Portfolio-Management: Machen sie die richtigen Projekte
Jedes Projekt sollte einen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten!
Als Unternehmer bewegen Sie sich in einem sich ständig verändernden Umfeld. Die gesetzlichen Rahmenbedingungen und die Anforderungen des Wettbewerbs sind ständig im Fluss.
Umso wichtiger ist es, mit knappen Ressourcen gezielt und geplant umzugehen und sich für die Realisierung der richtigen Projekte zu entscheiden (Portfolio-Management).
Doch die Realität sieht oft anders aus.
Kommen Ihnen diese Szenarien bekannt vor?
- Sie arbeiten – wie viele Ihrer Kollegen – an mehreren Projekten parallel. Und Ihr Chef meint – da geht noch was!
- Durch die vielen Projektbesprechungen wissen sie oft nicht mehr, wo „ihnen der Kopf steht“.
- Sie haben nicht genug Zeit, um eine Aufgabe entsprechend ihren Anforderungen zu erledigen. So bleibt die Qualität oft auf der Strecke. Das ist frustrierend!
- Eine Vielzahl von Aufgaben kann nur von bestimmten Mitarbeitern erledigt werden. Es kommt immer wieder zu Überplanungen.
- Letzte Woche war wieder ein Kollege auf unbestimmte Zeit „krankgeschrieben“; Burn Out?
- Es gibt keine projektübergreifende Planung und Koordination, dafür haben sie keine Zeit – sie „müssen arbeiten!“
- Hin und wieder gibt es Überschneidungen: Die Kollegen aus Schilda arbeiten an fast dem gleichen Projektthema. Mal sehen, ob sie dem gewachsen sind …
- Die Anzahl der Arbeitsstunden in den Projekten wird nicht erfasst. Macht nichts wir sind ja „sowieso dabei“.
Die Liste ließe sich noch beliebig verlängern!
Sieht so die tägliche Arbeit in ihren Projekten aus? Dann sollten Sie etwas ändern, bevor die Situation eskaliert!
Ein Teufelskreis
Werden Sie selbst aktiv und verschaffen Sie sich einen Überblick über geplante und laufende Projekte. Richten Sie Ihre Projekte an den Unternehmenszielen aus und priorisieren Sie sie nach ihrer
- strategischen Bedeutung,
- operativen Dringlichkeit,
- wirtschaftlichen Effizienz,
- weiteren, externen Auswirkung.
Inventarisieren Sie Ihre Projekte und klassifizieren Sie sie nach ihrer Bedeutung für die Unternehmensziele: Strategisch wertvolle Projekte leisten einen hohen Beitrag zur Realisierung der Unternehmensziele.
Projekte mit hoher operativer Dringlichkeit müssen in der Regel durchgeführt werden; ihre Wirtschaftlichkeit ist von untergeordneter Bedeutung.
Projekte mit hoher operativen Dringlichkeit „müssen“ durchgeführt werden, weil ansonsten die Organisation stark geschädigt oder in ihrem Fortbestand bedroht ist. (Beispiel: „Jahr 2000 Umstellung, DM zu € Migration“; wichtige Gesetzesänderungen, ..) .
Die strategische Bedeutung bezieht sich primär auf die Realisierung der strategischen Unternehmensziele, die mit dem Instrument Projekt realisiert werden sollen.
Im obigen Schaubild werden Projekte unter diesen beiden Kriterien betrachtet und zueinander in Beziehung gesetzt. Dazu werden alle Projekte nacheinander in der Grafik platziert: so entsteht eine Übersicht aller bewerteten Projekte. Diese Übersicht kann auch zur Priorisierung genutzt werden.
Neben den Projekten können auch „Vorhaben“ in die Bewertung mit einbezogen werden. Je nach Bedeutung binden auch Vorhaben (als Vorstufe zum Projekt) bereits Ressourcen und stehen damit eventuell in Konkurrenz zu Projekten. Zum besseren Verständnis dieser Zusammenhänge ist es sinnvoll, einen unternehmensinternen Projektlebenszyklus zu spezifizieren.
Dies ist der zweite Teil einer Artikelserie zum Thema Multiprojektmanagement -Projektportfolio Management PPM.
Im dritten Teil beschäftigen wir uns mit weiteren Kriterien der Projektbewertung und zeigen den Aufbau eines einfachen – aber wirkungsvollen Projekt-Portfolios.
Besuchen Sie uns gerne wieder!
Leonhard Limburg
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