Hintergrund

Am 27.2.24 habe ich einige Fragen bzgl. Trends im Projektmanagement an den „Bing copilot chat“ gestellt. Was nach kurzer Lektüre auffällt ist die „intensive Nutzung“ des spezieller Quellen: Bing Chat „bedient sich“ bei vielen Toolherstellern und Projektmanagement-Portalen, ohne die jeweiligen Quellen genau zu benennen.   Im weiteren Verlauf dieses Artikels werde ich die FRAGEN (an den Chatbot) IN GROßBUCHSTABEN, die Antworten in „normaler Formatierung“ und meine Kommentare kursiv darstellen.

Fragen

WELCHE ENTWICKLUNGEN SIND BEI PROJEKTMANAGEMENTSOFTWARE KÜNFTIG ZU ERWARTEN?

WELCHE FUNKTIONALITÄTEN WERDEN AN BEDEUTUNG GEWINNEN BZW. WELCHE WERDEN IN DER BEDEUTUNG ABNEHMEN?

Bing Copilot Chat
Das Projektmanagement steht vor bedeutenden Veränderungen, die sich auf die Zukunft der Branche auswirken werden. Hier sind einige der aktuellen Trends und Prognosen für die kommenden Jahre:

Verbesserte Kommunikation unter verteilten Teams:
Effektive Kommunikation ist entscheidend, insbesondere in einer Zeit, in der viele Teams remote arbeiten. Projektmanager müssen sich mit den richtigen Tools und Fähigkeiten ausstatten, um die Herausforderungen von Homeoffice und hybrider Arbeit zu bewältigen¹
Leonhard Limburg:
Allein mit der Technik ist es jedoch nicht getan! Der effektive Einsatz dieser technischen Hilfsmittel alleine reicht nicht aus. Ihre Mitarbeitenden brauchen Unterstützung in Form von Coaching und methodischer Ausbildung. Das hat die Erfahrung mit Online-Meetings in der Corona-Zeit gezeigt.
 Agiles Arbeiten:

Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Teams agil und reaktionsschnell sind. Statt standardisierter Vorgaben benötigen Teams Know-how und Erfahrung, um die richtigen strategischen Rahmenpläne für ihre spezifischen Anforderungen zu wählen. Der Trend zu agilen Methoden wird voraussichtlich weiter zunehmen¹.
Leonhard Limburg:
Die Praxis zeigt aktuell eine Entwicklung hin zum hybriden Vorgehen: immer mehr Unternehmen nutzen in der Projektarbeit die Vorteile beider Welten – einen Mix aus klassischen und agilen Modellen.
Hier gilt besonders die Anmerkung von Tom de Marco: „A fool with a tool ist still a fool“. Ohne methodisches Know-how ist ein Projekt zum Scheitern verurteilt.

Ortsunabhängige Projektteams: Die Corona-Pandemie hat viele Organisationen dazu gezwungen, ihre Homeoffice-Regelungen zu überdenken. Das Projektmanagement ist nicht mehr an das traditionelle Büro gebunden. Natürlich gibt es Aufgaben, die sich am besten im Team vor Ort erledigen lassen, aber die Flexibilität des ortsunabhängigen Arbeitens wird weiter zunehmen¹.
Leonhard Limburg
Zusammenarbeit im Projektteam lebt von persönlichem Vertrauen. Können die Teammitglieder keine persönliche Beziehung und Vertrauen zueinander aufbauen, so wird der Projekterfolg nur suboptimal sein. Daher ist zu empfehlen, dass zu mindestens die Projektleitung alle Projektmitarbeitenden persönlich kennt. Hin und wieder ein persönliches Treffen ist sicherlich tendenziell teambildend. Bei international verteilten Teams sind sicherlich noch die kulturellen Barrieren zu berücksichtigen. Und das ist sicherlich nicht nur die Zeitverschiebung.

Mehr Künstliche Intelligenz (KI) im Projektmanagement: KI wird in den kommenden Jahren eine immer wichtigere Rolle spielen. Automatisierung, Datenanalyse und intelligente Entscheidungsunterstützung werden die Effizienz steigern und die Projektplanung optimieren².
Leonhard Limburg:
Dies ist an eine wichtige Voraussetzung gebunden: die Unternehmen können nur aus der Vergangenheit lernen, wenn sie die Erfahrungen aus der Vergangenheit dokumentieren und analysieren. So ist  die Projektzeiterfassung eine unbedingte Voraussetzung für die  fundierte Aufwandschätzung im Projekt und bedingt eine Mitarbeitereinsatzplanung in der Linienorganisation. Und die Planung des Ressourceneinsatzes im Projekt erfolgt in enger Abstimmung mit den Linienvorgesetzten.  Das bedeutet für das PM-Tool, dass auch die Abbildung von projektunabhängigen Aufgaben unterstützt werden.
Leonhard Limburg:
Dies ist an eine wichtige Voraussetzung gebunden: die Unternehmen können nur aus der Vergangenheit lernen, wenn sie die Erfahrungen aus der Vergangenheit dokumentieren und analysieren. So ist  die Projektzeiterfassung eine unbedingte Voraussetzung für die  fundierte Aufwandschätzung im Projekt und bedingt eine Mitarbeitereinsatzplanung in der Linienorganisation. Und die Planung des Ressourceneinsatzes im Projekt erfolgt in enger Abstimmung mit den Linienvorgesetzten.  Das bedeutet für das PM-Tool, dass auch die Abbildung von projektunabhängigen Aufgaben unterstützt werden.

Fokus auf den Nutzen von Ergebnissen. Unternehmen werden verstärkt darauf achten, dass Projekte tatsächlich den gewünschten Nutzen bringen. Der Return on Investment (ROI) und die Wertschöpfung stehen im Mittelpunkt³.
Leonhard Limburg:
Das ist einer der wichtigsten Punkte überhaupt! Projekte sind, neben der Linienorganisation, eines der wichtigsten Instrumente zur Realisierung der Unternehmensziele! Das bedingt, die Projektziele in den Zusammenhang zu den Unternehmenszielen zu setzen und den Beitrag des Projektes zum Unternehmenserfolg deutlich zu machen. Im Projekt müssen die Projektziele allen Projektmitarbeitenden transparent sein. Werden die Projektziele nicht realisiert, werden die Unternehmensziele wohl ebenfalls nicht realisiert werden können. Projektziele müssen messbar sein; wie sollte ansonsten die Zielerreichung überprüft werden? Gleichzeitig sind messbare Projektziele – also Qualitätsziele – eine Voraussetzung für Qualitätsmanagement.
Erschwerend kommt hinzu, dass der Projekterfolg i. d. R. erst nach Projektende realisiert werden kann. Die Projektorganisation wurde meist schon aufgelöst – die Projektmitarbeitenden haben bereits andere Aufgaben. So liegt die Verantwortung für das Nutzencontrolling häufig beim PMO. Eine Toolunterstützung wird damit fast zwingend! Sinnvoll ist ein Werkzeug, welches die Projektziele im Kontext von Unternehmenszielen und Aktivitäten darstellt. Das Werkzeug TaskBrowse erfüllt alle Voraussetzungen für ein Nutzencontrolling: Projektziele können als Qualitätsziele messbar gestaltet werden; ihr Erfolg ist planbar und wird überprüfbar.

Change Management und Transparenz: Die Bedeutung von Change Management wird zunehmen, da Unternehmen sich anpassen müssen. Gleichzeitig wird Transparenz in der Projektarbeit immer wichtiger, um Stakeholder und Teammitglieder auf dem Laufenden zu halten³
Leonhard Limburg:
Projekte gestalten so gut wie immer das Unternehmen, d.h. verändern die Auf- und Ablauforganisation. Also das Arbeitsumfeld der Mitarbeitenden und Stakeholder. Changemanagement sollte daher auch heute schon eine „Standardaufgabe“ im Rahmen eines jeden Projektes sein. So selbstverständlich wie Stakeholdermanagement. Verankert in den Projektzielen, welche als Konsens aller Beteiligten zu formulieren und zu planen bzw. zu erreichen ist. Lesen sie dazu den Beitrag „SMART alleine reicht nicht aus“.

Ressourcenplanung: Effizientes Ressourcenmanagement wird eine Schlüsselrolle spielen, um Projekte erfolgreich umzusetzen. Die richtige Zuweisung von Ressourcen und die Vermeidung von Überlastung sind entscheidend³.
Leonhard Limburg:
Hierzu verweise ich auf den Punkt 4: maschinelles Lernen, Big Data usw. setzen die Erfassung aller betrieblich relevanter Daten voraus. Die Vorbedingung für die Nutzung der Daten durch KI.
Viele Unternehmen haben hier noch „Nachholbedarf“: oft haben die benötigten Daten noch nicht die erforderliche Qualität (weil diese in der Vergangenheit nicht genutzt wurden) oder sie liegen nicht in ausreichender Menge vor.

Weitere Trends

Cyber-Bedrohungen und Cloud(PMaaS)

Immer mehr Unternehmen vertrauen ihre Daten der Cloud an: sie geben ihr Daten in die Obhut von anderen Unternehmen; externen Dienstleistern für die Datenspeicherung. Damit gewinnt das Thema Datenschutz und Datensicherheit immer stärker an Bedeutung. Nicht nur Großkonzerne werden attackiert; auch KMU sind zunehmend Ziel gezielter Wirtschaftskriminalität.

Gleichzeitig sind Tools wie TaskBrowse zu 100% webbasiert: Für den Betrieb dieser Tools ist nur ein gebräuchlicher Browser erforderlich. Die Software ist ohne Installationsdateien lokal auf einem netzfähigen PC oder Tablett ausführbar. Es besteht eine hohe Flexibilität für viele Nutzungsmöglichkeiten wie z.B. Flexible Arbeitszeiten, Schulungen usw.
PMaaS ist ein Konzept, welches diese Möglichkeiten nutzt. PMaaS übergibt die Verantwortung für den Betrieb von Software oder Infrastruktur an externe Dienstleister. Das Projektmanagement selbst wird an spezialisierte Unternehmen ausgelagert werden. Es können auf diese Weise Kosten gespart werden, welche durch eigenen Know-how Aufbau im Projektmanagement unabänderlich entstehen würden. Gleichzeitig kann durch die Auslagerung an „Profis“ die Qualität des PM gesteigert werden.

Softskills

Trotz – oder gerade wegen der zunehmenden technischen Komplexität sollten wir nicht vergessen, dass es sich um Hilfsmittel für den Menschen handelt. Dies verlangt mehr als nur die Optimierung der „Mensch – Maschine-Schnittstelle“!

Die Bedeutung sogenannter Softskills wie Kommunikation und Gesprächsführung, Führungskompetenz, Konfliktlösung oder emotionale Intelligenz werden zukünftig zunehmen. Die Bedeutung von Methodenkompetenz wird im Vergleich zur Bedeutung von  Problemlösungskompetenz weiter abnehmen.
Die Gesundheit und das Wohlbefinden aller Mitarbeitenden wird wieder stärker in den Fokus rücken. In Zeiten auf dem Arbeitsmarkt  knapper qualifizierter Mitarbeitenden wird die Bedeutung einer ausgeglichenen work life balance weiter zunehmen. Die Beachtung von mentaler Gesundheit am Arbeitsplatz wird immer wichtiger.  Immer mehr Unternehmen werden trotz Arbeitsüberlastung und Projektdruck erkennen, dass Unternehmenserfolg nur durch gesunde Mitarbeitende realisierbar ist.

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Klare, verständliche und überprüfbare Ziele sind eine elementare Grundvoraussetzung für den Projekterfolg. Ohne sie entfällt die Basis für das Qualitätsmanagement: eine erforderliche Referenz für Qualität würde fehlen.

Bei der Vorbereitung auf ein Projekt werden die Projektziele diskutiert und soweit möglich konkretisiert. Als Messlatte wird dabei oft die SMART-Regel verwendet: ein Ziel sollte SMART (Spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert) formuliert sein.

Die neue ISO 21502 postuliert eine prozessbezogene, zielbasierte Vorgehensweise der Projektplanung. TaskBrowse hat die zielbasierte Projektplanung als Prozess implementiert!

Projekt-Zielplanung ist ein Prozess

Weitaus wichtiger ist jedoch, dass Auftraggeber und Auftragnehmer eine gemeinsame Vorstellung der Ziele entwickeln.

Und das ist nicht in einem Meeting bzw. mehreren kurzen Besprechungen realisierbar. Es ist stattdessen ein längerer und iterativer, ja auch inkrementeller Prozess.

Das gemeinsame Verständnis ist das Ergebnis eines Kommunikationsprozesses aller Beteiligten.

„Baue mir ein Haus! Groß, schön, umweltfreundlich und nachhaltig.“

 Um ein solches Projekt erfolgreich im Sinne aller Beteiligten umsetzen zu können, müssen die qualitativen Ziele konkretisiert und in Funktionsziele und Anforderungen übersetzt werden: Was bedeutet „schön“? Wann ist ein Haus „umweltfreundlich?“

Ein Kommunikationsprozess

Dies zu klären ist ein „iterativer & inkrementeller“  Kommunikationsprozess wo es keine Abkürzung gibt!  Qualitätsziele müssen definiert, konkretisiert und überprüft werden können! Das bedingt, dass die zu erreichende Qualität in den frühen Aktivitäten des Projektes „vorgedacht“ / geplant wird … und erste Überlegungen über Messkriterien, Messverfahren & Messgrößen … gemacht werden. Damit ist die ursprüngliche Frage (Wann ist das Projekt erfolgreich?)  auch über das Projektende hinaus – für den Nutzungszeitraum des Projektergebnisses – zu beantworten. Und das wird in der Qualitätsplanung zusammengefasst – und gibt Antworten darauf, wie diese Qualität zu überprüfen ist.
Um genau diese Denke abbilden zu können, wurde TaskBrowse um das Modul zur Projektzielplanung erweitert. Hier ein Screenshot der grafischen Darstellung der Zielhierarchie.

Dieser Prozess der Zielfindung und Konkretisierung wird in mehreren  Stufen erfolgen. Das (Zwischen-)Ergebnis wird als Qualitätsziel-Diagramm in TaskBrowse abgebildet.

Im Projekt entwickelt und geprüft

Diese im Projekt bewährte Methode zur Zielfindung ist in Form von Methodensteckbriefen beschrieben.

In Kurzform: Zielplanung ist ein iterativer Prozess, der sich bis weit in das Projekt hineinzieht. Zu Beginn der Vorbereitung des Projektes besteht beim späteren Auftraggeber*in meist noch ein sehr unscharfes Verständnis der Ziele. So ist oft nur „klar“ dass ein Produkt entwickelt oder ein Prozess verbessert werden muss; von einer Konkretisierung ist diese Projektidee aber noch weit entfernt.

Mit zunehmender Beschäftigung mit dem Problemraum und den Anforderungen des Projekts werden die Projektziele immer klarer: eine gemeinsame Vorstellung der (Qualitäts-)ziele von Auftraggeber*in und Projektteam nimmt Gestalt an. Das ist auch das Ergebnis eines iterativen und hoch kommunikativen Prozesses. Die erforderliche Klarheit der Projektziele kann nicht allein von der Projektleitung in der erforderlichen Qualität erarbeitet werden. Darüber hinaus muss das erforderliche gemeinsame Verständnis erarbeitet werden. Und das wird nur durch den, sich bis weit in das Projekt hineinziehenden, kommunikativen Prozess der Zielplanung ermöglicht.

Gelingt dieser Prozess nicht, so ist der Erfolg des Projektes gefährdet!

Prozess der Zielplanung

Dieser Prozess der Zielplanung wird wie folgt skizziert:

Die Projektziele sollten zu Beginn des Projektes soweit wie möglich definiert und abgestimmt sein. Dazu sollte zu Beginn des Projektes eine Zielplanung erfolgt sein, welche die Ziele so weit wie zu diesem Zeitpunkt möglich, konkret und überprüfbar formuliert. Dazu kann eine (erste) Zielstruktur erstellt werden. Der Fokus sollte auf der Formulierung der Qualitätsziele liegen. Qualitätsziele sind messbare – also konkret überprüfbare Ziele. Ein funktionales Ziel hingegen ist „erfüllt oder nicht erfüllt“, ein Terminziel ist „eingehalten oder überschritten“, ein „finanzielles Ziel konnte eingehalten werden oder nicht“

Ein Qualitätsziel hingegen ist skalierbar; die Qualität muss messbar formuliert werden, so dass der Zielerreichungsgrad überprüfbar ist.

Zurück zum Eingangs-Beispiel:

Ein Architekt erhält den Auftrag „Baue ein Haus – groß, schön …“. Erfahrungsgemäß wird er klären was der Auftrag genau zu bedeuten hat und die Attribute groß, schön und … hinterfragen und konkretisieren. Dass das Haus einen Zugang haben soll, ist dagegen als selbstverständlich vorauszusetzen: eine Türe- also ein funktionales Ziel! Ob es sich um eine vollautomatische Türe handelt, welche berechtigte Benutzer automatisch erkennt, ist hingegen eher ein Qualitätsziel und zu prüfen! Der Gestaltungsspielraum wird durch von Termin- und Budgetzielen (Restriktionen) definiert.

Es liegt also in der Natur eines Projektes, dass die Ziele zu Beginn bzw. in den frühen Phasen noch relativ unscharf sind und erst im Verlauf des Projektes immer weiter konkretisiert werden können.

Die Zielplanung ist also ein Tool, welches auch noch in der Projektdurchführung von Nutzen sein kann und Anwendung findet.

Prozess-Schritte der Zielplanung

Folgende Prozess-Schritte sind (mehrfach) zu durchlaufen:

• Ziele sammeln (aus Zielvorgaben und eigenen Visionen)
• Ziele hierarchisch strukturieren, ordnen und verfeinern
• „strukturgerecht“ formulieren
• Vollständigkeit herstellen
• Abhängigkeiten zeigen
• Ziele priorisieren
• Entwicklung von Lösungsideen
• Ableitung geeigneter Maßnahmen
• Operationalisieren (Ziele messbar machen)
• Planung QS und Erfolgskontrolle
• Ableitung von Risiken …..

Die detaillierten Schritte sind in drei Methodensteckbriefen beschrieben. Im Webinar „Zielbasierte Projektplanung mit TaskBrowse“ haben wir vorgestellt, wie TaskBrowse sie bei diesem Vorgehen von der Zielplanung – von Zielen hin zu zielorientierten Maßnahmen – unterstützen kann.

Als Darstellungsform wird eine Baumstruktur verwendet. Es handelt sich um eine Vereinfachung der Realität – also ein Modell. Dieses Modell reduziert jedoch (in zulässiger Form) die Komplexität und unterstützt den kommunikativen Prozess der Zielfindung im Team. Sie möchten noch mehr über die Möglichkeiten von TaskBrowse erfahren?! Vereinbaren sie eine Demo!

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