استجابةً لطلبات مستخدمي Task Browse المتقدمين، ومواكبةً للتوجهات العالمية في مجال التحول الرقمي، أضفنا مجموعة من إمكانيات الذكاء الاصطناعي إلى النظام بهدف جعل تجربة إدارة المشاريع والمهام والاجتماعات أكثر سرعة وذكاءً وكفاءة.
في الفقرات التالية، يمكنكم التعرف على هذه الميزات الجديدة والاستفادة من إمكاناتها في تحسين سير العمل وزيادة الإنتاجية.
قبل متابعة قراءة المقال، يمكنكم مشاهدة الفيديو التعريفي بميزات الذكاء الاصطناعي في تاسك براوز:
التقارير التحليلية المدعومة بالذكاء الاصطناعي (AI)
تقرير تفاصيل السجل الوقت (Timesheet Detail Report)
يوفر تقرير تفاصيل السجل الوقت عرضًا شاملاً لجميع الأنشطة التي قام كل مستخدم بتسجيلها. ومن خلال هذا التقرير يمكنكم الاطلاع بدقة على المعلومات التالية:
- اسم المشروع
- المهمة المنجزة
- الوقت الفعلي المستغرق والوقت المخطط له
- الملاحظات والتوضيحات التي سجلها المستخدم
- الفترة الزمنية الخاصة بكل نشاط
باختصار، يعرض هذا التقرير جميع التفاصيل المسجلة في السجل الوقت اليومي للمستخدمين بصورة واضحة وقابلة للتحليل.
للوصول إلى هذا التقرير، انتقل إلى المسار التالي:
التقارير ← جميع التقارير ← تقارير الوقت ← تقرير تفاصيل السجل الوقت
إذا كانت لديكم صلاحية عرض جميع التقارير، فسيكون بإمكانكم الاطلاع على تفاصيل السجل الوقت لجميع المستخدمين. كما يمكنكم مراجعة أنشطة مستخدم محدد من خلال تصفية التقرير وفق اسم ذلك المستخدم.
التحليل الذكي باستخدام الذكاء الاصطناعي في Task Browse
في هذا القسم، يقدم الذكاء الاصطناعي تحليلات إدارية وتشغيلية استنادًا إلى البيانات المسجلة في السجل الوقت (Timesheet).
ولعرض هذه التحليلات، يكفي النقر على أيقونة التلخيص مع الذكاء الاصطناعي ثم اختيار مجال التحليل المطلوب، ليقوم النظام بإعداد رؤى وتحليلات ذكية تساعد في تقييم الأداء واتخاذ القرارات بصورة أكثر فعالية.
اقتراح الوسوم للمهام باستخدام الذكاء الاصطناعي (AI)
لتسهيل تصنيف المهام بشكل أسرع وأكثر دقة، تمت إضافة ميزة جديدة تعتمد على الذكاء الاصطناعي لاقتراح الوسوم المناسبة تلقائيًا.
يكفي أثناء إنشاء مهمة جديدة أو تعديل مهمة موجودة الانتقال إلى تبويب «إضافي» ثم النقر على رمز AI الموجود بجانب قسم الوسوم. عندها سيقوم Task Browse باقتراح الوسوم ذات الصلة الموجودة مسبقًا، كما يمكنه إنشاء وسوم جديدة ومناسبة لمحتوى المهمة عند الحاجة.
تساعدكم هذه الميزة على:
- تصنيف المهام خلال ثوانٍ معدودة.
- الحصول على تقارير ومخططات أكثر دقة اعتمادًا على الوسوم.
- تعزيز الاتساق والتنظيم بين المهام داخل النظام.
كما يمكنكم إدارة الوسوم أو تعديلها أو حذفها في أي وقت من خلال المسار التالي:
إعدادات النظام ← الوسوم
تقدير عبء العمل المقدّر بالذكاء الاصطناعي في تاسك براوز
من أكبر التحديات في إدارة المشاريع هو دائمًا تقدير عبء العمل المقدّر بدقة. فهذا العامل يلعب دورًا حاسمًا في التخطيط والجدولة وكذلك في تخصيص الموارد وحساب التكاليف.
في تاسك براوز ، عند تعريف المهام في تبويب «الوقت»، يمكنك إدخال عبء العمل المقدّر (بالساعات) لكل مهمة. ويتم استخدام هذه القيمة على النحو التالي:
- كـ وزن للمهمة في حساب نسب التقدّم الفعلي مقابل المخطط.
- كأساس لحساب الطاقة المتاحة للمستخدم (الوقت الحر) عند توزيع المهام.
- كمرجع لحساب التكلفة التقديرية، لكونها مرتبطة مباشرة بعبء العمل المقدّر للمهمة.
لكن بالنسبة للعديد من عملائنا، كان من الصعب دائمًا إجراء هذه التقديرات بدقة. ولهذا أضفنا ميزة جديدة:
كيف تعمل هذه الميزة؟
- عند إنشاء مهمة جديدة، اضغط ببساطة على أيقونة AI بجوار حقل عبء العمل المقدّر.
- يقوم تاسك براوز بتحليل سجلات مشاريعك السابقة، ويبحث عن مهام مشابهة، ثم يتنبأ بعبء العمل المطلوب بدقة عالية.
- استنادًا إلى عنوان المهمة، يتم عرض قائمة بالمهام المشابهة. يتم اختيار المهام المكتملة تلقائيًا، لكن يمكنك تحديد المهام الأكثر صلة يدويًا. المهام التي لا تحتوي على عبء عمل مقدّر لن تظهر في القائمة.
- إذا كانت المهمة المكتملة تحتوي على وقت فعلي مسجل، فسيتم اعتماده. وإذا لم يكن كذلك، يتم استخدام عبء العمل المقدّر.
- أما إذا كانت المهمة غير مكتملة، فيتم احتساب عبء العمل المقدّر لها.
إدارة الاجتماعات باستخدام الذكاء الاصطناعي (AI)
يوفر نظام إدارة الاجتماعات في Task Browse مجموعة متكاملة من الأدوات التي تساعد على تحسين كفاءة الاجتماعات وتنظيمها، وتشمل:
- إعداد جدول أعمال الاجتماع: إنشاء جدول الأعمال ومشاركته مع المشاركين، مما يساهم في تنظيم الاجتماع بشكل أفضل.
- جدولة الاجتماعات: تحديد أفضل موعد للاجتماع من خلال مراجعة جداول المشاركين وتوافرهم.
- تسجيل الحضور والانصراف: متابعة حضور المشاركين وتوثيق مشاركتهم.
- تعيين المهام: تحويل قرارات ومخرجات الاجتماع إلى مهام قابلة للتنفيذ مع إمكانية متابعتها لاحقًا.
- أدوات التعاون: توفير إمكانيات مشاركة المستندات والتواصل بين المشاركين أثناء الاجتماع وبعده.
- المتابعة والتذكيرات: تنفيذ متابعات وتذكيرات تلقائية لضمان إنجاز المهام والالتزامات الناتجة عن الاجتماع.
إدارة الاجتماعات بالذكاء الاصطناعي
في Task Browse، يمكنكم تسجيل اجتماعاتكم مباشرةً أو رفع الملفات الصوتية الخاصة بها، ثم ترك مهمة التحليل للذكاء الاصطناعي الذي يحول المناقشات تلقائيًا إلى مهام واضحة ورؤى منظمة وقابلة للتنفيذ.
وبذلك لن تكون هناك حاجة إلى تدوين الملاحظات يدويًا، كما لن تضيع المهام والالتزامات التي يتم الاتفاق عليها أثناء الاجتماع.
مزايا الذكاء الاصطناعي في Task Browse
- تسجيل سهل
تسجيل الاجتماعات مباشرة من داخل النظام أو رفع التسجيلات الصوتية للاجتماعات المنعقدة مسبقًا.
- تفريغ نصي دقيق
الحصول على تفريغ نصي دقيق لمحتوى الاجتماع مع التعرف على المتحدثين وتمييزهم.
- استخراج تلقائي للمهام
يقوم الذكاء الاصطناعي باستخراج المهام والإجراءات المطلوبة من المناقشات وتقديمها بصورة منظمة.
- ملخص الاجتماع
إنشاء ملخص مختصر وعملي يتضمن أهم النقاط والقرارات والنتائج التي تم التوصل إليها خلال الاجتماع.
تلخيص المحادثات باستخدام الذكاء الاصطناعي (AI)
في Task Browse، يمكنكم التواصل مع أعضاء فريقكم عبر المحادثات المباشرة المرتبطة بكل مشروع أو مهمة، ومشاركة الملفات، والإشارة إلى الزملاء (Mention)، بما يضمن تواصلاً فعالًا وسلسًا بين أعضاء الفريق.
ومع إضافة تقنيات الذكاء الاصطناعي، أصبح بإمكانكم الآن:
- الحصول على ملخص سريع وواضح للمحادثات.
- استخراج المهام والإجراءات الناتجة عن النقاشات.
- تقليل الوقت المستغرق في مراجعة الرسائل الطويلة ومتابعة التفاصيل.
كل ما عليكم فعله هو النقر على أيقونة AI داخل المحادثة المباشرة، ليقوم Task Browse بتحليل المحتوى وتقديم ملخص ذكي ورؤى عملية تساعدكم على متابعة العمل بكفاءة أكبر.