النظرة العامة على المشروع (Project Overview)
إذا كنت مدير مشروع أو تتحمّل مسؤولية قيادة فريق خلال تنفيذ مشروع ما، فإن إعداد نظرة عامة على المشروع يُعد أداة قيّمة للغاية. تقدّم النظرة العامة على المشروع أهم المعلومات والتفاصيل الأساسية،مثل الأهداف، والنطاق، والمخاطر المحتملة، بأسلوب موجز وواضح.
تُعدّ النظرة العامة على المشروع وثيقة قصيرة ومكثّفة تمنح القارئ رؤية شاملة عن المشروع. وهي ليست مفصّلة بقدر خطة إدارة المشروع (Project Plan)، ولا تُكتب بغرض الإقناع كما هو الحال في مقترح المشروع. ومع ذلك، فإن دورها حيوي للغاية؛ إذ تساعد المديرين وأصحاب المصلحة وأعضاء الفريق على تكوين فهم واضح وسريع لهدف المشروع، وسبب تنفيذه، والمسار العام المتوقع.
في هذا المقال، سنبدأ بتعريف مفهوم النظرة العامة على المشروع، ثم نوضّح خطوات إعدادها، وفي الختام سنقدّم تسک براوز، منصة إدارة المشاريع عبر الإنترنت، كأداة عملية وفعّالة لإعداد وإدارة النظرة العامة على المشروع.
جدول المحتويات:
النقاط الأساسية في النظرة العامة على المشروع
- تُعدّ النظرة العامة على المشروع ملخّصًا موجزًا ومنظّمًا لأهداف المشروع وقيمه والتحدّيات المحتملة، وتساعد على مواءمة فريق العمل وأصحاب المصلحة مع الأهداف الأساسية للمشروع.
- تتطلّب كتابة نظرة عامة فعّالة على المشروع تحديد نطاق المشروع بدقّة، والتعرّف على نقاط الغموض، وإجراء البحوث اللازمة، والتواصل مع أصحاب المصلحة أو العملاء، إضافةً إلى تنظيم المعلومات بأسلوب واضح وسهل الفهم.
- يوفّر هذا المستند العديد من الفوائد، من أبرزها الوصول السريع إلى المعلومات الأساسية للمشروع، وتوضيح أدوار الأطراف المعنية، وتوفير مرجع قابل للتحديث يمكن الاعتماد عليه طوال دورة حياة المشروع.
ما هي النظرة العامة على المشروع (Project Overview)؟
تقدّم النظرة العامة على المشروع صورة شاملة ومختصرة عن المشروع، وتضع بين يدي القارئ أهم المعلومات المرتبطة به. تتضمّن هذه الوثيقة عادةً معلومات أساسية مثل اسم المشروع، ومدير المشروع، والداعمين أو أصحاب المصلحة الرئيسيين. إضافةً إلى ذلك، توضّح النظرة العامة بشكل موجز القيمة التي يقدّمها المشروع، والمشكلة التي يسعى إلى حلّها، والأهداف التي يعمل فريق المشروع على تحقيقها.
وبما أن الهدف من هذه الوثيقة هو تقديم رؤية سريعة وواضحة، فإن النظرة العامة على المشروع تُعدّ غالبًا في صفحة واحدة أو أقل. لذلك يحرص مديرو المشاريع على إدراجها في بداية مقترح المشروع أو خطة المشروع، حتى يتمكّن القارئ، قبل الدخول في التفاصيل، من تكوين فهم واضح لطبيعة المشروع وأهميته.
عادةً ما يتم إعداد النظرة العامة على المشروع قبل البدء الرسمي في تنفيذه. ومن أبرز استخداماتها إقناع الإدارة العليا أو أصحاب المصلحة الرئيسيين بجدوى المشروع وضرورة تنفيذه. كما تساعد هذه الوثيقة مدير المشروع على التأكّد من أن أعضاء الفريق لديهم فهم موحّد لأهداف المشروع، ومساره العام، والتوقّعات المرتبطة به. وبذلك، تسهم النظرة العامة على المشروع في تنظيم الفريق، وتُستخدم خلال مرحلة التنفيذ كمرجع سريع وموثوق يمكن الرجوع إليه عند الحاجة.
الأقسام الأساسية في النظرة العامة على المشروع (Project Overview)
۱) معلومات المشروع (Project Information)
كما هو الحال في مقترح المشروع أو خطة إدارة المشروع، تبدأ أي نظرة عامة قياسية بمعلومات أساسية. يساعد هذا القسم القارئ على تنظيم المستندات المختلفة ومقارنتها، خصوصًا عند مراجعة عدة مشاريع في الوقت نفسه. كما يوضّح من هو الشخص المرجعي في حال وجود أسئلة أو نقاط غموض.
في هذا القسم، قدّم المعلومات بشكل واضح ومختصر، مثل:
- اسم المشروع
- الإطار الزمني للمشروع (تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء)
- اسم مدير المشروع وبيانات الاتصال الخاصة به
۲) مبرّر الأعمال (Business Case)
يوضّح هذا القسم سبب قيمة المشروع ولماذا ينبغي على المؤسسة تخصيص مواردها له. يبين مبرّر الأعمال المشكلة التي يعالجها المشروع، والقيمة التي يخلقها، وكيف يساهم في تحقيق الأهداف الاستراتيجية العامة للمؤسسة.
قد تكون قد أعددت في مقترح المشروع أو خطته تحليلات تفصيلية مثل تحليل SWOT أو شروحًا موسّعة لجذب التمويل، لكن في النظرة العامة على المشروع لا يوجد مجال لمثل هذا التفصيل. هنا يجب تلخيص مبرّر الأعمال والتركيز على سؤالين أساسيين:
- ما المشكلة التي يحلّها هذا المشروع؟
على سبيل المثال، قد يهدف المشروع إلى دراسة وتنفيذ نظام جديد لإدارة التذاكر، بعد أن أظهرت بيانات الاستبيانات عدم رضا العملاء عن زمن الاستجابة الحالي.
- ما فرصة النمو التي يوفّرها هذا المشروع؟
فعلى سبيل المثال، يمكن لتطوير نظام التذاكر أن يساعد فريق الدعم على إدارة عدد أكبر من العملاء بجودة أعلى، مما يساهم في نمو قاعدة العملاء.
ملاحظة تحريرية:
عادةً ما تكون النظرة العامة على المشروع من صفحة إلى صفحتين؛ لذلك يجب أن يكون مبرّر الأعمال مختصرًا، واضحًا وسهل الفهم. تجنّب المصطلحات التقنية غير الضرورية، واستخدم أمثلة قصيرة عند الحاجة لتعزيز رسالتك.
۳) أهداف ومقاصد المشروع (Goals & Objectives)
يحدّد هذا القسم بدقّة النتائج التي يسعى المشروع إلى تحقيقها، وكذلك المجالات التي لن يتناولها عمدًا (أي ما هو خارج نطاق المشروع).
عادةً ما يتضمّن هذا الجزء ما يلي:
- الأهداف (Goals): النتائج الإيجابية والملموسة التي يجب أن يحقّقها المشروع.
- المقاصد (Objectives): الخطوات والإجراءات التنفيذية اللازمة للوصول إلى الأهداف.
- المخرجات القابلة للتسليم (Deliverables): المنتجات أو الخدمات الملموسة التي سيتم تقديمها في نهاية المشروع.
- مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs): معايير قياس تقدّم المشروع ونجاحه.
يجب أن يتوافق اختيار مؤشرات الأداء مع هدف المشروع. فمثلًا، إذا كان الهدف تقليل الأخطاء في عملية الإنتاج، فإن قياس عدد المنتجات المعيبة سيكون أكثر منطقية من التركيز على حجم الإنتاج الكلي.
ملاحظة تحريرية:
ينبغي أن تكون الأهداف مختصرة، واضحة وقابلة للقياس. يساعد استخدام مبادئ SMART على التأكّد من أن الأهداف المحدّدة واقعية وذات قيمة حقيقية.
۴) الجدول الزمني للمشروع (Project Timeline)
يجب أن تقدّم النظرة العامة على المشروع صورة واضحة عن توافق الأهداف والمراحل الرئيسية مع جدول زمني واقعي. يشمل هذا الجدول عادةً تاريخ البدء، تاريخ الانتهاء، والمراحل الأساسية للمشروع.
وبحسب مستوى التفصيل المطلوب، يمكنك استخدام أحد الأساليب التالية:
- وصف الجدول الزمني في بضع جمل قصيرة
- سرد المراحل الرئيسية للمشروع مع تواريخ تقريبية
- استخدام مخطط غانت أو المسار الحرج لعرض ترابط المهام
يُعدّ مخطط غانت مفيدًا بشكل خاص لإظهار اعتماد المهام الحيوية على بعضها، ولتكوين فهم أفضل لتدفّق المشروع.
ملاحظة تحريرية:
في المراحل الأولى من المشروع، قد يكون من الصعب تقديم جدول زمني دقيق. يمكن أن تساعد بيانات المشاريع السابقة المشابهة في وضع تقديرات زمنية أكثر واقعية.
۵) موارد المشروع (Resources)
يوضّح هذا القسم الموارد التي سيتم الاعتماد عليها لتنفيذ المشروع والاحتياجات المرتبطة به. وتختلف تفاصيل هذا القسم حسب طبيعة المشروع، لكنه غالبًا ما يشمل:
- أعضاء الفريق والمهارات المطلوبة (أو الأدوار التي يجب شغلها)
- الأدوات، البرمجيات أو المواد اللازمة
- المدة المتوقعة لتنفيذ المشروع
- الميزانية الإجمالية للمشروع (بصورة عامة دون الدخول في تفاصيل مالية)
الهدف من هذا القسم هو تقديم صورة شاملة عن قدرات المشروع وحدوده، وليس إجراء تحليل معمّق للموارد أو التكاليف.
اقرأ المزيد حول إدارة موارد المشروع
۶) تقييم وإدارة المخاطر (Risk Assessment)
حتى النظرة العامة عالية المستوى ينبغي أن تشير إلى المخاطر المحتملة للمشروع. يبيّن هذا القسم أنك حدّدت التهديدات الداخلية والخارجية ولديك خطة للتعامل معها.
على سبيل المثال:
- في المشاريع البرمجية:
الأخطاء البرمجية، المشكلات الأمنية، عدم التوافق، أو تأخيرات التطوير.
- في المشاريع التسويقية أو القائمة على الفعاليات:
التحديات اللوجستية، ضعف الحضور الجماهيري، أو المشكلات التقنية.
ملاحظة تحريرية:
لا تُخفِ المخاطر ولا تقلّل من شأنها. إن إظهار الوعي بالمخاطر واتباع نهج استباقي لإدارتها يعزّز ثقة أصحاب المصلحة، ويعكس نضجًا إداريًا في إدارة المشروع.
لماذا تُعدّ النظرة العامة على المشروع مهمة؟
تُعدّ النظرة العامة على المشروع واحدة من الوثائق الأساسية في إدارة المشاريع، لأنها تساعد على توجيه الفريق خلال جميع مراحل دورة حياة المشروع. وتعمل هذه الوثيقة كمرجع مشترك يتيح لأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة الحفاظ دائمًا على رؤية واضحة لأهداف المشروع، ومساره، والتوقّعات المرتبطة به. يمكن لأعضاء الفريق الرجوع إلى النظرة العامة على المشروع بشكل منتظم أثناء التنفيذ، للتأكّد من توافق مهامهم مع أهداف المشروع، وجدوله الزمني، وأولوياته.
إضافةً إلى ذلك، يوفّر استخدام النظرة العامة على المشروع مزايا مهمة أخرى، من أبرزها:
- إمكانية الرجوع إلى النظرات العامة لمشاريع سابقة للاستلهام أو المقارنة أو الاستفادة من الخبرات السابقة
- الوصول السريع إلى المعلومات الأساسية للمشروع دون الحاجة إلى مراجعة مستندات مطوّلة
- توضيح الأدوار والمسؤوليات لجميع الأطراف المشاركة في المشروع
- تقديم صورة شاملة ومفهومة عن المشروع لمختلف أصحاب المصلحة
- تبسيط التفاصيل المعقّدة للمشروع والمساعدة على فهمها بشكل أفضل من قِبل جميع أعضاء الفريق
بصورة عامة، تسهم النظرة العامة على المشروع في تقليل الغموض، وتعزيز التنسيق، وتحسين جودة اتخاذ القرار طوال مدة المشروع، وتؤدي دورًا محوريًا في تحقيق النجاح النهائي للمشروع.
الخطوات خطوة بخطوة لكتابة نظرة عامة على المشروع
۱) حدِّد نطاق المشروع
في الخطوة الأولى، قم بتحديد الإطار العام للمشروع حتى تعرف ما هي المعلومات التي يجب تضمينها في النظرة العامة.
في هذه المرحلة، فكّر في العناصر التالية:
- الجدول الزمني العام للمشروع
- المراحل الرئيسية والمواعيد النهائية
- ميزانية المشروع
- حالة المشروع (قيد التخطيط، قيد التنفيذ، إلخ)
- المخرجات القابلة للتسليم
- أعضاء الفريق ودور كل منهم
- آلية تقديم الملاحظات وتوقيتها
تساعدك هذه المعلومات الأساسية على إعداد نظرة عامة على المشروع تكون واضحة وسهلة الفهم للفريق وأصحاب المصلحة.
۲) حدِّد الغموض والنقاط غير الواضحة وادرسها
أثناء تحديد نطاق المشروع، قد تكتشف أن بعض المعلومات لا تزال غير واضحة. وقبل الانتهاء من إعداد النظرة العامة، احرص على البحث والتحقّق لتقليل هذه الغموضات.
على سبيل المثال:
- إجراء أبحاث السوق
- تحليل المنافسين
- مراجعة المشاريع المشابهة السابقة
يساعد ذلك على تقليل مخاطر اتخاذ قرارات مبنية على افتراضات غير دقيقة.
۳) تواصَل مع العميل أو أصحاب المصلحة الرئيسيين
يُعدّ التواصل المباشر مع العملاء أو أصحاب المصلحة من أفضل مصادر المعلومات. في هذه المرحلة، احرص على توضيح توقّعاتهم، وقيودهم، ومخاوفهم بشكل كامل.
أمثلة على أسئلة عملية:
- ما الهدف الرئيسي من هذا المشروع؟
- ما معايير نجاح المشروع من وجهة نظركم؟
- ما الطريقة المفضّلة للتواصل؟
- كل كم من الوقت تفضّلون استلام تقارير التقدّم؟
- من هي الفئة المستهدفة للمشروع؟
- ما المخاطر أو التحدّيات المتوقّعة؟
- ما الميزانية التقريبية للمشروع؟
تساعد الإجابة عن هذه الأسئلة على ضمان أن تكون النظرة العامة على المشروع متوافقة تمامًا مع الاحتياجات الحقيقية.
۴) أعدّ مسودة أولية للنظرة العامة
في هذه المرحلة، وبناءً على المعلومات التي جمعتها، يمكنك إعداد مسودة أولية للنظرة العامة على المشروع. لا تحتاج هذه المسودة إلى الكثير من التفاصيل، لكنها عادةً تتضمّن:
- المخرجات القابلة للتسليم والمهام المرتبطة بها
- الإطارات الزمنية العامة
- أدوار ومسؤوليات أعضاء الفريق
- الافتراضات الأساسية للمشروع
- الموارد المحتملة المطلوبة
۵) راجع المسودة وأنهِها
شارك المسودة مع أعضاء الفريق أو أصحاب المصلحة الرئيسيين، واحصل على ملاحظاتهم.
يساعد ذلك على:
- اكتشاف نقاط الغموض
- توضيح الأدوار بشكل أفضل
- التعرّف المبكر على المخاطر المحتملة
وفي النهاية، وبعد تطبيق الملاحظات، قم بإعداد النسخة النهائية من النظرة العامة على المشروع.
نصائح مهمة لكتابة نظرة عامة فعّالة على المشروع
- اكتب باختصار وبهدف واضح
ليست النظرة العامة على المشروع مخصّصة لتغطية جميع التفاصيل. اكتفِ بذكر المعلومات الضرورية التي تساعد على الفهم السريع للمشروع. وفي معظم الحالات، تكون صفحة واحدة أو أقل هي الخيار الأمثل.
- ركّز على الوضوح لا على المصطلحات المتخصّصة
حتى وإن كان مشروعك تقنيًا أو متخصصًا، يجب أن تكون النظرة العامة مفهومة لشريحة واسعة من أصحاب المصلحة.
الإفراط في استخدام المصطلحات التقنية قد يُربك القارئ ويُضعف الرسالة الأساسية.
- اكتب النظرة العامة في المرحلة الأخيرة
أفضل وقت لكتابة النظرة العامة على المشروع هو بعد الانتهاء من المستندات الرئيسية مثل مقترح المشروع أو خطة المشروع. في هذه المرحلة، تكون لديك رؤية أشمل، مما يساعدك على تقديم ملخّص أدق وأكثر تماسكًا.
- راجع المستند دون مبالغة في التدقيق
قد تقلّل الأخطاء اللغوية أو الإملائية من احترافية المستند. تكفي مراجعة بسيطة للتأكّد من وضوح النص واتساقه دون الوقوع في فخ المبالغة أو الوسواس.
قالب النظرة العامة على المشروع
عند إعداد النظرة العامة على مشروعك، يمكنك الاستفادة من القالب التالي. يمكنك تنزيله واستخدامه كنموذج جاهز لتسهيل عملية الإعداد.
مثال على نظرة عامة على مشروع (Project Overview)
كيف يساعد تسك براوز في إعداد النظرة العامة على المشروع؟
يصبح إعداد نظرة عامة دقيقة وسهلة على المشروع ممكنًا عندما تكون معلومات المشروع منظَّمة ومحدَّثة. تساعد منصة تسك براوز لإدارة المشاريع عبر الإنترنت مديري المشاريع على إعداد النظرة العامة استنادًا إلى بيانات واقعية بدلًا من التخمين، وذلك من خلال تجميع بيانات المشروع في بيئة واحدة مركزية.
من أبرز إمكانيات تسك براوز في هذا المجال:
توضيح أهداف المشروع ونطاقه
من خلال تسجيل المشاريع والمهام والأهداف في تسك براوز، تتكوّن صورة واضحة عن نطاق المشروع وتوقّعاته، ويمكن استخدام هذه المعلومات مباشرةً في قسم الأهداف والمقاصد ضمن النظرة العامة على المشروع.
الوصول السريع إلى الجدول الزمني ونقاط التحوّل
تساعد أدوات مخطط غانت والمسار الحرج في تسك براوز على إعداد جدول زمني واقعي يمكن الاعتماد عليه في النظرة العامة على المشروع.
إدارة الموارد والأدوار
توفّر بيانات أعضاء الفريق، والأدوار، ومستوى المشاركة في المشروع أساسًا مناسبًا لاستكمال قسم الموارد المطلوبة في النظرة العامة على المشروع.
تحديث النظرة العامة على المشروع بسهولة
وبما أن معلومات المشروع في تسك براوز يتم تحديثها بشكل مستمر، فإن تعديل وتحديث النظرة العامة على المشروع يصبح أسرع وأسهل عند الحاجة.
في المجمل، يساعد تسك براوز مديري المشاريع على إعداد نظرة عامة دقيقة، واضحة، وقائمة على الواقع، نظرة يمكن الاعتماد عليها من قِبل متّخذي القرار، وفي الوقت نفسه تكون مفهومة وعمليّة لفريق المشروع.
مراجع: