ما هو هيكل تقسيم العمل (Work Breakdown Structure)؟
هيكل تقسيم العمل (Work Breakdown Structure) هو تقسيم مشروع كبير إلى مجموعة من المهام القابلة للإدارة. في الواقع، بعد تحديد المشروع، يجب أن تعرف المهام المطلوبة لتحقيق نجاحه. يساعدك هيكل تقسيم العمل على الإجابة عن الأسئلة المهمة حول كيفية تخصيص الوقت والتكلفة المناسبين.
قبل متابعة قراءة المقال، يمكنك التسجيل في برنامج إدارة المشاريع تاسك براوز والاستفادة من هيكل تقسيم العمل فيه لتحديد مشاريعك الخاصة.
جدول المحتويات
ما هو هيكل تقسيم العمل (WBS) في إدارة المشاريع؟
يتطلب تحقيق أهداف العقد بنجاح وجود خطة تحدد جميع الجهود التي يجب تنفيذها، وتُخصّص المسؤوليات إلى جهة تنظيمية، وتُحدد الجداول الزمنية والميزانية اللازمة لتنفيذ العمل. عند التخطيط لمشروع، يجب على مدير المشروع تقسيم المشروع إلى عناصر أصغر تتمتع بالخصائص التالية:
- قابلة للإدارة
- مستقلة، أو ذات ارتباط واعتماد محدود على العناصر الأخرى الجارية
- قابلة للقياس من حيث التقدّم
الخطوة الأساسية الأولى في عملية التخطيط بعد تحديد متطلبات المشروع هي تطوير هيكل تقسيم العمل (WBS).
ويُعتبر WBS هيكلاً شجرياً موجّهاً نحو المنتج. وبمساعدة WBS:
- يمكن إجراء التخطيط بفعالية
- يمكن تحديد التكاليف والميزانية
- يمكن تتبع الوقت والتكلفة والأداء
- يمكن تخصيص المسؤوليات
يستخدم مديرو المشاريع هيكل تقسيم العمل (WBS) لمساعدة الفريق في تصور المشروع والمنتجات المرتبطة به.
أهمية هيكل تقسيم العمل (WBS)
يدرك مديرو المشاريع المتمرّسون أن التخطيط الدقيق وحده لا يكفي لضمان نجاح المشروع، إذ قد تنشأ العديد من التحديات غير المتوقعة أثناء التنفيذ. وغالبًا ما ترجع هذه التحديات إلى غياب هيكل تقسيم العمل (WBS) أو إلى ضعف تصميمه وتنظيمه.
فضعف هيكل تقسيم العمل قد يؤدي إلى نتائج سلبية متعددة، منها غموض في توزيع المهام، واتساع غير مُسيطَر عليه في نطاق المشروع (ويُعرف بـ scope creep)، وتكرار التعديلات على النطاق، وتجاوز الميزانية المحددة، وتأخّر في تسليم المخرجات، بل وربما تسليم منتجات غير قابلة للاستخدام أو لا تفي بمتطلبات المشروع.
كيفية تنفيذ هيكل تقسيم العمل (WBS)
1. تعرّف على الهدف النهائي
الخطوة الأولى هي أن تعرف ما هو الهدف النهائي من مشروعك. بالتشاور مع جميع أصحاب المصلحة في المشروع، حدّد نطاق المشروع وكيفية الوصول إليه. ثم تحدث مع فريقك لمعرفة ما الذي يجب عليهم تقديمه لتحقيق هذا الهدف النهائي. ما هي المنتجات أو الخدمات المطلوبة للوصول إلى هذه النقطة؟
2. حدّد المهام المطلوبة
في الخطوة التالية، ناقش مع فريقك المهام المختلفة اللازمة لضمان تقديم جميع العناصر أو الخدمات المطلوبة لتحقيق الهدف النهائي. في هذه المرحلة، يجب عليك تقسيم العمل أكثر وإنشاء مهام فرعية وتفصيلية. يجب أن تفهم أنت وفريقك ما هي المهام، وكيفية تنفيذها بشكل صحيح، وأن تكونوا واقعيين قدر الإمكان فيما يتعلق بالجدول الزمني.
3. افهم كيفية تنفيذ المهام
استمر في المزيد من التقسيم. يجب أن يكون الهدف النهائي في الأعلى. تحته، يجب إدراج المنتجات القابلة للتسليم التي يجب توفيرها لتحقيق هذا الهدف. وتحت كل منتج قابل للتسليم، يجب إدراج المهام اللازمة لتنفيذه.
4. حدد التفاصيل
قم بتحديد الوقت والمواعيد النهائية، وخصص ميزانية لكل مهمة من المهام المختلفة التي يتم تنفيذها. تأكد أيضاً من أن كل مهمة مُسندة إلى شخص معين حتى يعرف الجميع ما هي مسؤولياتهم.
خصائص هيكل تقسيم العمل (WBS) الفعّال
يتّسم هيكل تقسيم العمل الفعّال بعدد من الخصائص التي تضمن وضوحه وكفاءته في إدارة المشروع، ومنها:
- تركيزه على النتائج والمنتجات النهائيّة للمشروع.
- يتمّ تطويره من قِبَل الأفراد المكلّفين بتنفيذ الأعمال، لضمان الواقعيّة والدقّة.
- يشمل كامل نطاق العمل (100٪) المعرّف ضمن حدود المشروع أو العقد، دون استثناء.
- يوضّح مكوّنات المشروع، ويحدّد المهام بشكل دقيق، وينقل نطاق المشروع بوضوح إلى جميع أصحاب المصلحة.
- يُنظّم جميع المخرجات القابلة للتسليم – سواء كانت رئيسيّة أم فرعيّة – ضمن هيكل هرمي واضح.
- ينبغي أن يتكوّن من مستويين على الأقل، لضمان كفاءة التوزيع والتفصيل.
مستويات هيكل تقسيم العمل (WBS)
يتكوّن هيكل تقسيم العمل عادةً من ثلاث مستويات رئيسية من التبعيات، إلا أن عدد المستويات قد يزيد أو ينقص بحسب طبيعة المشروع وتعقيده.
كل مستوى يرتبط بمهمة رئيسية ويشمل الأعمال اللازمة لإنجازها. ونظرًا لاختلاف طبيعة المشاريع، فإن عدد ومستويات WBS قد تختلف تبعًا لمتطلبات المشروع، إذ قد تستدعي بعض المشاريع إضافة مهام فرعية أكثر تفصيلًا.
المستوى الأول من WBS
يمثّل هذا المستوى المهمة الرئيسية أو “الهدف النهائي” للمشروع.
على سبيل المثال، إذا كان فريقك يعمل على تطوير متجر إلكتروني لبيع الملابس، فإن المستوى الأول سيكون:
“إنشاء متجر إلكتروني لبيع الملابس”
ويُعتبر هذا المستوى نقطة الانطلاق، حيث يُحدَّد فيه الهدف الأساسي الذي تُبنى عليه بقية المهام في المستويات التالية.
المستوى الثاني من WBS
يتأثر هذا المستوى بنطاق المشروع ومدى تعقيده.
ويشمل المهام الفرعية المرتبطة مباشرةً بالمهمة الرئيسية، والتي تُعرف أحيانًا بـ “التبعيات” أو “عناصر العمل الفرعي”.
في المثال السابق، قد يتضمّن المستوى الثاني ما يلي:
- دراسة السوق والتخطيط
- تصميم وتطوير المتجر
- التسويق والإطلاق
ويقدّم هذا المستوى نظرة شاملة للأنشطة الأساسية المطلوبة لتحقيق الهدف الرئيسي.
المستوى الثالث من WBS
يُستخدم هذا المستوى لتفصيل المهام الواردة في المستوى الثاني إلى أنشطة أكثر تحديدًا ودقة.
ويشمل الأعمال التفصيلية التي تُنفّذ ضمن كل مهمة فرعية.
مثال على تقسيم المهام في هذا المستوى:
1. دراسة السوق والتخطيط
- تحليل المنافسين
- تحديد الجمهور المستهدف
- تحديد الميزة التنافسية للمتجر
2. تصميم وتطوير المتجر
- تصميم واجهة المستخدم (UI)
- تنفيذ نظام الدفع الإلكتروني
- اختبار النسخة الأولية للمتجر
3. التسويق والإطلاق
- إعداد استراتيجية التسويق الرقمي
- إنشاء صفحات على وسائل التواصل الاجتماعي
- تنفيذ الحملة الإعلانية الأولى
ما الذي يتضمّنه هيكل تقسيم العمل (WBS)؟
يعرض هيكل تقسيم العمل (WBS) خطة المشروع في تسلسل هرمي مرئي، ويشمل جميع العناصر الأساسية للمشروع. من بين هذه العناصر الأهداف، والمنتجات، والجدول الزمني، وأصحاب المصلحة الرئيسيين.
قاموس هيكل تقسيم العمل (WBS)
الهدف الرئيسي من قاموس WBS هو توضيح كل مهمة بمزيد من التفاصيل. ويرجع ذلك إلى أن الطبيعة البصرية لـ WBS لا توفر مجالًا كافيًا للتفسيرات الدقيقة. من المفيد في إعداد هذا القاموس الاستعانة بأعضاء من أقسام مختلفة، لضمان أن يكون القاموس مفيدًا قدر الإمكان، ويحتوي على شروحات دقيقة لكافة العناصر.
بعض الحقول التي ينبغي تضمينها في القاموس تشمل:
- اسم المهام
- الوصف
- المنتجات
- الميزانية
- الموافقات
الهدف من إنشاء هذا القاموس هو توفير مرجع يمكن لأعضاء الفريق الرجوع إليه للعثور على المعلومات اللازمة لإنجاز المهام المختلفة.
۲) وصف المهمة
يتضمّن وصف المهام اسم المهمة ووصفًا موجزًا للأهداف. الغرض من وصف المهام هو تمكين أعضاء الفريق من فهم طبيعة العمل بسهولة وفي أقصر وقت ممكن. لذا، يجب تجنب الخوض في التفاصيل الدقيقة.
۳) مالك المهمة
يُعد مالك المهمة عنصرًا مهمًا سواء من ناحية تحمل المسؤولية أو من ناحية التواصل. لا شيء أسوأ من إضاعة الوقت في البحث عن معلومات المشروع. يمكن أن يؤدي تعيين مالكي المهام إلى تحسين إنتاجية الفريق، حيث يمكن لأصحاب المصلحة توجيه أسئلتهم بسرعة إلى الشخص المناسب.
۴) ميزانية المهمة
المشاريع التي تتطلب ميزانية كبيرة يجب تتبّعها بدقة. يعد تخصيص سقف ميزانية لمهام معينة أمرًا مفيدًا لأنه يسهّل تتبّع مدى الاقتراب من الميزانية المحددة. عدم تتبّع الميزانية قد يؤدي إلى إنفاق مفرط وغير متوقع، مما يؤثر على هامش الربح. لذلك تأكد من تتبّع ليس فقط ميزانية المشروع بالكامل، بل أيضًا التكاليف الخاصة بكل مهمة على حدة.
۵) تاريخ الإكمال
ليس من المفاجئ أن يُعدّ تتبّع تاريخ الإكمال من التفاصيل المهمة. ومع ذلك، من الضروري أن تكون مستعدًا للتغييرات في تاريخ الإكمال. إدارة العديد من المشاريع التي تتجاوز الجدول الزمني المقرر أمرٌ صعب. ومع ذلك، فإن هذا الأمر غالبًا ما يكون حتميًا. ولتتبّع التقدم بشكل صحيح، يجب تقسيم كل مهمة ضمن جدول زمني أو باستخدام أداة لإدارة المشاريع. بهذه الطريقة، يمكنك اكتشاف التأخيرات في الوقت الفعلي والعمل على تجنّب تراكم مشكلات المواعيد النهائية وفقدان تاريخ الإكمال الأصلي.
۶) حالة المهمة
إلى جانب تتبّع الجدول الزمني، فإن تسجيل حالة المهمة أمر مهم لمراجعة سريعة للتقدم. يمكن إدخال ذلك بعدة طرق، على سبيل المثال باستخدام عبارات مثل “بانتظار التنفيذ”، “قيد التنفيذ” و”تم التنفيذ” (مثل لوحات المهام في تاسك براوز). لا يساعد ذلك فقط في تتبّع التقدم، بل يقدم أيضًا نظرة شاملة على مستوى إنتاجية الفريق. فعلى سبيل المثال، من خلال تحديد المشكلات الأساسية داخل الفريق، يمكنك العمل على حل مشكلات عبء العمل أو ضعف التواصل قبل أن تتحول إلى مشاكل أكبر.
نموذج هيكل تقسيم العمل (WBS)
هيكل تقسيم العمل (WBS) في برنامج إدارة المشاريع تاسك براوز
يتيح لك تاسك براوز إمكانية إنشاء عدد غير محدود من المشاريع، وإضافة مهمة موجزة (حزم العمل)، بالإضافة إلى المهام (الأنشطة)، مع تخصيص المسؤوليات وتحديد تواريخ الاستحقاق بدقة.
البنية الشجرية في تاسك براوز:
- للدخول إلى هذه الميزة، انتقل إلى قائمة المشاريع، ثم قم بإنشاء مشروع جديد.
- بعد إنشاء المشروع، قم بـ تحديد فريق المشروع من خلال دعوة أعضاء الفريق.
- انقر على اسم المشروع للانتقال إلى صفحة هيكل تقسيم العمل.
- في هذه الصفحة، يجب أن تقوم بتعريف المهام الموجزة (حزم العمل) بالإضافة إلى المهام الفرعية اللازمة لإنجاز كل حزمة عمل.
- تجدر الإشارة إلى أن “تاسك براوز” يدعم عددًا غير محدود من المستويات داخل المشروع، ويمكنك تصميم هيكل دقيق بحسب درجة تعقيد مشروعك.
لكل مهمة، يمكنك تحديد:
- فريق المهمة
- تاريخ البدء
- تاريخ الاستحقاق
- عبء العمل المقدر الحالي (بالساعات)
وبعد الانتهاء من بناء هيكل تقسيم العمل، يقوم البرنامج تلقائيًا بإنشاء مخطط جانت لتوفير تصور زمني شامل، كما يتم عرض معلومات التقدم في لوحة المعلومات.
الخاتمة
يُعدّ هيكل تقسيم العمل (WBS) حجر الأساس في أي مشروع ناجح، حيث يساعد على تنظيم العمل، وتحديد المسؤوليات، وتتبع التقدّم بطريقة منهجية وواضحة. من خلال إنشاء WBS فعّال، تستطيع الفرق تحقيق التوازن بين الوقت، والميزانية، والجودة، مما يؤدي إلى إنجاز المشاريع في الوقت المحدد وضمن النطاق المطلوب.
لتحقيق هذه الأهداف بشكل عملي وفعّال، ننصحك باستخدام “تاسك براوز” – برنامج إدارة المشاريع الذي يوفّر أدوات ذكية مثل هيكل تقسيم العمل، مخطط جانت، لوحة المعلومات، وتتبع عبء العمل.
ابدأ الآن في تنظيم مشاريعك بذكاء مع “تاسك براوز”، وسجّل مجاناً لتجربة جميع الميزات المتقدّمة التي يحتاجها فريقك لتحقيق النجاح!