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Hintergrund

Am 27.2.24 habe ich einige Fragen bzgl. Trends im Projektmanagement an den „Bing copilot chat“ gestellt. Was nach kurzer Lektüre auffällt ist die „intensive Nutzung“ des spezieller Quellen: Bing Chat „bedient sich“ bei vielen Toolherstellern und Projektmanagement-Portalen, ohne die jeweiligen Quellen genau zu benennen.   Im weiteren Verlauf dieses Artikels werde ich die FRAGEN (an den Chatbot) IN GROßBUCHSTABEN, die Antworten in „normaler Formatierung“ und meine Kommentare kursiv darstellen.

Fragen

WELCHE ENTWICKLUNGEN SIND BEI PROJEKTMANAGEMENTSOFTWARE KÜNFTIG ZU ERWARTEN?

WELCHE FUNKTIONALITÄTEN WERDEN AN BEDEUTUNG GEWINNEN BZW. WELCHE WERDEN IN DER BEDEUTUNG ABNEHMEN?

Bing Copilot Chat
Das Projektmanagement steht vor bedeutenden Veränderungen, die sich auf die Zukunft der Branche auswirken werden. Hier sind einige der aktuellen Trends und Prognosen für die kommenden Jahre:

Verbesserte Kommunikation unter verteilten Teams:
Effektive Kommunikation ist entscheidend, insbesondere in einer Zeit, in der viele Teams remote arbeiten. Projektmanager müssen sich mit den richtigen Tools und Fähigkeiten ausstatten, um die Herausforderungen von Homeoffice und hybrider Arbeit zu bewältigen¹
Leonhard Limburg:
Allein mit der Technik ist es jedoch nicht getan! Der effektive Einsatz dieser technischen Hilfsmittel alleine reicht nicht aus. Ihre Mitarbeitenden brauchen Unterstützung in Form von Coaching und methodischer Ausbildung. Das hat die Erfahrung mit Online-Meetings in der Corona-Zeit gezeigt.
 Agiles Arbeiten:

Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Teams agil und reaktionsschnell sind. Statt standardisierter Vorgaben benötigen Teams Know-how und Erfahrung, um die richtigen strategischen Rahmenpläne für ihre spezifischen Anforderungen zu wählen. Der Trend zu agilen Methoden wird voraussichtlich weiter zunehmen¹.
Leonhard Limburg:
Die Praxis zeigt aktuell eine Entwicklung hin zum hybriden Vorgehen: immer mehr Unternehmen nutzen in der Projektarbeit die Vorteile beider Welten – einen Mix aus klassischen und agilen Modellen.
Hier gilt besonders die Anmerkung von Tom de Marco: „A fool with a tool ist still a fool“. Ohne methodisches Know-how ist ein Projekt zum Scheitern verurteilt.

Ortsunabhängige Projektteams: Die Corona-Pandemie hat viele Organisationen dazu gezwungen, ihre Homeoffice-Regelungen zu überdenken. Das Projektmanagement ist nicht mehr an das traditionelle Büro gebunden. Natürlich gibt es Aufgaben, die sich am besten im Team vor Ort erledigen lassen, aber die Flexibilität des ortsunabhängigen Arbeitens wird weiter zunehmen¹.
Leonhard Limburg
Zusammenarbeit im Projektteam lebt von persönlichem Vertrauen. Können die Teammitglieder keine persönliche Beziehung und Vertrauen zueinander aufbauen, so wird der Projekterfolg nur suboptimal sein. Daher ist zu empfehlen, dass zu mindestens die Projektleitung alle Projektmitarbeitenden persönlich kennt. Hin und wieder ein persönliches Treffen ist sicherlich tendenziell teambildend. Bei international verteilten Teams sind sicherlich noch die kulturellen Barrieren zu berücksichtigen. Und das ist sicherlich nicht nur die Zeitverschiebung.

Mehr Künstliche Intelligenz (KI) im Projektmanagement: KI wird in den kommenden Jahren eine immer wichtigere Rolle spielen. Automatisierung, Datenanalyse und intelligente Entscheidungsunterstützung werden die Effizienz steigern und die Projektplanung optimieren².
Leonhard Limburg:
Dies ist an eine wichtige Voraussetzung gebunden: die Unternehmen können nur aus der Vergangenheit lernen, wenn sie die Erfahrungen aus der Vergangenheit dokumentieren und analysieren. So ist  die Projektzeiterfassung eine unbedingte Voraussetzung für die  fundierte Aufwandschätzung im Projekt und bedingt eine Mitarbeitereinsatzplanung in der Linienorganisation. Und die Planung des Ressourceneinsatzes im Projekt erfolgt in enger Abstimmung mit den Linienvorgesetzten.  Das bedeutet für das PM-Tool, dass auch die Abbildung von projektunabhängigen Aufgaben unterstützt werden.
Leonhard Limburg:
Dies ist an eine wichtige Voraussetzung gebunden: die Unternehmen können nur aus der Vergangenheit lernen, wenn sie die Erfahrungen aus der Vergangenheit dokumentieren und analysieren. So ist  die Projektzeiterfassung eine unbedingte Voraussetzung für die  fundierte Aufwandschätzung im Projekt und bedingt eine Mitarbeitereinsatzplanung in der Linienorganisation. Und die Planung des Ressourceneinsatzes im Projekt erfolgt in enger Abstimmung mit den Linienvorgesetzten.  Das bedeutet für das PM-Tool, dass auch die Abbildung von projektunabhängigen Aufgaben unterstützt werden.

Fokus auf den Nutzen von Ergebnissen. Unternehmen werden verstärkt darauf achten, dass Projekte tatsächlich den gewünschten Nutzen bringen. Der Return on Investment (ROI) und die Wertschöpfung stehen im Mittelpunkt³.
Leonhard Limburg:
Das ist einer der wichtigsten Punkte überhaupt! Projekte sind, neben der Linienorganisation, eines der wichtigsten Instrumente zur Realisierung der Unternehmensziele! Das bedingt, die Projektziele in den Zusammenhang zu den Unternehmenszielen zu setzen und den Beitrag des Projektes zum Unternehmenserfolg deutlich zu machen. Im Projekt müssen die Projektziele allen Projektmitarbeitenden transparent sein. Werden die Projektziele nicht realisiert, werden die Unternehmensziele wohl ebenfalls nicht realisiert werden können. Projektziele müssen messbar sein; wie sollte ansonsten die Zielerreichung überprüft werden? Gleichzeitig sind messbare Projektziele – also Qualitätsziele – eine Voraussetzung für Qualitätsmanagement.
Erschwerend kommt hinzu, dass der Projekterfolg i. d. R. erst nach Projektende realisiert werden kann. Die Projektorganisation wurde meist schon aufgelöst – die Projektmitarbeitenden haben bereits andere Aufgaben. So liegt die Verantwortung für das Nutzencontrolling häufig beim PMO. Eine Toolunterstützung wird damit fast zwingend! Sinnvoll ist ein Werkzeug, welches die Projektziele im Kontext von Unternehmenszielen und Aktivitäten darstellt. Das Werkzeug TaskBrowse erfüllt alle Voraussetzungen für ein Nutzencontrolling: Projektziele können als Qualitätsziele messbar gestaltet werden; ihr Erfolg ist planbar und wird überprüfbar.

Change Management und Transparenz: Die Bedeutung von Change Management wird zunehmen, da Unternehmen sich anpassen müssen. Gleichzeitig wird Transparenz in der Projektarbeit immer wichtiger, um Stakeholder und Teammitglieder auf dem Laufenden zu halten³
Leonhard Limburg:
Projekte gestalten so gut wie immer das Unternehmen, d.h. verändern die Auf- und Ablauforganisation. Also das Arbeitsumfeld der Mitarbeitenden und Stakeholder. Changemanagement sollte daher auch heute schon eine „Standardaufgabe“ im Rahmen eines jeden Projektes sein. So selbstverständlich wie Stakeholdermanagement. Verankert in den Projektzielen, welche als Konsens aller Beteiligten zu formulieren und zu planen bzw. zu erreichen ist. Lesen sie dazu den Beitrag „SMART alleine reicht nicht aus“.

Ressourcenplanung: Effizientes Ressourcenmanagement wird eine Schlüsselrolle spielen, um Projekte erfolgreich umzusetzen. Die richtige Zuweisung von Ressourcen und die Vermeidung von Überlastung sind entscheidend³.
Leonhard Limburg:
Hierzu verweise ich auf den Punkt 4: maschinelles Lernen, Big Data usw. setzen die Erfassung aller betrieblich relevanter Daten voraus. Die Vorbedingung für die Nutzung der Daten durch KI.
Viele Unternehmen haben hier noch „Nachholbedarf“: oft haben die benötigten Daten noch nicht die erforderliche Qualität (weil diese in der Vergangenheit nicht genutzt wurden) oder sie liegen nicht in ausreichender Menge vor.

Weitere Trends

Cyber-Bedrohungen und Cloud(PMaaS)

Immer mehr Unternehmen vertrauen ihre Daten der Cloud an: sie geben ihr Daten in die Obhut von anderen Unternehmen; externen Dienstleistern für die Datenspeicherung. Damit gewinnt das Thema Datenschutz und Datensicherheit immer stärker an Bedeutung. Nicht nur Großkonzerne werden attackiert; auch KMU sind zunehmend Ziel gezielter Wirtschaftskriminalität.

Gleichzeitig sind Tools wie TaskBrowse zu 100% webbasiert: Für den Betrieb dieser Tools ist nur ein gebräuchlicher Browser erforderlich. Die Software ist ohne Installationsdateien lokal auf einem netzfähigen PC oder Tablett ausführbar. Es besteht eine hohe Flexibilität für viele Nutzungsmöglichkeiten wie z.B. Flexible Arbeitszeiten, Schulungen usw.
PMaaS ist ein Konzept, welches diese Möglichkeiten nutzt. PMaaS übergibt die Verantwortung für den Betrieb von Software oder Infrastruktur an externe Dienstleister. Das Projektmanagement selbst wird an spezialisierte Unternehmen ausgelagert werden. Es können auf diese Weise Kosten gespart werden, welche durch eigenen Know-how Aufbau im Projektmanagement unabänderlich entstehen würden. Gleichzeitig kann durch die Auslagerung an „Profis“ die Qualität des PM gesteigert werden.

Softskills

Trotz – oder gerade wegen der zunehmenden technischen Komplexität sollten wir nicht vergessen, dass es sich um Hilfsmittel für den Menschen handelt. Dies verlangt mehr als nur die Optimierung der „Mensch – Maschine-Schnittstelle“!

Die Bedeutung sogenannter Softskills wie Kommunikation und Gesprächsführung, Führungskompetenz, Konfliktlösung oder emotionale Intelligenz werden zukünftig zunehmen. Die Bedeutung von Methodenkompetenz wird im Vergleich zur Bedeutung von  Problemlösungskompetenz weiter abnehmen.
Die Gesundheit und das Wohlbefinden aller Mitarbeitenden wird wieder stärker in den Fokus rücken. In Zeiten auf dem Arbeitsmarkt  knapper qualifizierter Mitarbeitenden wird die Bedeutung einer ausgeglichenen work life balance weiter zunehmen. Die Beachtung von mentaler Gesundheit am Arbeitsplatz wird immer wichtiger.  Immer mehr Unternehmen werden trotz Arbeitsüberlastung und Projektdruck erkennen, dass Unternehmenserfolg nur durch gesunde Mitarbeitende realisierbar ist.

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Überblick

Wie kann ich beurteilen, ob der gewählte KI-Bot der Richtige für meine Fragestellung ist? Und wie kann die Qualität des Outputs beurteilt werden?
Nach einem Überblick über die 29 bekanntesten KI-Bots wird gezeigt, wie unscharfe Anforderungen und Qualitätsziele gemessen werden können. Die Übersicht enthält 29 KI-Systeme – welches davon ist denn nun am besten geeignet für den gesuchten Zweck? Weitere Werkzeuge des QM-Frameworks werden vorgestellt. Die Tools stehen ihnen als Download zur Verfügung.
Im nächsten Beitrag Teil IV zeigen wir, wie das QM-Framework in TaskBrowse implementiert werden kann.

Es wird deutlich, dass das Framework für Projektergebnisse in Form von Dienstleitungen als auch von Produkten (Teilprodukten) sowie auch für gemischte Projektergebnisse geeignet ist. Ebenso geeignet ist diese Herangehensweise für agile, hybride und/oder traditionelle Prozessmodelle.

Prozesse

Vielfach wird das Qualitätsmanagement als Subprozess des Projektmanagements betrachtet. Aus dem folgenden Schaubild geht jedoch hervor, dass das Qualitätsmanagement einen Rahmen für die jeweiligen Projekte darstellt. So wird im Kontext des „Qualitätsbewusstseins“ des Unternehmens der Qualitätsplan für das jeweilige Projekt erarbeitet.

Qualität muss geplant werden

Der Qualitätsplan konkretisiert das Verständnis von Qualität, wie sie im Projekt realisiert werden soll. Das QM „startet“ deutlich vor Projektbeginn und endet nicht mit dem Projektende. So sind viele Qualitäts- und Projektziele erst deutlich nach Projektende (z.B. in der Nutzungsphase) auf ihre tatsächliche Zielerreichung zu überprüfen.

Zusammenspiel der Hilfsmittel

Das Zusammenwirken von QM und PM ist im folgenden Schaubild dargestellt. Bestimmte Projektergebnisse werden durch Qualitätssicherungsmaßnahmen (analytische QS) auf Erreichung untersucht. Dies ist nicht nur an bestimmten Meilensteinen angebracht: die Bedeutung des Zwischenergebnisses für das Gesamtprojekt ist der Maßstab. Bauen Ergebnisse aufeinander auf, so ist es angebracht, die erreichte der definierten Qualität gegenüberzustellen. Die definierte (Ziel-) Qualität wird im „Ergebnisdefinitionsdokument“ EDD konkretisiert und spezifiziert. Dieses Dokument liefert den Maßstab für Qualität. Inwieweit diese Anforderungen erfüllt wurden, wird in der QS-Sitzung (Inspektion, Review, Akzeptanztest, …) überprüft. Das Ergebnis wird im QS-Bericht bzw. im
Q-Prüfprotokoll dokumentiert.

Bild: QM & QS

Dokumente im QM-Prozess

Die Konkretisierung der Projektziele bzgl. ihrer Überprüfung hat oft noch einen anderen Nebeneffekt; dies ist an einem kleinen Beispiel erklärt: So wird vom Auftraggeber eine Rundumverfügbarkeit des neuen Systems von 24 Stunden und 7 Tagen in der Woche gewünscht. Das ist technologisch auch zum heutigen Entwicklungsstand nur unter hohen Kosten zu realisieren. Die frühzeitige Auseinandersetzung mit den entstehenden Kosten wird durch die Qualitätszielplanung schon im Projekt stattfinden – somit kann die Entscheidung des Auftraggebers über die Bedeutung des Zieles rechtzeitig – bereits bei der Erstellung der Qualitätszielplanung erfolgen!

Qualitätsanforderungen an KI-Bots

Wie im Beitrag „KI vs. Natürliche Dummheit – Teil I von IV“ diskutiert, gibt es neben CHATGPT mehrere KI-Systeme. Welches ist jedoch für uns das geeignete? Und für welchen Zweck ist es geeignet? Um dies beurteilen zu können, macht es Sinn, geeignete Kriterien (Anforderungen) zu definieren und auf ihren Erfüllungsgrad hin zu untersuchen.

Quelle: Die besten AI-Chatbots im Jahr 2024 (freie Übersetzung aus der englischen Originalversion)

Finden Sie eine ChatGPT-Alternative für Ihr nächstes KI-Chatbot-Abenteuer.

Von Miguel Rebelo – 1. Dezember 2023

Miguel Rebelo probierte so viele dieser Bots aus, wie er in die Finger bekam. Nach Tausenden von Aufforderungen und vielen unaufgeforderten Ratschlägen hat er hier seine Auswahl der besten KI-Chatbots für das Jahr 2024 zusammengestellt.

29 KI Chat-Bots 2024

Messbarkeit von Qualitätszielen

Im zitierten Artikel sind folgende Kriterien berücksichtigt worden:

• Genauigkeit
• Reaktionsfähigkeit
• Zugang (einfach/schwierig – kostenlos/mit Kosten verbunden)
• Chaterfahrung
• Zusätzliche Funktionen

Im Beitrag von Miguel Rebelo ist keine Rangfolge angegeben; es ist lediglich von einer Liste der „Besten KI-Systeme“ die Rede. Um eine nachvollziehbare und möglichst objektive Bewertung zu erstellen, müssen die obigen Kriterien durch Merkmale konkretisiert werden.
Wann z.B. ist ein Zugang „einfach“ – wann ist er „schwierig“. Wie wird Reaktionsfähigkeit gemessen?

Das kann anhand des folgenden Schemas erfolgen:

Zielerreichung

Häufig ist es nicht gewünscht oder nur unter unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich, die Erreichung der Ziele durch das beschriebene Verfahren zu überprüfen. Hier bietet es sich an, den Weg über eine repräsentative Befragung der Stakeholder (z. B. Auftraggeber, spätere Anwendergruppen, …) zu gehen. Die Auswahl dieser Interviewpartner ist hierbei von hoher Bedeutung: soll das Ergebnis belastbar und allgemein akzeptiert werden, so sind auch im Stakeholderportfolio[1] ursprünglich als „kritisch“ eingestufte Stakeholder zu befragen.

Eine mögliche Befragung kann schriftlich oder in einem persönlichen Gespräch erfolgen. Vor der Bewertung sollte jedoch eine gemeinsame Skala (siehe unten) vorgegeben werden.

Um die Vergleichbarkeit zu gewährleisten und auch die subjektive Einschätzung zur Projektzielerreichung besser ausdrücken zu können, wurde die Skala um individuelle Kommentare ergänzt.

Zudem lassen sich die erreichten Veränderungen nicht nur auf die Projektarbeit zurückführen: Es gab eine Vielzahl von Faktoren, welche außerhalb des Einflussbereiches des Projektes liegen.

Tabelle: „Grad der Zielerreichung“

Qualitätsplan – „Wieviel Qualität wollen wir?“

Tabelle: „Beschreibung Qualitätsplan“

Gliederungsvorschlag für einen Qualitätsplan

(Beispiel: Projekt zur Erstellung eines individuellen KI-Systems)

• Einleitung
• Zielsetzung des Qualitätsplans
• Ausgangssituation
• Geltungsbereich
• Begriffe und Abkürzungen
• Qualitätsziele/Produktqualität
• Qualitätsziel 1
  Erkennungsmerkmal 1 (mit Ist-/Sollwerten und Prüfverfahren)
  Erkennungsmerkmal 2
• …
• Qualitätsziel 2
  • …

• Qualitätsmanagement
  • Übersicht über den QM-Prozess
  • Konstruktive QS-Maßnahmen
  • Analytische Maßnahmen
  • …
  • Entwicklungsbegleitende QS-Maßnahmen
  • Phase 1: Projektinitialisierung
  • Phase 2: Konzeption
  • Phase 3: Realisierung
  • Phase 4: Test
  • Phase 5: Pilotierung
  • Phase 6: Optimierung
  • Phase 7: Roll-Out
• Spezielle Kontrollmaßnahmen
• Abnahme und Freigabe von Projektergebnissen („Akzeptanzplan“)
• Kundenbezogene Ergebnisse
• Projektinterne Ergebnisse
• Rollen und Verantwortlichkeiten
• Kritische Arbeitsergebnisse
• Mitgeltende Unterlagen

Bsp.: „Auszug aus einem Q-Plan“

QS-Bericht

Tabelle: „QM-Hilfsmittel QS-Bericht“

Ergebnisdefinition

Tabelle: „QM-Hilfsmittel Ergebnisdefinition“

Q-Prüfprotokoll

Ausblick

Im letzten Beitrag dieser Reihe zeigen wir  ihnen die Implementierung in  TaskBrowse.

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In Teil 4 enthält das  vollständige QM-Framework mit dem skizzierten Beispiel  KI.

Aktuell gibt es in der IT ein alles beherrschendes Thema: die Künstliche Intelligenz. Szenarien darüber, welche Berufsbilder sich durch den Einsatz von KI besonders stark verändern werden, haben ein breites Publikum. Schauspieler streiken, Autoren und Schriftsteller sind in Sorge um ihre Zukunft.
Angeheizt wird diese Diskussion durch die Ankündigung weiterer neuer Systeme: nun bringt auch Elon Musk einen neuen KI-Chatbot namens „Grok“ auf den Markt – von der „Süddeutschen Zeitung“ als Meilenstein bezeichnet.

Dies obwohl bisher nur wenige „Privilegierte“ das System testen durften. Bisher galten ChatGPT oder Bing Chat als Maß aller Dinge.
Doch welchen Nutzen bringen die immer zahlreicheren KI-Systeme denn wirklich? Welche „Qualität“ haben die Systeme. Um das beurteilen zu können, werden als erstes die Anforderungen an KI-Systeme definiert werden müssen. Welcher Nutzer weiß schon, welche Aktualität die verwendeten Daten besitzen? Eine nicht ganz unwichtige Information: suche ich Unterstützung bei der Erstellung eines Fachbeitrags ist es nicht tolerabel, wenn die basierenden Daten veraltet sind.
Wie ist es zu erklären, dass niemand die Anforderungen an einen Bot definiert und prüft, bevor das System zur Unterstützung eingesetzt wird? Ist es die „natürliche Dummheit“ – der Herdentrieb? Albert Einstein wird der Spruch zugeschrieben: „Zwei Dinge sind unendlich. Das Universum und die menschliche Dummheit. Aber bei dem Universum bin ich mir noch nicht ganz sicher.“
Der TÜV-SÜD hat ein Konzept entwickelt, welches 6 Säulen der KI-Qualität definiert. Diese sollen helfen, die Herausforderungen und Risiken bei der Einführung von Künstlicher Intelligenz zu bewältigen.
Die 6 Säulen sind:
• Funktionale Sicherheit: Die angebotenen Funktionen sollen ohne Nebenwirkungen ausführbar sein.
• Cybersicherheit: Schutz vor Angriffen
• Rechtliche Aspekte: Einhaltung der relevanten Gesetze, Vorschriften und Standards
• Ethische Leitlinien: Berücksichtigung der moralischen Werte und Prinzipien
• Leistung: Effektivität (Wirksamkeit), Effizienz (Wirtschaftlichkeit) und Zuverlässigkeit
• Nachhaltigkeit: Systemische Auswirkungen auf die Umwelt, die Gesellschaft und die Wirtschaft.
Aus der Perspektive eines „Auftraggebers“ muss als erstes der Umgang mit der Qualität in Form eines Qualitätsplanes beschrieben bzw. erstellt werden: welche Qualität soll erreicht werden? Im nächsten Schritt werden die Qualitätsziele spezifiziert und abgestimmt.
Dann kann auf Basis der Qualitätsziele und der Ableitung von Erkennungsmerkmalen die angestrebte Zielerreichung überprüft werden.
Es ist also wenig zielführend, ein wenig „transparentes“ KI-System zum Beispiel zur Unterstützung einer Unternehmens- oder Vertriebs-Strategie einzusetzen. M.a.W.: es sollte vor Einsatz die Frage nach der „Eignung“ des jeweiligen Bots gestellt werden. Ansonsten wird die Qualität des Ergebnisses einem „Orakelspruch“ gleichzusetzen sein (die Brauchbarkeit wäre damit definiert).
Im zweiten Teil dieses Beitrages stellen wir ein Framework zum effektiven Qualitätsmanagement vor. Im darauf folgenden Teil 3 zeigen wir, wie das Framework in TaskBrowse – einem innovativen Projektmanagement & Zeiterfassungstool – implementiert werden kann.

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Arbeitszeiterfassung kann ganz einfach sein

Wer kennt es nicht: die Erfassung der Arbeitszeit wird als eine der „lästigen Pflichten“ empfunden.
Mitarbeitende in Festanstellung  sind i.d.R. (durch Betriebsvereinbarung oder …) verpflichtet, den Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sowie Pausen und sonstige Zeiten zu erfassen.
Dies geschieht meist „automatisch“ durch Chipkarten  (mit RFID, …), wenn das Firmengebäude betreten bzw. verlassen wird. Der Aufwand für die Mitarbeitenden fällt lediglich bei der Verarbeitung an.
Etwas anders sieht es aus, wenn die Erfassungsmechanismen des Unternehmens nicht greifen: die Mitarbeitenden befinden sich im Außendienst oder im home office.

In einer vergleichbaren Situation sind „freie Mitarbeitende“.  Sie sind nicht in die Zeiterfassung des jeweiligen Unternehmens eingebunden – sind jedoch daran interessiert, ihre Arbeitszeiten sorgfältig und verständlich zu erfassen, sowie die erzielten Ergebnisse und erbrachten Dienstleistungen in verständlicher Form nachzuweisen. Diese Transparenz wird von internen Mitarbeitenden oft als Kontrollversuch durch den Arbeitgeber  wahrgenommen.
Oft dient das Ergebnis der Zeiterfassung als Berechnungsgrundlage für ihre erbrachte Leistung; das Format der Zeiterfassungsdaten (Datenstruktur) ist vorgegeben.

Nutzen Sie Ihre Zeit der Zeiterfassung
!

Sie haben keine Zeit zu verschenken. Nutzen sie die Zeit, welche sie für die Zeiterfasung aufwenden gleichzeitig für die Verbesserung zukünftiger Prozesse. Interpretieren sie die Zeiterfassung als Zeiten der Reflexion und verleihen sie dieser Zeit einen zusätzlichen Sinn.

Schaffen sie sich „Reflexionszeiträume“!

Übernehmen sie die bereitgestellten Planungsdaten nicht unreflektiert in ihre Zeitabrechnung.

Tipp: Wollen sie ihre Pläne für die Zukunft realistischer gestalten? Nutzen sie hierzu die Tätigkeit der Zeiterfassung bewusst als  „Reflexionszeitraum“ zur Verbesserung von Prozess und Ergebnis. Nutzen sie die Zeit, in der sie ihre Arbeitszeiten erfassen dazu, die Planung und den Verlauf der letzten Tage kritisch zu hinterfragen. Reflektieren sie den Ablauf der vergangenen Tage und überlegen sie, warum der Tag  so gelaufen ist? Welche Muster erkennen sie? Was möchten sie anders gestalten? Wo wurden sie „fremdgesteuert“?

Machen sie die Zeiterfassung und die Vorbereitung der Planung (z.B. als to do-Liste) zur wöchentlichen Routine, mit der sie das Wochenende „einläuten“. Stellen sie die Weichen für einen guten Start in die neue Woche:

• Kategorisieren sie ihre Aufgaben (Projekt, Linie, Ausbildung, frei verplanbare Zeit, …)

• Konkretisieren sie die Aufgaben durch einige Stichworte. Schätzen sie die erforderliche Realisierungszeit.
• Priorisieren sie ihre Aufgaben (z.B. mit dem „Eisenhower-Prinzip“) in wichtig, wichtig und dringend, nicht wichtig, … und visualisieren diese in einem Koordinatensystem
• Vermeiden sie schädliches  Multitasking (siehe "Effektives Multiprojektmanagement mit der Engpasstheorie„; vgl. Prinzipien Lean production)!
• Welche Abhängigkeiten sind zu berücksichtigen? Welche Eingangsvoraussetzungen müssen erfüllt sein? „Wartet jemand auf mich?“

• Welche Aufgaben waren nicht eingeplant?
• Welche ungeplanten Aufgaben wiederholen sich? (täglich, wöchentlich, …)
• Wie hoch war der Anteil „ungeplanter“ Aufgaben?
• Welche Aufgaben haben sie (mehrmals?) verschoben?
• Löschen sie die Aufgaben, die sie mehrfach verschoben haben – oder delegieren sie diese

• Planen sie realistisch – planen sie Pufferzeiten ein (meist ist es sinnvoll, sich mental auf eine andere Tätigkeit einzustellen – planen sie hierfür Zeit ein)
• Planen sie ausreichende Pausen ein (ihren Urlaub planen sie doch auch!)
• „Auch 90% können ausreichend gut sein“! Der Erfüllungsgrad kann einfach in % ausgedrückt werden

All diese Reflexionsfragen machen Sinn, wenn sie die richtigen Konsequenzen daraus ziehen, um Prozess und Ergebnis zu verbessern.

Ziehen sie die richtigen Konsequenzen

Planen sie realistischer und „gehen zufriedener nach Hause“.  Überprüfen sie ihre Planung immer, wenn neue Aufgaben hinzukommen oder bestehende ändern müssen. Prüfen sie sorgfältig, wann es eine Aufgabe verdient (Wert ist …), in eine schriftliche Planung (to do-Liste bzw. Projektplanung) überführt zu werden? Es kann sinnvoll sein, diese („kleinere“) Aufgaben sofort zu erledigen. (Achtung: Rüstzeiten berücksichtigen!).

Und besonders wichtig: verlieren sie das Ziel der Aufgabe nicht aus den Augen! Im Fokus stehen die Unternehmensziele. Diese werden realisiert durch Linien- und Projektarbeit bzw. die dort identifizierten und zugeordneten Aufgaben. Hier kann eine Visualisierung der Unternehmens- und Projektziele äußerst sinnvoll sein!

Aus der obigen Zielhierarchie lassen sich systematisch  Aktivitäten ableiten: Die „Arbeitspakete zur Realisierung der Ziele …“ auf der untersten Hierarchieebene sind hinreichend konkret und werden in der Projektplanung bzw. auf dem Aufgabenzettel einer Mitarbeitenden übernommen werden.

Die Projektziele können alternativ als Hierarchie dargestellt werden. Diese Form erleichert das Verständnis der Zusammenhänge.
Die Ableitung der Aufgaben aus der Projektzielen nennen wir „zielbasierte Projektplanung„.

Anforderungen an eine Werkzeugunterstützung

Sie benötigen ein Werkzeug, welches eine sinnvolle Kombination von

• Zielplanung,
• Aufgaben-Management,
• Projekt-Management und
• Zeiterfassung

sowie individuelle Berichte (Reports) anbietet. Eine Integration in bestehende Geschäftsprozesse erlaubt die Weiterverarbeitung (z.B. durch die Buchhaltung). TaskBrowse vereint diese Anforderungen in einem Werkzeug. Wir zeigen im Folgenden anhand von Beispielen die Umsetzung.

Zielplanung

Die folgende Darstellung zeigt eine tabellarische Übersicht der Projektziele. Das Projekte werden gestartet, um einen Beitrag zu den Unternehmenszielen zu leisten. Im Rahmen der Projektinitialisierung werden die Projektziele genauer spezifiziert bzw. schrittweise konkretisiert und in Unterziele gegliedert. Diese Unterziele werden schließlich in Aufgaben überführt und realisiert. Dazu werden sie Mitarbeitenden zugewiesen – und finden sich in der to do-Liste wieder.
Sie sehen eine Darstellung der Projektziele in tabellarischer Form und als Hierarchie:

Nutzen sie das richtige Werkzeug!

TaskBrowse ist das ideale Werkzeug für ihre Planung und Erfassung der Arbeitszeiten. Es unterstützt folgenden Funktionalitäten:

• Erfassung und Bearbeitung von Aufgaben (Linienaufgaben, Aufgaben aus ein – mehreren Projekten) zur Erstellung der to do-Liste und/oder Projektplanung
• Komfortable und benutzerfreundliche Zeiterfassung
• Auswertung bzw. Erstellung individueller Berichte (controlling)
• Einbettung in die Organisation
• Definierte Schnittstelle zu angrenzenden Geschäftsprozessen und Systemen
• Überblick über die Auslastung der Mitarbeitenden (Visualisierung von Überplanungen sinnvoll)

So einfach ist Zeiterfassung mit TaskBrowse

TaskBrowse bietet einen umfangreichen Werkzeugkoffer für das Aufgaben- und Projektmanagement sowie speziell für die Zeiterfassung:

• „Meine Aufgabentafel“ eine Liste der Aufgaben in der Darstellung eines Kanban-Boards
• der „Tägliche Zeitplan“ ist eine einfache to-do-Liste
• das „Arbeitszeitblatt„, auch als „Arbeitsbericht“ bezeichnet
• der „Logbucheintrag“ spezifiziert das Datum des Eingangs der Zeiterfassung eines Mitarbeitenden
• sowie weitere individuell erstellte Berichte – je nach Anforderung gestaltet.

Jede hinterlegte Information bzw. Kombination ist darstellbar mittells des „Berichts-Assistenten„.

Rolle & Verantwortung in der Zeiterfassung

TaskBrowse ermöglicht die Integration in die Geschäftsprozesse. So kann definiert werden, dass die Stundenzettel

• durch verantwortliche Mitarbeiter aus Linie und/oder Projekt überprüft und freigegeben werden
• ihre Abgabe automatisch angemahnt wird
• an zuständige Organisationseinheiten weitergeleited wird
• und weitere definierte Prozess-Schritte durchläuft.

Fazit

TaskBrowse ist das ideale Werkzeug, welches die allgemeine Zeiterfassung von Linie und Projekt miteinander verbindet. Es hat das Potenzial,

• die Grundlage zur Verbesserung der Aufwandschätzung zu schaffen
• die Qualität der Planungen zu verbessern
• Überplanung der Mitarbeitenden zu verhindern

Die einfache Zeiterfassung benötigt nur einen Bruchteil der Informationen der Projektarbeitszeiten. Diese sind durch eine Verdichtung der Informationen leicht abzuleiten.

Besonders gut geeignet ist TB für die „Remote Arbeit“ bzw. die Arbeit im Homeoffice. Neben den ständig verfügbaren Planungsdaten steht eine komfortable Collaborationsfunktionalität zur Verfügung.

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Die Frage, „was ist ein Projekt“ klingt fast ein wenig trivial. Sie ist aber von elementarer Bedeutung für das Projektmanagement, speziell dem Portfolio-Management im Unternehmen. Zum Verständnis soll ein Blick auf das folgende Zustands-Übergangs-Diagramm (state transition diagram) beitragen.

Erteilung des Projektauftrags

Von elementarer Bedeutung ist dabei die Erteilung des Projektauftrages: es ist der Übergang vom Vorhaben zum Projekt. Erst durch die Erteilung des Projektauftrages wird aus dem Vorhaben ein Projekt. Es besteht bis zu diesem Zeitpunkt lediglich die Absicht, ein Projekt zu starten – das Projekt wurde jedoch noch nicht bewilligt und bleibt bis zur Auftragserteilung im Zustand „Projektidee ist in Planung“.

In Abhängigkeit vom Reifegrad des Projektmanagements im jeweiligen Unternehmen bzw. von der Projektorganisation (mit diesem Thema beschäftigen wir uns in einem separaten Artikel), wird die Entscheidung für die Erteilung des Projektauftrages vor dem Hintergrund der Unternehmensziele bzw. des bestehenden Projektportfolios getroffen werden.

Der Projektlebenszyklus hat keine direkte Entsprechung zum Phasenmodell. Er stellt den Prozessverlauf des Projektes dar: die Abfolge der Bearbeitungszustände und welcher Bearbeitungszustand in Abhängigkeit vom eingetretenen Ereignis (E) welche Aktivitäten (A) zulässt. So kann z. B. sichergestellt werden, dass ein Projekt im Zustand „ist beendet“ keine Stundenbuchungen mehr zulässt. Im Projektportfolio (Multiprojektmanagement) kann so dargestellt werden, welche Projekte welchen Zustand (Entwicklungsstand) bzw. Reifegrad haben.

Der Ausschnitt aus dem Projektlebenszyklus  zeigt den Zustandswechsel: „Projektidee ist in Planung“; dieser Zustand wird durch die Genehmigung des Projektantrags zu „Projekt ist aktiv“. Die „Verantwortung“ für das Projekt wechselt von der Linie zum Projekt. Aus dem Projektantrag wurde der Projektauftrag. Im Diagramm ist auch zu erkennen, dass nur ein Projekt im Zustand „ist aktiv“ abgenommen werden kann (A: Projekt abnehmen) und somit in den Zustand „ist beendet“ wechselt.

Zustandsdiagramme werden im Projektmanagement häufig verwendet, um Vorbedingungen für die Ausführung von Aufgaben zu definieren. So ist es für ein Projekt im Zustand „ist beendet“ nicht sinnvoll, einen Projektstatusbericht zu erstellen.

Mit Hilfe des Projektlebenszyklus wird u.a. die Voraussetzung geschaffen, Projekte „vergleichbar“ zu machen. So ist es sicherlich ein bedeutender Unterschied, ob ein Projekt im Zustand „ist aktiv“ oder „ist ruhend“ ist.

Jedes Vorhaben ist ein potenzielles Projekt, es wird im Planungsprozess berücksichtigt und ist Bestandteil des Projektportfolios! In das Projektportfolio eines Unternehmens sollten alle Vorhaben und Projekte aufgenommen werden, welche Ressourcen binden. So ist ein Vorhaben relevant, wenn es durch den Zustandswechsel in „ist aktiv“ in direkter Konkurrenz zu den anderen bereits aktiven Projekten tritt.

Das Projektportfolio

Ein Projektportfolio ist ein „Projektbündel“; mehrere (Vorhaben und) Projekte, welche

• eine gemeinsame Ausrichtung bzw. (strategische) Ziele, Thema, oder sonstigen Zusammenhang haben
• Synergien erschließen, Potenzial bieten …
• den höchst möglichen Nutzen realisieren

Je nach Größe des Unternehmens und Anzahl der Projekte ist es sinnvoll, mehrere Projekt-Portfolien zu etablieren! Verschiedene Gliederungskriterien bieten sich an:

• Strategische Bedeutung, operative Dringlichkeit, Wirtschaftlichkeit, …
• IT-Projekte, F&E-Projekte (Forschung und Entwicklung),
  Rendite orientierte Projekte
• …

Projekte, welche einen „inhaltlichen“ Zusammenhang haben, werden zu einem Programm zusammengefasst; analog werden vergleichbare Programme wiederum zu Portfolien zusammen gefasst.

So ist es eine Hauptaufgabe des „Projektportfolio-Gremiums“, die Portfolien bzw. Projekte zu priorisieren – über den  Start bzw. Stopp eines einzelnen Projektes – vor dem Hintergrund aller anderen Vorhaben und Projekte – zu entscheiden.

Portfolio-Management: Kriterien der Priorisierung

Es gibt verschiedene Szenarien, die eine(Neu-)Priorisierung erforderlich machen.

• Neues (Muss-)Projekt wird gestartet
  • Ressourcen von anderem Projekt werden abgezogen
  • Projekte werden verschoben, vorübergehend gestoppt, …
  • Wechselwirkungen beachten
• Ressourcenbedarf deutlich höher als geplant
  • Businesscase neu berechnen
  • Auswirkungen auf Portfolio analysieren und bewerten
• Engpassressource fällt aus
  • Auswirkungen auf Portfolio analysieren und bewerten
• Ursprüngliche Nutzenprognose nicht mehr haltbar

Vorausschauendes „Denken & Handeln“ sind gefragt: ein mit klaren Rollen & Verantwortlichkeiten sowie „unternehmerischem Spielraum“.

• Welche Vorhaben werden als Projekt gestartet und ins Portfolio aufgenommen?
• Wie ist die Auswirkungen auf die bestehenden Portfolien?
• Verändert sich die Struktur und Zusammensetzung?
• Ist mit ungeplanten Nebeneffekten zu rechnen?
• …

Dazu werden jedoch neben dem Bearbeitungszustand eines Projektes, einige weitere Informationen benötigt.  Dazu soll ein strategisches Projektportfolio „Verbesserung der Marktposition“ betrachtet werden.

Zur Priorisierung werden folgende Kriterien verwendet:

• Strategiebeitrag: Maßeinheit für den Beitrag eines Projektes zum Unternehmenserfolg – je höher der Wert, umso höher der Beitrag
• Operative Dringlichkeit: drückt die Dringlichkeit der Durchführung eines Projektes aus; die Nicht-Durchführung gefährdet den operativen Betrieb bzw. den Fortbestand des Unternehmens
• Externe Effekte: bewertet die Höhe der externen Einflüsse auf den Projektverlauf
• Wirtschaftlichkeit (Renditequotient): kann auch als „Return on Investment“ (ROI) berechnet werden; ist abhängig vom (kalkulatorischen, internen) Zins und vom Marktzins; Kostenersparnispotenziale.        
• Risikoindex: ergibt sich aus der „Auswirkung“ eines Eintretens des betrachteten Risikos im Verhältnis zur Höhe der Eintrittswahrscheinlichkeit
• Komplexitätsindex: Maßzahl für die Komplexität eines Projektes
• Status: der aktuelle Bearbeitungszustand eines Projektes

Portfolio-Management: Priorisierungsprozess

Die Priorität ergibt sich aus der Gesamtbetrachtung aller Projekte. Dazu werden die Projekte in einer  Einzelbetrachtung  gegenüber gestellt werden. Die Zugehörigkeit zu einem Portfolio drückt sich durch die Spalte “Portfolio“ aus. Projekte mit einer hohen operativen Dringlichkeit müssen bevorzugt behandelt werden, da sie die Existenz der Organisation beeinflussen können.

Eine Unterteilung in „qualitative“ und „quantitative“ Merkmale ist möglich; weitere mögliche Kriterien können bei Bedarf hinzu gezogen werden:

• Beitrag des Projektes zur Verstärkung der Kundenbeziehung,
• die Wirkung auf die Prozess- und Produktqualität,
• das Potenzial zur Beschleunigung von Prozessen, Durchlaufzeiten und Lieferfristen,
• Auswirkungen auf das Image des Unternehmens,
• die Wechselwirkungen mit Produkten, Leistungen und Projekten
• verfügbare know how der Mitarbeitenden
• Umfeld und Kontext des Projektes (Umfeld- und Stakeholder-Analyse)

Jedoch sollte berücksichtigt werden, dass sich die Merkmale teilweise überschneiden bzw. nicht zu 100% voneinander abgegrenzt werden können.

Die einzelnen Werte können „maschinell“ berechnet werden. Des Weiteren könnte auch ein Algorithmus zur vollautomatischen Priorisierung entwickelt werden. Allerdings sollte die Geschäftsleitung einen unternehmerischen Gestaltungsspielraum behalten – und  sich somit das „letzte Wort“ über die Durchführung  eines Projektes vorbehalten.

Zu beachten ist, dass zwischen den Projekten Abhängigkeiten bestehen können:

• Die Ergebnisse eines Projektes sind Voraussetzung für ein anderes Projekt
• Die Projekte stehen in Konkurrenz zueinander
• …

Visualisierung des Portfolios

Beliebt ist eine zweidimensionale Darstellung, z. B.  mit den Koordinaten

• Strategiebeitrag und Wirtschaftlichkeit
• Opeerative Dringlichkeit und Wirtschaftlichkeit

Allerdings sollte berücksichtigt werden, dass eine solche Darstellung immer eine Reduktion der tatsächlichen Komplexität darstellt. Andererseits kann die gewählte Darstellung auch den Blick auf das Wesentliche lenken, erforderliche Diskussionen anregen und Entscheidungen begünstigen.

Weitere Beiträge zum Thema Portfolio-Management

• Portfolio-Management: Machen sie die richtigen Projekte!

• Wir „bauen“ ein einfaches, jedoch effektives Projektportfolio-Management auf!

Für die Artikelserie „Portfolio-Management“ sind noch zwei Beiträge geplant:

• Organisation und Rahmenbedingungen des Portfolio-Managements

• Einführungsprozess eines Portfoliomanagements

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In einer Zeit, in der der Umgang mit Ressourcen jedweder Art erfolgskritisch ist bzw. überlebenswichtig sein kann, rückt das Projektportfolio-Management (PPM) wieder in den Fokus.

• Leistet einen Beitrag zu Realisierung der Unternehmensziele
• Schafft Transparenz und bildet eine Basis für Entscheidungen

•  Unterstützt ein übergreifendes, effektives Ressourcenmanagement (Projekt- und Linienarbeit)
• Unterstützt die projektübergreifende Kommunikation, Kollaboration und Planung
• Ist unabhängig von einem bestimmten Vorgehens- bzw. Prozessmodell
• …

Welche Fragen müssen wir beantworten???

• Wie muss ein wirkungsvolles und effektives PPM jedoch gestaltet sein?
• Welche Fragen muss es beantworten?
• Welche Komponenten sollte es enthalten?
• Welche Bereiche und Organisationseinheiten muss es abdecken? Wo ist es „verankert“?
• Welche Aufgaben soll es erfüllen?
• Was darf es „kosten“ – welcher Aufwand muss kalkuliert werden?
• Wann ist es erfolgreich?
• …?

Sie sind gefragt! Wir laden Sie herzlich zur Mitarbeit ein!

Wir laden Sie herzlich ein, gemeinsam im Austausch und offener Diskussion ein den zu Beginn skizzierten Anforderungen genügendes PPM zu gestalten.

Wir diskutieren ergebnisoffen ein optimales, toolunabhängiges PPM und entwickeln aus den unterschiedlichen Beiträgen und Ideen einen klaren Prozess inkl. Komponenten und Rollen (inkl. Verantwortlichkeiten).

Die Ergebnisse und Beiträge werden zusammengetragen und  für jeden sichtbar und zugänglich veröffentlicht.
Gerne können sie auch Fragen stellen!

Unter https://taskbrowse.com/de/blog/ finden sich zur Einführung in die Thematik zwei Beiträge:

Projektziele – SMART allein reicht nicht aus

Portfolio-Management: Machen sie die richtigen Projekte?!

Wir freuen uns auf ihre Beiträge und eine spannende Diskussion!

Nutzen sie zur Eingabe das folgende Kommentarfeld. Bitte geben sie auch ihre E-Mail-Adresse an.

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Als Unternehmer bewegen Sie sich in einem sich ständig verändernden Umfeld. Die gesetzlichen Rahmenbedingungen und die Anforderungen des Wettbewerbs sind ständig im Fluss.

Umso wichtiger ist es, mit knappen Ressourcen gezielt und geplant umzugehen und sich für die Realisierung der richtigen Projekte zu entscheiden (Portfolio-Management)

Doch die Realität sieht oft anders aus.

Kommen Ihnen diese Szenarien bekannt vor?

• Sie arbeiten – wie viele Ihrer Kollegen – an mehreren Projekten parallel. Und Ihr Chef meint – da geht noch was!
• Durch die vielen Projektbesprechungen wissen sie oft nicht mehr, wo „ihnen der Kopf steht“.
• Sie haben nicht genug Zeit, um eine Aufgabe entsprechend ihren Anforderungen zu erledigen. So bleibt die Qualität oft auf der Strecke. Das ist frustrierend!
• Eine Vielzahl von Aufgaben kann nur von bestimmten Mitarbeitern erledigt werden. Es kommt immer wieder zu Überplanungen.
• Letzte Woche war wieder ein Kollege auf unbestimmte Zeit „krankgeschrieben“; Burn Out?
• Es gibt keine projektübergreifende Planung und Koordination, dafür haben sie keine Zeit – sie „müssen arbeiten!“
• Hin und wieder gibt es Überschneidungen: Die Kollegen aus Schilda arbeiten an fast dem gleichen Projektthema. Mal sehen, ob sie dem gewachsen sind …
• Die Anzahl der Arbeitsstunden in den Projekten wird nicht erfasst. Macht nichts  wir sind ja „sowieso dabei“.

Die Liste ließe sich noch beliebig verlängern!

Sieht so die tägliche Arbeit in ihren Projekten aus? Dann sollten sie etwas ändern, bevor die Situation eskaliert! 

Ein Teufelskreis

Werden Sie selbst aktiv und verschaffen Sie sich einen Überblick über geplante und laufende Projekte. 

Projekte mit hoher operativen Dringlichkeit „müssen“ durchgeführt werden, weil ansonsten die Organisation stark geschädigt oder in ihrem Fortbestand bedroht ist. (Beispiel: „Jahr 2000 Umstellung, DM zu € Migration“; wichtige Gesetzesänderungen, ..) .                
 

Die strategische Bedeutung bezieht sich primär auf die Realisierung der strategischen Unternehmensziele, die mit dem Instrument Projekt realisiert werden sollen.

Im obigen Schaubild werden Projekte unter diesen beiden Kriterien betrachtet und zueinander in Beziehung gesetzt. Dazu werden alle Projekte nacheinander in der Grafik platziert: so entsteht eine Übersicht aller bewerteten Projekte. Diese Übersicht kann auch zur Priorisierung genutzt werden.

Neben den Projekten können auch „Vorhaben“ in die Bewertung mit einbezogen werden. Je nach Bedeutung binden auch Vorhaben (als Vorstufe zum Projekt) bereits Ressourcen und stehen damit eventuell in Konkurrenz zu Projekten. Zum besseren Verständnis dieser Zusammenhänge ist es sinnvoll, einen unternehmensinternen Projektlebenszyklus zu spezifizieren.

Dies ist der zweite Teil einer Artikelserie zum Thema Multiprojektmanagement -Projektportfolio Management PPM. Den ersten Teil dieser Artikelserie finden sie: Projektziele – SMART allein reicht nicht aus

Im dritten Teil beschäftigen wir uns mit weiteren Kriterien der Projektbewertung und zeigen den Aufbau eines einfachen – aber wirkungsvollen Projekt-Portfolios.

Besuchen Sie uns gerne wieder!
Leonhard Limburg

(c) QUi GmbH Rösrath    

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Die Verbesserung der Teamarbeit ist unerlässlich.

Zusammenzukommen ist der Anfang. Zusammenbleiben ist Fortschritt. Zusammenarbeiten ist Erfolg

Henry Ford

Wenn Sie wissen möchten, wie Sie die Teamarbeit in Ihrem Unternehmen verbessern können, lesen Sie die folgenden Tipps zur Teamarbeit.

Tipps zur Teamarbeit 1) Setzen Sie sich Ziele zur Verbesserung der Teamarbeit.

Wenn Sie sich keine Ziele setzen, könnten Sie Ihre Mitarbeiter verlieren. Mitarbeiter verlassen die Unternehmen, die keine klare Vorstellung von ihren Zielen und dem Weg zu deren Erreichung haben. Wenn man Informationen im Unternehmen nicht versteckt, geben die Mitarbeiter praktische Rückmeldungen und Vorschläge, die zur Verbesserung der Unternehmensprozesse beitragen.

„Talent gewinnt Spiele, aber Teamwork und Intelligenz gewinnen Meisterschaften.“

Michael Jordan

Wenn Sie wissen möchten, wie Sie die Teamarbeit in Ihrem Unternehmen verbessern können, lesen Sie die folgenden Tipps zur Teamarbeit.

Tipps zur Teamarbeit 2) Psychologische Sicherheit am Arbeitsplatz

Amy Edmonson ist eine der Harvard-Professorinnen, die sich mit Teamarbeit, psychologischer Sicherheit und Führung befasst haben, und ihre Artikel wurden in zahlreichen akademischen und Management-Fachzeitschriften veröffentlicht. Bei der Untersuchung von medizinischen Teams kam sie zu dem Schluss, dass:

• Viele erfolgreiche und talentierte Teams haben im Laufe ihrer Karriere große Fehler gemacht.
• Die Quintessenz ist, dass die Menschen in diesen Teams ihre Fehler einfach zugeben, das Problem mehr als jedes andere Team diskutieren und die beste Entscheidung treffen.
• Psychologische Sicherheit ist die Überzeugung der Teammitglieder, dass jeder Fehler machen kann.

Die Berücksichtigung der folgenden Punkte kann die psychologische Sicherheit von Teams verbessern:

Führen Sie das Team mit dem Slogan: „Wir werden aus unseren Fehlern lernen“.

Jeder kann gelegentlich Fehler machen. In diesem Fall sollte der Teamraum so beschaffen sein, dass die betreffende Person ihren Fehler eingestehen kann und alle Teammitglieder bei der Lösung des Problems mithelfen, falls erforderlich.

Geben Sie zu, dass auch Sie einen Fehler machen können.

Einige einfache Aussagen wie „Ich könnte einige Dinge vergessen, du musst mich daran erinnern“ können deine Teamkollegen zum Reden ermutigen.

Tipps zur Teamarbeit 3) Ein erfolgreiches Team ist ein Wesen mit einem Gehirn und Tausenden von Händen

Ein Team scheitert, wenn die Ziele nicht klar formuliert sind. Jeder im Team muss sich darüber im Klaren sein, was von ihm erwartet wird, und sich darum bemühen. Genauso wie der Teamleiter die Ziele klären muss, wird von den Mitarbeitern erwartet, dass sie ihre Probleme ansprechen, damit das Team seine Ziele erreicht.

Lassen Sie Ihre Teammitglieder die zu erledigenden Aufgaben auf einem Blatt Papier oder in den Aufgabenverwaltungs-Apps aufschreiben und jede Aufgabe durchstreichen, wenn sie erledigt ist. Auf diese Weise lassen sich Prioritäten setzen, Zeitverschwendung reduzieren und wertvolle Aktivitäten identifizieren.

Tipps zur Teamarbeit 4) Bei der Teamarbeit ist gegenseitiges Vertrauen zwischen den Mitgliedern entscheidend.

Wenn eine Gruppe von Menschen gemeinsame Ziele anstrebt, sollte sie Vertrauen als Verpflichtung betrachten. Gute Kommunikation, die es den Teammitgliedern ermöglicht:

• Feedback zu geben,
• sie motivieren,
• Feedback geben und Ehrlichkeit können gegenseitiges Vertrauen zwischen den Teammitgliedern entwickeln.

Ziehen Sie diese Methoden in Betracht:

Keiner von uns ist klüger als wir alle

Alle Teams stehen bei ihren Projekten vor unterschiedlichen Herausforderungen, für die kreative Lösungen gefunden werden müssen. Erfolgreiche Teams verfügen über einen Raum, in dem sich jeder frei fühlt, seine Meinung zu äußern. Das gibt den Teammitgliedern ein Gefühl der Wertschätzung.

Ehrlichkeit ist die beste Politik.

Ehrlichkeit und Transparenz sind immer eine Voraussetzung für Vertrauen. Halten Sie regelmäßige Treffen mit allen Teammitgliedern ab und sprechen Sie über den Fortschritt. Besprechen Sie alle Details des Projektablaufs mit allen Teammitgliedern und besprechen Sie miteinander, wie man kleine Probleme lösen kann.

Fühlen Sie sich mit den kleinen Erfolgen oder Misserfolgen nicht allein.

Jeder braucht Feedback und Motivation, um Ängste abzubauen. Sprechen Sie mit jedem Teammitglied über seine Arbeit und erklären Sie ihm, wie sehr seine Arbeit dazu beiträgt, die Teamziele zu erreichen. Auf diese Weise werden sie ihren Beitrag zum Erfolg des Teams verstehen.

Tipps zur Teamarbeit 5) In erfolgreichen Teams hat das Engagement für die Arbeit höchste Priorität.

Um wichtige Ziele zu erreichen, ist es wichtig, engagierte Mitarbeiter zu haben. Genauso wie Manager nützliche Leute im Team ermutigen sollten, sollte sich jeder, der die Dinge verlangsamt, seiner geringen Leistung bewusst sein und sich bemühen, sie zu verbessern.

Tipps zur Teamarbeit 6) Jeder muss sich wichtig fühlen.

Jeder in dem erfolgreichen Team weiß, dass sie wichtig ist und ihre Rolle für das Team unersetzlich ist.

Erwähnen Sie immer wieder die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben.

Erläutern Sie in Besprechungen mit allen Teammitgliedern die laufenden Arbeiten und bitten Sie die Mitarbeiter, über ihre Arbeit und sogar ihre kleinen Erfolge zu berichten.

Ermutigen Sie die Teammitglieder, sich gegenseitig zu helfen.

Sich gegenseitig zu helfen und sich für seine einzigartigen Talente zu loben, stärkt die Moral im Team und verringert die Eifersucht.

Tipps zur Teamarbeit 7) Technologie nutzen

Der beste Weg zur Verbesserung der Teamarbeit ist die Verwendung eines Management-Tools. Mit einem solchen System können die Manager das Projektteam bestimmen, ihnen auf einfache Weise Projektaufgaben zuweisen und die Ausführung der Arbeiten verfolgen. Darüber hinaus können Mitarbeiter Dokumente gemeinsam nutzen, anerkannt werden, ihren Beitrag zum Gesamtprojekt kennen und effektiv mit ihren Kollegen kommunizieren. (Testen Sie taskbrowse kostenlos)

Tipps zur Teamarbeit 8) Verbesserung der Mitarbeiterkommunikation

Meistens investieren Unternehmen weder Geld noch Zeit in die Verbesserung der Mitarbeiterkommunikation vor Ort, obwohl diese einen enormen Einfluss auf den Erfolg hat. Sie können die talentiertesten Leute der Welt haben, aber ohne Teamzusammenhalt ist es nicht möglich, ein aktives Team zu unterhalten.

Teilen Sie

Unternehmen müssen wollen, dass ihre Mitarbeiter Informationen, Herausforderungen, Feedback und fast alle Dinge, die zur Klärung des Prozesses führen, miteinander teilen. Manager sollten den Austausch am Arbeitsplatz fördern.

Technologie nutzen

Einer der Schlüsselfaktoren für die Verbesserung der Kommunikation ist die Verwendung eines Organisationstools, das die interne Kommunikation durch Instant Messaging, Online-Chat sowie Aufgaben- und Projektmanagement verbessert. Diese Tools sparen nicht nur Geld, indem sie den Papierkram verringern, sondern steigern auch die Produktivität der Mitarbeiter.

Verwenden Sie eine mobile Anwendung zur Interaktion

Mobile Apps helfen den Mitarbeitern, mit verschiedenen Projekten und Aufträgen in Verbindung zu bleiben, wo immer sie sind, auch wenn sie unterwegs sind.

Tipps zur Teamarbeit 9) Verbesserung der Arbeitsbedingungen

Die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, ermöglicht es den Mitarbeitern, in einer entspannteren und stressfreieren Umgebung zu arbeiten, die Pendelzeit zu reduzieren, den Verkehr zu vermeiden und die Reaktionsfähigkeit zu verbessern. Obwohl die meisten Unternehmen ihren Mitarbeitern nicht zutrauen, ihre Arbeit zu Hause zu erledigen, ist es statistisch erwiesen, dass Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, zufriedener und produktiver sind als Mitarbeiter, die regelmäßig 4 bis 7 Stunden arbeiten.

Veranstaltungen und Aktivitäten, die alle Aspekte eines Unternehmens einbeziehen, fördern die Teamarbeit und die Zusammenarbeit.

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Software as a Service (SaaS) ist ein Softwarelizenzierungs- und Bereitstellungsmodell, bei dem Software auf Abonnementbasis lizenziert und zentral gehostet wird. SaaS-Anwendungen werden auch als webbasierte Software, On-Demand-Software und gehostete Software bezeichnet.

Jetzt kennen wir die Antwort auf die Frage, was SaaS ist. Aber wie kommt es, dass diese Art von Software besser ist als die herkömmliche?

Wenn Sie Ihrer Familie an einem Festtagsmorgen mit einem leckeren Frühstück eine Freude machen wollen, haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Vielleicht möchten Sie auf eigenen Füßen stehen, und das sollten Sie auch:

Kaufen Sie eine Kuh und ein Huhn,

kümmere dich um sie,

und verwenden Sie schließlich ihre Produkte, um Frühstück für Ihre Familie zu machen.

• Sie können sie mitnehmen und in einem Restaurant ein fantastisches Frühstück einnehmen.

Ich hoffe, ich habe mich verständlich ausgedrückt. Falls nicht, lesen Sie weiter und denken Sie über alle Schritte nach, die Sie unternehmen müssen, wenn Sie Ihr Frühstück mit reiner Milch selbst zubereiten wollen:

Überlegen Sie sich zunächst einen Platz für Ihre Kuh zu Hause.
Kaufen Sie die Kuh und bringen Sie sie nach Hause.
Um 5 Uhr morgens aufstehen und die Kühe melken!
Wiederholen Sie die Schritte für die Kuh für ein oder mehrere Hühner, wenn Sie ein lokales Omelett machen möchten!
Decken Sie den Tisch.
Genießen Sie schließlich Ihr Essen!
Wenn der Lärm der Kühe und Hühner aufzieht, ist das egal, essen Sie weiter, es wird schon etwas passieren!
Räumen Sie den Tisch ab und spülen Sie das Geschirr.
Übrigens, ich wollte nur erwähnen, dass die Pflege von Kühen und Hühnern eine Ihrer wichtigsten Aufgaben ist, machen Sie weiter!

Andererseits, wenn Sie beschließen, auswärts zu frühstücken:

– Bestellen Sie Ihr Frühstück!
– Genießen Sie es!

Sie müssen zugeben, dass niemand eine Kuh für ein Glas Milch bei sich zu Hause hält!

Eine Kuh zu Hause für ein Glas Milch zu halten ist wie die Installation und Wartung von Software auf Ihren Servern. In diesem Fall sollten Sie das tun:

Wählen Sie die von Ihnen gewünschte Software.
Kaufen Sie die benötigten Server.
Installieren Sie ein Betriebssystem.
Installieren Sie Antivirus- und Sicherungssoftware.
Führen Sie die Installation und Konfiguration der Anwendung durch.
Hosten Sie die Server.
Stellen Sie sicher, dass Sie jeden Tag 24 Stunden lang Strom haben.
Pflegen Sie die Software.
Verwenden Sie die Anwendung.
Machen Sie sich Gedanken über Festplatten und Dinge wie Bad Sector!
Ersetzen Sie die Server alle paar Jahre.

Auf der anderen Seite, wenn Sie die Antwort auf die Frage, was SaaS ist, kennen und sich für Software as a Service entscheiden:

• Wählen Sie die Software.
• Verwenden Sie sie.

Wenn es darum geht, die Veränderungen zu akzeptieren, ziehen es die meisten von uns vor, bei den traditionellen Methoden zu bleiben. Aber wenn wir zum Beispiel Feuer verwenden, um Nachrichten zu versenden, werden wir als Menschen bekannt sein, die der Zeit hinterherhinken.

die Antwort auf die Frage, was SaaS ist, zu kennen. Wenn Sie beispielsweise eine Zeiterfassungssoftware benötigen, können Sie ein Abonnement bei einem Anbieter erwerben und dessen Lösung nutzen. Überlassen Sie es ihnen, sich um Dinge wie:

• Server,
• Betriebssysteme,
• Datenbanken,
• Informationssicherheit,
• Und andere Verantwortlichkeiten.

Auf diese Weise haben Sie ein leckeres Frühstück oder eine Zeiterfassungssoftware. Das bedeutet, dass Sie sich über keine der oben genannten Sorgen Gedanken machen müssen.

Lassen Sie uns wissen, wenn Sie Taskbrowse benötigen.

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