Als Führungskraft kann es schwierig sein, die Zeiteinteilung für Ihr Team ausgewogen zu gestalten. Wir hören oft den Spruch „Zeit ist Gold“, aber wir setzen unsere Prioritäten nicht immer so, wie wir es sollten. Es ist wichtig zu überlegen, wie wir das Beste aus unserer Zeit machen und sie sinnvoll nutzen können, damit sowohl unsere Organisation als auch wir selbst davon profitieren.
Wenn wir nur ein kleines Stück Gold besäßen, würden wir unsere Aufmerksamkeit und Mühe darauf verwenden, es zu bewahren und sicherzustellen, dass es nicht verloren geht. Aber gehen wir auch so sorgsam mit unserer Zeit um, die einen noch größeren Wert hat als dieses Goldstück?
Es lohnt sich, darüber nachzudenken, warum manche Unternehmen dem Kostenmanagement mehr Bedeutung beimessen als dem Zeitmanagement. Zwar verfügen viele Unternehmen über eine Buchhaltungssoftware und beschäftigen qualifizierte Buchhalter, um die Kosten zu verwalten, aber nur wenige haben ähnliche Ressourcen, um ihre Zeit zu erfassen und auszuwerten. Es könnte für Unternehmen sinnvoll sein, dem Zeitmanagement die gleiche Aufmerksamkeit zu schenken wie dem Kostenmanagement.
Zeitmanagement oder Zeiterfassung im Projektmanagement ist ein besonders kontroverses Thema. Dabei geht es nicht nur um die Erfassung der Arbeitszeit, sondern auch um die Erfassung oder Messung von Zeiten für bestimmte Aufgaben!
Die Vorteile überwiegen eindeutig die Nachteile – wenn sie richtig umgesetzt werden. So haben sowohl die Unternehmen als auch die Mitarbeiter einen klaren Nutzen. Es muss davon ausgegangen werden, dass die Zeiterfassung nicht zu Kontrollzwecken eingesetzt wird. Sie dient ausschließlich der Prozessverbesserung, dem Lernen aus reflektierten Erfahrungen.
- So ist es beispielsweise wichtig, die Zeit (den Aufwand) für eine Tätigkeit realistisch zu erfassen: Mitarbeiter sind in der Regel mehreren Projekten zugeordnet – dies erfordert eine realistische Einschätzung der Arbeitszeit.
- Arbeiten auf Honorarbasis, Dienstleistungen, etc. – ungenaue Aufwände können nur ungenau weiterberechnet werden.
Neue Projekte oder Betriebsangebote erfordern eine genaue Aufwandsschätzung – sonst ist die Grundlage nicht valide.
Wenn die Aufwandsschätzung realistisch ist, können die tatsächlichen Kosten berechnet oder weiter berechnet werden. - Die Qualität der Personalplanung steigt – Überplanungen werden (mit zunehmender Erfahrung) immer seltener, Überlastungen werden abgebaut, „unsichtbare“ Aufwände werden „transparent“.
- KI kann die Erfahrungen auswerten und Vorhersagen für zukünftige Entwicklungen treffen – vorausgesetzt die Ausgangswerte sind konsistent.
- Aus strategischer Sicht lässt sich beantworten, ob sich eine Investition gelohnt hat.
All dies setzt jedoch voraus, dass eine Vertrauensbasis in der Zusammenarbeit vorhanden ist.
Unter diesen Gesichtspunkten kann die Zeiterfassung als ein Instrument verstanden werden, das mittelfristig den Einsatz von Ressourcen verbessert und ineffiziente Projekte aufzeigt. Allerdings gibt es immer wieder Herausforderungen zu bewältigen, um das Gewünschte zu erreichen:
Die verborgene Währung der Zeit: Die Lektion des Fisches enträtseln
Ein Fisch rechnet nie damit, dass er eines Tages mit Wasserknappheit konfrontiert wird. (Wenn Sie sich fragen, woher ich die Gefühle eines Fisches kenne, gebe ich zu, dass ich mich das auch frage!) Der Mensch ist in die Zeit eingetaucht, so wie der Fisch in das Wasser eingetaucht ist. Wenn der wertvollste Besitz eines Menschen seine Zeit ist, verleitet uns die Fülle der uns umgebenden Zeit oft dazu, sie als unbezahlbar zu betrachten. Je leichter sie zugänglich ist, desto mehr neigen wir dazu, ihren Wert zu vernachlässigen. Warum sollten wir uns die Mühe machen, sie zu verbuchen, wenn wir Zeit im Überfluss haben?
Umgang mit Zeitmessung und organisatorischem Widerstand: Autonomie und Verantwortlichkeit
Ordnung ist ein erstrebenswertes Gut, und alles, was sich lohnt, ist oft schwer zu erreichen. Wenn es darum geht, die von den Mitarbeitern aufgewendete Zeit zu messen, gibt es zahlreiche Gründe für ihren Widerstand, der sich in unzähligen echten oder vorgetäuschten Ausreden äußert. Die Komplexität der genauen Messung der Mitarbeiterzeit ist jedoch der einzige triftige Grund, ihre Ausrede zu akzeptieren.
Ein weiteres Thema, das es zu berücksichtigen gilt, ist der Gegensatz zwischen Aufsicht und Unabhängigkeit.
Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube, dass die Vorlage eines detaillierten Arbeitszeitberichts zu unerwünschten Eingriffen führen und die persönliche Unabhängigkeit beeinträchtigen kann. Bei einem Bericht über die Arbeitsleistung geht es jedoch in einem ersten Schritt darum, dass der Einzelne seine Leistung bewertet und sich selbst ein Feedback gibt, unabhängig von den möglichen Konsequenzen wie Disziplinarmaßnahmen oder Anerkennung in späteren Phasen. Die Selbstständigkeit beruht auf den persönlichen Stärken und dem Wissen um die eigenen Schwächen und Stärken. Feedback spielt eine entscheidende Rolle bei der Förderung des Selbstbewusstseins. Konstruktives Feedback ermöglicht Wachstum und persönliche Weiterentwicklung.
Das Zeitparadoxon in der Leistung von Managern: Jenseits von Uhren und Sachzwängen
Der Wert der Zeit ist in der Tat unbestreitbar. Wenn es jedoch um Führungsaufgaben geht, ist es unzureichend, die Leistung des Einzelnen nur anhand der Menge der in einem begrenzten Zeitrahmen geleisteten Arbeit zu beurteilen. Stellen Sie sich vor, ein Manager verhandelt erfolgreich über ein Geschäft, das dem Unternehmen innerhalb weniger Stunden erhebliche Gewinne einbringt. Umgekehrt kann ein einziger Fehler mit einem Kunden eine über Jahrzehnte aufgebaute Beziehung schnell zunichte machen. In solchen Fällen wäre es mir lieber, der Manager würde tausend Stunden verschwenden und stattdessen kritische Fehler vermeiden. Auch wenn man argumentieren könnte, dass ein Manager mit ausgezeichneten Netzwerk- und Verhandlungsfähigkeiten das Schreiben von Zeitberichten vernachlässigen könnte, glaube ich, dass jeder Aspekt seinen berechtigten Platz hat. Die Messung der Leistung in verschiedenen Dimensionen erfordert unterschiedliche Instrumente. Warum sollten wir unseren kompetenten Managern erlauben, Zeit zu verschwenden, selbst wenn ihre Leistung lobenswert ist?
Aus persönlicher Erfahrung kann ich sagen, dass Zeitverschwendung einer der Faktoren ist, die den Menschen in die Mittelmäßigkeit führen. Wenn man keine Verantwortung für seine Zeit und sein Leben übernimmt, wird man zu einer der Millionen von verlorenen Seelen in der Hektik des Lebens. Dieser verlorene Mensch verliert allmählich seine Wirkung, wird zum Fossil und wächst nicht mehr. Kein gesundes Unternehmen möchte, dass seine Führungskräfte auf der Stelle treten. Auch hier geht es um persönliches Wachstum, das zum Wachstum der Organisation führt. Eine einflussreiche Führungskraft, die Wert auf Lernen und Verstehen legt, ist bestrebt, diese Qualitäten in ihrer Organisation zu kultivieren, auch wenn dies mit erheblichen Anstrengungen und Herausforderungen verbunden sein mag. Eine Führungskraft hingegen, die in der Zeit und den täglichen Problemen gefangen ist, muss nichts tun, damit ihre Organisation allmählich von innen heraus zusammenbricht. Indem sie ihre Organisation vernachlässigen und nicht versuchen, sie zu erneuern, bricht sie von selbst zusammen. Zuerst in Bezug auf Lernen und Vitalität, dann in ethischer Hinsicht und schließlich in finanzieller und funktioneller Hinsicht.
In diesem Artikel habe ich erklärt, dass Ordnung gut und wichtig ist. Organisation und Zeitmanagement für Projekte sind von entscheidender Bedeutung, und mit diesem Management und der richtigen Zeiteinteilung für Aufgaben können Organisationen und Einzelpersonen erfolgreich sein! Oder, deutlicher gesagt, sie können Schritte in Richtung persönlichen und organisatorischen Wohlstands unternehmen.
Ein gutes Werkzeug für ein solches Organisationsleben ist die Verwendung eines Online-Zeiterfassungssystems wie TaskBrowse. Möchten Sie wissen, welche Vorteile Sie von TaskBrowse, einem effektiven Zeiterfassungssystem, erwarten können?
Hier sind einige seiner Eigenschaften:
- Automatisierte und kontinuierliche Erfassung der Arbeitszeiten
- Erfassung der Arbeitszeit von zu Hause und von unterwegs (für Berater, Außendienstmitarbeiter, Handwerker, Projektmitarbeiter usw.)
- Aufdecken von verstecktem Aufwand wie endlose Diskussionen und Abstimmungen, telefonische und schriftliche Kommunikation
- Nachweis der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden
- Live-Erfassung der Zeit oder per Stoppuhr, wobei die Zeit direkt auf die Aufgabe gebucht wird
- Ermöglicht einen einfachen Plan-Ist-Vergleich
- und weitere …
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