excel-timesheet-for-time-tracking-pros-consSo viele Organisationen oder Teams verwenden Microsoft Excel timesheet für die Zeiterfassung ihrer Mitarbeiter und Teammitglieder. In der Tat ist es ein gängiges Werkzeug für viele Teams. Hier möchte ich die Vor- und Nachteile der Verwendung von Microsoft Excel oder einer anderen Tabellenkalkulation als Zeiterfassungstool erläutern.
Vorteile:
- Es ist KOSTENLOS! Es wird davon ausgegangen, dass Sie für Ihre Microsoft Excel-Lizenz bezahlt haben oder kostenlose Lösungen wie LibreOffice oder OpenOffice verwenden; Sie können es also ohne zusätzliche direkte Kosten verwenden.
- Es ist EINFACH zu benutzen! Heutzutage kann jeder Wissensarbeiter leicht mit Tabellenkalkulationen arbeiten. Sie müssen keine Schulungen abhalten, um sie zu erlernen. Eigentlich gibt es keine Lernkurve.
- Es ist einfach zu starten! Wenn Sie sich für ein Zeiterfassungssystem in Ihrem Unternehmen entscheiden, setzen Sie sich einfach in Ihr Büro, erstellen eine Excel-Vorlage für die Zeiterfassung und senden diese an Ihre Mitarbeiter, die sie dann jeden Abend oder am Wochenende ausfüllen und zurückschicken. Sie müssen nicht viel Zeit und Energie aufwenden, um im Dschungel der Systeme ein geeignetes Zeiterfassungssystem zu finden.
- Suchen Sie schon nach Vorteilen?!
Nachteile:
- Die Möglichkeit von Fehlern:
Wir wissen, dass Microsoft Excel eine Tabellenkalkulation ist, in der man alles eingeben kann. Man könnte sagen, dass sie Kontrollen und Einschränkungen erstellt und Excel-Schutzfunktionen verwendet, um Tippfehler zu verringern; das ist richtig, aber es ist keine völlig zuverlässige Lösung. Mit Hilfe eines Makros können wir zum Beispiel die maximale Arbeitszeit eines jeden Mitarbeiters auf 12 Stunden pro Tag begrenzen. Aber gibt es eine Möglichkeit, zu verhindern, dass die Benutzer den Stundenzettel von heute anstelle des gestrigen eingeben? Wenn wir alle Zeiterfassungsdateien in einem Arbeitsblatt zusammenfassen wollen, gibt es dann eine Garantie dafür, dass kein Fehler auftritt? Können wir sicher sein, dass wir nicht den Stundenzettel von Julie statt den von John eingegeben haben? Bei der Verwendung von Microsoft Excel ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern zu hoch, und diese Wahrscheinlichkeit wird exponentiell erhöht, wenn immer mehr unserer Mitarbeiter Microsoft Excel für die Erfassung ihrer Stundenzettel verwenden.
- Berichterstattung:
Die Berichterstattung ist die wichtigste Funktion eines Zeiterfassungssystems. Manager können einen 360-Grad-Blick auf die Leistung ihrer Organisation durch verschiedene Diagramme und Berichte erhalten, die aus den vielen Zeiterfassungsberichten ihrer Mitarbeiter abgeleitet werden. Wenn wir solche Berichte aus Excel-Zeiterfassungsbögen haben wollen, sollten wir einen Experten für die Zusammenstellung aller Zeiterfassungsdateien einstellen oder beauftragen und ihn bitten, alle Berichte zu aktualisieren, wann immer wir sie brauchen. Wie Sie sehen, ist die Verwendung von Microsoft Excel-Zeiterfassungsdateien in diesem Fall keineswegs kostenlos. Wir haben zwar nicht für ein Zeiterfassungssystem bezahlt, aber wir zahlen eine Menge Geld dafür, dass wir die von uns benötigten Berichte im Hintergrund haben; in der Zwischenzeit ist jeder Bericht offline und der Informationsaustausch zwischen verschiedenen Personen ist schwierig.
Wenn wir beabsichtigen, die Leistung der Humanressourcen über zwei oder mehrere Zeiträume zu vergleichen, indem wir verschiedene Zeiterfassungsdateien verwenden, ist das eine echte Katastrophe. Manchmal ignorieren wir die Berichte, weil sie es nicht wert sind, eine Menge Zeit und Energie zu investieren.
- Verordnung:
Stellen Sie sich vor, Sie haben Ihre Mitarbeiter aufgefordert, ihre Zeiterfassungsberichte jeden Abend vor 20.00 Uhr abzugeben. Oder Sie beabsichtigen, die tägliche Arbeitszeit auf 8 Stunden zu begrenzen. Verhindern Sie, dass einige Ihrer Kollegen an dieser speziellen Aufgabe arbeiten. Diese Art von Aufgaben zu bewältigen ist mit Microsoft Excel wirklich schwierig und kostspielig oder unmöglich.
Was ist die Lösung?
Die Verwendung eines Online-Zeiterfassungssystems ist eine wirklich vorteilhafte Lösung, die jeder kluge und clevere Manager nutzen kann. Es gibt viele dieser Systeme, die Sie wählen können. taskbrowse ist eines der besten und günstigsten. Testen Sie es kostenlos!
