كيف يمكن أن نساعد؟
مع الذكاء الاصطناعي في تسك براوز، أدر مهامك بذكاء أكبر، وقدّر الوقت بدقة أعلى، وحوّل الاجتماعات إلى مخرجات فعلية، وحوّل بيانات سجل الوقت إلى تحليلات إدارية موثوقة.
رايلا، الذكاء الاصطناعي في تسك براوز
يقدّم تسك براوز مساعده الذكي باسم رايلا. وعلى خلاف أدوات الذكاء الاصطناعي العامة، يستطيع رايلا تحليل البيانات المسجّلة في تسك براوز وفق مستوى صلاحيات كل مستخدم.
وبهذه الطريقة، بدلاً من البحث يدوياً بين التقارير والجداول والرسوم البيانية المختلفة، يمكن للمديرين طرح أسئلتهم بلغة طبيعية؛ على سبيل المثال:
• ما المشاريع التي تحتاج إلى مزيد من الاهتمام؟
• ما المهام المتأخرة عن الخطة؟
• ما الفرق بين التقدم الفعلي والتخطيط؟
• كيف يتوزع عبء العمل بين أعضاء الفريق؟
• ما المشاريع التي تواجه انحرافات زمنية أو في التكاليف؟
يراجع رايلا البيانات ذات الصلة ويعرض النتيجة للمستخدم في صورة شرح أو جدول أو رسم بياني.
للتحدث مع رايلا، انقر على أيقونة الذكاء الاصطناعي واطرح عليه أسئلتك.
تحديد المشاريع والمهام التي تحتاج إلى الاهتمام
من استخدامات رايلا تحليل حالة المشاريع وتحديد الحالات التي تحتاج إلى متابعة.
يستطيع هذا المساعد مقارنة التقدم المخطط بالتقدم الفعلي للمشاريع، واكتشاف المهام المتأخرة أو التي لا تحتوي على تاريخ انتهاء، وتحديد الانحرافات الزمنية أو التنفيذية أو المتعلقة بالتكاليف.
وبذلك، بدلاً من مراجعة جميع المشاريع يدوياً، يستطيع المديرون معرفة المشروع أو المهمة التي تحتاج إلى مزيد من المراجعة بسرعة أكبر.
تحليل عبء العمل وقدرة أعضاء الفريق
قد يؤدي التوزيع غير المتوازن للمهام إلى ضغط عمل زائد على بعض أعضاء الفريق، مع عدم الاستفادة من القدرة المتاحة لدى أعضاء آخرين.
يراجع رايلا خطة العمل والمهام المسندة وقدرة أعضاء الفريق لتحديد الأشخاص الذين يواجهون عبئاً زائداً، ومن لديهم قدرة على استلام مهمة جديدة.
يساعد هذا التحليل المديرين على إسناد المهام بدقة أكبر، وإدارة الموارد البشرية، وتجنب توزيع ضغط العمل بصورة غير متوازنة.
مقارنة التخطيط بالأداء الفعلي
يصبح تخطيط المشروع ذا قيمة حقيقية عندما يمكن مقارنته بالأداء الفعلي.
يضع رايلا البيانات المخططة بجانب الوقت الفعلي المسجّل، وتقدم المهام، وسجلات الوقت الخاصة بأعضاء الفريق. وبذلك يستطيع المدير ملاحظة الفرق بين التقدير الأولي والأداء الفعلي، وتحديد نقاط الضعف في التخطيط أو التنفيذ.
تفيد هذه المعلومات في تعديل الجدول الزمني لبقية المشروع وإجراء تقديرات أكثر واقعية في المشاريع اللاحقة.
التقارير التحليلية بالذكاء الاصطناعي (AI)
تقرير تفاصيل السجل الوقت
يمنحك تقرير تفاصيل السجل الوقت عرضاً كاملاً لجميع المهام المسجّلة لكل مستخدم. ويمكنك في هذا التقرير الاطلاع بدقة على ما يلي:
- عنوان المشروع
- عنوان المهمة
- الوقت الفعلي و وقت المخطط
- الملاحظات المسجّلة بواسطة المستخدم
- الفترة الزمنية لكل مهمة
باختصار، يعرض هذا التقرير جميع التفاصيل المسجّلة في سجل الوقت اليومي للمستخدمين بصورة واضحة وقابلة للتحليل.
للاطلاع على هذا التقرير، انتقل إلى المسار التالي:
التقارير، جميع التقارير، تقارير الوقت و تفاصيل السجل الوقت
إذا كانت لديك صلاحية مشاهدة جميع التقارير، فيمكنك الاطلاع على التفاصيل الدقيقة لسجل الوقت لجميع المستخدمين. ولتحليل مهام مستخدم معيّن، يكفي تصفية التقرير حسب اسم ذلك المستخدم.
التحليل الذكي بمساعدة الذكاء الاصطناعي
في هذا القسم، يقدّم الذكاء الاصطناعي تحليلات إدارية وتشغيلية اعتماداً على البيانات المسجّلة في سجل الوقت. ولعرض هذه التحليلات، انقر على أيقونة التلخيص بالذكاء الاصطناعي ثم اختر مجال التحليل المطلوب.
تشمل مجالات التحليل ما يلي:
- توازن العمل
يعني توازن العمل التحقق مما إذا كان حجم المهام موزعاً بصورة متوازنة بين أعضاء الفريق. يوضح هذا التحليل ما إذا كان بعض الأشخاص تحت ضغط زائد، أو كان آخرون يعملون بأقل من قدرتهم، وما إذا كان التخطيط واقعياً أو يحتاج إلى تعديل. في هذا القسم تُعرض المؤشرات الرئيسية أولاً، ثم نتائج النظام، وفي النهاية توصيات عملية لتحسين توازن العمل.
- الكفاءة والتركيز
يوضح هذا التحليل ما إذا كان الوقت المستغرق فعلياً يتوافق مع التخطيط، أم أن جزءاً ملحوظاً من الوقت استُهلك بصورة غير فعّالة. ومن دون تسجيل الوقت الفعلي وتحليله، يبقى التخطيط مجرد تصور ذهني لا يمكن تقييمه بدقة.
- تحسين التكلفة
يوضح هذا القسم تكلفة كل ساعة عمل على المؤسسة، وما إذا كانت هذه التكلفة تتناسب مع القيمة الناتجة عنها. ويساعدك هذا التحليل على اتخاذ قرارات مالية أدق وأكثر اعتماداً على البيانات.
- الاتساق في الأداء
يفحص هذا التحليل مدى التوافق بين التقديرات والتنفيذ الفعلي. وكلما زاد هذا الاتساق، دلّ ذلك على واقعية التخطيط ودقة الفريق في تقدير الوقت.
- تحليل الخطة والتنفيذ
في هذا القسم تتم مقارنة ما تم التخطيط له بما حدث فعلياً. تساعدك هذه المقارنة على تحديد الفجوة بين الخطة والتنفيذ وتحسين عمليات اتخاذ القرار.
- اتساق التقارير
يفحص هذا التحليل مدى ثبات المستخدمين وانتظامهم في تسجيل الوقت والمعلومات المرتبطة بالمهام. ويُعد هذا الاتساق ضرورياً لتقييم الأداء، وإصدار فواتير دقيقة، وإجراء تحليل صحيح للمشاريع.
اقتراح الوسوم للمهام بالذكاء الاصطناعي (AI)
لتصنيف المهام بسرعة ودقة أكبر، يقترح تسك براوز الوسوم ذات الصلة تلقائياً بمساعدة الذكاء الاصطناعي. عند إنشاء مهمة أو تعديلها، انتقل إلى تبويب إضافي وانقر على رمز AI بجوار قسم الوسوم. سيقترح تسك براوز الوسوم ذات الصلة الموجودة بالفعل، كما سينشئ عند الحاجة وسوماً جديدة ومناسبة لمهمتك.
تساعدك هذه الميزة في ما يلي:
- تصنيف المهام خلال ثوانٍ
- تقارير ورسوم بيانية أكثر دقة بالاعتماد على الوسوم
- توحيد المهام وتنظيمها بصورة أفضل
يمكنك إدارة الوسوم أو تعديلها أو حذفها في أي وقت من المسار التالي:
إعدادات النظام، الوسوم
تقدير عبء العمل الأولي المقدر للمهمة بالذكاء الاصطناعي (AI)
كما تعلمون، يُعد التقدير الصحيح لوقت المهام أحد أهم تحديات إدارة المشاريع. ويلعب هذا العامل دوراً مهماً في التخطيط، والجدولة الزمنية، وتخصيص الموارد، وحساب التكاليف.
في تسك براوز، عند تعريف مهام في تبويب وقت، يمكنك إدخال عبء العمل الأولي المقدر للمهمة بالساعات. ولهذه القيمة استخدامات مهمة في تسك براوز، منها:
• حساب التقدم الفعلي للمهمة والمشروع،
• قياس القدرة المتاحة لدى المستخدمين عند إسناد المهام،
• وتقدير التكاليف بناءً على الوقت المطلوب لكل مهمة.
ومع ذلك، كان التقدير الدقيق لوقت المهمة صعباً دائماً بالنسبة إلى كثير من عملائنا. ولهذا السبب تتوفر في تسك براوز الميزة التالية:
تقدير عبء العمل الأولي المقدر بالذكاء الاصطناعي
كيف تعمل هذه الميزة؟
- عند إنشاء مهمة، انقر على رمز AI بجوار حقل عبء العمل الأولي المقدر.
- يحلّل تسك براوز سجل المهام المشابهة في مشاريعك ويتنبأ بذكاء بالوقت المطلوب.
- تظهر قائمة بالمهام المشابهة لتتمكن من اختيار الأنسب منها.
- بالنسبة إلى المهام المكتملة يُستخدم الوقت الفعلي، أما المهام غير المكتملة فيُستفاد من الوقت المقدر.
مزايا هذه الميزة الجديدة:
- تقديرات أذكى وأكثر دقة واعتماداً على البيانات
- زيادة احتمال إكمال المشاريع في الوقت المحدد
بفضل هذه الميزة، يستطيع المديرون التخطيط بثقة أكبر، ويمكن للفرق الحفاظ على عبء عمل متوازن، كما تزداد إمكانية إكمال المشاريع في الوقت المحدد.
إدارة الاجتماعات بالذكاء الاصطناعي (AI)
توفّر إدارة الاجتماعات مجموعة متنوعة من الإمكانات لتحسين عملية الاجتماعات، ومنها:
- جدول أعمال الاجتماع: إنشاء جدول الأعمال ومشاركته مع المشاركين، مما يساعد على تنظيم الاجتماع بصورة أفضل.
- جدولة الاجتماعات: العثور على أفضل وقت لعقد الاجتماع من خلال مراجعة خطط أعضاء الاجتماع.
- الحضور والغياب: تسجيل حضور المشاركين وغيابهم.
- إسناد المهام: إمكانية تحديد المهام من قرارات الاجتماع ومتابعة تنفيذها.
- أدوات التعاون: إمكانات مثل مشاركة المستندات والتواصل لتسهيل التعاون أثناء الاجتماع وبعده.
- المتابعة والتذكيرات: متابعات تلقائية وتذكيرات للمساعدة على ضمان إكمال المهام المحددة.
وماذا عن إدارة الاجتماعات بالذكاء الاصطناعي؟
في تسك براوز يمكنك تسجيل اجتماعات فريقك وترك الذكاء الاصطناعي يحوّل النقاشات تلقائياً إلى مهام ورؤى منظّمة. لم تعد هناك حاجة إلى تدوين الملاحظات يدوياً، والأهم أن المهام المحددة في الاجتماع لن تُنسى.
ميزات إدارة الاجتماعات بالذكاء الاصطناعي:
- تسجيل سهل
سجّل الاجتماعات مباشرة أو ارفع الملفات الصوتية للاجتماع.
- تفريغ دقيق
احصل على تفريغ دقيق للاجتماعات مع التعرّف على المتحدث.
- استخراج المهام تلقائياً
يستخرج الذكاء الاصطناعي المهام من نقاشات الاجتماع ويعرضها لك.
- ملخص الاجتماع
احصل على ملخص مفيد ومختصر لأهم النقاط والقرارات.
تلخيص المحادثات بالذكاء الاصطناعي (AI)
في تسك براوز يمكنك التواصل مع فريقك عبر الإنترنت داخل المجموعات المرتبطة بكل مشروع أو مهمة، وإرسال الملفات، والإشارة إلى أعضاء الفريق، والحفاظ على تواصل فعّال.
وبعد إضافة الذكاء الاصطناعي، يمكنك الآن:
- الحصول على ملخص للمحادثات.
- مشاهدة المهام الناتجة عن المحادثة.
- تقليل هدر الوقت.
يكفي أن تنقر على أيقونة AI في دردشة لتحصل على تجربة سريعة وذكية في متابعة محادثات الفريق.
