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Mai 2024

Wir bei TaskBrowse schätzen das Feedback unserer Kunden sehr und berücksichtigen ihre Wünsche und Vorschläge bei der Entwicklung der TaskBrowse Projektmanagement-Software.
Im Fokus steht Ihre Projekt- und Unternehmenserfolg!
Bitte lesen Sie weiter, um mehr über die TaskBrowse-Änderungen im Mai-Update zu erfahren, und teilen Sie uns Ihre konstruktiven Vorschläge mit.

Wir freuen uns über Ihr Feedback

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Project Board – Projekte mit fixem Prozess

1. Diese Funktion ist eine außergewöhnliche Möglichkeit für Kunden mit Projekten, die einen festen Prozess haben und den Fortschritt ihrer Aufgaben während dieses Prozesses überprüfen müssen. Bei Projekten mit definierten Prozess-Schritten können Sie den Arbeitsablauf über die Projekttafel definieren: Klicken Sie dazu einfach auf den Projektnamen und gehen Sie dann zur Projekttafel. Dieser Bereich enthält standardmäßig drei Listen: „Zu tun/Nicht gestartet“, „Erledigen/Gestartet“ und „Fertig/Erledigt“. Fügen Sie die Projektaufgaben als verschiedene Listen zur Tafel hinzu.

Nehmen wir zum Beispiel an, Ihr Projekt ist die Herstellung von Schränken. In Ihrer Werkstatt müssen die folgenden Schritte ausgeführt werden, um einen Schrank herzustellen:

1. Entwurf und Planung
2. Auswahl des Materials
3. Schneiden
4. Verbindungen
5. Zusammenbau
6. Transport

Sie können diese Schritte auf der Projekttafel der Schreinerei festlegen und jedem Schritt ein Team zuweisen. Definieren Sie dann den Bau jedes Schranks als eine Aufgabe und überwachen Sie den Fortschritt.

Listen dem Projekt-Board hinzufügen

• Sie können den Namen der Phase „Nicht begonnen“ auf dem Board bearbeiten.
• Der Name des Schritts Abgeschlossen kann auf dieselbe Weise bearbeitet werden.
• Die Listen „Nicht begonnen“ und „Abgeschlossen“ können nicht gelöscht werden, und es können auch keine Teams zu ihnen hinzugefügt werden.
• Der Name des Schritts Gestartet ist ebenfalls editierbar. Außerdem können Sie beliebig viele Schritte zwischen den Schritten Nicht begonnen und Abgeschlossen hinzufügen.

In diesem Beispiel wurden die Schritte Entwurf und Planung, Materialauswahl, Zuschnitt, Verbindungen, Montage und Transport in Form von Listen zu TaskBrowse hinzugefügt. Um eine neue Liste hinzuzufügen, klicken Sie auf die drei Punkte und dann auf Liste hinzufügen hinter der aktuellen Liste.

Zuweisung von Teams zu Projekttafel-Listen

Bei der Definition von Projektaufgaben ordnen Sie diesen ein Team zu. Dieses Team ist die Gruppe, die für die Durchführung der Aufgaben verantwortlich ist. Es ist auch möglich, jeder Phase der Aufgabe ein eigenes Team zuzuordnen. Jeder Phase kann ein eigenes Team zugeordnet werden. Klicken Sie dazu auf das Drei-Punkte-Symbol der gewünschten Liste und wählen Sie „Listenaktionen verwalten“.

Verwalten von Listenaktionen

• Wenn die Liste auf manuelle Verwaltung (nicht automatisch) eingestellt ist, ist die Teamzuweisung in jeder Phase und das Verschieben zwischen den Phasen nur durch den Projektmanager oder einen Benutzer mit der Berechtigung zur Bearbeitung von Projektaufgaben möglich, und die Aufgabe wird nicht automatisch zwischen den Phasen verschoben.
• Wenn die Liste auf Neuen Benutzern zuweisen eingestellt ist, können Sie neue Teammitglieder angeben und erwarten, dass TaskBrowse die Aufgabe automatisch den neuen Mitgliedern zuweist, wenn sie in dieser Liste platziert wird. Sobald alle Mitglieder dieser Stufe die Aufgabe abgeschlossen haben, wird sie automatisch in die nächste Stufe verschoben. Wenn Sie zusätzlich die Option aktivieren, Benachrichtigungen für neue Zuweisungen zu senden, wird die Zuweisung der Aufgabe an neue Mitglieder mitgeteilt. (In diesem Fall wird die Aufgabe für das ursprüngliche Team als erledigt angezeigt).
• Wenn die Liste auf „Neu zuweisen an ursprüngliches Team“ eingestellt ist, wird die Aufgabe wieder dem ursprünglichen Team zugewiesen, das für die Aufgabe vorgesehen ist, wenn sie in diese Liste aufgenommen wird. Das bedeutet, dass die Aufgabe wieder für sie anhängig ist. Sie können auch erwarten, dass TaskBrowse die Aufgabe automatisch den ursprünglichen Teammitgliedern zuweist und sie in die nächste Phase verschiebt, sobald alle Mitglieder dieser Phase die Aufgabe abgeschlossen haben. Wenn Sie die Option aktivieren, Benachrichtigungen für neue Zuweisungen zu senden, wird die Zuweisung der Aufgabe an neue Mitglieder mitgeteilt.
• Wenn die Liste auf Neu zuweisen an gesamtes Team eingestellt ist, wird die Aufgabe allen Mitgliedern neu zugewiesen, die in allen vorherigen Phasen an dieser Aufgabe gearbeitet haben, einschließlich des ursprünglichen Teams.
• Wenn ein Benutzer Mitglied des Hauptaufgabenteams ist, kann er immer den Stundenzettel bearbeiten und Zeit für die Aufgabe erfassen. Wenn er jedoch kein Mitglied des Hauptteams ist und der Aufgabe über eine Liste hinzugefügt wurde, kann er den Stundenzettel nicht bearbeiten, wenn die Aufgabe in eine neue Liste verschoben wird, in der er nicht Mitglied ist.

Bei der Definition von Projektaufgaben weisen Sie diesen ein Team zu. Dieses Team ist die Gruppe, die für die Durchführung der Aufgaben verantwortlich ist. Es ist auch möglich, jeder Phase der Aufgabe ein eigenes Team zuzuordnen. Jeder Phase kann ein eigenes Team zugeordnet werden. Klicken Sie dazu auf das Drei-Punkte-Symbol der gewünschten Liste und wählen Sie „Listenaktionen verwalten„.

Listenaktionen verwalten

• Wenn die Liste auf manuelle Verwaltung (nicht automatisch) eingestellt ist, ist die Teamzuweisung in jeder Phase und das Verschieben zwischen Phasen nur durch den Projektmanager oder einen Benutzer mit der Berechtigung, Projektaufgaben zu bearbeiten, möglich, und die Aufgabe wird nicht automatisch zwischen Phasen verschoben.
• Wenn die Liste auf Neuen Benutzern zuweisen eingestellt ist, können Sie neue Teammitglieder angeben und erwarten, dass TaskBrowse die Aufgabe automatisch den neuen Mitgliedern zuweist, wenn sie in dieser Liste platziert wird. Sobald alle Mitglieder dieser Stufe die Aufgabe abgeschlossen haben, wird sie automatisch in die nächste Stufe verschoben. Wenn Sie zusätzlich die Option aktivieren, Benachrichtigungen für neue Zuweisungen zu senden, wird die Zuweisung der Aufgabe an neue Mitglieder mitgeteilt. (In diesem Fall wird die Aufgabe für das ursprüngliche Team als erledigt angezeigt).
• Wenn die Liste auf Neu zuweisen an das ursprüngliche Team eingestellt ist, wird die Aufgabe dem ursprünglichen Team, das für die Aufgabe vorgesehen ist, neu zugewiesen, wenn sie in diese Liste aufgenommen wird. Das bedeutet, dass die Aufgabe wieder für dieses Team anhängig ist. Sie können auch erwarten, dass TaskBrowse die Aufgabe automatisch den ursprünglichen Teammitgliedern zuweist und sie in die nächste Phase verschiebt, sobald alle Mitglieder dieser Phase die Aufgabe abgeschlossen haben. Wenn Sie die Option aktivieren, Benachrichtigungen für neue Zuweisungen zu senden, wird die Zuweisung der Aufgabe an neue Mitglieder mitgeteilt.
• Wenn die Liste auf „Dem gesamten Team neu zuweisen“ eingestellt ist, wird die Aufgabe allen Mitgliedern neu zugewiesen, die in allen vorherigen Phasen an dieser Aufgabe gearbeitet haben, einschließlich dem ursprünglichen Team.
• Wenn ein Benutzer Mitglied des Hauptaufgabenteams ist, kann er immer den Stundenzettel bearbeiten und Zeit für die Aufgabe erfassen. Wenn er jedoch kein Mitglied des Hauptteams ist und der Aufgabe über eine Liste hinzugefügt wurde, kann er den Stundenzettel nicht bearbeiten, wenn die Aufgabe in eine neue Liste verschoben wird, in der er nicht Mitglied ist.

Projektübersicht

Um die Planung der laufenden Projekte der Organisation besser zu visualisieren, wurde TaskBrowse um die Funktion Projektübersicht erweitert. Die Projektübersicht ist ein Visualisierungstool, das Projektpläne in einem Gantt-ähnlichen Diagramm anzeigt. Dieses Tool macht es einfacher denn je, den Projektfortschritt zu verfolgen.

Um die Projektübersicht zu verwenden, klicken Sie einfach auf „Projekte“ im TaskBrowse-Menü und wählen Sie das Untermenü „Projektpanorama„. In dieser Ansicht werden standardmäßig einige der laufenden Projekte der Organisation angezeigt. Mithilfe der Filteroption können Sie auswählen, welche Projekte im Diagramm angezeigt werden sollen.

Im Projektpanorama wird auch der Prozentsatz der Projektfertigstellung angezeigt. Wenn Sie im Diagramm auf den Projektnamen klicken, gelangen Sie zur tabellarischen Ansicht der Aufgaben des Projekts.

In dieser Ansicht werden die Start- und Fälligkeitsdaten der Projekte auf der Grundlage ihrer Unteraufgaben bestimmt. Wenn die Aufgaben keine Start- und Fälligkeitsdaten haben, werden ihre Erstellungsdaten verwendet. Wenn jedoch für das Projekt selbst Start- und Fälligkeitstermine festgelegt wurden, werden diese Termine im Panorama angezeigt.

Andere Kosten für Projektaufgaben

Bisher konnten Sie in TaskBrowse nur die Personalkosten für Aufgaben und Projekte verfolgen. Von nun an können Sie jedoch auch andere Kosten zu Projektaufgaben hinzufügen, um einen genaueren Kostenbericht zu erstellen.

Um andere Kosten zu einer Aufgabe hinzuzufügen, klicken Sie auf das „i“-Symbol und geben Sie die entsprechenden Informationen auf der Registerkarte „Andere Kosten“ ein.

Geplanter %-Fertigstellungsgrad im Projektstrukturplan

Geplante Erledigung in Prozent wird nur für Aufgaben mit definierten Start- und Fälligkeitsdaten berechnet. Er wird berechnet, indem die Anzahl der seit dem Startdatum der Aufgabe verstrichenen Tage durch die Gesamtzahl der für die Fertigstellung der Aufgabe vorgesehenen Tage geteilt wird.

Nach dieser Aktualisierung wird der geplante Prozentsatz der Fertigstellung auch auf der Seite Projektstrukturplan (PSP) angezeigt. Außerdem wird dieser Prozentsatz für Sammelaufgaben auf der Grundlage der darin enthaltenen Aufgaben berechnet. Bitte beachten Sie, dass der Geplante Prozentsatz nicht zu den Standardspalten auf dieser Seite gehört und auf Wunsch über das Symbol Spalten ein-/ausblenden hinzugefügt werden.

Filter auf Benutzergruppe im Analyzer

In TaskBrowse können Sie mit Hilfe der Analyzer-Funktion neue Berichte und Diagramme erstellen. Einer der im Analyzer verfügbaren Parameter ist die Benutzergruppe. Eine Benutzergruppe besteht im Wesentlichen aus Personen mit ähnlichen Zugriffsrechten oder Berechtigungen. Wenn Sie z. B. 10 Projektmanager in Ihrem Team haben, müssen Sie nicht für jeden einzelnen die Berechtigung „Projektmanager“ aktivieren. Stattdessen können Sie eine Benutzergruppe mit dem Namen „Projektmanager“ definieren, die Projektmanagerberechtigung für diese Gruppe aktivieren und dann die 10 Projektmanager zu dieser Gruppe hinzufügen.

Angenommen, Sie benötigen das Gehalt der Projektleiter in den Projekten der Organisation, um einen Bericht zu erstellen. Wählen Sie einfach die Parameter Benutzergruppe, Benutzer, Projekt und Lohnkosten im Berichtsersteller des Bereichs Analyzer aus und erstellen Sie den Bericht. Nachdem Sie den Berichtstitel ausgewählt haben, müssen Sie ihn speichern. In der letzten Aktualisierung können Sie auch die Benutzergruppe als einen der verfügbaren Parameter im Filter auswählen.

Das Projekt sperren

Mit Hilfe dieser neuen Funktion können Administratoren und Projektmanager die Sicherheit von Projekten erhöhen und unbefugte Änderungen am Projekt und seinen Aufgaben verhindern.

Stellen Sie die Integrität und Stabilität Ihrer Projekte sicher, indem Sie den Zugriff auf kritische Projektdetails einschränken. Um ein Projekt zu sperren, klicken Sie einfach auf den Projekttitel und dann auf das Schlosssymbol (siehe Abbildung unten), sofern Sie über die erforderlichen Zugriffsrechte verfügen.

Ein Systemadministrator, eine Person mit Zugriff auf die Verwaltung aller Projekte, ein Projektmanager und ein Mitglied mit Zugriff auf die Bearbeitung aller Aufgaben kann ein Projekt sperren. Eine Person mit niedrigerem Zugriff hat nicht die Möglichkeit, ein Projekt zu entsperren, das von einer Person mit höherem Zugriff gesperrt wurde. Wenn Sie mit der Maus über das Schloss fahren, wird der Benutzer, der das Projekt gesperrt hat, als Tooltip angezeigt.

Merkmale eines gesperrten Projekts:

• Das Projekt kann nicht bearbeitet oder gelöscht werden.
• Es können keine neuen Aufgaben für das Projekt definiert werden, und bestehende Aufgaben können nicht bearbeitet oder gelöscht werden.
• Für das Projekt können keine neuen Summenaufgaben definiert werden, und vorhandene Summenaufgaben können nicht bearbeitet oder gelöscht werden.
• Es können keine Änderungen an der Projekttafel vorgenommen werden.
• An das Projekt und seine Aufgaben angehängte Dateien können nicht gelöscht werden (das Hinzufügen neuer Dateien ist erlaubt).
• Für das Projekt können keine neuen Ziele definiert werden, und bestehende Ziele können nicht bearbeitet oder gelöscht werden (die Bearbeitung des Prozentsatzes der realisierten Ziele ist erlaubt).
• Die Namen der Dateien, die dem Projekt und seinen Aufgaben zugeordnet sind, können nicht geändert werden.
• Der Projektgegenstand des Projekts kann nicht geändert werden.

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Hintergrund

Am 27.2.24 habe ich einige Fragen bzgl. Trends im Projektmanagement an den „Bing copilot chat“ gestellt. Was nach kurzer Lektüre auffällt ist die „intensive Nutzung“ des spezieller Quellen: Bing Chat „bedient sich“ bei vielen Toolherstellern und Projektmanagement-Portalen, ohne die jeweiligen Quellen genau zu benennen.   Im weiteren Verlauf dieses Artikels werde ich die FRAGEN (an den Chatbot) IN GROßBUCHSTABEN, die Antworten in „normaler Formatierung“ und meine Kommentare kursiv darstellen.

Fragen

WELCHE ENTWICKLUNGEN SIND BEI PROJEKTMANAGEMENTSOFTWARE KÜNFTIG ZU ERWARTEN?

WELCHE FUNKTIONALITÄTEN WERDEN AN BEDEUTUNG GEWINNEN BZW. WELCHE WERDEN IN DER BEDEUTUNG ABNEHMEN?

Bing Copilot Chat
Das Projektmanagement steht vor bedeutenden Veränderungen, die sich auf die Zukunft der Branche auswirken werden. Hier sind einige der aktuellen Trends und Prognosen für die kommenden Jahre:

Verbesserte Kommunikation unter verteilten Teams:
Effektive Kommunikation ist entscheidend, insbesondere in einer Zeit, in der viele Teams remote arbeiten. Projektmanager müssen sich mit den richtigen Tools und Fähigkeiten ausstatten, um die Herausforderungen von Homeoffice und hybrider Arbeit zu bewältigen¹
Leonhard Limburg:
Allein mit der Technik ist es jedoch nicht getan! Der effektive Einsatz dieser technischen Hilfsmittel alleine reicht nicht aus. Ihre Mitarbeitenden brauchen Unterstützung in Form von Coaching und methodischer Ausbildung. Das hat die Erfahrung mit Online-Meetings in der Corona-Zeit gezeigt.
 Agiles Arbeiten:

Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Teams agil und reaktionsschnell sind. Statt standardisierter Vorgaben benötigen Teams Know-how und Erfahrung, um die richtigen strategischen Rahmenpläne für ihre spezifischen Anforderungen zu wählen. Der Trend zu agilen Methoden wird voraussichtlich weiter zunehmen¹.
Leonhard Limburg:
Die Praxis zeigt aktuell eine Entwicklung hin zum hybriden Vorgehen: immer mehr Unternehmen nutzen in der Projektarbeit die Vorteile beider Welten – einen Mix aus klassischen und agilen Modellen.
Hier gilt besonders die Anmerkung von Tom de Marco: „A fool with a tool ist still a fool“. Ohne methodisches Know-how ist ein Projekt zum Scheitern verurteilt.

Ortsunabhängige Projektteams: Die Corona-Pandemie hat viele Organisationen dazu gezwungen, ihre Homeoffice-Regelungen zu überdenken. Das Projektmanagement ist nicht mehr an das traditionelle Büro gebunden. Natürlich gibt es Aufgaben, die sich am besten im Team vor Ort erledigen lassen, aber die Flexibilität des ortsunabhängigen Arbeitens wird weiter zunehmen¹.
Leonhard Limburg
Zusammenarbeit im Projektteam lebt von persönlichem Vertrauen. Können die Teammitglieder keine persönliche Beziehung und Vertrauen zueinander aufbauen, so wird der Projekterfolg nur suboptimal sein. Daher ist zu empfehlen, dass zu mindestens die Projektleitung alle Projektmitarbeitenden persönlich kennt. Hin und wieder ein persönliches Treffen ist sicherlich tendenziell teambildend. Bei international verteilten Teams sind sicherlich noch die kulturellen Barrieren zu berücksichtigen. Und das ist sicherlich nicht nur die Zeitverschiebung.

Mehr Künstliche Intelligenz (KI) im Projektmanagement: KI wird in den kommenden Jahren eine immer wichtigere Rolle spielen. Automatisierung, Datenanalyse und intelligente Entscheidungsunterstützung werden die Effizienz steigern und die Projektplanung optimieren².
Leonhard Limburg:
Dies ist an eine wichtige Voraussetzung gebunden: die Unternehmen können nur aus der Vergangenheit lernen, wenn sie die Erfahrungen aus der Vergangenheit dokumentieren und analysieren. So ist  die Projektzeiterfassung eine unbedingte Voraussetzung für die  fundierte Aufwandschätzung im Projekt und bedingt eine Mitarbeitereinsatzplanung in der Linienorganisation. Und die Planung des Ressourceneinsatzes im Projekt erfolgt in enger Abstimmung mit den Linienvorgesetzten.  Das bedeutet für das PM-Tool, dass auch die Abbildung von projektunabhängigen Aufgaben unterstützt werden.
Leonhard Limburg:
Dies ist an eine wichtige Voraussetzung gebunden: die Unternehmen können nur aus der Vergangenheit lernen, wenn sie die Erfahrungen aus der Vergangenheit dokumentieren und analysieren. So ist  die Projektzeiterfassung eine unbedingte Voraussetzung für die  fundierte Aufwandschätzung im Projekt und bedingt eine Mitarbeitereinsatzplanung in der Linienorganisation. Und die Planung des Ressourceneinsatzes im Projekt erfolgt in enger Abstimmung mit den Linienvorgesetzten.  Das bedeutet für das PM-Tool, dass auch die Abbildung von projektunabhängigen Aufgaben unterstützt werden.

Fokus auf den Nutzen von Ergebnissen. Unternehmen werden verstärkt darauf achten, dass Projekte tatsächlich den gewünschten Nutzen bringen. Der Return on Investment (ROI) und die Wertschöpfung stehen im Mittelpunkt³.
Leonhard Limburg:
Das ist einer der wichtigsten Punkte überhaupt! Projekte sind, neben der Linienorganisation, eines der wichtigsten Instrumente zur Realisierung der Unternehmensziele! Das bedingt, die Projektziele in den Zusammenhang zu den Unternehmenszielen zu setzen und den Beitrag des Projektes zum Unternehmenserfolg deutlich zu machen. Im Projekt müssen die Projektziele allen Projektmitarbeitenden transparent sein. Werden die Projektziele nicht realisiert, werden die Unternehmensziele wohl ebenfalls nicht realisiert werden können. Projektziele müssen messbar sein; wie sollte ansonsten die Zielerreichung überprüft werden? Gleichzeitig sind messbare Projektziele – also Qualitätsziele – eine Voraussetzung für Qualitätsmanagement.
Erschwerend kommt hinzu, dass der Projekterfolg i. d. R. erst nach Projektende realisiert werden kann. Die Projektorganisation wurde meist schon aufgelöst – die Projektmitarbeitenden haben bereits andere Aufgaben. So liegt die Verantwortung für das Nutzencontrolling häufig beim PMO. Eine Toolunterstützung wird damit fast zwingend! Sinnvoll ist ein Werkzeug, welches die Projektziele im Kontext von Unternehmenszielen und Aktivitäten darstellt. Das Werkzeug TaskBrowse erfüllt alle Voraussetzungen für ein Nutzencontrolling: Projektziele können als Qualitätsziele messbar gestaltet werden; ihr Erfolg ist planbar und wird überprüfbar.

Change Management und Transparenz: Die Bedeutung von Change Management wird zunehmen, da Unternehmen sich anpassen müssen. Gleichzeitig wird Transparenz in der Projektarbeit immer wichtiger, um Stakeholder und Teammitglieder auf dem Laufenden zu halten³
Leonhard Limburg:
Projekte gestalten so gut wie immer das Unternehmen, d.h. verändern die Auf- und Ablauforganisation. Also das Arbeitsumfeld der Mitarbeitenden und Stakeholder. Changemanagement sollte daher auch heute schon eine „Standardaufgabe“ im Rahmen eines jeden Projektes sein. So selbstverständlich wie Stakeholdermanagement. Verankert in den Projektzielen, welche als Konsens aller Beteiligten zu formulieren und zu planen bzw. zu erreichen ist. Lesen sie dazu den Beitrag „SMART alleine reicht nicht aus“.

Ressourcenplanung: Effizientes Ressourcenmanagement wird eine Schlüsselrolle spielen, um Projekte erfolgreich umzusetzen. Die richtige Zuweisung von Ressourcen und die Vermeidung von Überlastung sind entscheidend³.
Leonhard Limburg:
Hierzu verweise ich auf den Punkt 4: maschinelles Lernen, Big Data usw. setzen die Erfassung aller betrieblich relevanter Daten voraus. Die Vorbedingung für die Nutzung der Daten durch KI.
Viele Unternehmen haben hier noch „Nachholbedarf“: oft haben die benötigten Daten noch nicht die erforderliche Qualität (weil diese in der Vergangenheit nicht genutzt wurden) oder sie liegen nicht in ausreichender Menge vor.

Weitere Trends

Cyber-Bedrohungen und Cloud(PMaaS)

Immer mehr Unternehmen vertrauen ihre Daten der Cloud an: sie geben ihr Daten in die Obhut von anderen Unternehmen; externen Dienstleistern für die Datenspeicherung. Damit gewinnt das Thema Datenschutz und Datensicherheit immer stärker an Bedeutung. Nicht nur Großkonzerne werden attackiert; auch KMU sind zunehmend Ziel gezielter Wirtschaftskriminalität.

Gleichzeitig sind Tools wie TaskBrowse zu 100% webbasiert: Für den Betrieb dieser Tools ist nur ein gebräuchlicher Browser erforderlich. Die Software ist ohne Installationsdateien lokal auf einem netzfähigen PC oder Tablett ausführbar. Es besteht eine hohe Flexibilität für viele Nutzungsmöglichkeiten wie z.B. Flexible Arbeitszeiten, Schulungen usw.
PMaaS ist ein Konzept, welches diese Möglichkeiten nutzt. PMaaS übergibt die Verantwortung für den Betrieb von Software oder Infrastruktur an externe Dienstleister. Das Projektmanagement selbst wird an spezialisierte Unternehmen ausgelagert werden. Es können auf diese Weise Kosten gespart werden, welche durch eigenen Know-how Aufbau im Projektmanagement unabänderlich entstehen würden. Gleichzeitig kann durch die Auslagerung an „Profis“ die Qualität des PM gesteigert werden.

Softskills

Trotz – oder gerade wegen der zunehmenden technischen Komplexität sollten wir nicht vergessen, dass es sich um Hilfsmittel für den Menschen handelt. Dies verlangt mehr als nur die Optimierung der „Mensch – Maschine-Schnittstelle“!

Die Bedeutung sogenannter Softskills wie Kommunikation und Gesprächsführung, Führungskompetenz, Konfliktlösung oder emotionale Intelligenz werden zukünftig zunehmen. Die Bedeutung von Methodenkompetenz wird im Vergleich zur Bedeutung von  Problemlösungskompetenz weiter abnehmen.
Die Gesundheit und das Wohlbefinden aller Mitarbeitenden wird wieder stärker in den Fokus rücken. In Zeiten auf dem Arbeitsmarkt  knapper qualifizierter Mitarbeitenden wird die Bedeutung einer ausgeglichenen work life balance weiter zunehmen. Die Beachtung von mentaler Gesundheit am Arbeitsplatz wird immer wichtiger.  Immer mehr Unternehmen werden trotz Arbeitsüberlastung und Projektdruck erkennen, dass Unternehmenserfolg nur durch gesunde Mitarbeitende realisierbar ist.

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Februar 2024

Aufgaben archivieren

Zuvor war es möglich, Projekte in TaskBrowse zu archivieren. Um dies zu tun, navigieren Sie einfach zum Menü Projekte und archivieren Sie den Status im Bearbeitungsbereich des Projekts. Diese Aktion sorgt dafür, dass das Projekt nicht mehr standardmäßig in der Projekttabelle angezeigt wird und seine Unterkategorie Aufgaben ebenfalls standardmäßig in verschiedenen Abschnitten, einschließlich der Aufgabentabelle, ausgeblendet wird.

Aufgaben archivieren
Der Aufgabenmanager oder jeder Benutzer mit Bearbeitungsrechten für Aufgaben kann den Status einer Aufgabe auf „archiviert“ ändern, wodurch die Aufgabe nicht mehr in der Aufgabentabelle oder anderen Bereichen wie dem Aufgabenbrett erscheint. Sie können Aufgaben über den Bereich Aufgabenbearbeitung und Statusänderung archivieren.

Um zu überprüfen, welche Aufgaben archiviert wurden, können Sie die Filterfunktion in der Aufgabentabelle nutzen und „archiviert“ als Statusfilter auswählen.

Beachten Sie:

• Sie können archivierte Aufgaben nicht bearbeiten.
• Der Fortschrittsprozentsatz archivierter Aufgaben beträgt 100 %.
• Wenn Sie eine wiederkehrende Aufgabe archivieren, werden ihre Wiederholungen aus den Plänen der Teammitglieder gelöscht.

Die Möglichkeit, dem Hintergrund Farbe oder Bilder hinzuzufügen

Um dem Hintergrund ein Bild hinzuzufügen oder die Farbe zu ändern, klicken Sie auf das Profilbild im oberen Bereich des Systems und wählen Sie Ihre bevorzugte Option.

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Ein neuer „Projektkosten Bericht“

Ein neuer Bericht mit der Bezeichnung Projektkosten wurde in TaskBrowse integriert. In diesem Bericht werden die tatsächlichen und geschätzten Kosten der einzelnen Projektaufgaben gegenüber gestellt. Der Projektkostenbericht ist jetzt Teil der Berichte unter der Kategorie Projekte & Aktivitäten Berichte.

Außerdem enthält jede Projektseite zwei wichtige Berichte, die sich auf das Projekt beziehen:

• Projektfortschrittsbericht
• Projektkostenbericht

Geschätzte und tatsächliche Kosten in Aufgabendetails und Aufgabenzuweisung anzeigen

Die geschätzten Kosten einer Aufgabe ergeben sich aus der geschätzten Arbeitslast der Aufgabe und den Stundenkosten der ihr zugewiesenen Benutzer. Die tatsächlichen Kosten der Aufgabe werden auf der Grundlage der in den Stundenzetteln erfassten Zeit und der Kosten pro Stunde der Teammitglieder der Aufgabe berechnet. Auf die Aufgabendetails (siehe folgende Darstellung) kann durch Anklicken des „i“-Symbols zugegriffen werden, das in verschiedenen Bereichen des Systems verfügbar ist, z. B. in der Aufgabentabelle, der Tabelle „Meine Aufgaben“, der Aufgabentafel, dem Zeitplan, dem Stundenzettel und dem Kalender.

Auf der Registerkarte Aufgabenzuweisung können Sie die geschätzten und tatsächlichen Kosten für jedes Mitglied des Aufgabenteams einsehen.

Verbessertes Erstellen von wiederkehrenden Aufgaben

In TaskBrowse haben Sie die Möglichkeit, wiederkehrende Aufgaben mit verschiedenen Wiederholungsperioden zu erstellen. Ein kürzlich durchgeführtes Update hat die Erstellung von Aufgaben mit wöchentlicher Wiederholung verbessert. Wenn Sie einen bestimmten Wochentag auswählen, wird die Aufgabe an dem ausgewählten Tag wiederholt. Es ist wichtig zu wissen, dass Sie die Aufgabe auch an mehreren Wochentagen wiederholen können. Wenn Sie beispielsweise festlegen, dass eine bestimmte Besprechung alle zwei Wochen sowohl montags als auch mittwochs stattfinden soll, können Sie dies erreichen, indem Sie einfach „Alle zwei Wochen wiederkehrend“ auswählen und Montag und Mittwoch wählen. Zusätzlich können Sie die Startzeit und die Dauer der Besprechung eingeben, um sicherzustellen, dass die Besprechung in den Terminplan und den Kalender der Teammitglieder aufgenommen wird.

Wenn kein bestimmter Tag für die wöchentliche Wiederholung ausgewählt wird, wird die Aufgabe auf der Grundlage des Starttages wiederholt.

Wiederkehrende Aufgaben werden durch das Symbol für wiederkehrende Aufgaben (Bild unten) in der Aufgabentafel, im Tagesplan und im Stundenplan angezeigt.

Wiederkehrende Aufgaben werden durch das Symbol für wiederkehrende Aufgaben (Bild unten) in der Aufgabentafel, im Tagesplan und im Stundenplan angezeigt.

Weitere Änderungen an „Wiederholungsaufgaben“:

Einstellungen der Aufgabentafel

• Wenn Sie den Status einer wiederkehrenden Aufgabe auf „erledigt“ oder „abgeschlossen“ ändern, ändert sich nur der Zuweisungsstatus, der Gesamtstatus der Aufgabe bleibt unverändert. Mit anderen Worten, die Änderung des Zuweisungsstatus wird nur am selben Tag berücksichtigt, und auch in der darauf folgenden Iteration wechselt sie von der Spalte „erledigt“ auf der Tafel in die Spalte „zu erledigen„.
• Wiederkehrende Aufgaben sind auf der Aufgabentafel nur an ihren wiederkehrenden Tagen sichtbar.

• Um diese Einstellungen vorzunehmen, klicken Sie auf die Aufgabentafel und dann auf das Zahnradsymbol.
• Sie können die Anzahl der Aufgaben festlegen, die in der Spalte „Erledigt“ angezeigt werden sollen.
• Außerdem können Sie festlegen, dass neue Aufgaben mehrere Tage vor ihrem geplanten Startdatum in der Spalte „Zu erledigen“ erscheinen. Es ist wichtig zu wissen, dass Aufgaben, die von der Person selbst erstellt wurden, und solche, die innerhalb der letzten 15 Minuten erstellt wurden, ebenfalls in dieser Spalte angezeigt werden.

Gantt Diagramm Änderungen

• Das Aufgabenteam, das aus bis zu 5 Personen besteht, wird jetzt im Tooltip jeder Aufgabe im Gantt-Diagramm angezeigt. (Die Quick-Info wird sichtbar, wenn Sie den Mauszeiger über den Aufgabentitel bewegen).

• Die Schriftgröße des Aufgabentitels und des Tooltipps wurden erhöht, um die Sichtbarkeit zu verbessern.
• Die Aufgabendetails können durch einen Rechtsklick auf den Aufgabentitel angezeigt werden.

Anzeige von Benutzergruppen in der Tabelle „Benutzer verwalten“

In TaskBrowse werden Benutzergruppen zur Kategorisierung von Personen mit denselben Berechtigungen verwendet. So können Sie Gruppen erstellen, deren Mitglieder den gleichen Zugriff auf verschiedene Teile von TaskBrowse haben. Im neuesten Update wird die Benutzergruppe nun als Spalte in der Tabelle zur Benutzerverwaltung angezeigt.

Wenn Sie diese Funktion nicht verwenden, können Sie die Spalte aus der Tabelle entfernen, indem Sie das Symbol Spalten ein-/ausblenden verwenden.

Erleichterung bei der Checklistenerstellung

Wenn Sie mehrzeiligen Text in das Feld Checkliste erstellen eingeben, bietet TaskBrowse die Möglichkeit, festzulegen, ob diese Zeilen gemeinsam als ein Checklistenelement erkannt oder einzeln behandelt werden sollen, wie in der Abbildung unten dargestellt.

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Überblick

Wie kann ich beurteilen, ob der gewählte KI-Bot der Richtige für meine Fragestellung ist? Und wie kann die Qualität des Outputs beurteilt werden?
Nach einem Überblick über die 29 bekanntesten KI-Bots wird gezeigt, wie unscharfe Anforderungen und Qualitätsziele gemessen werden können. Die Übersicht enthält 29 KI-Systeme – welches davon ist denn nun am besten geeignet für den gesuchten Zweck? Weitere Werkzeuge des QM-Frameworks werden vorgestellt. Die Tools stehen ihnen als Download zur Verfügung.
Im nächsten Beitrag Teil IV zeigen wir, wie das QM-Framework in TaskBrowse implementiert werden kann.

Es wird deutlich, dass das Framework für Projektergebnisse in Form von Dienstleitungen als auch von Produkten (Teilprodukten) sowie auch für gemischte Projektergebnisse geeignet ist. Ebenso geeignet ist diese Herangehensweise für agile, hybride und/oder traditionelle Prozessmodelle.

Prozesse

Vielfach wird das Qualitätsmanagement als Subprozess des Projektmanagements betrachtet. Aus dem folgenden Schaubild geht jedoch hervor, dass das Qualitätsmanagement einen Rahmen für die jeweiligen Projekte darstellt. So wird im Kontext des „Qualitätsbewusstseins“ des Unternehmens der Qualitätsplan für das jeweilige Projekt erarbeitet.

Qualität muss geplant werden

Der Qualitätsplan konkretisiert das Verständnis von Qualität, wie sie im Projekt realisiert werden soll. Das QM „startet“ deutlich vor Projektbeginn und endet nicht mit dem Projektende. So sind viele Qualitäts- und Projektziele erst deutlich nach Projektende (z.B. in der Nutzungsphase) auf ihre tatsächliche Zielerreichung zu überprüfen.

Zusammenspiel der Hilfsmittel

Das Zusammenwirken von QM und PM ist im folgenden Schaubild dargestellt. Bestimmte Projektergebnisse werden durch Qualitätssicherungsmaßnahmen (analytische QS) auf Erreichung untersucht. Dies ist nicht nur an bestimmten Meilensteinen angebracht: die Bedeutung des Zwischenergebnisses für das Gesamtprojekt ist der Maßstab. Bauen Ergebnisse aufeinander auf, so ist es angebracht, die erreichte der definierten Qualität gegenüberzustellen. Die definierte (Ziel-) Qualität wird im „Ergebnisdefinitionsdokument“ EDD konkretisiert und spezifiziert. Dieses Dokument liefert den Maßstab für Qualität. Inwieweit diese Anforderungen erfüllt wurden, wird in der QS-Sitzung (Inspektion, Review, Akzeptanztest, …) überprüft. Das Ergebnis wird im QS-Bericht bzw. im
Q-Prüfprotokoll dokumentiert.

Bild: QM & QS

Dokumente im QM-Prozess

Die Konkretisierung der Projektziele bzgl. ihrer Überprüfung hat oft noch einen anderen Nebeneffekt; dies ist an einem kleinen Beispiel erklärt: So wird vom Auftraggeber eine Rundumverfügbarkeit des neuen Systems von 24 Stunden und 7 Tagen in der Woche gewünscht. Das ist technologisch auch zum heutigen Entwicklungsstand nur unter hohen Kosten zu realisieren. Die frühzeitige Auseinandersetzung mit den entstehenden Kosten wird durch die Qualitätszielplanung schon im Projekt stattfinden – somit kann die Entscheidung des Auftraggebers über die Bedeutung des Zieles rechtzeitig – bereits bei der Erstellung der Qualitätszielplanung erfolgen!

Qualitätsanforderungen an KI-Bots

Wie im Beitrag „KI vs. Natürliche Dummheit – Teil I von IV“ diskutiert, gibt es neben CHATGPT mehrere KI-Systeme. Welches ist jedoch für uns das geeignete? Und für welchen Zweck ist es geeignet? Um dies beurteilen zu können, macht es Sinn, geeignete Kriterien (Anforderungen) zu definieren und auf ihren Erfüllungsgrad hin zu untersuchen.

Quelle: Die besten AI-Chatbots im Jahr 2024 (freie Übersetzung aus der englischen Originalversion)

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Von Miguel Rebelo – 1. Dezember 2023

Miguel Rebelo probierte so viele dieser Bots aus, wie er in die Finger bekam. Nach Tausenden von Aufforderungen und vielen unaufgeforderten Ratschlägen hat er hier seine Auswahl der besten KI-Chatbots für das Jahr 2024 zusammengestellt.

29 KI Chat-Bots 2024

Messbarkeit von Qualitätszielen

Im zitierten Artikel sind folgende Kriterien berücksichtigt worden:

• Genauigkeit
• Reaktionsfähigkeit
• Zugang (einfach/schwierig – kostenlos/mit Kosten verbunden)
• Chaterfahrung
• Zusätzliche Funktionen

Im Beitrag von Miguel Rebelo ist keine Rangfolge angegeben; es ist lediglich von einer Liste der „Besten KI-Systeme“ die Rede. Um eine nachvollziehbare und möglichst objektive Bewertung zu erstellen, müssen die obigen Kriterien durch Merkmale konkretisiert werden.
Wann z.B. ist ein Zugang „einfach“ – wann ist er „schwierig“. Wie wird Reaktionsfähigkeit gemessen?

Das kann anhand des folgenden Schemas erfolgen:

Zielerreichung

Häufig ist es nicht gewünscht oder nur unter unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich, die Erreichung der Ziele durch das beschriebene Verfahren zu überprüfen. Hier bietet es sich an, den Weg über eine repräsentative Befragung der Stakeholder (z. B. Auftraggeber, spätere Anwendergruppen, …) zu gehen. Die Auswahl dieser Interviewpartner ist hierbei von hoher Bedeutung: soll das Ergebnis belastbar und allgemein akzeptiert werden, so sind auch im Stakeholderportfolio[1] ursprünglich als „kritisch“ eingestufte Stakeholder zu befragen.

Eine mögliche Befragung kann schriftlich oder in einem persönlichen Gespräch erfolgen. Vor der Bewertung sollte jedoch eine gemeinsame Skala (siehe unten) vorgegeben werden.

Um die Vergleichbarkeit zu gewährleisten und auch die subjektive Einschätzung zur Projektzielerreichung besser ausdrücken zu können, wurde die Skala um individuelle Kommentare ergänzt.

Zudem lassen sich die erreichten Veränderungen nicht nur auf die Projektarbeit zurückführen: Es gab eine Vielzahl von Faktoren, welche außerhalb des Einflussbereiches des Projektes liegen.

Tabelle: „Grad der Zielerreichung“

Qualitätsplan – „Wieviel Qualität wollen wir?“

Tabelle: „Beschreibung Qualitätsplan“

Gliederungsvorschlag für einen Qualitätsplan

(Beispiel: Projekt zur Erstellung eines individuellen KI-Systems)

• Einleitung
• Zielsetzung des Qualitätsplans
• Ausgangssituation
• Geltungsbereich
• Begriffe und Abkürzungen
• Qualitätsziele/Produktqualität
• Qualitätsziel 1
  Erkennungsmerkmal 1 (mit Ist-/Sollwerten und Prüfverfahren)
  Erkennungsmerkmal 2
• …
• Qualitätsziel 2
  • …

• Qualitätsmanagement
  • Übersicht über den QM-Prozess
  • Konstruktive QS-Maßnahmen
  • Analytische Maßnahmen
  • …
  • Entwicklungsbegleitende QS-Maßnahmen
  • Phase 1: Projektinitialisierung
  • Phase 2: Konzeption
  • Phase 3: Realisierung
  • Phase 4: Test
  • Phase 5: Pilotierung
  • Phase 6: Optimierung
  • Phase 7: Roll-Out
• Spezielle Kontrollmaßnahmen
• Abnahme und Freigabe von Projektergebnissen („Akzeptanzplan“)
• Kundenbezogene Ergebnisse
• Projektinterne Ergebnisse
• Rollen und Verantwortlichkeiten
• Kritische Arbeitsergebnisse
• Mitgeltende Unterlagen

Bsp.: „Auszug aus einem Q-Plan“

QS-Bericht

Tabelle: „QM-Hilfsmittel QS-Bericht“

Ergebnisdefinition

Tabelle: „QM-Hilfsmittel Ergebnisdefinition“

Q-Prüfprotokoll

Ausblick

Im letzten Beitrag dieser Reihe zeigen wir  ihnen die Implementierung in  TaskBrowse.

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Verknüpfungen zwischen Projektaufgaben herstellen

Visualisieren und überwachen Sie mühelos die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben mit TaskBrowse! Verknüpfen Sie Aufgaben nahtlos, um ein klares Verständnis ihrer Beziehungen zu erlangen und so die Projektplanung zu beschleunigen.

Definieren Sie das Projekt und die notwendigen Aufgaben.
Um die Verknüpfungen zwischen den Projektaufgaben zu bestimmen, öffnen Sie das Gantt-Diagramm. Die Projektaufgaben werden im Gantt-Diagramm auf dem Zeitstrahl dargestellt. Klicken Sie auf die gewünschte (zeitlich vorausgesetzte) Aufgabe, gefolgt von dem Vorwärtspfeil am oberen Rand des Gantt-Diagramms (wie in der Abbildung unten dargestellt), und wählen Sie im letzten Schritt die (zeitlich nachfolgende) Aufgabe aus. Hier können Sie zeitlichen Vorlauf und Nachlauf angeben (negative Zahlen sind zulässig).
TaskBrowse weist Sie auf Änderungen des Start- und Fälligkeitsdatums einer Aufgabe hin, die sich aus den hergestellten Beziehungen ergeben.

Um Verknüpfungen zwischen Aufgaben herzustellen, können Sie außerdem mit der rechten Maustaste auf die vorausgesetzte Aufgabe klicken und dann „Select“ wählen. Im folgenden Schritt klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nach-Voraussetzung-Aufgabe, und wählen Sie „Select“, um die Aufgaben zu verbinden.

Anzeige des kritischen Pfades im Gantt-Diagramm

Mit TaskBrowse können Sie mühelos den kritischen Pfad Ihrer Projekte ermitteln, um den Projekterfolg durch die Überwachung wichtiger Aufgaben sicherzustellen.

Der kritische Pfad ist eine Technik, mit der Sie die kritischen Aufgaben in Bezug auf ihre Auswirkungen auf die gesamte Projektzeitlinie identifizieren können. Aufgaben mit einer Gesamtpufferzeit von Null werden als Teil des kritischen Pfades betrachtet. Die Pufferzeit gibt die Zeit an, die eine Aufgabe verzögert werden kann, ohne den Endtermin des Projekts zu beeinträchtigen. Um die Gesamtpufferzeit zu ermitteln, subtrahieren Sie den frühesten Endtermin (EF) vom spätesten Endtermin (LF).

Der kritische Pfad erfordert komplexe Berechnungen. Heutzutage wird diese Aufgabe an eine Projektmanagement-Software wie TaskBrowse delegiert. Nach dieser Aktualisierung wird der kritische Pfad im Gantt-Diagramm durch die Angabe von Aufgabenbeziehungen angezeigt. Aufgaben, die auf dem kritischen Pfad liegen, werden rot hervorgehoben.

Möglichkeit, Excel-Ausgaben aus dem Gantt-Diagramm zu erhalten

Zuvor war die Option, eine Ausgabe aus einem Gantt-Diagramm zu erhalten, auf das PNG-Format beschränkt. In der letzten Aktualisierung hat TaskBrowse die Möglichkeit eingeführt, Excel-Ausgaben aus dem Gantt-Diagramm zu erzeugen. Diese Ausgabe ist visuell ansprechend und praktisch und beinhaltet die Anzeige der Aufgabenbeziehungen und des kritischen Pfades..

Kleine, aber interessante Änderungen im Gantt-Diagramm:

Wie Sie vielleicht bemerkt haben, wurden die Farben sowohl der Aufgaben als auch der Summenaufgaben im Gantt-Diagramm geändert.

• Es ist jetzt möglich, das Gantt-Diagramm im Vollbildmodus anzuzeigen.
• Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Teil des Gantt-Diagramms klicken, können Sie Aufgaben und Summenaufgaben hinzufügen sowie die Einstellungen des Gantt-Diagramms anzeigen. Bitte beachten Sie, dass diese Aktionen von Ihren Rechten abhängen.

• Wenn Sie auf den Titel einer Aufgabe klicken, die auf der Achse des Diagramms platziert ist, können Sie die Aufgabe bearbeiten, wenn Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen.
• Wenn Sie auf die Linie klicken, die die Beziehung zwischen den Aufgaben definiert, können Sie die Beziehung bearbeiten oder löschen.
• Wenn Sie im Gantt-Diagramm selbst mit der rechten Maustaste auf eine Aufgabe klicken, werden verschiedene attraktive Optionen angezeigt.
• Wenn eine Aufgabe als Voraussetzung für eine andere Aufgabe dient, verhindert das System bei der Erstellung von Beziehungen zwischen Aufgaben deren Löschung.
• Wenn Ihnen eine Aufgabe mit einer Voraussetzung zugewiesen wurde, ist im Zeitplan und in der Zeiterfassung ersichtlich, dass die Voraussetzung für diese Aufgabe noch nicht erfüllt wurde.

Intelligente Empfehlung von Personen auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten

In großen Organisationen mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern kann die Zuweisung neuer Aufgaben für Manager sehr zeitaufwändig sein. Das liegt daran, dass es in jeder Gruppe Personen mit unterschiedlichen Fähigkeiten gibt. Um diese Herausforderungen zu bewältigen, haben wir die Möglichkeit, Aufgaben auf der Grundlage von Fähigkeiten zuzuweisen, in TaskBrowse integriert. In der letzten Aktualisierung wurde die Farbcodierung von Aufgaben auf der Grundlage von Fähigkeiten und Qualifikationsniveau eingeführt, um den Komfort in TaskBrowse zu erhöhen.

• Um Aufgaben auf der Grundlage von Fähigkeiten zuzuweisen, müssen Sie zunächst die für die Durchführung der Aufgaben erforderlichen Fähigkeiten definieren.
• Nachdem Sie die erforderlichen Fähigkeiten innerhalb der Organisation festgelegt haben, besteht der nächste Schritt darin, diese Fähigkeiten den Benutzern zuzuweisen.
• Danach müssen Sie bei der Definition einer Aufgabe und der Angabe des Aufgabenteams die für die Aufgabe erforderlichen Fähigkeiten und die Stufe jeder Fähigkeit angeben. Auf diese Weise listet TaskBrowse die Personen auf, deren Fähigkeiten am besten mit der Aufgabe übereinstimmen, und ermöglicht Ihnen, das optimale Team für die Aufgabe zu finden.

Keine täglichen Berichte für geschlossene (arbeitsfreie) Tage senden

In TaskBrowse kann der Systemadministrator oder ein Benutzer mit den erforderlichen Berechtigungen bestimmte Tage, wie z. B. Sonntage, schließen und verhindern, dass Benutzer Zeitpläne oder Stundenzettel registrieren. Darüber hinaus werden den Benutzern regelmäßig Berichte unter dem Titel „Tagesberichte“ zugesandt, die Informationen über die Zuteilung neuer Aufgaben und die nahenden oder verstrichenen Fristen von Aufgaben enthalten. In der letzten Aktualisierung werden diese Berichte nicht an geschlossenen oder arbeitsfreien Tagen versandt.

Warnungen bei der Auswahl von arbeitsfreien Tagen als Start- und Fälligkeitsdatum erhalten

Wenn Sie eine Aufgabe definieren oder deren Start- und Fälligkeitsdatum ändern, indem Sie z.B. die Maus im Gantt-Diagramm bewegen, werden Sie vom System benachrichtigt, wenn das ausgewählte Start- oder Fälligkeitsdatum mit arbeitsfreien Tagen zusammenfällt. In solchen Fällen schlägt das System die nächstgelegenen Arbeitstage vor.

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In diesem Beitrag stellen wir ihnen ein Qualitätsmanagement-Framework vor. Am Beispiel von KI-Systemen zeigen wir, wie in Projekten mit unklaren Anforderungen umgegangen werden kann.  
Eine der zentralen Aufgaben in einem Projekt ist das Finden und die Formulierung messbarer Projektziele. Ohne messbare bzw. überprüfbare Projektziele ist kein QM möglich.

Erfolg oder Misserfolg des Projektes bleiben im Ungewissen.
Der nächste Schritt ist die Erstellung eines Qualitätsplans – sprich – die Konkretisierbarkeit der Ziele durch messbare Anforderungen. Dies wird möglich, wenn die Anforderungen durch Merkmale „beschrieben“ werden. Nehmen wir z.B. die Anforderung an ein KI-System: „die ethischen Leitlinien sollen eingehalten werden“: Woran ist erkennbar, dass die moralischen Werte und Prinzipien nicht verletzt werden. Wie ist diese Einhaltung zu erkennen und nachzuweisen? 

In diesem Kontext ist eine gemeinsame Werthaltung der Beteiligten eine Voraussetzung.

Qualität ist das Ergebnis eines gezielten Prozesses!

Messbare Ziele als Voraussetzung des Projekterfolgs

„Baue mir ein Haus – groß, schön und stabil“.

Diese „Präzision“ haben viele Projektaufträge. Sollen die Projekte trotzdem erfolgreich beendet werden, ist ein konsequentes und zielgerichtetes QM unbedingt erforderlich.

Ein gemeinsames Verständnis von Qualität und der Qualitätsziele müssen gestaltet und konkretisiert werden. Dabei fallen die Qualitätsziele nicht vom Himmel, sondern müssen in der multilateralen Kommunikation zwischen dem Projektteam und den Stakeholdern des Projektes erarbeitet werden.

Dies ist ein hochkommunikativer Prozess, welcher nicht nur methodisches know how erfordert. Es sind besonders kommunikative  Fähigkeiten gefordert: von Gesprächsführung und Kommunikation, über Moderations- und Prozesskompetenz, um nur einige zu nennen.
Dieses Vorgehen kann beispielsweise in einem agilen oder auch traditionellem Prozess realisiert werden.

Welche Rolle spielt dabei jedoch ein PM-Werkzeug? Gesucht ist ein Tool, welches von der Spezifikation der Vision bzw. des gemeinsamen Verständnisses von Qualität über die Definition der Qualitätsziele bis hin zum Erfolgsnachweis (im Projektcontrolling) nach Projektabschluss den gesamten Entwicklungsprozess unterstützt und die sukzessive Entwicklung der Anforderungen (Qualitätsziele) abbildet. Zur Formulierung und Überprüfung der Ziele ist eine Werkzeugunterstützung hilfreich.

TaskBrowse (https://taskbrowse.com/de/) unterstützt bei der Erarbeitung und Visualisierung der Ziele sowie der Formulierung und Überwachung der Merkmale. Wie das aussehen kann demonstrieren wir im Folgenden am Beispiel von TaskBrowse. Dazu haben wir ihnen ein Beispiel bereit gestellt unter:

Beispiel in Taskbrowse

Folgen sie dem Link und sie gelangen zu einer voll funktionsfähigen Installation von TaskBrowse (steht ihnen 21 Tage kostenfrei zur Verfügung! Endet automatisch). Da es sich um eine 100%-ige cloudbasierte Software handelt, ist keine Installation auf ihrem PC erforderlich. Sie benötigen lediglich einen funktionsfähigen Browser.Sie finden dort das skizzierte KI-Beispiel aus diesem Artikel. 

Aus den Anforderungen an KI-Systeme haben wir Ziele abgeleitet und weiter konkretisiert. Anschließend werden aus den Zielen Anforderungen an KI-Systeme abgeleitet und in Form von Aktivitäten weiter konkretisiert. Die Ergebnisse der Aktivitäten sind in einem Projekt Gegenstand des QM; sie werden in QS-Maßnahmen überprüft – die Ergebnisse in QS-Berichten dokumentiert.

Dieses Beispiel basiert auf dem Artikel „KI vs. Natürliche Dummheit“. TaskBrowse begleitet den Entwicklungsprozess von der Formulierung  messbarer Projektziele bis zum Nutzen-Controlling nach Projektende.  

QM und QS im Projekt

QM im Projekt umfasst die Gestaltung und Steuerung des gesamten Projektprozesses in Bezug auf die Qualität von Ergebnis und Prozess. Hier sind sowohl subjektive (Werthaltung, Kultur etc.) als auch objektive Dimensionen (fachliche Kompetenz, organisatorische Verfahren, Prozesse, Messungen etc.) zu berücksichtigen.

Qualitätssicherung (QS) ist ein Teil des QM und umfasst alle Maßnahmen der „Validierung“ (Wird das Richtige gemacht?) und „Verifizierung“ (Wird das Produkt richtig gemacht?) von Arbeitsergebnissen aus dem Projekt.

Es ist üblich, zwischen „konstruktiven“ (Wie werden Ergebnisse erarbeitet?) und „analytischen“ (Wie werden Ergebnisse geprüft/bewertet?) QS-Maßnahmen zu unterscheiden.

Durch „konstruktive“ QS-Maßnahmen werden qualitativ gute Ergebnisse erarbeitet. Ein Beispiel ist die Verwendung und Anpassung bewährter „Musterlösungen“ für bestimmte technische Aufgabenstellungen.

Die durch „analytische“ QS-Maßnahmen zu beurteilenden Arbeitsergebnisse sind dabei nicht auf reine „Produktbestandteile“ eingeschränkt. Ebenso gut können andere im Projekt erarbeitete Ergebnisse, wie z. B. Projektmanagementergebnisse (z. B. Projektantrag, Projektplan, Meilensteinplan etc.), beurteilt, geprüft und bewertet werden. Beispiele für „analytische“ QS-Maßnahmen sind z. B. Reviews oder Tests.

„Analytische“ QS-Maßnahmen sind ein wichtiges Hilfsmittel, um den Stand der Qualität der Projektergebnisse zu beurteilen. Ein Projektergebnis wird auf die Erreichung der geplanten Qualität hin geprüft. Das Projektergebnis muss die geplanten Qualitätskriterien erfüllen, damit es abgenommen werden kann. Die Prüfungsergebnisse liefern insgesamt wichtige Informationen für die Projektsteuerung.

„Analytische“ QS-Maßnahmen sind ein wichtiger Bestandteil der Qualitätsplanung im Projekt und werden insbesondere vor allen wichtigen Meilensteinen im Projekt durchgeführt.

„Konstruktive“ und „analytische“ QS-Maßnahmen ergänzen einander. Im Projektverlauf haben die „konstruktiven“ Maßnahmen eine höhere Bedeutung. Durch sie wird die geforderte Ergebnisqualität erarbeitet bzw. entwickelt. Durch die „analytischen“ Maßnahmen bekommt das Projektteam Rückkopplungen auf die Qualität der Ergebnisse und auf die Erreichung der Ziele.

Die für diesen Prozess erforderlichen Werkzeuge und Methoden sind im Abschnitt „Methoden & Tools“ beschrieben.

Den Zusammenhang zwischen Projektmanagement, QM und QS verdeutlicht obige Abbildung.

Die Gestaltung von QM beschränkt sich somit nicht nur auf das „eigentliche Projekt“ (mit Projektinitialisierung, -durchführung, Übergabe Ergebnisse und Projektabschluss), sondern orientiert sich am gesamten „Lebenszyklus“ wie in obiger Abbildung dargestellt.

Die folgende Grafik gibt einen groben Überblick über die Aktivitäten des Qualitätsmanagements und Orientierung im Projekt.

Entwicklung von Qualität als Voraussetzung für Projekterfolg

Voraussetzung gemeinsames Verständnis von Qualität

Ein gemeinsames Verständnis der im Projekt zu erreichenden Qualität (Qualitätsziele) liefert Auftraggeber, Nutzern, Kunden und Projektteam die Orientierung für die Erarbeitung (und spätere Abnahme) der Projektergebnisse. Idealerweise wissen Auftraggeber und Nutzer, welche Qualität des Projektergebnisses sie erwarten, und das Projektteam weiß, welche Qualität erarbeitet werden soll. Dieses gemeinsame Verständnis ist wichtig für die Erarbeitung bzw. Entwicklung guter Lösungen.

Das gemeinsame Verständnis entsteht nicht „von selbst“, sondern entwickelt sich nur dann, wenn dafür im Projekt die notwendigen Rahmenbedingungen geschaffen werden. Dies geschieht z. B. durch

•  Erarbeitung
  von Zielen gemeinsam durch Auftraggeber, Projektleitung und Projektteam in den
  frühen Phasen des Projektes (Vorhaben, Projektinitialisierung),
•  Einbeziehung
  aller betroffenen Bereiche bzw. Personen, um damit die sichere Unterstützung
  eines breiten Umfelds zu gewinnen,
• kontinuierliche Rückkopplung auf Prozess und Ergebnis im Projektverlauf,
• frühzeitige und angemessene Beteiligung von Auftraggeber, Lenkungsausschuss, Nutzern der Projektergebnisse und weiteren Anspruchsgruppen

Verhinderung von Fehlern

Erfahrungsgemäß liegen die Ursachen für fehlerhafte Projektergebnisse in den frühen Projektabschnitten (Insbesondere für IT-Projekte gibt es dafür eine Fülle von Erfahrungsberichten und Studien). Die hier gemachten Fehler sind im späteren Projektverlauf nicht mehr oder oft nur mit erheblichem Aufwand (und damit verbundenen Kosten) zu korrigieren.

Die Ursachen für spätere Fehler liegen dabei zu großen Teilen in „unpräzisen Zielvorstellungen“, „Missverständnissen“, „Fehldeutungen von Anforderungen“, „mangelndem Situationsverständnis“ oder „ungenügender Berücksichtigung von Folgewirkungen des Projekts“.

Die aktive Erarbeitung eines gemeinsamen Verständnisses (z. B. zu den Projektzielen) verringert diese Risiken erheblich.

Voraussetzung (Wert-)Haltung

Der Umgang mit unterschiedlichen Sichtweisen und die Entwicklung eines gemeinsamen Verständnisses erfordert eine (Wert-)Haltung der Beteiligten, die sich durch folgende Aspekte stichpunktartig beschreiben lässt:

• Respekt
•  Toleranz
•  Offenheit
•  Vertrauen
•  Lernbereitschaft
•  Bereitschaft, die eigenen Annahmen transparent zu machen und in Frage zu stellen

Diese (gelebten) Werte sind die Voraussetzung dafür, dass die Projektbeteiligten ihre unterschiedlichen Sichten deutlich machen. Erst auf dieser Grundlage können ein gemeinsames Verständnis und wirkliche Beteiligung entwickelt werden, die die Erarbeitung tragfähiger Lösungen überhaupt ermöglichen.

Interne und externe QS

Insbesondere bei „großen“ IT-Projekten ist es sinnvoll, sowohl interne als auch externe QS einzuplanen.[„Große Projekte“ ist eine gebräuchliche, aber sehr ungenaue Beschreibung. Sinnvoller ist die Eigenschaft „Komplexität“: aufgabenbezogene, strukturelle und zeitbezogene Komplexität.]

Die interne QS wird von einem Mitarbeiter (QS-Beauftragter im Projekt) und dem Projektteam wahrgenommen. Der Qualitätsbeauftragte ist verantwortlich für die Planung und Durchführung projektinterner QS-Maßnahmen.

Die externe QS wird von unabhängigen externen Partnern der Organisation wahrgenommen. Ihre Aufgabe ist es, dem Lenkungsausschuss und der Leitung eine möglichst unabhängige Sicht auf den Stand des Projekts zu liefern.

Dabei überprüft die externe QS das Projekt und sein Umfeld in Bezug auf folgende Aspekte:

• Projektmanagement sowie Arbeits-/Entwicklungsprozess (bei IT-Projekten)
•  Qualität der Lösung
• Unterstützung durch das Projektumfeld (Hierzu gehören auch vorbereitende Maßnahmen für die spätere erfolgreiche Nutzung des Projektergebnisses)

Die externe QS wird vor kritischen Meilensteinen im Projekt durchgeführt. Die Ergebnisse der Prüfung (inkl. Bewertung, Risiken und Empfehlungen) werden in einem QS-Bericht (In kleinen Projekten kann dieser auch Bestandteil des Projektstatusberichts sein.) zusammengefasst, mit der Projektleitung abgestimmt und dem Lenkungsausschuss vorgelegt. Dort werden die Konsequenzen diskutiert und das weitere Vorgehen gemeinsam mit der Projektleitung abgestimmt.

Worauf es wirklich ankommt

„Handle stets so, dass die Anzahl der Möglichkeiten größer wird.“
(Heinz von Foerster, Wissen und Gewissen – Versuch einer Brücke)

QM unterstützt einen kontinuierlichen Lern- und Gestaltungsprozess. Da ein geplantes Projekt immer ein neuartiges Vorhaben ist, das in dieser Form bislang noch nicht durchgeführt wurde, ist mit der Erarbeitung des Projektergebnisses insbesondere für das Projektteam immer ein intensiver Lernprozess verbunden.

Projekt- und Qualitätsmanagement sind so gestaltet, dass sie den Lernprozess unterstützen. Dies gilt z. B. für eine Projektplanung, die in überschaubaren Zeiträumen kleine nutzbare Ergebnisse bzw. Verbesserungen erzielt. Das Projektteam erhält in kurzen Abständen ein „Feedback“ darüber, was funktioniert und was nicht funktioniert. Dasselbe gilt für die Qualität der Ergebnisse. Durch diese Lernerfahrungen ist frühzeitig klar, ob das Projekt „auf dem richtigen Kurs“ ist. Notwendige Anpassungen können rechtzeitig vorgenommen werden.

Im Projekt sind zwei Arten des Lernens (Diese Bezeichnungen gehen auf den amerikanischen Organisationsforscher Chris Argyris zurück). wichtig:

1. „Single-loop-Lernen“: Tun wir es (das Richtige) richtig?
Diese Art des Lernens dient der Verbesserung der Projektergebnisse durch Planung, Entwicklung, Prüfung, Bewertung, Anpassung und Fehlerkorrektur; (entspricht der Vorgehensweise im Total Quality Management TQM)

2. „Double-loop-Lernen“: Tun wir das Richtige?
Diese Art des Lernens dient dazu, die Lernprozesse durch Hinterfragen der eigenen Annahmen und Denkmuster zu verbessern.

Beispiel: Verfolgen wir die richtigen Ziele? Durch welche Annahmen und Werthaltungen (etc.) entstehen Fehler, und wie können wir sie verhindern?

In der Gestaltung des QM im Projekt wird das „Single-loop-Lernen“ z. B. durch Qualitätsprüfungen und Tests, ermöglicht (Rückkopplung bezogen auf Stand der Ergebnisqualität). Darüber hinaus bieten wirkungsvoll gestaltete Projektstatussitzungen die Möglichkeit, in regelmäßigen Abständen den Prozess und die Ergebnisse zu bewerten.

Das „Double-loop-Lernen“ ist Voraussetzung dafür, dass im Projekt trotz Unsicherheit und Veränderungen gemeinsam ein zufrieden stellendes Ergebnis erarbeitet werden kann. Dazu ist es wichtig, kontinuierlich die bereits gemachten Ergebnisse und Erfahrungen zu reflektieren und daraus Schritte abzuleiten, die zum Erfolg des Projektes führen.

In diesem Zusammenhang ist es insbesondere in mittleren oder großen Projekten sinnvoll, mit dem Projektteam von Zeit zu Zeit einen moderierten sog. Projektreflexions-Workshop  durchzuführen, in dem der bisherige Projektverlauf in Bezug auf Vorgehen, Zusammenarbeit und Lernerfahrungen reflektiert wird. In einem Zeitrahmen von einem bis zwei Tagen erarbeitet das Team darauf aufbauend eine Perspektive für die Zusammenarbeit und das weitere Vorgehen im Projekt. Diese gemeinsame Arbeit hilft dem Team, sich neu auszurichten. Sie ist im Rahmen der regelmäßigen Projektstatussitzungen und des „Tagesgeschäfts“ in dieser Form nicht zu leisten.

Einen ähnlichen Zweck erfüllt der sog. Projektabschluss-Workshop, in dem das Team das gesamte Projekt noch einmal reflektiert und auswertet. Dieser Workshop sollte zum Ende eines jeden Projektes durchgeführt werden, um die darin gemachten Lernerfahrungen konzentriert zusammen zu fassen, zu sichern und sie weiteren Projekten zur Verfügung zu stellen. Die Dauer ist abhängig von der Projektgröße und der Größe des Teams. Für diesen Workshop sollte ca. ein halber bis ein Tag eingeplant werden.

Insbesondere Projektreflexions- und Projektabschluss-Workshops bieten für eine Organisation die Möglichkeit, aus durchgeführten Projekten zu lernen und in immer stärkerem Maße geeignete Rahmenbedingungen für Projektarbeit zu schaffen.

Ausblick

Im dritten Teil dieses Beitrages werden die Methoden und Tools des QM-Frameworks beschrieben und anhand von Beispielen konkretisiert.

Im vierten und letzten Teil wird näher auf die Realisierung in TaskBrowse eingegangen.

[1] Total Quality Management (TQM) ist „eine auf der Mitwirkung aller ihrer Mitglieder beruhende Führungsmethode einer Organisation, die Qualität in den Mittelpunkt stellt und durch Zufriedenheit der Kunden auf langfristigen Geschäftserfolg sowie auf Nutzen für die Mitglieder der Organisation und für ihre Gesellschaft zielt. ,Total‘ bedeutet hierbei die Einbeziehung aller an der Dienstleistung beteiligten Mitarbeiter und Kunden. ,Quality‘ bezieht sich auf die konsequente Orientierung des Dienstleistungsprozesses an den Qualitätsanforderungen sämtlicher interner und externer Kunden und ,Management‘ heißt die Übernahme einer Vorbildfunktion für die Dienstleistungsqualität.“
(Meffert, Heribert / Bruhn, Manfred: Dienstleistungsmarketing – Grundlagen – Konzepte – Methoden, Wiesbaden 1995)

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In Teil 4 enthält das  vollständige QM-Framework mit dem skizzierten Beispiel  KI.

Aktuell gibt es in der IT ein alles beherrschendes Thema: die Künstliche Intelligenz. Szenarien darüber, welche Berufsbilder sich durch den Einsatz von KI besonders stark verändern werden, haben ein breites Publikum. Schauspieler streiken, Autoren und Schriftsteller sind in Sorge um ihre Zukunft.
Angeheizt wird diese Diskussion durch die Ankündigung weiterer neuer Systeme: nun bringt auch Elon Musk einen neuen KI-Chatbot namens „Grok“ auf den Markt – von der „Süddeutschen Zeitung“ als Meilenstein bezeichnet.

Dies obwohl bisher nur wenige „Privilegierte“ das System testen durften. Bisher galten ChatGPT oder Bing Chat als Maß aller Dinge.
Doch welchen Nutzen bringen die immer zahlreicheren KI-Systeme denn wirklich? Welche „Qualität“ haben die Systeme. Um das beurteilen zu können, werden als erstes die Anforderungen an KI-Systeme definiert werden müssen. Welcher Nutzer weiß schon, welche Aktualität die verwendeten Daten besitzen? Eine nicht ganz unwichtige Information: suche ich Unterstützung bei der Erstellung eines Fachbeitrags ist es nicht tolerabel, wenn die basierenden Daten veraltet sind.
Wie ist es zu erklären, dass niemand die Anforderungen an einen Bot definiert und prüft, bevor das System zur Unterstützung eingesetzt wird? Ist es die „natürliche Dummheit“ – der Herdentrieb? Albert Einstein wird der Spruch zugeschrieben: „Zwei Dinge sind unendlich. Das Universum und die menschliche Dummheit. Aber bei dem Universum bin ich mir noch nicht ganz sicher.“
Der TÜV-SÜD hat ein Konzept entwickelt, welches 6 Säulen der KI-Qualität definiert. Diese sollen helfen, die Herausforderungen und Risiken bei der Einführung von Künstlicher Intelligenz zu bewältigen.
Die 6 Säulen sind:
• Funktionale Sicherheit: Die angebotenen Funktionen sollen ohne Nebenwirkungen ausführbar sein.
• Cybersicherheit: Schutz vor Angriffen
• Rechtliche Aspekte: Einhaltung der relevanten Gesetze, Vorschriften und Standards
• Ethische Leitlinien: Berücksichtigung der moralischen Werte und Prinzipien
• Leistung: Effektivität (Wirksamkeit), Effizienz (Wirtschaftlichkeit) und Zuverlässigkeit
• Nachhaltigkeit: Systemische Auswirkungen auf die Umwelt, die Gesellschaft und die Wirtschaft.
Aus der Perspektive eines „Auftraggebers“ muss als erstes der Umgang mit der Qualität in Form eines Qualitätsplanes beschrieben bzw. erstellt werden: welche Qualität soll erreicht werden? Im nächsten Schritt werden die Qualitätsziele spezifiziert und abgestimmt.
Dann kann auf Basis der Qualitätsziele und der Ableitung von Erkennungsmerkmalen die angestrebte Zielerreichung überprüft werden.
Es ist also wenig zielführend, ein wenig „transparentes“ KI-System zum Beispiel zur Unterstützung einer Unternehmens- oder Vertriebs-Strategie einzusetzen. M.a.W.: es sollte vor Einsatz die Frage nach der „Eignung“ des jeweiligen Bots gestellt werden. Ansonsten wird die Qualität des Ergebnisses einem „Orakelspruch“ gleichzusetzen sein (die Brauchbarkeit wäre damit definiert).
Im zweiten Teil dieses Beitrages stellen wir ein Framework zum effektiven Qualitätsmanagement vor. Im darauf folgenden Teil 3 zeigen wir, wie das Framework in TaskBrowse – einem innovativen Projektmanagement & Zeiterfassungstool – implementiert werden kann.

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Arbeitszeiterfassung kann ganz einfach sein

Wer kennt es nicht: die Erfassung der Arbeitszeit wird als eine der „lästigen Pflichten“ empfunden.
Mitarbeitende in Festanstellung  sind i.d.R. (durch Betriebsvereinbarung oder …) verpflichtet, den Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sowie Pausen und sonstige Zeiten zu erfassen.
Dies geschieht meist „automatisch“ durch Chipkarten  (mit RFID, …), wenn das Firmengebäude betreten bzw. verlassen wird. Der Aufwand für die Mitarbeitenden fällt lediglich bei der Verarbeitung an.
Etwas anders sieht es aus, wenn die Erfassungsmechanismen des Unternehmens nicht greifen: die Mitarbeitenden befinden sich im Außendienst oder im home office.

In einer vergleichbaren Situation sind „freie Mitarbeitende“.  Sie sind nicht in die Zeiterfassung des jeweiligen Unternehmens eingebunden – sind jedoch daran interessiert, ihre Arbeitszeiten sorgfältig und verständlich zu erfassen, sowie die erzielten Ergebnisse und erbrachten Dienstleistungen in verständlicher Form nachzuweisen. Diese Transparenz wird von internen Mitarbeitenden oft als Kontrollversuch durch den Arbeitgeber  wahrgenommen.
Oft dient das Ergebnis der Zeiterfassung als Berechnungsgrundlage für ihre erbrachte Leistung; das Format der Zeiterfassungsdaten (Datenstruktur) ist vorgegeben.

Nutzen Sie Ihre Zeit der Zeiterfassung
!

Sie haben keine Zeit zu verschenken. Nutzen sie die Zeit, welche sie für die Zeiterfasung aufwenden gleichzeitig für die Verbesserung zukünftiger Prozesse. Interpretieren sie die Zeiterfassung als Zeiten der Reflexion und verleihen sie dieser Zeit einen zusätzlichen Sinn.

Schaffen sie sich „Reflexionszeiträume“!

Übernehmen sie die bereitgestellten Planungsdaten nicht unreflektiert in ihre Zeitabrechnung.

Tipp: Wollen sie ihre Pläne für die Zukunft realistischer gestalten? Nutzen sie hierzu die Tätigkeit der Zeiterfassung bewusst als  „Reflexionszeitraum“ zur Verbesserung von Prozess und Ergebnis. Nutzen sie die Zeit, in der sie ihre Arbeitszeiten erfassen dazu, die Planung und den Verlauf der letzten Tage kritisch zu hinterfragen. Reflektieren sie den Ablauf der vergangenen Tage und überlegen sie, warum der Tag  so gelaufen ist? Welche Muster erkennen sie? Was möchten sie anders gestalten? Wo wurden sie „fremdgesteuert“?

Machen sie die Zeiterfassung und die Vorbereitung der Planung (z.B. als to do-Liste) zur wöchentlichen Routine, mit der sie das Wochenende „einläuten“. Stellen sie die Weichen für einen guten Start in die neue Woche:

• Kategorisieren sie ihre Aufgaben (Projekt, Linie, Ausbildung, frei verplanbare Zeit, …)

• Konkretisieren sie die Aufgaben durch einige Stichworte. Schätzen sie die erforderliche Realisierungszeit.
• Priorisieren sie ihre Aufgaben (z.B. mit dem „Eisenhower-Prinzip“) in wichtig, wichtig und dringend, nicht wichtig, … und visualisieren diese in einem Koordinatensystem
• Vermeiden sie schädliches  Multitasking (siehe "Effektives Multiprojektmanagement mit der Engpasstheorie„; vgl. Prinzipien Lean production)!
• Welche Abhängigkeiten sind zu berücksichtigen? Welche Eingangsvoraussetzungen müssen erfüllt sein? „Wartet jemand auf mich?“

• Welche Aufgaben waren nicht eingeplant?
• Welche ungeplanten Aufgaben wiederholen sich? (täglich, wöchentlich, …)
• Wie hoch war der Anteil „ungeplanter“ Aufgaben?
• Welche Aufgaben haben sie (mehrmals?) verschoben?
• Löschen sie die Aufgaben, die sie mehrfach verschoben haben – oder delegieren sie diese

• Planen sie realistisch – planen sie Pufferzeiten ein (meist ist es sinnvoll, sich mental auf eine andere Tätigkeit einzustellen – planen sie hierfür Zeit ein)
• Planen sie ausreichende Pausen ein (ihren Urlaub planen sie doch auch!)
• „Auch 90% können ausreichend gut sein“! Der Erfüllungsgrad kann einfach in % ausgedrückt werden

All diese Reflexionsfragen machen Sinn, wenn sie die richtigen Konsequenzen daraus ziehen, um Prozess und Ergebnis zu verbessern.

Ziehen sie die richtigen Konsequenzen

Planen sie realistischer und „gehen zufriedener nach Hause“.  Überprüfen sie ihre Planung immer, wenn neue Aufgaben hinzukommen oder bestehende ändern müssen. Prüfen sie sorgfältig, wann es eine Aufgabe verdient (Wert ist …), in eine schriftliche Planung (to do-Liste bzw. Projektplanung) überführt zu werden? Es kann sinnvoll sein, diese („kleinere“) Aufgaben sofort zu erledigen. (Achtung: Rüstzeiten berücksichtigen!).

Und besonders wichtig: verlieren sie das Ziel der Aufgabe nicht aus den Augen! Im Fokus stehen die Unternehmensziele. Diese werden realisiert durch Linien- und Projektarbeit bzw. die dort identifizierten und zugeordneten Aufgaben. Hier kann eine Visualisierung der Unternehmens- und Projektziele äußerst sinnvoll sein!

Aus der obigen Zielhierarchie lassen sich systematisch  Aktivitäten ableiten: Die „Arbeitspakete zur Realisierung der Ziele …“ auf der untersten Hierarchieebene sind hinreichend konkret und werden in der Projektplanung bzw. auf dem Aufgabenzettel einer Mitarbeitenden übernommen werden.

Die Projektziele können alternativ als Hierarchie dargestellt werden. Diese Form erleichert das Verständnis der Zusammenhänge.
Die Ableitung der Aufgaben aus der Projektzielen nennen wir „zielbasierte Projektplanung„.

Anforderungen an eine Werkzeugunterstützung

Sie benötigen ein Werkzeug, welches eine sinnvolle Kombination von

• Zielplanung,
• Aufgaben-Management,
• Projekt-Management und
• Zeiterfassung

sowie individuelle Berichte (Reports) anbietet. Eine Integration in bestehende Geschäftsprozesse erlaubt die Weiterverarbeitung (z.B. durch die Buchhaltung). TaskBrowse vereint diese Anforderungen in einem Werkzeug. Wir zeigen im Folgenden anhand von Beispielen die Umsetzung.

Zielplanung

Die folgende Darstellung zeigt eine tabellarische Übersicht der Projektziele. Das Projekte werden gestartet, um einen Beitrag zu den Unternehmenszielen zu leisten. Im Rahmen der Projektinitialisierung werden die Projektziele genauer spezifiziert bzw. schrittweise konkretisiert und in Unterziele gegliedert. Diese Unterziele werden schließlich in Aufgaben überführt und realisiert. Dazu werden sie Mitarbeitenden zugewiesen – und finden sich in der to do-Liste wieder.
Sie sehen eine Darstellung der Projektziele in tabellarischer Form und als Hierarchie:

Nutzen sie das richtige Werkzeug!

TaskBrowse ist das ideale Werkzeug für ihre Planung und Erfassung der Arbeitszeiten. Es unterstützt folgenden Funktionalitäten:

• Erfassung und Bearbeitung von Aufgaben (Linienaufgaben, Aufgaben aus ein – mehreren Projekten) zur Erstellung der to do-Liste und/oder Projektplanung
• Komfortable und benutzerfreundliche Zeiterfassung
• Auswertung bzw. Erstellung individueller Berichte (controlling)
• Einbettung in die Organisation
• Definierte Schnittstelle zu angrenzenden Geschäftsprozessen und Systemen
• Überblick über die Auslastung der Mitarbeitenden (Visualisierung von Überplanungen sinnvoll)

So einfach ist Zeiterfassung mit TaskBrowse

TaskBrowse bietet einen umfangreichen Werkzeugkoffer für das Aufgaben- und Projektmanagement sowie speziell für die Zeiterfassung:

• „Meine Aufgabentafel“ eine Liste der Aufgaben in der Darstellung eines Kanban-Boards
• der „Tägliche Zeitplan“ ist eine einfache to-do-Liste
• das „Arbeitszeitblatt„, auch als „Arbeitsbericht“ bezeichnet
• der „Logbucheintrag“ spezifiziert das Datum des Eingangs der Zeiterfassung eines Mitarbeitenden
• sowie weitere individuell erstellte Berichte – je nach Anforderung gestaltet.

Jede hinterlegte Information bzw. Kombination ist darstellbar mittells des „Berichts-Assistenten„.

Rolle & Verantwortung in der Zeiterfassung

TaskBrowse ermöglicht die Integration in die Geschäftsprozesse. So kann definiert werden, dass die Stundenzettel

• durch verantwortliche Mitarbeiter aus Linie und/oder Projekt überprüft und freigegeben werden
• ihre Abgabe automatisch angemahnt wird
• an zuständige Organisationseinheiten weitergeleited wird
• und weitere definierte Prozess-Schritte durchläuft.

Fazit

TaskBrowse ist das ideale Werkzeug, welches die allgemeine Zeiterfassung von Linie und Projekt miteinander verbindet. Es hat das Potenzial,

• die Grundlage zur Verbesserung der Aufwandschätzung zu schaffen
• die Qualität der Planungen zu verbessern
• Überplanung der Mitarbeitenden zu verhindern

Die einfache Zeiterfassung benötigt nur einen Bruchteil der Informationen der Projektarbeitszeiten. Diese sind durch eine Verdichtung der Informationen leicht abzuleiten.

Besonders gut geeignet ist TB für die „Remote Arbeit“ bzw. die Arbeit im Homeoffice. Neben den ständig verfügbaren Planungsdaten steht eine komfortable Collaborationsfunktionalität zur Verfügung.

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