذة، ومُراقبة، ومُغلقة بنجاح، مما يحقق جميع الأهداف وتوقعات الأطراف المعنية.

تبسيط عملية إدارة المشروع الخاص بك.

تبسيط تنفيذ المشروع عن طريق تقسيم المشروع إلى خطوات إدارة المشروع. لا تنس أن استخدام أدوات إدارة المشاريع أمر لا مفر منه اليوم. هذه الأدوات تساعدك في نجاح المشروع.  تاسك براوز هو برنامج لإدارة المشاريع وجداول الوقت عبر الإنترنت. التسجيل واستخدام تاسك براوز مجاني لمدة 21 يومًا، جربه.

سجل في تاسك براوز