Hintergrund

Am 27.2.24 habe ich einige Fragen bzgl. Trends im Projektmanagement an den „Bing copilot chat“ gestellt. Was nach kurzer Lektüre auffällt ist die „intensive Nutzung“ des spezieller Quellen: Bing Chat „bedient sich“ bei vielen Toolherstellern und Projektmanagement-Portalen, ohne die jeweiligen Quellen genau zu benennen.   Im weiteren Verlauf dieses Artikels werde ich die FRAGEN (an den Chatbot) IN GROßBUCHSTABEN, die Antworten in „normaler Formatierung“ und meine Kommentare kursiv darstellen.

Fragen

WELCHE ENTWICKLUNGEN SIND BEI PROJEKTMANAGEMENTSOFTWARE KÜNFTIG ZU ERWARTEN?

WELCHE FUNKTIONALITÄTEN WERDEN AN BEDEUTUNG GEWINNEN BZW. WELCHE WERDEN IN DER BEDEUTUNG ABNEHMEN?

Bing Copilot Chat
Das Projektmanagement steht vor bedeutenden Veränderungen, die sich auf die Zukunft der Branche auswirken werden. Hier sind einige der aktuellen Trends und Prognosen für die kommenden Jahre:

Verbesserte Kommunikation unter verteilten Teams:
Effektive Kommunikation ist entscheidend, insbesondere in einer Zeit, in der viele Teams remote arbeiten. Projektmanager müssen sich mit den richtigen Tools und Fähigkeiten ausstatten, um die Herausforderungen von Homeoffice und hybrider Arbeit zu bewältigen¹
Leonhard Limburg:
Allein mit der Technik ist es jedoch nicht getan! Der effektive Einsatz dieser technischen Hilfsmittel alleine reicht nicht aus. Ihre Mitarbeitenden brauchen Unterstützung in Form von Coaching und methodischer Ausbildung. Das hat die Erfahrung mit Online-Meetings in der Corona-Zeit gezeigt.
 Agiles Arbeiten:

Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Teams agil und reaktionsschnell sind. Statt standardisierter Vorgaben benötigen Teams Know-how und Erfahrung, um die richtigen strategischen Rahmenpläne für ihre spezifischen Anforderungen zu wählen. Der Trend zu agilen Methoden wird voraussichtlich weiter zunehmen¹.
Leonhard Limburg:
Die Praxis zeigt aktuell eine Entwicklung hin zum hybriden Vorgehen: immer mehr Unternehmen nutzen in der Projektarbeit die Vorteile beider Welten – einen Mix aus klassischen und agilen Modellen.
Hier gilt besonders die Anmerkung von Tom de Marco: „A fool with a tool ist still a fool“. Ohne methodisches Know-how ist ein Projekt zum Scheitern verurteilt.

Ortsunabhängige Projektteams: Die Corona-Pandemie hat viele Organisationen dazu gezwungen, ihre Homeoffice-Regelungen zu überdenken. Das Projektmanagement ist nicht mehr an das traditionelle Büro gebunden. Natürlich gibt es Aufgaben, die sich am besten im Team vor Ort erledigen lassen, aber die Flexibilität des ortsunabhängigen Arbeitens wird weiter zunehmen¹.
Leonhard Limburg
Zusammenarbeit im Projektteam lebt von persönlichem Vertrauen. Können die Teammitglieder keine persönliche Beziehung und Vertrauen zueinander aufbauen, so wird der Projekterfolg nur suboptimal sein. Daher ist zu empfehlen, dass zu mindestens die Projektleitung alle Projektmitarbeitenden persönlich kennt. Hin und wieder ein persönliches Treffen ist sicherlich tendenziell teambildend. Bei international verteilten Teams sind sicherlich noch die kulturellen Barrieren zu berücksichtigen. Und das ist sicherlich nicht nur die Zeitverschiebung.

Mehr Künstliche Intelligenz (KI) im Projektmanagement: KI wird in den kommenden Jahren eine immer wichtigere Rolle spielen. Automatisierung, Datenanalyse und intelligente Entscheidungsunterstützung werden die Effizienz steigern und die Projektplanung optimieren².
Leonhard Limburg:
Dies ist an eine wichtige Voraussetzung gebunden: die Unternehmen können nur aus der Vergangenheit lernen, wenn sie die Erfahrungen aus der Vergangenheit dokumentieren und analysieren. So ist  die Projektzeiterfassung eine unbedingte Voraussetzung für die  fundierte Aufwandschätzung im Projekt und bedingt eine Mitarbeitereinsatzplanung in der Linienorganisation. Und die Planung des Ressourceneinsatzes im Projekt erfolgt in enger Abstimmung mit den Linienvorgesetzten.  Das bedeutet für das PM-Tool, dass auch die Abbildung von projektunabhängigen Aufgaben unterstützt werden.
Leonhard Limburg:
Dies ist an eine wichtige Voraussetzung gebunden: die Unternehmen können nur aus der Vergangenheit lernen, wenn sie die Erfahrungen aus der Vergangenheit dokumentieren und analysieren. So ist  die Projektzeiterfassung eine unbedingte Voraussetzung für die  fundierte Aufwandschätzung im Projekt und bedingt eine Mitarbeitereinsatzplanung in der Linienorganisation. Und die Planung des Ressourceneinsatzes im Projekt erfolgt in enger Abstimmung mit den Linienvorgesetzten.  Das bedeutet für das PM-Tool, dass auch die Abbildung von projektunabhängigen Aufgaben unterstützt werden.

Fokus auf den Nutzen von Ergebnissen. Unternehmen werden verstärkt darauf achten, dass Projekte tatsächlich den gewünschten Nutzen bringen. Der Return on Investment (ROI) und die Wertschöpfung stehen im Mittelpunkt³.
Leonhard Limburg:
Das ist einer der wichtigsten Punkte überhaupt! Projekte sind, neben der Linienorganisation, eines der wichtigsten Instrumente zur Realisierung der Unternehmensziele! Das bedingt, die Projektziele in den Zusammenhang zu den Unternehmenszielen zu setzen und den Beitrag des Projektes zum Unternehmenserfolg deutlich zu machen. Im Projekt müssen die Projektziele allen Projektmitarbeitenden transparent sein. Werden die Projektziele nicht realisiert, werden die Unternehmensziele wohl ebenfalls nicht realisiert werden können. Projektziele müssen messbar sein; wie sollte ansonsten die Zielerreichung überprüft werden? Gleichzeitig sind messbare Projektziele – also Qualitätsziele – eine Voraussetzung für Qualitätsmanagement.
Erschwerend kommt hinzu, dass der Projekterfolg i. d. R. erst nach Projektende realisiert werden kann. Die Projektorganisation wurde meist schon aufgelöst – die Projektmitarbeitenden haben bereits andere Aufgaben. So liegt die Verantwortung für das Nutzencontrolling häufig beim PMO. Eine Toolunterstützung wird damit fast zwingend! Sinnvoll ist ein Werkzeug, welches die Projektziele im Kontext von Unternehmenszielen und Aktivitäten darstellt. Das Werkzeug TaskBrowse erfüllt alle Voraussetzungen für ein Nutzencontrolling: Projektziele können als Qualitätsziele messbar gestaltet werden; ihr Erfolg ist planbar und wird überprüfbar.

Change Management und Transparenz: Die Bedeutung von Change Management wird zunehmen, da Unternehmen sich anpassen müssen. Gleichzeitig wird Transparenz in der Projektarbeit immer wichtiger, um Stakeholder und Teammitglieder auf dem Laufenden zu halten³
Leonhard Limburg:
Projekte gestalten so gut wie immer das Unternehmen, d.h. verändern die Auf- und Ablauforganisation. Also das Arbeitsumfeld der Mitarbeitenden und Stakeholder. Changemanagement sollte daher auch heute schon eine „Standardaufgabe“ im Rahmen eines jeden Projektes sein. So selbstverständlich wie Stakeholdermanagement. Verankert in den Projektzielen, welche als Konsens aller Beteiligten zu formulieren und zu planen bzw. zu erreichen ist. Lesen sie dazu den Beitrag „SMART alleine reicht nicht aus“.

Ressourcenplanung: Effizientes Ressourcenmanagement wird eine Schlüsselrolle spielen, um Projekte erfolgreich umzusetzen. Die richtige Zuweisung von Ressourcen und die Vermeidung von Überlastung sind entscheidend³.
Leonhard Limburg:
Hierzu verweise ich auf den Punkt 4: maschinelles Lernen, Big Data usw. setzen die Erfassung aller betrieblich relevanter Daten voraus. Die Vorbedingung für die Nutzung der Daten durch KI.
Viele Unternehmen haben hier noch „Nachholbedarf“: oft haben die benötigten Daten noch nicht die erforderliche Qualität (weil diese in der Vergangenheit nicht genutzt wurden) oder sie liegen nicht in ausreichender Menge vor.

Weitere Trends

Cyber-Bedrohungen und Cloud(PMaaS)

Immer mehr Unternehmen vertrauen ihre Daten der Cloud an: sie geben ihr Daten in die Obhut von anderen Unternehmen; externen Dienstleistern für die Datenspeicherung. Damit gewinnt das Thema Datenschutz und Datensicherheit immer stärker an Bedeutung. Nicht nur Großkonzerne werden attackiert; auch KMU sind zunehmend Ziel gezielter Wirtschaftskriminalität.

Gleichzeitig sind Tools wie TaskBrowse zu 100% webbasiert: Für den Betrieb dieser Tools ist nur ein gebräuchlicher Browser erforderlich. Die Software ist ohne Installationsdateien lokal auf einem netzfähigen PC oder Tablett ausführbar. Es besteht eine hohe Flexibilität für viele Nutzungsmöglichkeiten wie z.B. Flexible Arbeitszeiten, Schulungen usw.
PMaaS ist ein Konzept, welches diese Möglichkeiten nutzt. PMaaS übergibt die Verantwortung für den Betrieb von Software oder Infrastruktur an externe Dienstleister. Das Projektmanagement selbst wird an spezialisierte Unternehmen ausgelagert werden. Es können auf diese Weise Kosten gespart werden, welche durch eigenen Know-how Aufbau im Projektmanagement unabänderlich entstehen würden. Gleichzeitig kann durch die Auslagerung an „Profis“ die Qualität des PM gesteigert werden.

Softskills

Trotz – oder gerade wegen der zunehmenden technischen Komplexität sollten wir nicht vergessen, dass es sich um Hilfsmittel für den Menschen handelt. Dies verlangt mehr als nur die Optimierung der „Mensch – Maschine-Schnittstelle“!

Die Bedeutung sogenannter Softskills wie Kommunikation und Gesprächsführung, Führungskompetenz, Konfliktlösung oder emotionale Intelligenz werden zukünftig zunehmen. Die Bedeutung von Methodenkompetenz wird im Vergleich zur Bedeutung von  Problemlösungskompetenz weiter abnehmen.
Die Gesundheit und das Wohlbefinden aller Mitarbeitenden wird wieder stärker in den Fokus rücken. In Zeiten auf dem Arbeitsmarkt  knapper qualifizierter Mitarbeitenden wird die Bedeutung einer ausgeglichenen work life balance weiter zunehmen. Die Beachtung von mentaler Gesundheit am Arbeitsplatz wird immer wichtiger.  Immer mehr Unternehmen werden trotz Arbeitsüberlastung und Projektdruck erkennen, dass Unternehmenserfolg nur durch gesunde Mitarbeitende realisierbar ist.

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In diesem Beitrag stellen wir ihnen ein Qualitätsmanagement-Framework vor. Am Beispiel von KI-Systemen zeigen wir, wie in Projekten mit unklaren Anforderungen umgegangen werden kann.  
Eine der zentralen Aufgaben in einem Projekt ist das Finden und die Formulierung messbarer Projektziele. Ohne messbare bzw. überprüfbare Projektziele ist kein QM möglich.

Erfolg oder Misserfolg des Projektes bleiben im Ungewissen.
Der nächste Schritt ist die Erstellung eines Qualitätsplans – sprich – die Konkretisierbarkeit der Ziele durch messbare Anforderungen. Dies wird möglich, wenn die Anforderungen durch Merkmale „beschrieben“ werden. Nehmen wir z.B. die Anforderung an ein KI-System: „die ethischen Leitlinien sollen eingehalten werden“: Woran ist erkennbar, dass die moralischen Werte und Prinzipien nicht verletzt werden. Wie ist diese Einhaltung zu erkennen und nachzuweisen? 

In diesem Kontext ist eine gemeinsame Werthaltung der Beteiligten eine Voraussetzung.

Qualität ist das Ergebnis eines gezielten Prozesses!

Messbare Ziele als Voraussetzung des Projekterfolgs

„Baue mir ein Haus – groß, schön und stabil“.

Diese „Präzision“ haben viele Projektaufträge. Sollen die Projekte trotzdem erfolgreich beendet werden, ist ein konsequentes und zielgerichtetes QM unbedingt erforderlich.

Ein gemeinsames Verständnis von Qualität und der Qualitätsziele müssen gestaltet und konkretisiert werden. Dabei fallen die Qualitätsziele nicht vom Himmel, sondern müssen in der multilateralen Kommunikation zwischen dem Projektteam und den Stakeholdern des Projektes erarbeitet werden.

Dies ist ein hochkommunikativer Prozess, welcher nicht nur methodisches know how erfordert. Es sind besonders kommunikative  Fähigkeiten gefordert: von Gesprächsführung und Kommunikation, über Moderations- und Prozesskompetenz, um nur einige zu nennen.
Dieses Vorgehen kann beispielsweise in einem agilen oder auch traditionellem Prozess realisiert werden.

Welche Rolle spielt dabei jedoch ein PM-Werkzeug? Gesucht ist ein Tool, welches von der Spezifikation der Vision bzw. des gemeinsamen Verständnisses von Qualität über die Definition der Qualitätsziele bis hin zum Erfolgsnachweis (im Projektcontrolling) nach Projektabschluss den gesamten Entwicklungsprozess unterstützt und die sukzessive Entwicklung der Anforderungen (Qualitätsziele) abbildet. Zur Formulierung und Überprüfung der Ziele ist eine Werkzeugunterstützung hilfreich.

TaskBrowse (https://taskbrowse.com/de/) unterstützt bei der Erarbeitung und Visualisierung der Ziele sowie der Formulierung und Überwachung der Merkmale. Wie das aussehen kann demonstrieren wir im Folgenden am Beispiel von TaskBrowse. Dazu haben wir ihnen ein Beispiel bereit gestellt unter:

Beispiel in Taskbrowse

Folgen sie dem Link und sie gelangen zu einer voll funktionsfähigen Installation von TaskBrowse (steht ihnen 21 Tage kostenfrei zur Verfügung! Endet automatisch). Da es sich um eine 100%-ige cloudbasierte Software handelt, ist keine Installation auf ihrem PC erforderlich. Sie benötigen lediglich einen funktionsfähigen Browser.Sie finden dort das skizzierte KI-Beispiel aus diesem Artikel. 

Aus den Anforderungen an KI-Systeme haben wir Ziele abgeleitet und weiter konkretisiert. Anschließend werden aus den Zielen Anforderungen an KI-Systeme abgeleitet und in Form von Aktivitäten weiter konkretisiert. Die Ergebnisse der Aktivitäten sind in einem Projekt Gegenstand des QM; sie werden in QS-Maßnahmen überprüft – die Ergebnisse in QS-Berichten dokumentiert.

Dieses Beispiel basiert auf dem Artikel „KI vs. Natürliche Dummheit“. TaskBrowse begleitet den Entwicklungsprozess von der Formulierung  messbarer Projektziele bis zum Nutzen-Controlling nach Projektende.  

QM und QS im Projekt

QM im Projekt umfasst die Gestaltung und Steuerung des gesamten Projektprozesses in Bezug auf die Qualität von Ergebnis und Prozess. Hier sind sowohl subjektive (Werthaltung, Kultur etc.) als auch objektive Dimensionen (fachliche Kompetenz, organisatorische Verfahren, Prozesse, Messungen etc.) zu berücksichtigen.

Qualitätssicherung (QS) ist ein Teil des QM und umfasst alle Maßnahmen der „Validierung“ (Wird das Richtige gemacht?) und „Verifizierung“ (Wird das Produkt richtig gemacht?) von Arbeitsergebnissen aus dem Projekt.

Es ist üblich, zwischen „konstruktiven“ (Wie werden Ergebnisse erarbeitet?) und „analytischen“ (Wie werden Ergebnisse geprüft/bewertet?) QS-Maßnahmen zu unterscheiden.

Durch „konstruktive“ QS-Maßnahmen werden qualitativ gute Ergebnisse erarbeitet. Ein Beispiel ist die Verwendung und Anpassung bewährter „Musterlösungen“ für bestimmte technische Aufgabenstellungen.

Die durch „analytische“ QS-Maßnahmen zu beurteilenden Arbeitsergebnisse sind dabei nicht auf reine „Produktbestandteile“ eingeschränkt. Ebenso gut können andere im Projekt erarbeitete Ergebnisse, wie z. B. Projektmanagementergebnisse (z. B. Projektantrag, Projektplan, Meilensteinplan etc.), beurteilt, geprüft und bewertet werden. Beispiele für „analytische“ QS-Maßnahmen sind z. B. Reviews oder Tests.

„Analytische“ QS-Maßnahmen sind ein wichtiges Hilfsmittel, um den Stand der Qualität der Projektergebnisse zu beurteilen. Ein Projektergebnis wird auf die Erreichung der geplanten Qualität hin geprüft. Das Projektergebnis muss die geplanten Qualitätskriterien erfüllen, damit es abgenommen werden kann. Die Prüfungsergebnisse liefern insgesamt wichtige Informationen für die Projektsteuerung.

„Analytische“ QS-Maßnahmen sind ein wichtiger Bestandteil der Qualitätsplanung im Projekt und werden insbesondere vor allen wichtigen Meilensteinen im Projekt durchgeführt.

„Konstruktive“ und „analytische“ QS-Maßnahmen ergänzen einander. Im Projektverlauf haben die „konstruktiven“ Maßnahmen eine höhere Bedeutung. Durch sie wird die geforderte Ergebnisqualität erarbeitet bzw. entwickelt. Durch die „analytischen“ Maßnahmen bekommt das Projektteam Rückkopplungen auf die Qualität der Ergebnisse und auf die Erreichung der Ziele.

Die für diesen Prozess erforderlichen Werkzeuge und Methoden sind im Abschnitt „Methoden & Tools“ beschrieben.

Den Zusammenhang zwischen Projektmanagement, QM und QS verdeutlicht obige Abbildung.

Die Gestaltung von QM beschränkt sich somit nicht nur auf das „eigentliche Projekt“ (mit Projektinitialisierung, -durchführung, Übergabe Ergebnisse und Projektabschluss), sondern orientiert sich am gesamten „Lebenszyklus“ wie in obiger Abbildung dargestellt.

Die folgende Grafik gibt einen groben Überblick über die Aktivitäten des Qualitätsmanagements und Orientierung im Projekt.

Entwicklung von Qualität als Voraussetzung für Projekterfolg

Voraussetzung gemeinsames Verständnis von Qualität

Ein gemeinsames Verständnis der im Projekt zu erreichenden Qualität (Qualitätsziele) liefert Auftraggeber, Nutzern, Kunden und Projektteam die Orientierung für die Erarbeitung (und spätere Abnahme) der Projektergebnisse. Idealerweise wissen Auftraggeber und Nutzer, welche Qualität des Projektergebnisses sie erwarten, und das Projektteam weiß, welche Qualität erarbeitet werden soll. Dieses gemeinsame Verständnis ist wichtig für die Erarbeitung bzw. Entwicklung guter Lösungen.

Das gemeinsame Verständnis entsteht nicht „von selbst“, sondern entwickelt sich nur dann, wenn dafür im Projekt die notwendigen Rahmenbedingungen geschaffen werden. Dies geschieht z. B. durch

•  Erarbeitung
  von Zielen gemeinsam durch Auftraggeber, Projektleitung und Projektteam in den
  frühen Phasen des Projektes (Vorhaben, Projektinitialisierung),
•  Einbeziehung
  aller betroffenen Bereiche bzw. Personen, um damit die sichere Unterstützung
  eines breiten Umfelds zu gewinnen,
• kontinuierliche Rückkopplung auf Prozess und Ergebnis im Projektverlauf,
• frühzeitige und angemessene Beteiligung von Auftraggeber, Lenkungsausschuss, Nutzern der Projektergebnisse und weiteren Anspruchsgruppen

Verhinderung von Fehlern

Erfahrungsgemäß liegen die Ursachen für fehlerhafte Projektergebnisse in den frühen Projektabschnitten (Insbesondere für IT-Projekte gibt es dafür eine Fülle von Erfahrungsberichten und Studien). Die hier gemachten Fehler sind im späteren Projektverlauf nicht mehr oder oft nur mit erheblichem Aufwand (und damit verbundenen Kosten) zu korrigieren.

Die Ursachen für spätere Fehler liegen dabei zu großen Teilen in „unpräzisen Zielvorstellungen“, „Missverständnissen“, „Fehldeutungen von Anforderungen“, „mangelndem Situationsverständnis“ oder „ungenügender Berücksichtigung von Folgewirkungen des Projekts“.

Die aktive Erarbeitung eines gemeinsamen Verständnisses (z. B. zu den Projektzielen) verringert diese Risiken erheblich.

Voraussetzung (Wert-)Haltung

Der Umgang mit unterschiedlichen Sichtweisen und die Entwicklung eines gemeinsamen Verständnisses erfordert eine (Wert-)Haltung der Beteiligten, die sich durch folgende Aspekte stichpunktartig beschreiben lässt:

• Respekt
•  Toleranz
•  Offenheit
•  Vertrauen
•  Lernbereitschaft
•  Bereitschaft, die eigenen Annahmen transparent zu machen und in Frage zu stellen

Diese (gelebten) Werte sind die Voraussetzung dafür, dass die Projektbeteiligten ihre unterschiedlichen Sichten deutlich machen. Erst auf dieser Grundlage können ein gemeinsames Verständnis und wirkliche Beteiligung entwickelt werden, die die Erarbeitung tragfähiger Lösungen überhaupt ermöglichen.

Interne und externe QS

Insbesondere bei „großen“ IT-Projekten ist es sinnvoll, sowohl interne als auch externe QS einzuplanen.[„Große Projekte“ ist eine gebräuchliche, aber sehr ungenaue Beschreibung. Sinnvoller ist die Eigenschaft „Komplexität“: aufgabenbezogene, strukturelle und zeitbezogene Komplexität.]

Die interne QS wird von einem Mitarbeiter (QS-Beauftragter im Projekt) und dem Projektteam wahrgenommen. Der Qualitätsbeauftragte ist verantwortlich für die Planung und Durchführung projektinterner QS-Maßnahmen.

Die externe QS wird von unabhängigen externen Partnern der Organisation wahrgenommen. Ihre Aufgabe ist es, dem Lenkungsausschuss und der Leitung eine möglichst unabhängige Sicht auf den Stand des Projekts zu liefern.

Dabei überprüft die externe QS das Projekt und sein Umfeld in Bezug auf folgende Aspekte:

• Projektmanagement sowie Arbeits-/Entwicklungsprozess (bei IT-Projekten)
•  Qualität der Lösung
• Unterstützung durch das Projektumfeld (Hierzu gehören auch vorbereitende Maßnahmen für die spätere erfolgreiche Nutzung des Projektergebnisses)

Die externe QS wird vor kritischen Meilensteinen im Projekt durchgeführt. Die Ergebnisse der Prüfung (inkl. Bewertung, Risiken und Empfehlungen) werden in einem QS-Bericht (In kleinen Projekten kann dieser auch Bestandteil des Projektstatusberichts sein.) zusammengefasst, mit der Projektleitung abgestimmt und dem Lenkungsausschuss vorgelegt. Dort werden die Konsequenzen diskutiert und das weitere Vorgehen gemeinsam mit der Projektleitung abgestimmt.

Worauf es wirklich ankommt

„Handle stets so, dass die Anzahl der Möglichkeiten größer wird.“
(Heinz von Foerster, Wissen und Gewissen – Versuch einer Brücke)

QM unterstützt einen kontinuierlichen Lern- und Gestaltungsprozess. Da ein geplantes Projekt immer ein neuartiges Vorhaben ist, das in dieser Form bislang noch nicht durchgeführt wurde, ist mit der Erarbeitung des Projektergebnisses insbesondere für das Projektteam immer ein intensiver Lernprozess verbunden.

Projekt- und Qualitätsmanagement sind so gestaltet, dass sie den Lernprozess unterstützen. Dies gilt z. B. für eine Projektplanung, die in überschaubaren Zeiträumen kleine nutzbare Ergebnisse bzw. Verbesserungen erzielt. Das Projektteam erhält in kurzen Abständen ein „Feedback“ darüber, was funktioniert und was nicht funktioniert. Dasselbe gilt für die Qualität der Ergebnisse. Durch diese Lernerfahrungen ist frühzeitig klar, ob das Projekt „auf dem richtigen Kurs“ ist. Notwendige Anpassungen können rechtzeitig vorgenommen werden.

Im Projekt sind zwei Arten des Lernens (Diese Bezeichnungen gehen auf den amerikanischen Organisationsforscher Chris Argyris zurück). wichtig:

1. „Single-loop-Lernen“: Tun wir es (das Richtige) richtig?
Diese Art des Lernens dient der Verbesserung der Projektergebnisse durch Planung, Entwicklung, Prüfung, Bewertung, Anpassung und Fehlerkorrektur; (entspricht der Vorgehensweise im Total Quality Management TQM)

2. „Double-loop-Lernen“: Tun wir das Richtige?
Diese Art des Lernens dient dazu, die Lernprozesse durch Hinterfragen der eigenen Annahmen und Denkmuster zu verbessern.

Beispiel: Verfolgen wir die richtigen Ziele? Durch welche Annahmen und Werthaltungen (etc.) entstehen Fehler, und wie können wir sie verhindern?

In der Gestaltung des QM im Projekt wird das „Single-loop-Lernen“ z. B. durch Qualitätsprüfungen und Tests, ermöglicht (Rückkopplung bezogen auf Stand der Ergebnisqualität). Darüber hinaus bieten wirkungsvoll gestaltete Projektstatussitzungen die Möglichkeit, in regelmäßigen Abständen den Prozess und die Ergebnisse zu bewerten.

Das „Double-loop-Lernen“ ist Voraussetzung dafür, dass im Projekt trotz Unsicherheit und Veränderungen gemeinsam ein zufrieden stellendes Ergebnis erarbeitet werden kann. Dazu ist es wichtig, kontinuierlich die bereits gemachten Ergebnisse und Erfahrungen zu reflektieren und daraus Schritte abzuleiten, die zum Erfolg des Projektes führen.

In diesem Zusammenhang ist es insbesondere in mittleren oder großen Projekten sinnvoll, mit dem Projektteam von Zeit zu Zeit einen moderierten sog. Projektreflexions-Workshop  durchzuführen, in dem der bisherige Projektverlauf in Bezug auf Vorgehen, Zusammenarbeit und Lernerfahrungen reflektiert wird. In einem Zeitrahmen von einem bis zwei Tagen erarbeitet das Team darauf aufbauend eine Perspektive für die Zusammenarbeit und das weitere Vorgehen im Projekt. Diese gemeinsame Arbeit hilft dem Team, sich neu auszurichten. Sie ist im Rahmen der regelmäßigen Projektstatussitzungen und des „Tagesgeschäfts“ in dieser Form nicht zu leisten.

Einen ähnlichen Zweck erfüllt der sog. Projektabschluss-Workshop, in dem das Team das gesamte Projekt noch einmal reflektiert und auswertet. Dieser Workshop sollte zum Ende eines jeden Projektes durchgeführt werden, um die darin gemachten Lernerfahrungen konzentriert zusammen zu fassen, zu sichern und sie weiteren Projekten zur Verfügung zu stellen. Die Dauer ist abhängig von der Projektgröße und der Größe des Teams. Für diesen Workshop sollte ca. ein halber bis ein Tag eingeplant werden.

Insbesondere Projektreflexions- und Projektabschluss-Workshops bieten für eine Organisation die Möglichkeit, aus durchgeführten Projekten zu lernen und in immer stärkerem Maße geeignete Rahmenbedingungen für Projektarbeit zu schaffen.

Ausblick

Im dritten Teil dieses Beitrages werden die Methoden und Tools des QM-Frameworks beschrieben und anhand von Beispielen konkretisiert.

Im vierten und letzten Teil wird näher auf die Realisierung in TaskBrowse eingegangen.

[1] Total Quality Management (TQM) ist „eine auf der Mitwirkung aller ihrer Mitglieder beruhende Führungsmethode einer Organisation, die Qualität in den Mittelpunkt stellt und durch Zufriedenheit der Kunden auf langfristigen Geschäftserfolg sowie auf Nutzen für die Mitglieder der Organisation und für ihre Gesellschaft zielt. ,Total‘ bedeutet hierbei die Einbeziehung aller an der Dienstleistung beteiligten Mitarbeiter und Kunden. ,Quality‘ bezieht sich auf die konsequente Orientierung des Dienstleistungsprozesses an den Qualitätsanforderungen sämtlicher interner und externer Kunden und ,Management‘ heißt die Übernahme einer Vorbildfunktion für die Dienstleistungsqualität.“
(Meffert, Heribert / Bruhn, Manfred: Dienstleistungsmarketing – Grundlagen – Konzepte – Methoden, Wiesbaden 1995)

The post Ein QM-Framework – am Beispiel von KI-Systemen – Teil 2 appeared first on TaskBrowse.

In Teil 4 enthält das  vollständige QM-Framework mit dem skizzierten Beispiel  KI.

Aktuell gibt es in der IT ein alles beherrschendes Thema: die Künstliche Intelligenz. Szenarien darüber, welche Berufsbilder sich durch den Einsatz von KI besonders stark verändern werden, haben ein breites Publikum. Schauspieler streiken, Autoren und Schriftsteller sind in Sorge um ihre Zukunft.
Angeheizt wird diese Diskussion durch die Ankündigung weiterer neuer Systeme: nun bringt auch Elon Musk einen neuen KI-Chatbot namens „Grok“ auf den Markt – von der „Süddeutschen Zeitung“ als Meilenstein bezeichnet.

Dies obwohl bisher nur wenige „Privilegierte“ das System testen durften. Bisher galten ChatGPT oder Bing Chat als Maß aller Dinge.
Doch welchen Nutzen bringen die immer zahlreicheren KI-Systeme denn wirklich? Welche „Qualität“ haben die Systeme. Um das beurteilen zu können, werden als erstes die Anforderungen an KI-Systeme definiert werden müssen. Welcher Nutzer weiß schon, welche Aktualität die verwendeten Daten besitzen? Eine nicht ganz unwichtige Information: suche ich Unterstützung bei der Erstellung eines Fachbeitrags ist es nicht tolerabel, wenn die basierenden Daten veraltet sind.
Wie ist es zu erklären, dass niemand die Anforderungen an einen Bot definiert und prüft, bevor das System zur Unterstützung eingesetzt wird? Ist es die „natürliche Dummheit“ – der Herdentrieb? Albert Einstein wird der Spruch zugeschrieben: „Zwei Dinge sind unendlich. Das Universum und die menschliche Dummheit. Aber bei dem Universum bin ich mir noch nicht ganz sicher.“
Der TÜV-SÜD hat ein Konzept entwickelt, welches 6 Säulen der KI-Qualität definiert. Diese sollen helfen, die Herausforderungen und Risiken bei der Einführung von Künstlicher Intelligenz zu bewältigen.
Die 6 Säulen sind:
• Funktionale Sicherheit: Die angebotenen Funktionen sollen ohne Nebenwirkungen ausführbar sein.
• Cybersicherheit: Schutz vor Angriffen
• Rechtliche Aspekte: Einhaltung der relevanten Gesetze, Vorschriften und Standards
• Ethische Leitlinien: Berücksichtigung der moralischen Werte und Prinzipien
• Leistung: Effektivität (Wirksamkeit), Effizienz (Wirtschaftlichkeit) und Zuverlässigkeit
• Nachhaltigkeit: Systemische Auswirkungen auf die Umwelt, die Gesellschaft und die Wirtschaft.
Aus der Perspektive eines „Auftraggebers“ muss als erstes der Umgang mit der Qualität in Form eines Qualitätsplanes beschrieben bzw. erstellt werden: welche Qualität soll erreicht werden? Im nächsten Schritt werden die Qualitätsziele spezifiziert und abgestimmt.
Dann kann auf Basis der Qualitätsziele und der Ableitung von Erkennungsmerkmalen die angestrebte Zielerreichung überprüft werden.
Es ist also wenig zielführend, ein wenig „transparentes“ KI-System zum Beispiel zur Unterstützung einer Unternehmens- oder Vertriebs-Strategie einzusetzen. M.a.W.: es sollte vor Einsatz die Frage nach der „Eignung“ des jeweiligen Bots gestellt werden. Ansonsten wird die Qualität des Ergebnisses einem „Orakelspruch“ gleichzusetzen sein (die Brauchbarkeit wäre damit definiert).
Im zweiten Teil dieses Beitrages stellen wir ein Framework zum effektiven Qualitätsmanagement vor. Im darauf folgenden Teil 3 zeigen wir, wie das Framework in TaskBrowse – einem innovativen Projektmanagement & Zeiterfassungstool – implementiert werden kann.

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