Wenn wir nur ein kleines Stück Gold besäßen, würden wir unsere Aufmerksamkeit und Mühe darauf verwenden, es zu bewahren und sicherzustellen, dass es nicht verloren geht. Aber gehen wir auch so sorgsam mit unserer Zeit um, die einen noch größeren Wert hat als dieses Goldstück?

Es lohnt sich, darüber nachzudenken, warum manche Unternehmen dem Kostenmanagement mehr Bedeutung beimessen als dem Zeitmanagement. Zwar verfügen viele Unternehmen über eine Buchhaltungssoftware und beschäftigen qualifizierte Buchhalter, um die Kosten zu verwalten, aber nur wenige haben ähnliche Ressourcen, um ihre Zeit zu erfassen und auszuwerten. Es könnte für Unternehmen sinnvoll sein, dem Zeitmanagement die gleiche Aufmerksamkeit zu schenken wie dem Kostenmanagement.

Zeitmanagement oder Zeiterfassung im Projektmanagement ist ein besonders kontroverses Thema. Dabei geht es nicht nur um die Erfassung der Arbeitszeit, sondern auch um die Erfassung oder Messung von Zeiten für bestimmte Aufgaben!

Die Vorteile überwiegen eindeutig die Nachteile – wenn sie richtig umgesetzt werden. So haben sowohl die Unternehmen als auch die Mitarbeiter einen klaren Nutzen. Es muss davon ausgegangen werden, dass die Zeiterfassung nicht zu Kontrollzwecken eingesetzt wird. Sie dient ausschließlich der Prozessverbesserung, dem Lernen aus reflektierten Erfahrungen.

• So ist es beispielsweise wichtig, die Zeit (den Aufwand) für eine Tätigkeit realistisch zu erfassen: Mitarbeiter sind in der Regel mehreren Projekten zugeordnet – dies erfordert eine realistische Einschätzung der Arbeitszeit.
• Arbeiten auf Honorarbasis, Dienstleistungen, etc. – ungenaue Aufwände können nur ungenau weiterberechnet werden.
  Neue Projekte oder Betriebsangebote erfordern eine genaue Aufwandsschätzung – sonst ist die Grundlage nicht valide.
  Wenn die Aufwandsschätzung realistisch ist, können die tatsächlichen Kosten berechnet oder weiter berechnet werden.
• Die Qualität der Personalplanung steigt – Überplanungen werden (mit zunehmender Erfahrung) immer seltener, Überlastungen werden abgebaut, „unsichtbare“ Aufwände werden „transparent“.
• KI kann die Erfahrungen auswerten und Vorhersagen für zukünftige Entwicklungen treffen – vorausgesetzt die Ausgangswerte sind konsistent.
• Aus strategischer Sicht lässt sich beantworten, ob sich eine Investition gelohnt hat.

All dies setzt jedoch voraus, dass eine Vertrauensbasis in der Zusammenarbeit vorhanden ist.

Unter diesen Gesichtspunkten kann die Zeiterfassung als ein Instrument verstanden werden, das mittelfristig den Einsatz von Ressourcen verbessert und ineffiziente Projekte aufzeigt. Allerdings gibt es immer wieder Herausforderungen zu bewältigen, um das Gewünschte zu erreichen:

Die verborgene Währung der Zeit: Die Lektion des Fisches enträtseln
Ein Fisch rechnet nie damit, dass er eines Tages mit Wasserknappheit konfrontiert wird. (Wenn Sie sich fragen, woher ich die Gefühle eines Fisches kenne, gebe ich zu, dass ich mich das auch frage!) Der Mensch ist in die Zeit eingetaucht, so wie der Fisch in das Wasser eingetaucht ist. Wenn der wertvollste Besitz eines Menschen seine Zeit ist, verleitet uns die Fülle der uns umgebenden Zeit oft dazu, sie als unbezahlbar zu betrachten. Je leichter sie zugänglich ist, desto mehr neigen wir dazu, ihren Wert zu vernachlässigen. Warum sollten wir uns die Mühe machen, sie zu verbuchen, wenn wir Zeit im Überfluss haben?

Umgang mit Zeitmessung und organisatorischem Widerstand: Autonomie und Verantwortlichkeit
Ordnung ist ein erstrebenswertes Gut, und alles, was sich lohnt, ist oft schwer zu erreichen. Wenn es darum geht, die von den Mitarbeitern aufgewendete Zeit zu messen, gibt es zahlreiche Gründe für ihren Widerstand, der sich in unzähligen echten oder vorgetäuschten Ausreden äußert. Die Komplexität der genauen Messung der Mitarbeiterzeit ist jedoch der einzige triftige Grund, ihre Ausrede zu akzeptieren.

Ein weiteres Thema, das es zu berücksichtigen gilt, ist der Gegensatz zwischen Aufsicht und Unabhängigkeit.
Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube, dass die Vorlage eines detaillierten Arbeitszeitberichts zu unerwünschten Eingriffen führen und die persönliche Unabhängigkeit beeinträchtigen kann. Bei einem Bericht über die Arbeitsleistung geht es jedoch in einem ersten Schritt darum, dass der Einzelne seine Leistung bewertet und sich selbst ein Feedback gibt, unabhängig von den möglichen Konsequenzen wie Disziplinarmaßnahmen oder Anerkennung in späteren Phasen. Die Selbstständigkeit beruht auf den persönlichen Stärken und dem Wissen um die eigenen Schwächen und Stärken. Feedback spielt eine entscheidende Rolle bei der Förderung des Selbstbewusstseins. Konstruktives Feedback ermöglicht Wachstum und persönliche Weiterentwicklung.

Das Zeitparadoxon in der Leistung von Managern: Jenseits von Uhren und Sachzwängen
Der Wert der Zeit ist in der Tat unbestreitbar. Wenn es jedoch um Führungsaufgaben geht, ist es unzureichend, die Leistung des Einzelnen nur anhand der Menge der in einem begrenzten Zeitrahmen geleisteten Arbeit zu beurteilen. Stellen Sie sich vor, ein Manager verhandelt erfolgreich über ein Geschäft, das dem Unternehmen innerhalb weniger Stunden erhebliche Gewinne einbringt. Umgekehrt kann ein einziger Fehler mit einem Kunden eine über Jahrzehnte aufgebaute Beziehung schnell zunichte machen. In solchen Fällen wäre es mir lieber, der Manager würde tausend Stunden verschwenden und stattdessen kritische Fehler vermeiden. Auch wenn man argumentieren könnte, dass ein Manager mit ausgezeichneten Netzwerk- und Verhandlungsfähigkeiten das Schreiben von Zeitberichten vernachlässigen könnte, glaube ich, dass jeder Aspekt seinen berechtigten Platz hat. Die Messung der Leistung in verschiedenen Dimensionen erfordert unterschiedliche Instrumente. Warum sollten wir unseren kompetenten Managern erlauben, Zeit zu verschwenden, selbst wenn ihre Leistung lobenswert ist?

Aus persönlicher Erfahrung kann ich sagen, dass Zeitverschwendung einer der Faktoren ist, die den Menschen in die Mittelmäßigkeit führen. Wenn man keine Verantwortung für seine Zeit und sein Leben übernimmt, wird man zu einer der Millionen von verlorenen Seelen in der Hektik des Lebens. Dieser verlorene Mensch verliert allmählich seine Wirkung, wird zum Fossil und wächst nicht mehr. Kein gesundes Unternehmen möchte, dass seine Führungskräfte auf der Stelle treten. Auch hier geht es um persönliches Wachstum, das zum Wachstum der Organisation führt. Eine einflussreiche Führungskraft, die Wert auf Lernen und Verstehen legt, ist bestrebt, diese Qualitäten in ihrer Organisation zu kultivieren, auch wenn dies mit erheblichen Anstrengungen und Herausforderungen verbunden sein mag. Eine Führungskraft hingegen, die in der Zeit und den täglichen Problemen gefangen ist, muss nichts tun, damit ihre Organisation allmählich von innen heraus zusammenbricht. Indem sie ihre Organisation vernachlässigen und nicht versuchen, sie zu erneuern, bricht sie von selbst zusammen. Zuerst in Bezug auf Lernen und Vitalität, dann in ethischer Hinsicht und schließlich in finanzieller und funktioneller Hinsicht.

In diesem Artikel habe ich erklärt, dass Ordnung gut und wichtig ist. Organisation und Zeitmanagement für Projekte sind von entscheidender Bedeutung, und mit diesem Management und der richtigen Zeiteinteilung für Aufgaben können Organisationen und Einzelpersonen erfolgreich sein! Oder, deutlicher gesagt, sie können Schritte in Richtung persönlichen und organisatorischen Wohlstands unternehmen.

Ein gutes Werkzeug für ein solches Organisationsleben ist die Verwendung eines Online-Zeiterfassungssystems wie TaskBrowse. Möchten Sie wissen, welche Vorteile Sie von TaskBrowse, einem effektiven Zeiterfassungssystem, erwarten können?

Hier sind einige seiner Eigenschaften:

• Automatisierte und kontinuierliche Erfassung der Arbeitszeiten
• Erfassung der Arbeitszeit von zu Hause und von unterwegs (für Berater, Außendienstmitarbeiter, Handwerker, Projektmitarbeiter usw.)
• Aufdecken von verstecktem Aufwand wie endlose Diskussionen und Abstimmungen, telefonische und schriftliche Kommunikation
• Nachweis der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden
• Live-Erfassung der Zeit oder per Stoppuhr, wobei die Zeit direkt auf die Aufgabe gebucht wird
• Ermöglicht einen einfachen Plan-Ist-Vergleich
• und weitere …

Also, probieren Sie TaskBrowse aus. Sie können es 3 Wochen kostenlos testen!

Vereinbaren sie ergänzend einen Demo-Termin (mit Leonhard Limburg).

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Heutzutage sind Effizienz und Produktivität die wichtigsten Ziele von Managern. Jeder ist auf der Suche nach höherer Produktivität. Experten sind der Meinung, dass eine der Voraussetzungen für Effektivität Zeitmanagementtechniken sind.

Hocheffiziente Menschen können ihre Zeit sehr gut einteilen, weil sie sich auf die Ergebnisse konzentrieren, anstatt sich auf die Aktivitäten zu konzentrieren, die zum Erreichen eines Ziels erforderlich sind, d. h. sie:

• Sie erledigen alles pünktlich.
• Sie liefern qualitativ hochwertige Arbeit.
• Sie haben einen professionellen Ruf
• eine bessere Work-Life-Balance haben.
• weniger Stress haben.

Lesen Sie weiter, um die einfachsten Zeitmanagementtechniken zu finden.

Persönliche Zeitmanagementtechniken

• 80/20-Regel
• Erstellen Sie eine TO-DO-Liste
• Kein Multitasking
• Lernen Sie, NEIN zu sagen
• Fälligkeitstermine festlegen
• Machen Sie eine Pause
• Richten Sie Ihr Zeitmanagement an Ihren Zielen aus
• Schlucken Sie den Frosch zuerst!

Zeitmanagement-Techniken 1: 80/20-Regel

Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre persönliche Zeit und die Ihres Teams zu managen, aber eine der effektivsten ist die Anwendung der 80/20-Regel. Diese Regel besagt, dass bei vielen Ereignissen etwa 80 % der Auswirkungen von 20 % der Ursachen herrühren. Mit anderen Worten, man erzielt 80 % des Ergebnisses mit 20 % des Aufwands. Der Schlüssel zur Steigerung der Effizienz liegt darin, sich auf die 20 % der Aufgaben zu konzentrieren, die zu den Ergebnissen führen. Diese Aufgaben können kompliziert, schwierig und zeitaufwendig sein, aber sie sollten ganz oben auf der TO-DO-Liste stehen.  Ihre anderen Aufgaben sollten nachrangig sein.

Zeitmanagement-Techniken 2: Erstellen einer TO-DO-Liste

Zeitmanagement beginnt mit Planung. Erstellen Sie eine Liste der Aufgaben, die Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Verwenden Sie die 80/20-Regel, um die Dinge zu priorisieren, die Ihre Abteilung verbessern werden. Die TO-DO-Liste hat viele Vorteile, sie

• sorgt dafür, dass Sie sich auf Ihre Ziele konzentrieren.
• Hilft Ihnen, sich auch an kleine Aufgaben zu erinnern.
• Hilft Ihnen, Prioritäten zu setzen, was wichtig oder dringend ist.
• Spart Zeit.
• Hält Sie unter Kontrolle und auf Kurs.
• Erstellt Dokumente darüber, was Sie getan haben und wie viel Zeit Sie dafür gebraucht haben.
• Und wenn Sie erledigte Aufgaben durchstreichen, haben Sie das Gefühl, etwas erreicht zu haben und erfolgreich zu sein.

(TaskBrowse stellt Ihre zugewiesenen Aufgaben in eine Liste wie die TO-DO-Liste und warnt Sie, wenn Sie kurz vor dem Fälligkeitsdatum stehen).

Zeitmanagementtechniken 3: Kein Multitasking

Um möglichst effizient zu sein, denken wir an Multitasking, aber in Wirklichkeit sind wir erfolgreicher, wenn wir uns auf eine Aufgabe zur gleichen Zeit konzentrieren. Multitasking verringert unsere Produktivität, weil es länger dauert, die Aufgaben zu erledigen.

Zeitmanagementtechniken 4: Lernen Sie, NEIN zu sagen

Wenn Sie sich erschöpft fühlen und unter großem Druck stehen, lehnen Sie es ab, weitere Aufgaben zu übernehmen. Überprüfen Sie Ihre To-Do-Liste, um festzustellen, ob die Annahme einer neuen Aufgabe Sie daran hindern kann, die Aufgaben mit hoher Priorität zu erledigen. Die Fähigkeit, Nein zu sagen, ist eine der wichtigsten Zeitmanagementtechniken.

Zeitmanagementtechniken 5: Termine festlegen

Legen Sie realistische Termine fest und halten Sie sie ein.

Zeitmanagementtechniken 6: Machen Sie eine Pause

Ihr Geist braucht Pausen, um sich auszuruhen und zu erfrischen. Wenn Sie sich eine kleine Pause gönnen, sind Sie konzentrierter und kreativer. Außerdem sind Sie dann besser in der Lage, mit stressigen Situationen umzugehen.

Zeitmanagementtechniken 7: Richten Sie Ihr Zeitmanagement an Ihren Zielen aus

• Was sind Ihre geschäftlichen Ziele?
• Verbringen Sie Ihre Zeit auf eine Weise, die diesen Zielen förderlich ist?

Ohne die Beantwortung dieser Fragen wissen Sie nicht, wie Sie Prioritäten setzen, organisieren und schließlich Ihre lange Aufgabenliste abarbeiten können.

1. Listen Sie Ihre Ziele auf

• Sie und Ihr Vorgesetzter sollten sich zu Beginn eines jeden Jahres treffen, um Ziele festzulegen.
• Bei diesem Treffen werden Sie herausfinden, wie diese Ziele mit dem Auftrag des Unternehmens zusammenhängen.
• Überprüfen Sie die Ziele und notieren Sie sie auf einem Papier oder in einer App.
• Nutzen Sie diese Ziele, um Ihren täglichen Aufgaben Prioritäten zuzuweisen und Ihre Fortschritte zu messen.
• Durch regelmäßiges Überprüfen dieser Liste können Sie die wichtigsten Aufgaben identifizieren, die Sie erledigen müssen, damit Sie planen können.

2. Erfassen Sie Ihre Zeit.

• Sobald Sie Ihre Ziele festgelegt haben, ist es an der Zeit zu prüfen, wie Sie Ihre Zeit verbracht haben
• Arbeiten Sie an den Dingen, die Sie tun müssen? (Themen, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Ziele zu erreichen)
• Oder gefährden Sie diese durch nicht damit zusammenhängende Aufgaben?
• Verfolgen Sie Ihre Aufgaben zwei Wochen lang, indem Sie die nachstehende Übung ausfüllen, um genau zu verstehen, wie Sie Ihre Zeit verbracht haben, und um festzustellen, ob Ihr Arbeitspensum angepasst werden sollte. Vielleicht stellen Sie fest, dass die Ergebnisse nicht mit Ihren Zielen übereinstimmen. Wenn Sie verstehen, wo diese Diskrepanz auftritt, können Sie sie beheben.

3. Schreiben Sie Ihre Aktivitäten auf.

• Lassen Sie nichts aus. Listen Sie alle Aufgaben auf, die Sie erledigen, die Sitzungen, an denen Sie teilnehmen, und sogar die Zeit, die Sie mit Ihren Mitarbeitern verbringen. Sobald Sie die Liste ausgefüllt haben, kategorisieren Sie sie. Dann können Sie verfolgen, wie viel Zeit Sie für die Aufgaben der einzelnen Kategorien aufgewendet haben, und herausfinden, ob Ihre Arbeit derzeit mit Ihren Zielen übereinstimmt oder nicht

mögliche Aufgabenkategorien:

Hauptverantwortlichkeiten: Diese Aufgaben sind der wichtigste Teil Ihrer Karriere.

Persönliche Aktivitäten: Aktivitäten und Projekte, die für Sie von Bedeutung sind, aber möglicherweise nicht zu Ihren Routineaufgaben gehören.

Menschenführung: Ihre Beziehungen zu anderen.

Ablenkungen: Unterbrechungen und dringende Angelegenheiten treten manchmal unerwartet auf.

Freie Zeit: Mittagspausen und Zeit, die Sie mit dem Schreiben persönlicher E-Mails, dem Surfen im Internet oder sozialen Netzwerken verbracht haben.

Administrative Aufgaben: Dazu gehören die Verwaltung und Verteilung von Informationen innerhalb eines Büros, wie das Ausfüllen eines Stundenzettels oder das Beantworten von Telefonanrufen.

4. Erfassen Sie Ihre Zeit.

Sobald Sie Ihre Kategorien erstellt haben, beginnen Sie damit, die Zeit zu erfassen, die Sie für die einzelnen Aufgaben aufwenden. Sie können Online-Apps für die Zeiterfassung verwenden.

Zeitmanagement-Techniken 8: Verschlucke den Frosch zuerst!

„Wenn Sie einen Frosch essen sollen, tun Sie das am besten gleich am Morgen. Und wenn du zwei Frösche essen sollst, ist es am besten, den größten zuerst zu essen.“

-Mark Twain

Das bedeutet:

Wenn Sie heute eine schwere Aufgabe zu erledigen haben, auch wenn sie so schwer ist wie einen Frosch zu verschlucken, sollten Sie zuerst diesen Frosch essen, damit Sie sich für den Rest des Tages befreit fühlen, weil Sie die schwerste Arbeit des Tages erledigt haben. Das ist wichtig, um Ihr persönliches und berufliches Leben zu verbessern. Das Beste daran ist, dass man den Rest des Tages nicht damit verbringt, darüber nachzudenken. Und wenn für den Rest des Tages etwas Schlimmes passiert, ist das nichts im Vergleich zum Essen eines Frosches.

Zeitmanagementtechniken zur Verbesserung der Teameffizienz:

Delegieren Sie die richtigen Aufgaben an die richtigen Personen

• Kommunizieren Sie klar und deutlich.
• Setzen Sie als Manager Fristen.
• Technologie nutzen.
• Seien Sie ein Vorbild.
• Bieten Sie Fortbildungsmöglichkeiten an.

Erfolgreiche Führungskräfte teilen Macht und Verantwortung mit ihren Mitarbeitern. Das bedeutet, dass die Führungskraft ihren Mitarbeitern vertraut, sie ermutigt und motiviert.

(Mit taskbrowse können Sie Ihren Mitarbeitern auf einfache Weise verschiedene Aufgaben zuweisen und Fristen für sie festlegen).

Kommunizieren Sie klar.

Eine klare Kommunikation erfordert aufmerksames Zuhören, Lesen, Sprechen und Schreiben, um Informationen korrekt zu übermitteln. Wertvolle Zeit wird vergeudet, wenn Mitglieder zurückkommen, um weitere Erklärungen zu erhalten, den ganzen Vormittag damit verbringen, ein Thema zu erforschen oder einige Aufgaben aufgrund schlecht gegebener Anweisungen falsch ausführen.

Setzen Sie als Manager Fristen.

Wenn Sie Mitarbeitern eine Aufgabe zugewiesen haben, setzen Sie ihnen eine realistische Frist. Fragen Sie die Mitarbeiter, was sie noch zu tun haben und welche Aufgabe zuerst erledigt werden soll. Seien Sie flexibel, um Prioritäten zu ändern. Mitarbeiter, die häufig Fristen versäumen, müssen ihre Zeitmanagementfähigkeiten verbessern.

Nutzen Sie die Technologie.

Einige Softwareprogramme können bei der Verwaltung und Verfolgung von Projekten helfen. Finden Sie ein System, das Ihnen zusagt, und behalten Sie es bei. Ein ständiger Systemwechsel verwirrt die Mitarbeiter und kostet viel Zeit, um eine neue Software zu erlernen. Wenn Sie die Online-Zeiterfassung nutzen, haben Sie einen klaren Überblick über den Projektstatus.

(taskbrowse ist ein cloudbasiertes Zeiterfassungssystem, das für die Erreichung der oben genannten Ziele geeignet ist. Testen Sie taskbrowse kostenlos und lassen Sie uns wissen, wenn Sie Fragen, Bedenken oder Anregungen haben).

Seien Sie ein Vorbild.

Als Führungskraft müssen Sie ein Vorbild für effektives Zeitmanagement sein. Wären Sie nicht ein besonderer Mitarbeiter, würden sich Ihre Mitarbeiter nicht um Zeitmanagementtechniken kümmern.

Bieten Sie Fortbildungsmöglichkeiten an.

Bieten Sie Schulungen zur Förderung von Zeitmanagementtechniken an und ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, daran teilzunehmen. Nehmen Sie gemeinsam mit ihnen an diesen Schulungen teil, um zu zeigen, wie wichtig Ihnen das Zeitmanagement ist.

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