باختصار، ميثاق المشروع هو وثيقة تُحدِّد نطاق المشروع وأهدافه والأطراف المعنيّة المشاركة فيه. إضافةً إلى ذلك، يُعدّ ميثاق المشروع بمثابة التفويض الرسمي لوجود المشروع، ويمنح مدير المشروع الصلاحية لاستخدام الموارد التنظيمية اللازمة لتنفيذ المشروع.
قبل قراءة المقال، يمكنك التسجيل مجانًا في برنامج إدارة المشاريع تاسك براوز (TaskBrowse) :
جدول المحتويات:
تعريفٌ أدقّ لميثاق المشروع
يُعدّ ميثاق المشروع التفويضَ الرسمي لبدء المشروع، حيث يُوثِّق الاتفاقات المتعلقة بنطاق المشروع وتطوّره وأهدافه، كما يُحدِّد الأدوار والمسؤوليات لكل طرف من الأطراف المعنيّة. ويُعتبر ميثاق المشروع بمثابة عقد بين راعي المشروع (Project Sponsor) ومدير المشروع؛ إذ يوفّر رؤية شاملة للتوقّعات، ويمنح مدير المشروع الصلاحية اللازمة لتعبئة الموارد وتحقيق النتائج الصحيحة.
النقاط الأساسية في ميثاق المشروع
1) ما طبيعة المشروع؟
ما هي أهداف المشروع؟ وكيف سيتم تحقيق هذه الأهداف؟
2) لماذا وُجد هذا المشروع؟
يوفّر الميثاق فهمًا مشتركًا للمشروع. وينبغي أن يوضّح القيمة أو مبرّر وجود المشروع لجميع المشاركين فيه، بدءًا من أعضاء الفريق، مرورًا بمدير المشروع، ووصولًا إلى أصحاب المصلحة والرعاة الماليين وغيرهم.
3) هل يمكننا الاتفاق على هذا المشروع؟
يعمل هذا الميثاق كـ اتفاق/عقد بين راعي المشروع، وأصحاب المصلحة الرئيسيين، وفريق المشروع. ومن خلال تحديد مسؤوليات كل طرف بوضوح، يصبح دور كل مشارك وما هو متوقَّع منه معلومًا للجميع.
لماذا يُعدّ ميثاق المشروع مهمًا؟
سنستعرض هذا الموضوع من وجهة نظر كل طرف من الأطراف المعنيّة بالمشروع:
فوائد ميثاق المشروع لمديري المشاريع وفرق العمل
يساعد على تحديد قيمة المشروع.
يُمكّنك من تقييم ما إذا كان المشروع يستحق التنفيذ أم لا.
يوضّح هدف المشروع بشكل كامل وواضح.
نظرًا لأن الدافع التجاري للمشروع مُحدَّد صراحةً في ميثاق المشروع، فإن الجميع يدرك كيف يساهم المشروع في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة. وتضمن هذه الوثيقة أن يكون للمشروع أثر مباشر على أهداف العمل الكلية.
يوفّر الوقت على المدى القريب.
الوقت الذي تستثمره في إعداد ميثاق المشروع في البداية هو وقت ستوفّره لاحقًا في حلّ المشكلات.
يساعد على تحديد أصحاب المصلحة.
يساهم ميثاق المشروع في التعرّف المبكر على أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع.
يمنح مدير المشروع الصلاحيات اللازمة.
يُضفي ميثاق المشروع صفة رسمية على سلطات مدير المشروع، ما يعني امتلاكه القدرة على تخطيط المشروع والتحكّم فيه، مع وضوح دوره أمام فريق العمل وأصحاب المصلحة.
يوضّح ميزانية المشروع.
يضمن ميثاق المشروع توفّر ميزانية المشروع وإتاحتها في الوقت المناسب. وقبل بدء المشروع، يتم تحديد الموافقات والميزانية المطلوبة بشكل واضح.
اقرأ المزيد عن إدارة الميزانية.
يساعد على تقديم توجيهات واضحة للفريق.
توفّر المعالم الرئيسية (Milestones) ومؤشرات القياس إرشادات دقيقة وفعّالة لفريق العمل.
يعزّز الثقة.
يمنح الفريق الثقة بالعمل تحت إشراف مدير مشروع فعّال ومنظّم.
يرفع الروح المعنوية للفريق.
الفريق الذي يعمل دون ميثاق واضح قد يقع في الارتباك، أو يهدر جهوده، أو يسير في اتجاه غير صحيح. أمّا الميثاق المكتوب بشكل جيّد فيقدّم إرشادات واضحة للنجاح.
يمثّل بوصلتك الإرشادية.
ميثاق المشروع هو المرجع الأساسي للمشروع. لذلك، عند الشك في ما إذا كان إجراءٌ ما يوجّهك نحو المسار الصحيح أو يبعدك عنه، يساعدك ميثاق المشروع أنت وفريقك على تقييم ما إذا كانت الأعمال المنفّذة متوافقة مع الأهداف النهائية أم لا.
فوائد مواثيق المشروع للعملاء وأصحاب المصلحة
يُنشئ فهمًا مشتركًا.
يدرك أصحاب المصلحة ما الذي يمكن توقّعه من المشروع، وما هو الضغط المحتمل على الموارد التنظيمية.
يعمل كأداة تسويقية.
يمكن استخدامه كـ وثيقة بيع تُوزَّع خارج فريق المشروع. كما يساعد ميثاق المشروع في تبرير التكاليف والاستثمارات المرتبطة بالمشروع.
ما الذي يتضمّنه ميثاق المشروع؟
إحدى السمات الأساسية لميثاق مشروعٍ جيّد هي الوضوح وكفاية المعلومات، بحيث يحصل كل من يقرأه على صورة واضحة وشاملة عن المشروع.
المقدّمة
توضّح الغاية من إعداد ميثاق المشروع.
مبرّرات تنفيذ المشروع
دوّن أسباب تنفيذ المشروع كي يكون سبب كل نشاط واضحًا للجميع.
هدف المشروع
لماذا يتم تنفيذ هذا المشروع؟ ما هي أهدافه؟
حاول تلخيص الهدف في عبارة واحدة واضحة، ثم قم بتفصيله بشكل محدّد وقابل للقياس. قارن بين المثالين التاليين:
صياغة هدف ضعيفة:
«نريد أن يؤدّي هذا المشروع إلى زيادة الإيرادات.»
صياغة هدف أفضل:
«هدف هذا المشروع هو طرح منتج جديد في السوق X بحلول الوقت Y لتحقيق زيادة قدرها Z٪ في الإيرادات خلال عامين.»
منافع المشروع
من أفضل طرق “بيع” المشروع فهم الفوائد التي يقدّمها للرعاة الماليين والمساهمين. حدّد هذه المنافع بوضوح وقم بإدراجها في الميثاق.
معايير النجاح
تعريف نجاح المشروع والعوامل الحاسمة لتحقيقه. ما الذي تأمل الوصول إليه من خلال هذا المشروع؟
هذا هو الوقت المناسب للتفكير في مؤشرات أداء قابلة للقياس (KPIs) يمكن استخدامها لبناء خطة مشروع تستند إلى معايير النجاح المحدّدة.
المخرجات (Deliverables)
وصف الاحتياجات الرئيسية لأصحاب المصلحة أو المخرجات الأساسية للمشروع.
تكاليف المشروع
على الرغم من أن إعداد ميزانية المشروع سيتم بتفصيل أكبر لاحقًا، إلا أنّ الهدف هنا هو الوصول إلى تقدير تقريبي للميزانية وتحديد من يمتلك صلاحية الصرف.
الجدول الزمني أو المعالم الرئيسية
متى سيتم إنجاز المشروع؟ وما هي أهم المعالم (Milestones)؟
ما هو داخل النطاق وخارجه
يمثّل نطاق المشروع حدوده، مثل تاريخ البدء والانتهاء وما يُعدّ مشمولًا أو مستبعدًا من العمل.
اقرأ المزيد عن إدارة نطاق المشروع.
المخاطر المحتملة
حدّد جميع المخاطر المحتملة لتجنّب المفاجآت. يجب أن تتضمّن خطة لإدارة المخاطر توضّح كيفية التعامل معها وتُحدّد الأشخاص المسؤولين عن معالجتها.
الجهات والأدوار الرئيسية
قد لا تعرف جميع الأفراد المشاركين، لكن يجب أن تكون لديك معرفة كافية لبدء العمل، مثل راعي المشروع، مدير المشروع، وأصحاب المصلحة الرئيسيين.
من المهم توثيق أصحاب المصلحة لأنك ستحتاج إلى التواصل معهم وإدارة توقّعاتهم. كلّما حدّدتهم مبكرًا، تمكّنت من بناء علاقة فعّالة معهم بشكل أسرع. هذا هو الوقت المناسب لإدراج الأطراف الرئيسية وأدوارهم في المشروع.
نظرة عامة على الموارد (الميزانية والأفراد)
إذا كانت هناك موارد معتمدة مسبقًا مخصّصة للمشروع، فقم بتوثيقها في ميثاق المشروع لمعرفة الإمكانات المتاحة.
الموافقات
مساحة مخصّصة لأصحاب المصلحة لتوثيق موافقاتهم الرسمية.
تذكّر أن الهدف هنا ليس الخوض في التفاصيل العميقة لكل عنصر من العناصر أعلاه؛ إذ يمكن القيام بذلك خلال مرحلة تخطيط المشروع. الهدف الأساسي هو تحقيق التوافق بين جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين وإطلاعهم على هدف المشروع ونطاقه وحجمه.
إضافةً إلى الأقسام الأساسية، يمكن إرفاق مستندات داعمة، مثل:
قائمة المخرجات
إذا كانت المخرجات محدّدة مسبقًا، تتضمّن هذه القائمة تفاصيل كل مخرج، وما هو، وما هي معايير نجاحه.
مستندات الجدولة الزمنية
مثل الجدول الزمني، التقويم، أو أي مستند آخر يوضّح خطة المشروع الزمنية مع تفاصيل كل مرحلة ومعالمها الرئيسية.
خطة الاتصال
تتضمّن تفاصيل حول كيفية التواصل مع كل طرف معنيّ بشأن التقدّم، التغييرات، والمستجدّات الأخرى في المشروع.
مراحل كتابة ميثاق المشروع
لا توجد عملية موحّدة واحدة لكتابة ميثاق إدارة المشروع، ولكن يمكنك اتّباع الخطوات التالية:
1. ناقش ميثاق المشروع مع أصحاب المصلحة وفريق العمل.
اجمع المعلومات المتعلّقة بالمشروع. وفي حال الموافقة على المشروع، اعقد اجتماعات مع جميع الأطراف المعنيّة، مثل مدير المشروع، الرعاة (Sponsors)، العملاء، وأعضاء الفريق الممثّلين.
2. دوّن الملاحظات ونظّمها.
أثناء المناقشات، قم بتدوين الملاحظات لتتمكّن من استكمال المعلومات الخاصّة بجميع أقسام ميثاق المشروع.
3. تعرّف على أسلوب منظمتك في كتابة ميثاق المشروع.
هل سبق إعداد مواثيق مشاريع داخل المنظمة يمكن الاستفادة منها؟
هل لدى قسمك نموذج (Template) جاهز لميثاق المشروع؟
تساعدك الأمثلة والنماذج على فهم ما هو المهم بالنسبة لمنظمتك، وبالتالي البدء من النقطة الصحيحة.
4. انتبه إلى التفاصيل.
لنبدأ بمثال سيّئ: بالنسبة لأحد العملاء في القطاع المصرفي، قام مدير مشروع بصياغة الهدف في الميثاق على النحو التالي:
«تحسين قنوات الاتصال».
هذا يُعدّ هدفًا، لكنه لا يوضّح بدقّة ما الذي يسعى المشروع إلى تحقيقه، لأنه لا يجيب عن الأسئلة الجوهرية التالية:
- قنوات الاتصال الخاصة بمن سيتم تحسينها؟ العملاء أم الموظفون؟
- كم عدد احتياجات المستخدمين التي سيتم تلبيتها؟
- هل سيتم تحديث النظام الحالي أم إنشاء نظام جديد كليًا؟
- متى سيتم إنجاز المشروع؟
- هل يشمل نطاق المشروع تدريبًا على أداة الاتصال الجديدة؟
- هل يتضمّن العقد دعمًا مستمرًا للنظام؟
يوفّر ميثاق المشروع المتكامل معلومات واضحة ومحدّدة للإجابة عن هذه الأسئلة، بحيث يفهم القارئ الهدف بشكل دقيق. على سبيل المثال:
هدفنا:
إنشاء نظام اتصال جديد ليحلّ محل النظام A بحلول ديسمبر 2019، بحيث يتمكّن جميع العملاء من التواصل مع مديري المنتجات الخاصّين بهم عبر التطبيق المخصّص للبنك B. كما سيتم تدريب جميع 400 موظف على صيانة النظام ودعمه.
5. اكتب بلغة بسيطة وسهلة الفهم.
عند كتابة ميثاق المشروع، قد يكون من المغري استخدام مصطلحات معقّدة وكلمات ثقيلة لإضفاء طابع احترافي. لكن كلّما كانت اللغة أبسط وأوضح، كان ذلك أفضل، حتى يتمكّن أي شخص يقرأ الميثاق من فهم هدف المشروع ولماذا هو مهم.
6) راجع ميثاق المشروع مع ممثّلي الفريق.
بعد الانتهاء من كتابة الميثاق وقبل عرضه على العميل، خصّص وقتًا لمراجعته بدقّة مع الأعضاء الأساسيين في فريق المشروع.
7) اجعل ميثاق المشروع متاحًا للجميع.
لكي يكون ميثاق المشروع مفيدًا فعليًا، لا يكفي مجرّد كتابته. يجب وضعه في مكان يمكن لك، ولرعاة المشروع، ولفريق العمل الرجوع إليه عند الحاجة.
نصائح لكتابة ميثاق إدارة المشروع
تبدأ كتابة ميثاق المشروع بفهمٍ واضح لرؤية المشروع، ويجب أن يوضّح هذا الميثاق هدف المشروع لفريق العمل بشكل دقيق.
١) الرؤية
عندما تصبح رؤيتك واضحة، يمكنك تقسيمها إلى عناصر عملية وأكثر قابلية للتنفيذ.
الهدف
اذكر من ثلاثة إلى خمسة أهداف للمشروع. يجب أن تكون هذه الأهداف محددة، قابلة للقياس، قابلة للتحقيق، واقعية، ومحددة بزمن (وفق مبدأ SMART).
النطاق
قم الآن بتوضيح كيفية تغيّر الأعمال بعد تسليم المشروع، وحدّد الحدود الرسمية للمشروع، وكذلك ما يدخل ضمن نطاقه وما هو خارج نطاقه. سيساعدك ذلك على إحكام السيطرة على المشروع وتجنّب التوسّع غير المنضبط.
المخرجات (Deliverables)
صف كل منتج أو مخرج مُلزَم المشروع بتسليمه. ويمكنك استخدام هيكل تقسيم العمل (WBS) للمساعدة في تحديد المخرجات وتنظيمها بشكل منهجي.
٢) التنظيم
خذ في الاعتبار العناصر التالية:
العملاء / المستخدمون النهائيون
لإكمال هذه القائمة، اسأل نفسك: من هو العميل و/أو المستخدم النهائي لهذا المشروع؟ من هم عملاء المشروع؟ وهل توجد جهة أو شخص معيّن مسؤول عن استلام واعتماد مخرجات المشروع؟
أصحاب المصلحة (Stakeholders)
كما أشرنا سابقًا، فإن تحديد أصحاب المصلحة في المشروع أمر بالغ الأهمية. وهم أشخاص أو جهات داخل المشروع أو خارجه لديهم اهتمام مباشر به. قد يكونون جهات رقابية مالية تتابع التكاليف، أو مديرًا تنفيذيًا، أو أي جهة لها تأثير أو مصلحة في نتائج المشروع.
الأدوار
يجب تحديد الأدوار والمسؤوليات الرئيسية للأشخاص المشاركين في المشروع، بدءًا من راعي المشروع (Project Sponsor)، مرورًا بلجنة توجيه المشروع، وصولًا إلى مدير المشروع.
الهيكل التنظيمي
ينبغي الآن تحديد خطوط التقارير والعلاقات بين الأدوار المختلفة داخل المشروع. يمكن استخدام مخطط الهيكل التنظيمي للمشروع (Project Organization Chart) لتوضيح هيكل المشروع والعلاقات والأدوار بين الأفراد المعنيين.
٣) التنفيذ
لديك الآن رؤية واضحة، وقد قمت بتنظيم مختلف أجزاء مشروعك. حان الوقت لوضع خطة لتنفيذها. تتكوّن هذه الخطة من أربعة أجزاء رئيسية:
التخطيط
إذا كنت تنوي التنفيذ، فأنت بحاجة إلى خطة تنفيذية واضحة. من خلال تحديد مراحل المشروع، والأنشطة، والأطر الزمنية ضمن دورة حياة المشروع، يمكنك خلق شعور بالثقة لدى العميل وأصحاب المصلحة.
المعالم الرئيسية (Milestones)
تحدد المعالم الرئيسية المحطات المهمة في المشروع، ويجب أن يكون عددها محدودًا. تُعدّ المعالم وسيلة أساسية لتأكيد اكتمال المخرجات الرئيسية للمشروع.
الاعتماديات (Dependencies)
قم بإدراج جميع الاعتماديات الرئيسية وأهميتها بالنسبة للمشروع. وتشير هذه الاعتماديات إلى المهام أو الأنشطة المرتبطة ببعضها والتي يؤثر تنفيذ إحداها على الأخرى.
خطة الموارد
ما هي الموارد المتاحة للمشروع؟ قسّمها إلى موارد بشرية، ومعدات، ومواد. بهذه الطريقة ستعرف مسبقًا ما الذي تحتاج إليه، مما يساعدك على تقدير الميزانية بدقة أكبر. ومع تقدم المشروع وحدوث التغييرات، ينبغي تحديث خطة الموارد وفقًا لذلك.
٤) المخاطر، المشكلات، والميزانية
لا يكتمل أي ميثاق مشروع دون تحديد المخاطر المحتملة والمشكلات التي قد تعرقل سير المشروع. يتضمن هذا الجزء من الميثاق الافتراضات والقيود المرتبطة بالمشروع.
- المخاطر هي أحداث محتملة قد تقع أو لا تقع أثناء تنفيذ المشروع. والمخاطر ليست دائمًا سلبية؛ فقد تكون إيجابية أيضًا، وينبغي الاستعداد لها في كلتا الحالتين.
- أما المشكلة فهي حدث وقع بالفعل داخل المشروع. وبشكل عام، المخاطر تتعلق بالمستقبل، بينما المشكلات تتعلق بالحاضر. ومع ذلك، يجب أن يكون فريق المشروع مستعدًا لكلا النوعين عند إعداد ميثاق إدارة المشروع.
- أما الميزانية، فاستنادًا إلى جميع المعلومات السابقة، يمكنك تقديم تقدير تقريبي لتكلفة تنفيذ المشروع ضمن الإطار الزمني المحدد. وبعد إعداد الميثاق وتقديمه واعتماده رسميًا، يبدأ التنفيذ الفعلي للمشروع.
ما هي استخدامات ميثاق المشروع؟
يتطلّب تنفيذ أي مشروع إعداد عدد كبير من المستندات. وحتى قبل بدء المشروع، هناك العديد من الوثائق التي يجب إعدادها، مثل خطة المشروع، وميزانيته، وغيرها. لذلك قد يُطرح السؤال: لماذا نحتاج إلى مستند إضافي مثل ميثاق المشروع؟
فيما يلي أبرز 6 استخدامات لميثاق المشروع:
1) الحصول على الموافقة الرسمية للمشروع
يُعد ميثاق المشروع الوثيقة التي تُقنع أصحاب المصلحة بجدوى تنفيذ المشروع، وتوضح بصورة عامة العائد المتوقع على استثماراتهم.
2) يعمل كوثيقة بيع أولية
عند تقديم هذا المستند إلى أصحاب المصلحة، يمكنهم من خلاله تقييم المشروع مقارنةً بمشاريع أخرى، وتوجيه مواردهم نحو الأولويات المناسبة.
3) يرافق المشروع طوال دورة حياته
لا يقتصر استخدام ميثاق المشروع على مرحلة البدء فقط، بل يمكن الرجوع إليه خلال جميع مراحل دورة حياة المشروع للتأكد من أن التنفيذ يسير بما يتوافق مع الأهداف المتفق عليها مع الراعي وأصحاب المصلحة الرئيسيين.
4) يحدد الأهداف الأساسية للمشروع
يوضح الغايات الجوهرية التي يسعى المشروع إلى تحقيقها.
5) يوفّر فهماً مشتركاً للأهداف والموارد المطلوبة
يساعد جميع الأطراف على تكوين رؤية موحّدة حول نطاق المشروع واحتياجاته.
6) يمكّنك من عرض المشروع على أصحاب المصلحة للحصول على التمويل والتصاريح اللازمة
من خلاله يمكنك تأمين الاستثمار والموافقات الضرورية لمواصلة العمل بثقة.
الخلاصة
باختصار، ميثاق المشروع هو وثيقة تُحدّد نطاق المشروع، وأهدافه، والأطراف المعنية به. كما أنه يمنح المشروع صفة رسمية، ويخوّل مدير المشروع استخدام الموارد التنظيمية اللازمة لتنفيذه.
يوضح ميثاق المشروع: ما طبيعة المشروع؟ ولماذا وُجد؟ وهل يوجد اتفاق واضح حول أهدافه واتجاهه؟
عند إعداد ميثاق المشروع، احرص على تضمين العناصر التالية:
أسباب تنفيذ المشروع، أهدافه، منافعه المتوقعة، معايير النجاح، المخرجات القابلة للتسليم، التكاليف، الجدول الزمني أو المعالم الرئيسية، ما هو داخل النطاق وما هو خارجه، المخاطر المحتملة، الأطراف الرئيسيون، نظرة عامة على الموارد (الميزانية والأفراد)، إضافةً إلى الموافقات الرسمية ومستندات الجدولة.
مراجع: