إدارة المهام بشكل فعال لتحسين الإنتاجية وتحقيق الأهداف أمر بالغ الأهمية. لا يهم إذا كنت مدير مشروع أو طالبًا، ففي كلتا الحالتين يمكن أن يساعدك تحديد أولويات المهام في التركيز على ما هو مهم حقًا، واستخدام وقتك بأفضل شكل، وإدارة مهامك بأكثر الطرق فعالية. لهذا السبب، نقدم في هذا المقال خمس استراتيجيات فعالة لتحديد أولويات المهام.
يمكنك استخدام برنامج “تاسك براوز” لتحديد أولويات المهام.
استراتيجيات تحديد أولويات المهام
استراتيجية تحديد أولويات المهام ۱) مصفوفة آيزنهاور
الأشخاص الذين يعانون من ازدحام في مهامهم، عندما يريدون اتخاذ قرار بشأن كيفية سير يومهم العملي، لديهم خياران: يمكنهم الانتظار حتى يظهر عمل عاجل والرد عليه، أو يمكنهم تحديد أولويات المهام والتركيز على المهام التي يقررون أنها أكثر أهمية. الطريقة الوحيدة لتحقيق جميع المهام هي تحديد الأولويات بشكل صحيح وتقليل الاهتمام بالمسائل العاجلة من أجل العمل على الأمور المهمة.
لذلك، من أجل تحديد الأولويات بشكل صحيح، يجب أن نميز بين الأمور العاجلة والأمور المهمة.
المهام العاجلة
تتضمن المهام العاجلة أمورًا مثل بريد إلكتروني مقلق يحتاج إلى رد سريع، أو طلب مفاجئ يبدو أنه سيستغرق دقيقتين فقط، لكنه غالبًا ما يستغرق ساعة، مثل تقرير يجب أن تكتبه قبل الاجتماع. في كثير من الأحيان، تفضل أن تبدأ بهذه المهام لأنها أسهل من قائمة مهام المشروع الحالية. عادةً ما تكون المهام العاجلة قصيرة الأمد، ونحن ننغمس فيها لأنها تبقينا مشغولين وتجعلنا نشعر بأننا مطلوبون. (عندما نكون مشغولين، فهذا يعني أننا مهمون!)
لكن التعامل مع تدفق مستمر من المهام العاجلة سيجعلنا في نهاية اليوم نلقي نظرة على قائمة المهام الحقيقية والمهمة، ونتساءل بدهشة: ماذا فعلنا بكل هذا الوقت الذي كان لدينا؟
المهام المهمة
من ناحية أخرى، تدفع المهام المهمة لك ولعملك نحو تحقيق الأهداف. على عكس المهام العاجلة، لا ترفع المهام المهمة مستوى الأدرينالين، وأحيانًا تكون مملة. من الناحية الشخصية، قد تشمل المهام المهمة أشياء مثل ممارسة الرياضة. على الصعيد المهني، قد تشمل المهام المهمة أشياء مثل تقييم أدائك.
مصفوفة آيزنهاور
لدي نوعان من الأنشطة: الضرورية والمهمة. المشكلة هي أن الضرورية ليست مهمة، والمهمة ليست ضرورية أبدًا.
آيزنهاور
لاستخدام هذه الطريقة، قم بتصنيف المهام بسرعة باستخدام قائمة التحقق التالية:
قائمة المهام المهمة:
- إذا لم تكتمل، ستؤثر على العديد من الأشخاص أو المشاريع.
- المهام الأخرى تعتمد عليها.
- تخلق قيمة كبيرة.
- تؤدي إلى نتائج كبيرة مع جهد قليل.
قائمة المهام العاجلة:
- تم تأجيلها.
- موعد التسليم قريب جدًا.
- تتطلب انتباهًا فوريًا.
- لها عواقب إذا لم تُنجز على الفور.
لتطبيق هذه المصفوفة على قائمة مهامك، استخدم التصنيفات التالية:
- الأولوية الأولى: عاجلة ومهمة.
- الأولوية الثانية: مهمة وغير عاجلة.
- الأولوية الثالثة: عاجلة وغير مهمة.
- الأولوية الرابعة: لا مهمة ولا عاجلة.
لذلك، يجب أن تكون المهام في الربع الأول هي أولوياتك. بعد الانتهاء منها، انتقل إلى الربع الثاني. يمكنك تفويض المهام في الربع الثالث إلى زملائك. وأخيرًا، يجب حذف المهام في الربع الرابع.
استراتيجية تحديد أولويات المهام ٢) طريقة ABCDE
طريقة ABCDE التي قدمها برايان تريسي تساعدك في تحديد المهام عن طريق تصنيفها باستخدام الحروف التي تشير إلى أهميتها وضرورتها.
كيفية الاستخدام:
- قم بتعداد مهامك: قم بتدوين جميع المهام التي يجب عليك إنجازها.
- صنف كل مهمة:
- المهام A: يجب أن تُنفذ. هذه المهام حيوية وإذا لم تُنجز، ستكون لها عواقب خطيرة.
- المهام B: يجب أن تُنفذ. مهمة ولكنها ليست حيوية.
- المهام C: من الأفضل أن تُنفذ. إذا لم تُنجز، فلن تكون لها عواقب.
- المهام D: يجب أن تُفوض. المهام التي يمكن تكليف شخص آخر بها.
- المهام E: يجب أن تُحذف. المهام غير الضرورية.
الفوائد:
- تقدم تسلسلًا هرميًا واضحًا من حيث أهمية المهام.
- تشجع على تفويض المهام وحذف المهام غير الضرورية.
مثال:
إذا كانت قائمة مهامك تشمل إتمام تقرير، وحضور اجتماع، والرد على رسائل البريد الإلكتروني غير العاجلة، وتحديد موعد مع طبيب الأسنان، يمكنك تصنيفها كالتالي:
- إتمام التقرير: A
- حضور الاجتماع: B
- الرد على رسائل البريد الإلكتروني غير العاجلة: C
- تحديد موعد مع طبيب الأسنان: D
استراتيجية تحديد أولويات المهام ٣) طريقة آيفي لي (Ivy Lee)
طريقة آيفي لي هي روتين يومي بسيط لتحديد أولويات المهام يركز على تخطيط أهم المهام لليوم التالي
كيفية الاستخدام:
- قم بتعداد ست مهام: في نهاية كل يوم عمل، قم بتدوين ست مهام مهمة يجب عليك إنجازها في اليوم التالي.
- صنف المهام حسب الأولوية: رتب المهام حسب أهميتها.
- ركز على مهمة واحدة: ابدأ بأول مهمة وركز عليها حتى تكملها، ثم انتقل إلى المهمة التالية.
- نقل المهام غير المنجزة: إذا لم تنجز بعض المهام، قم بنقلها إلى قائمة اليوم التالي.
الفوائد:
- يضمن التركيز على أهم المهام.
- سهل التنفيذ ولا يتطلب أدوات معقدة.
استراتيجية تحديد أولويات المهام ۴) مبدأ باريتو أو قاعدة ٨٠/٢٠
مبدأ باريتو، المعروف أيضًا بقانون ٨٠/٢٠، هو طريقة لتحديد الأولويات. يفترض هذا المبدأ أن ٨٠٪ من النتائج تأتي من ٢٠٪ من الجهود.
كيفية الاستخدام:
- تحديد المهام الأساسية:
قم بتعداد جميع المهام التي يجب عليك إتمامها.
- حدد المهام التي ستؤثر أكثر على أهدافك أو إنتاجيتك:
حدد المهام التي ستُحدث أكبر تأثير. غالبًا ما تكون هذه المهام هي الأكثر تحديًا أو استهلاكًا للوقت.
- اعطِ الأولوية للأمور الحيوية:
ركز على ٢٠٪ من المهام التي ستؤدي إلى أكبر النتائج. يجب أن تكون هذه المهام أولوياتك الرئيسية، وتخصيص معظم وقتك وجهدك لها.
- قلل من الأمور غير المهمة:
قلل من ٨٠٪ من المهام المتبقية التي لا تساهم بشكل كبير في أهدافك. يمكنك تفويضها، أتمتتها أو حذفها. هذه المهام لها أولوية منخفضة ويجب أن تتعامل معها فقط بعد إتمام المهام الحيوية.
الفوائد:
- يساعدك في التركيز على ما هو مهم حقًا ويحقق النتائج الأكثر أهمية.
- يقلل من الوقت والجهد الضائعين في المهام التي لها تأثير ضئيل.
استراتيجية تحديد أولويات المهام ٥) تاسك براوز
تاسك براوز هو برنامج لإدارة المشاريع والمهام عبر الإنترنت. يوفر هذا البرنامج العديد من الأدوات لإدارة وتحدید أولويات المهام، مثل الوسوم، الحقول المخصصة، لوحة المهام، وغيرها…
تعريف الحقول المخصصة لتحدید الأولويات في تاسك براوز
يوفر تاسك براوز إمكانية تعريف حقل مخصص لاختيار الأولوية في جدول المهام. اتبع الخطوات التالية:
- انقر على أيقونة الترس، ثم اختر “الحقول المخصصة“.
- انقر على علامة “+” وأدخل عنوان الحقل “أولوية المهمة“. اختر نوع الحقل “نصي” ثم فعّل خيار “التحرير والسرد“.
- قم بإدخال الأولويات المختلفة مثل: الأولوية العليا، الأولوية المتوسطة، الأولوية المنخفضة.
- عند تعريف مهمة لنفسك أو للآخرين، يمكنك تحديد أولوية المهمة. ستظهر أولوية المهمة لأعضاء الفريق.
تعريف الوسوم لتحديد أولويات المهام في تاسك براوز
يمكنك تحديد أولوية المهام باستخدام الوسوم. لتحديد الوسم للمهام، عند تعريف أو تعديل المهمة، يمكنك إدخال عنوان الوسم في تبويب “إضافي” وتخصيصه للمهمة. ستُعرض الوسوم في لوحة المهام للمستخدمين لكي يتمكنوا من تحديد أولوية المهمة بنظرة سريعة.
التقارير باستخدام الوسوم في تاسك براوز
يرجى ملاحظة أنه يمكنك الحصول على تقارير استنادًا إلى الوسوم. على سبيل المثال، يمكنك في نهاية كل شهر أن ترى كم من وقتك قد تم تخصيصه للمهام ذات الأولوية العالية. وإذا كانت هذه النسبة منخفضة، يمكنك تصحيح هذا الاتجاه.
علاوة على ذلك، يمكنك النقر على رمز الذكاء الاصطناعي في قسم الوسوم. ثم يقوم تاسك براوز بشكل ذكي باقتراح الوسوم ذات الصلة استنادًا إلى عنوان المهمة والوسوم الموجودة.
ترتيب المهام حسب الأولوية في تاسك براوز
يمكنك ترتيب المهام في تاسك براوز حسب الأولوية. يمكن القيام بذلك في قائمة التخطيط اليومي، التيم شيت و لوحة المهام باستخدام ميزة السحب والإفلات (Drag and Drop).
يرجى ملاحظة أنه إذا قمت بتحديد الأولوية للمهام باستخدام الوسوم، ستظهر هذه الوسوم أيضًا في لوحة المهام.
