يتضمن هذا التحديث مجموعة من التحسينات المهمة، أبرزها تطوير قدرات رايلا (Raila)، مساعد تسك براوز بالذكاء الاصطناعي، لتحليل المشاريع والتنبؤ بالمخاطر، إلى جانب إطلاق قائمة Navigation Rail الجديدة، والبحث الشامل، وإمكانية تثبيت العناصر المستخدمة بكثرة للوصول إليها بشكل أسرع.

تعرّف فيما يلي على أبرز ما أضفناه في هذا الإصدار.

جرّب TaskBrowse مجاناً

أصبحت Raila أكثر ذكاءً؛ من تحليل المشاريع إلى التنبؤ بالمخاطر

تم تطوير قدرات Raila، مساعد تسك براوز بالذكاء الاصطناعي، لتتجاوز مجرد الإجابة عن الأسئلة، وتساعد المديرين على تحليل حالة المشاريع، وتحديد الأمور التي تحتاج إلى اهتمام، واتخاذ قرارات أفضل.

في هذا الإصدار، تمت إضافة مجموعة من الأدوات الجديدة إلى Raila، إلى جانب تطوير عدد من الأدوات الموجودة مسبقاً.

التنبؤ بالمخاطر المستقبلية للمشروع

أصبحت Raila قادرة على تحليل معلومات المشروع وحالته الحالية، وتحديد المخاطر التي قد تظهر خلال المراحل القادمة من المشروع.

وتساعد هذه الميزة مدير المشروع على اكتشاف مؤشرات الخطر مبكراً واتخاذ إجراءات وقائية، بدلاً من الانتظار حتى تظهر المشكلة ثم التعامل معها.

فعلى سبيل المثال، يمكن لـ Raila تحليل حالة المهام، والتأخيرات، والاعتماديات بين المهام، وعبء العمل، وغيرها من بيانات المشروع، ثم إبراز العوامل التي قد تؤثر مستقبلاً في الجدول الزمني أو تنفيذ المشروع.

ملخص ذكي ومرتب حسب الأولوية للأمور التي تحتاج إلى اهتمام

من أبرز الإمكانات الجديدة في Raila إعداد ملخص مرتب حسب الأولوية للأمور التي تحتاج إلى اهتمامك.

فبدلاً من عرض كمية كبيرة من المعلومات، تقوم Raila بتحليل الأوضاع المختلفة وتحديد أهم العناصر التي ينبغي متابعتها أولاً.

ويأخذ هذا الملخص في الاعتبار أموراً مثل:

• المهام التي تجاوزت موعد استحقاقها؛
• المهام المتوقفة أو المحظورة؛
• المعالم الرئيسية التي اقترب موعدها؛
• سجلات الوقت التي لم تُسجل أو ما زالت غير مكتملة؛
• الأيام التي يتجاوز فيها عبء عمل أعضاء الفريق القدرة المحددة لهم؛
• الإشعارات المهمة التي لم تتم قراءتها بعد.

والنتيجة هي رؤية مختصرة وعملية لأهم الموضوعات التي تحتاج في تلك اللحظة إلى متابعة أو قرار، دون الحاجة إلى مراجعة أقسام النظام المختلفة واحداً تلو الآخر.

البحث في الاجتماعات ومراجعتها بمساعدة الذكاء الاصطناعي

تمت إضافة أدوات جديدة إلى Raila تتيح البحث في الاجتماعات والقرارات المرتبطة بها ومراجعتها وتحليلها.

يمكنك الآن التحدث مع Raila وطرح أسئلة حول الاجتماعات، والبحث عن المعلومات المطلوبة بين الاجتماعات والقرارات المسجلة، والوصول بشكل أسرع إلى القرارات والموضوعات التي تمت مناقشتها والمعلومات ذات الصلة.

وتصبح هذه الميزة مفيدة بشكل خاص في المشاريع التي تتضمن عدداً كبيراً من الاجتماعات والقرارات، حيث يمكنها تقليل الوقت المطلوب للبحث عن المعلومات ومراجعتها بشكل ملحوظ.

إنشاء الرسوم البيانية بالذكاء الاصطناعي داخل المحادثة

أصبحت Raila قادرة أثناء المحادثة على إنشاء الرسوم البيانية وعرضها إلى جانب الإجابات النصية.

فعندما يكون فهم الإجابة أسهل من خلال تمثيل البيانات بصرياً، يمكن لـ Raila تقديم البيانات ذات الصلة على شكل رسم بياني.

وتساعدك هذه الميزة على فهم الاتجاهات والمقارنات وحالة المشروع بشكل أسرع، كما تقلل الحاجة إلى إنشاء الرسوم البيانية يدوياً في العديد من التحليلات.

تطوير تحليل صحة المشاريع والمهام

تم أيضاً تطوير الأدوات الخاصة بـ تحليل صحة المشروع في هذا التحديث.

يمكن لـ Raila تحليل مختلف جوانب حالة المشروع وتقديم صورة شاملة عن صحته، كما أصبحت قادرة على إجراء تحليل أكثر تفصيلاً لـ صحة مهام المشروع.

وبذلك يستطيع مدير المشروع التعرف بشكل أسرع على:

• الأجزاء التي تسير بصورة جيدة داخل المشروع؛
• المهام التي تحتاج إلى مزيد من الاهتمام؛
• مؤشرات التأخير أو ضغط العمل أو المشكلات في التنفيذ؛
• والأجزاء التي ينبغي أن تحظى بتركيز إداري أكبر.

Raila: من الإجابة عن الأسئلة إلى التحليل ودعم اتخاذ القرار

هدفنا من تطوير Raila هو ألا يكون الذكاء الاصطناعي في تسك براوز مجرد أداة لطرح الأسئلة والحصول على الإجابات.

تتطور Raila تدريجياً لتصبح مساعداً يستطيع تحليل البيانات الحقيقية للمشاريع، وربط المعلومات المختلفة بعضها ببعض، واكتشاف العناصر المهمة وسط كم كبير من البيانات، ومساعدة المديرين على اكتشاف المشكلات بشكل أسرع واتخاذ قرارات أفضل.

القائمة الجديدة في تسك براوز بتصميم Navigation Rail؛ وصول أسرع وتجربة استخدام أبسط

أصبحت قائمة تسك براوز الجديدة بتصميم Navigation Rail متاحة للمستخدمين ضمن تحديث سبتمبر 2026.

ولا يقتصر الهدف من هذا التغيير على تحديث شكل القائمة فقط، بل تم تصميم الهيكل الجديد لتسهيل الوصول إلى الأقسام الأكثر استخداماً، وتمكين المستخدم من تخصيص بيئة عمله، وتقليل عدد الخطوات اللازمة للوصول إلى المعلومات التي يحتاج إليها.

وبالتزامن مع إضافة Navigation Rail، تمت أيضاً إضافة البحث الشامل، وإمكانية تثبيت العناصر المستخدمة بكثرة، وإعدادات شخصية جديدة إلى تسك براوز.

ما هو Navigation Rail؟

Navigation Rail هو نمط شائع في تصميم واجهات المستخدم، يعرض الأقسام الرئيسية للبرنامج داخل شريط تنقل عمودي.

وفي القائمة الجديدة لتسك براوز، تم وضع الأقسام الأساسية داخل Navigation Rail حتى يتمكن المستخدم من الانتقال بشكل أسرع بين أجزاء النظام المختلفة.

وتشمل هذه الأقسام:

• الرئيسية
• العمل
• الفريق
• التحليلات
• المزيد
• رايلا
• المساعدة
• إعدادات الملف الشخصي والمستخدم

وتستمر صلاحيات المستخدمين والقيود المرتبطة بالتراخيص في العمل كما كانت من قبل، ولذلك لا يرى كل مستخدم إلا الأقسام التي يملك صلاحية الوصول إليها.

يمكن للمستخدمين الحاليين اختيار القائمة التي يفضلونها

حتى لا يؤثر تغيير القائمة في تجربة المستخدمين الحاليين، سيستمر المستخدمون الحاليون افتراضياً في استخدام القائمة الكلاسيكية.

ويمكنهم في أي وقت الانتقال إلى إعدادات الملف الشخصي والمستخدم ← التفضيلات وثم التبديل بين القائمة الكلاسيكية وقائمة Navigation Rail الجديدة.

التعرّف على أقسام القائمة الجديدة

تم تنظيم إمكانات تسك براوز في عدة أقسام رئيسية داخل القائمة الجديدة، بهدف جعل الوصول إلى الأجزاء الأكثر استخداماً أسرع وأسهل.

الرئيسية

• نظرة عامة
• الوصول السريع: لوحة المهام، الجدول اليومي، سجل الوقت، التقويم

العمل

• عملي اليومي: المشاريع، لوحة مهامي، جدول مهامي، الجدول اليومي، سجل الوقت
• اليوم: تسجيل دخول / تسجيل خروج

الفريق

• الفريق: جميع المهام، الاجتماعات
• إدارة الفريق: مراجعة الخطط وسجلات الوقت

التحليلات

• التحليلات: تعرض مجموعة من التقارير الأكثر استخداماً للوصول إليها بسرعة.
• التقارير: جميع التقارير، ملخص سجلاتي الزمنية، بانوراما المشاريع
• المحلل: منشئ التقارير، الرسوم البيانية، منشئ الرسوم البيانية

المزيد

• الإدارة: إدارة الفترات، إدارة المستخدمين، إدارة مستويات الوصول، النسخ الاحتياطي واستعادة، استيراد وقت حضور المستخدمين، إدارة الملفات
• إعدادات النظام: العملاء/المحافظ، البرامج/العقود، فئات المهام، الوسوم، فئات التكاليف، المهارات، أنواع أهداف المشروع، تصنيفات أهداف المشروع، وحدات القياس
• إدارة التراخيص: معلومات الترخيص، الصفحة الرئيسية لإدارة التراخيص، التراخيص، شراء الترخيص، ترقية الترخيص، سؤال

إعدادات الملف الشخصي والمستخدم

إعدادات الملف الشخصي والمستخدم، لوحة أداء المستخدم، صورة الخلفية أو اللون، الإعدادات وتسجيل الخروج.

ثبّت الأقسام التي تستخدمها باستمرار

من أهم مزايا القائمة الجديدة بنمط Navigation Rail إمكانية تثبيت العناصر المستخدمة بكثرة.

يمكن للمستخدم تثبيت الأقسام التي يتعامل معها باستمرار، مثل:

• التقارير
• المشاريع
• المهام
• وغيرها من الأقسام المتاحة له

ويتم حفظ العناصر المثبتة لكل مستخدم على الخادم، ولذلك تبقى إعداداته محفوظة حتى بعد تحديث الصفحة أو تسجيل الخروج أو تسجيل الدخول مرة أخرى.

ويراعي تسك براوز أيضاً صلاحيات المستخدم عند عرض هذه العناصر. فإذا فقد المستخدم لاحقاً صلاحية الوصول إلى أحد الأقسام أو لم يعد ترخيصه يشمل هذا القسم، فلن يظهر له حتى لو قام بتثبيته سابقاً.

البحث الشامل؛ اعثر على ما تحتاج إليه بشكل أسرع

تمت إضافة البحث الشامل في تسك براوز إلى شريط الرأس في الإصدار الجديد.

وبدلاً من الانتقال إلى أقسام متعددة والبحث داخل كل قسم على حدة، يمكنك الآن البحث من مكان واحد في أنواع مختلفة من المعلومات داخل تسك براوز.

ويشمل البحث الشامل عناصر مثل:

• المشاريع
• المهام
• العملاء
• العقود
• المستخدمين
• الاجتماعات
• التقارير
• عناصر القائمة

كما يمكنك التعامل مباشرة مع نتائج البحث.

فعلى سبيل المثال، عند اختيار مشروع سيتم نقلك مباشرة إلى صفحته، وعند اختيار مهمة ستفتح نافذة تفاصيلها، أما عند اختيار مستخدم فسيتم عرض قائمة إدارة المستخدمين بعد تصفيتها وفقاً لذلك المستخدم.

وللوصول إلى البحث بشكل أسرع، يمكنك أيضاً استخدام الاختصار Ctrl + K.

ثبّت العناصر مباشرةً من نتائج البحث

لا يقتصر البحث الشامل في تسك براوز على تسريع الوصول إلى المعلومات، بل يمكنك أيضاً تثبيت العنصر الذي وجدته مباشرةً من نتائج البحث ليظل متاحاً لك بسهولة في المرات القادمة.

فعلى سبيل المثال، إذا بحثت عن اسم مشروع معين، يمكنك تثبيت ذلك المشروع نفسه.

وبالطريقة نفسها، عند البحث عن مهمة، يمكنك تثبيت تلك المهمة تحديداً. وتتوفر الإمكانية نفسها للعناصر الأخرى التي يمكن تثبيتها.

وبذلك، إذا كنت تعمل باستمرار على عدد محدد من المشاريع أو المهام، فلن تحتاج إلى المرور عبر القوائم أو الصفحات المختلفة في كل مرة؛ يكفي أن تبحث عنها مرة واحدة وتثبّتها لتصبح دائماً سهلة الوصول.

كما توضح نتائج البحث حالة التثبيت لكل عنصر:

• أيقونة تثبيت خضراء: تعني أن العنصر مثبت حالياً.
• أيقونة تثبيت رمادية: تعني أن العنصر غير مثبت بعد.

ويمكنك تغيير حالة التثبيت بمجرد النقر على الأيقونة.

وبهذه الطريقة، لا يقتصر تخصيص القائمة الجديدة على تثبيت أقسام عامة مثل «المشاريع» أو «المهام»، بل يمكنك أيضاً إضافة مشاريعك ومهامك المهمة مباشرةً إلى مساحة عملك الشخصية.

فصل الإعدادات الشخصية عن معلومات المستخدم

بالتزامن مع إعادة تصميم القائمة، تم أيضاً تعديل بنية الملف الشخصي وإعدادات المستخدم.

في السابق، كانت بعض الإعدادات المتعلقة بطريقة استخدام النظام موجودة إلى جانب معلومات المستخدم.

أما الآن، فقد تمت إضافة علامة تبويب جديدة باسم التفضيلات بهدف فصل معلومات المستخدم عن الإعدادات التي تتحكم في تجربة استخدام تسك براوز.

ومن خلال هذا القسم يمكنك تحديد:

• الثقافة
• أول يوم في الأسبوع
• السمة أو المظهر
• الاختيار بين القائمة الكلاسيكية وقائمة Navigation Rail للمستخدمين الحاليين
• إظهار أو إخفاء الأيقونة العائمة لـ رايلا

وقد ساعد هذا التغيير على تنظيم إعدادات بيئة العمل بشكل أفضل وتسهيل الوصول إليها.

خطوة أخرى في إعادة تصميم تجربة استخدام تسك براوز

الهدف الرئيسي من إضافة القائمة الجديدة بنمط Navigation Rail هو جعل العمل اليومي مع تسك براوز أكثر بساطة وسرعة.

فالوصول الأسرع إلى الأقسام الرئيسية، وإمكانية تثبيت العناصر المستخدمة بكثرة، والبحث الشامل، والإعدادات الشخصية الجديدة، كلها تساعد كل مستخدم على تهيئة بيئة تسك براوز بما يتناسب مع احتياجاته وطريقة عمله.

إذا كنت ترغب في تجربة الميزات الجديدة في تسك براوز مجاناً، جرّب TaskBrowse الآن.

من خلال تحليل بيانات المشاريع الحالية والسابقة، يمكن للذكاء الاصطناعي اكتشاف أنماط قد يكون من الصعب أو من المستهلك للوقت أن يلاحظها مدير المشروع بنفسه. وتساعد هذه التحليلات على اتخاذ قرارات أكثر دقة، ووضع خطط أكثر واقعية، واكتشاف المشكلات في مراحل مبكرة.

ولا يقتصر استخدام الذكاء الاصطناعي في إدارة المشاريع على الأتمتة فقط؛ بل يشمل أيضًا تقدير مدة الأنشطة، وتحليل عبء العمل لدى أعضاء الفريق، وتقييم أداء المشروع، وتحليل التقارير، واستخراج المهام من الاجتماعات.

في هذا المقال، سنتعرّف على أبرز تطبيقات الذكاء الاصطناعي في إدارة المشاريع، والبيانات التي يحتاج إليها، وكيف يمكن أن يساعد مدير المشروع على اتخاذ قرارات أفضل وأكثر دقة.

ما هو الذكاء الاصطناعي في إدارة المشاريع؟

يشير الذكاء الاصطناعي في إدارة المشاريع إلى استخدام التقنيات الذكية لتحليل البيانات، والتخطيط، والتنبؤ، وأتمتة جزء من عمليات إدارة المشاريع. وعادةً ما تعمل هذه التقنيات إلى جانب الأدوات والأساليب التقليدية لإدارة المشاريع، لتساعد مدير المشروع على اتخاذ قرارات أسرع وأكثر دقة.

فعلى سبيل المثال، يمكن للذكاء الاصطناعي تحليل البيانات المتعلقة بمدة تنفيذ الأنشطة، وتقدم المشروع، والموارد، والتكاليف، وسجلات المشاريع السابقة، ثم الاستفادة منها في تقدير المدة، وتحديد المخاطر، أو اكتشاف احتمالات التأخير مبكرًا.

وفي برامج إدارة المشاريع بالذكاء الاصطناعي، تكون هذه القدرات مرتبطة مباشرة ببيانات المشروع؛ ولذلك لا يقدّم الذكاء الاصطناعي إجابات عامة فقط، بل يمكنه تقديم تحليلات واقتراحات تستند إلى الوضع الفعلي للمشروع.

لماذا يُعد استخدام الذكاء الاصطناعي في إدارة المشاريع مهمًا؟

كلما ازداد حجم المشروع وتعقيده، ازدادت كمية المعلومات التي يحتاج مدير المشروع إلى مراجعتها؛ بدءًا من حالة الأنشطة والأوقات المسجّلة، وصولًا إلى الموارد والتكاليف والاعتماديات ونسبة التقدم.

ولا تكمن المشكلة في جمع هذه المعلومات فقط، بل في القدرة على اكتشاف المؤشرات المهمة من بينها: ما النشاط الذي قد يتأخر؟ أي عضو في الفريق يعمل بما يتجاوز طاقته؟ ما التقديرات غير الواقعية؟ وما التغييرات التي قد تتحول إلى مخاطر؟

وتظهر أهمية الذكاء الاصطناعي في إدارة المشاريع تحديدًا في هذه النقطة. إذ يمكنه تحليل كميات كبيرة من البيانات، واكتشاف الأنماط والانحرافات بسرعة أكبر، وإبراز الحالات التي تحتاج إلى انتباه مدير المشروع.

وبالتالي، لا يقتصر دور الذكاء الاصطناعي على أتمتة المهام المتكررة، بل يمكنه مساعدة مدير المشروع على اكتشاف المشكلات مبكرًا واتخاذ القرارات استنادًا إلى البيانات.

كيف يساعد الذكاء الاصطناعي مدير المشروع؟

يحتاج مدير المشروع إلى إدارة الوقت والموارد ونطاق المشروع والاتصالات وتقدم المشروع في الوقت نفسه. ومع ازدياد حجم المشروع وتعقيده، تصبح مراجعة كل هذه المعلومات أكثر صعوبة. وهنا يمكن أن يساعد الذكاء الاصطناعي في إدارة المشاريع من خلال تحليل البيانات، واكتشاف الأنماط، والتنبيه إلى الانحرافات، مما يمكّن مدير المشروع من اكتشاف بعض المشكلات في وقت مبكر.

• الأهداف غير الواضحة وتغيّر نطاق المشروع: قد تؤدي التغييرات المستمرة في المتطلبات دون تعديل الجدول الزمني والموارد إلى انحراف المشروع عن مساره الأساسي. ويمكن للذكاء الاصطناعي تحليل التغييرات والقرارات والأنشطة الجديدة، وإظهار تأثيرها المحتمل على خطة المشروع بصورة أوضح.
• إدارة الوقت والتخطيط: تُعد المواعيد النهائية غير الواقعية، وتجاهل الاعتماديات، والتقدير غير الدقيق للمدة من الأسباب الشائعة لتأخر المشاريع. ويمكن للذكاء الاصطناعي الاستفادة من البيانات السابقة لتحليل التقديرات واتجاهات التقدم، والتنبؤ باحتمالات التأخير في وقت مبكر.
• محدودية الموارد: عندما يعمل أعضاء الفريق على عدة مشاريع أو أنشطة في الوقت نفسه، تزداد احتمالية ظهور الاختناقات وعدم التوازن في توزيع العمل. ويمكن للذكاء الاصطناعي تحليل عبء العمل وتخصيص الموارد، وتحديد مواطن عدم التوازن.
• اضطراب الاتصالات: قد تتوزع القرارات والمناقشات ومعلومات المشروع بين الاجتماعات والأدوات المختلفة. ويمكن للذكاء الاصطناعي المساعدة في تلخيص المعلومات، واستخراج القرارات، وتحويل البنود القابلة للتنفيذ إلى مهام واضحة.
• عدم وجود رؤية كافية لحالة المشروع: عندما تكون بيانات المشروع كثيرة أو موزعة بين مصادر متعددة، يصبح من الصعب تحديد الوضع الفعلي للمشروع. ويمكن للذكاء الاصطناعي جمع وتحليل البيانات المتعلقة بالوقت والتقدم والتكاليف والأنشطة، ثم إبراز النقاط التي تتطلب انتباه مدير المشروع.

وفي الواقع، لا تتمثل أهم وظيفة للذكاء الاصطناعي في اتخاذ القرار بدلًا من مدير المشروع، بل في مساعدته على رؤية المعلومات المهمة بسرعة أكبر واتخاذ القرارات استنادًا إلى البيانات.

أهم تطبيقات الذكاء الاصطناعي في إدارة المشاريع

يمكن أن يساعد الذكاء الاصطناعي في إدارة المشاريع مدير المشروع في مراحل مختلفة من دورة حياة المشروع، بدءًا من التخطيط الأولي ووصولًا إلى متابعة التقدم واتخاذ القرارات. ومن أهم تطبيقاته:

1. تحسين التخطيط والجدولة الزمنية للمشروع

يمكن للذكاء الاصطناعي تحليل بيانات المشاريع السابقة، وقدرات أعضاء الفريق، والوقت المستغرق في تنفيذ أنشطة مشابهة، والاعتماديات بين المهام، ثم استخدام هذه البيانات للمساعدة في إعداد خطط أكثر واقعية.

فعلى سبيل المثال، إذا كان نشاط معين يستغرق في المشاريع السابقة وقتًا أطول من المدة المقدّرة له، فيمكن أخذ هذه البيانات التاريخية في الاعتبار عند تقدير مدة الأنشطة الجديدة. كما يمكن أن يساعد تحليل قدرات أعضاء الفريق على تجنب تحميل أحد الأفراد أعمالًا تفوق طاقته.

وعند حدوث تغييرات في نطاق المشروع أو موارده أو أولوياته، يمكن كذلك تحليل تأثير هذه التغييرات على الخطة بسرعة أكبر وإجراء التعديلات اللازمة على الجدول الزمني.

2. تحديد مخاطر المشروع والتنبؤ بها

يُعد اكتشاف الأنماط التي قد تشير إلى احتمال وقوع خطر من أهم تطبيقات الذكاء الاصطناعي في إدارة المشاريع.

فعلى سبيل المثال، قد يكون التأخر المتكرر في بعض الأنشطة، أو ازدياد الفارق بين الوقت المقدّر والوقت الفعلي، أو اعتماد عدة أنشطة مهمة على مورد واحد، أو تأخر الأنشطة السابقة التي تعتمد عليها مهام أخرى، مؤشرات على ارتفاع مستوى المخاطر.

ومن خلال تحليل هذه البيانات، يمكن للذكاء الاصطناعي مساعدة مدير المشروع على اكتشاف المشكلات المحتملة مبكرًا واتخاذ الإجراءات المناسبة قبل أن تتفاقم. ومع ذلك، تبقى مسؤولية تحديد كيفية التعامل مع المخاطر واتخاذ القرار النهائي على عاتق مدير المشروع.

3. إعداد التقارير ومراقبة حالة المشروع تلقائيًا

يتطلب إعداد تقارير حالة المشروع عادةً جمع المعلومات من الأنشطة، وتقارير أعضاء الفريق، والأوقات المسجّلة، ونسب التقدم.

يمكن للذكاء الاصطناعي تلخيص هذه البيانات وإبراز التغييرات المهمة، والأنشطة المتأخرة، والنقاط التي تحتاج إلى اهتمام، واتجاه تقدم المشروع.

وبذلك، يقضي مدير المشروع وقتًا أقل في جمع المعلومات وإعداد التقارير، ويمكنه تخصيص وقت أكبر لتحليل الوضع واتخاذ القرارات.

4. إدارة المعرفة ومعلومات المشروع

تنتج المشاريع بمرور الوقت كميات كبيرة من المعلومات، مثل محاضر الاجتماعات، والوثائق، والقرارات، والمحادثات، والتغييرات التي تطرأ على المشروع.

يمكن للذكاء الاصطناعي تلخيص هذه المعلومات، واستخراج القرارات المهمة، وتوفير المحتوى المرتبط بموضوع معين لأعضاء الفريق بسرعة أكبر.

وتكون هذه الإمكانية مفيدة بشكل خاص عند انضمام عضو جديد إلى المشروع، أو عندما يحتاج الفريق إلى معرفة خلفية قرار أو موضوع معين دون مراجعة عدد كبير من الوثائق.

5. تحليل الاجتماعات واستخراج المهام

يتم اتخاذ جزء كبير من قرارات المشروع خلال الاجتماعات، وقد يتم نسيان بعض هذه القرارات لاحقًا أو نقلها بصورة غير مكتملة.

يمكن للذكاء الاصطناعي تحليل محتوى الاجتماع، وتلخيص النقاط الرئيسية، واستخراج القرارات والمسؤوليات والمهام القابلة للتنفيذ.

وبذلك، لا يبقى محضر الاجتماع مجرد وثيقة محفوظة في الأرشيف، بل يمكن تحويله مباشرة إلى معلومات قابلة للاستخدام في إدارة المشروع.

اقرأ المزيد عن إدارة الاجتماعات.

6. أتمتة سير العمل والأنشطة المتكررة

يُستهلك جزء من وقت مديري المشاريع وأعضاء الفريق في أنشطة متكررة، مثل متابعة حالة المهام، وإرسال التذكيرات، وتصنيف المعلومات، وإجراء التحديثات الدورية.

يمكن للذكاء الاصطناعي أتمتة جزء من هذه العمليات أو اقتراح الوقت المناسب لتنفيذ إجراء معين.

ويختلف ذلك عن الأتمتة التقليدية؛ إذ يمكن للأنظمة الذكية الاعتماد، إلى جانب القواعد المحددة مسبقًا، على حالة المشروع وبياناته لاختيار الإجراء الأكثر ملاءمة.

اقرأ المزيد عن إدارة سير العمل.

7. اتخاذ القرارات المبنية على البيانات

يحتاج مدير المشروع عادةً إلى كمية كبيرة من المعلومات المتعلقة بالوقت والتكلفة والتقدم والموارد والأداء السابق لاتخاذ القرارات.

يمكن للذكاء الاصطناعي تحليل العلاقات بين هذه البيانات واكتشاف أنماط قد يكون من الصعب ملاحظتها عند مراجعة التقارير بشكل منفصل.

وبهذه الطريقة، لا تعتمد عملية اتخاذ القرار على الخبرة والحدس فقط، بل يستطيع مدير المشروع دعم حكمه بمزيد من البيانات والأدلة.

8. مراقبة حالة المشروع واكتشاف الانحرافات

مع التغير المستمر في حالة الأنشطة، قد لا يتم اكتشاف بعض الانحرافات إلا بعد أن تتحول إلى مشكلات جدية.

يمكن للذكاء الاصطناعي تحليل التغيرات المتعلقة بالوقت والتقدم والتكلفة وعبء العمل وغيرها من مؤشرات المشروع، وتحديد الحالات غير الاعتيادية أو التي تحتاج إلى اهتمام.

والهدف من هذا التحليل ليس استبدال مدير المشروع، بل مساعدته على اكتشاف التطورات المهمة بسرعة أكبر، خاصة تلك التي قد يصعب ملاحظتها وسط الكم الكبير من المعلومات.

9. تحليل سيناريوهات المشروع المختلفة

من التطبيقات الأخرى للذكاء الاصطناعي المساعدة في تحليل سيناريوهات «ماذا لو؟».

فعلى سبيل المثال، يمكن لمدير المشروع دراسة تأثير زيادة الموارد أو تقليلها، أو تأخر نشاط مهم، أو تغيير الميزانية، أو تعديل أحد المعالم الرئيسية على الجدول الزمني ونتائج المشروع.

ويساعد هذا النوع من التحليل مدير المشروع على تقييم الآثار المحتملة بصورة أفضل قبل تنفيذ أي تغيير مهم.

10. مراقبة الجودة والتنبؤ بإعادة العمل

يمكن للذكاء الاصطناعي تحليل البيانات المتعلقة بالأخطاء، والتعديلات، والأنشطة التي أُعيدت للمراجعة، ومشكلات الجودة في المشاريع السابقة، ثم اكتشاف الأنماط التي تزيد من احتمال الحاجة إلى إعادة العمل.

فعلى سبيل المثال، إذا كان نوع معين من الأنشطة يحتاج عادةً إلى عدة جولات من التصحيح، أو إذا كانت أخطاء متشابهة تتكرر في مرحلة محددة من المشروع، فيمكن للذكاء الاصطناعي اكتشاف هذا النمط في وقت مبكر وتنبيه مدير المشروع إليه.

ويمكن لهذا التحليل أن يساعد الفريق على فرض رقابة أكبر على الأنشطة ذات المخاطر المرتفعة من ناحية الجودة قبل التسليم النهائي، وبالتالي تقليل الوقت والتكلفة الناتجين عن إعادة تنفيذ الأعمال أو تصحيحها.

ما البيانات التي يحتاج إليها الذكاء الاصطناعي لتحليل المشروع؟

تعتمد جودة تحليل الذكاء الاصطناعي بدرجة كبيرة على جودة البيانات المتاحة له ومدى اكتمالها. وكلما كانت بيانات المشروع أكثر دقة وتنظيمًا، زادت إمكانية الحصول على تحليلات أكثر موثوقية.

وبحسب نوع التحليل، يمكن للذكاء الاصطناعي الاعتماد على بيانات مثل:

• الأنشطة والأنشطة الفرعية والاعتماديات بينها
• الوقت المقدّر والوقت الفعلي لتنفيذ الأعمال
• الجدول الزمني والمواعيد النهائية للأنشطة
• نسبة تقدم المشروع
• المسؤول عن كل نشاط وعبء العمل لدى أعضاء الفريق
• تكاليف المشروع وميزانيته
• تقارير العمل وسجلات الوقت
• محاضر الاجتماعات والقرارات والمحادثات المرتبطة بالمشروع
• بيانات المشاريع المشابهة السابقة ونتائجها

فعلى سبيل المثال، إذا كان الهدف هو التنبؤ بالتأخير، تصبح بيانات الجدول الزمني، ونسبة التقدم، واعتماديات الأنشطة، وسجل التأخيرات السابقة أكثر أهمية. أما عند تحليل عبء العمل، فتكون بيانات تخصيص الأنشطة، وقدرات أعضاء الفريق، والأوقات المسجّلة ضرورية لإجراء تحليل دقيق.

لذلك، لا يعتمد الاستخدام الفعّال لـ الذكاء الاصطناعي في إدارة المشاريع على وجود نموذج ذكي فقط؛ بل تُعد بيانات المشروع الدقيقة والمنظمة المادة الأساسية التي يعتمد عليها التحليل.

ما الفرق بين الذكاء الاصطناعي العام والذكاء الاصطناعي المتصل ببيانات المشروع؟

يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي العامة شرح مفاهيم إدارة المشاريع، وتقديم الاقتراحات، وإنشاء النصوص، والإجابة عن الأسئلة بناءً على المعلومات التي يزوّدها بها المستخدم. لكنها عادةً لا تعرف الوضع الفعلي لمشروعك.

فعلى سبيل المثال، يمكن لأداة ذكاء اصطناعي عامة أن تشرح كيفية تقييم مخاطر المشروع، لكنها من دون الوصول إلى بيانات المشروع لا تعرف أي الأنشطة متأخر، أو أي عضو في الفريق يعمل بما يتجاوز طاقته، أو أي اعتماد بين الأنشطة قد يؤدي إلى حدوث تأخير.

في المقابل، يمكن للذكاء الاصطناعي المتصل ببرنامج إدارة المشاريع، وفقًا لمستويات الوصول المحددة، تحليل البيانات الفعلية للمشروع وتقديم نتائج مبنية على هذه البيانات. وفي هذه الحالة، يمكن الإجابة عن أسئلة مثل: «ما الأنشطة المعرّضة للتأخير؟»، و«أي أعضاء الفريق لديهم عبء عمل غير متوازن؟»، و«أي مشروع لديه أكبر فرق بين الوقت المقدّر والوقت الفعلي؟» بالاعتماد على البيانات المسجّلة في النظام.

ولهذا، يكمن الفرق الأساسي في أن الذكاء الاصطناعي العام يعرف عن إدارة المشاريع، بينما يستطيع الذكاء الاصطناعي المتصل ببيانات المشروع تحليل مشروعك نفسه.

وفي صفحة إدارة المشاريع بالذكاء الاصطناعي يمكنك الاطلاع على مثال لهذا النهج، حيث يعمل الذكاء الاصطناعي إلى جانب البيانات الفعلية المسجّلة في برنامج إدارة المشاريع.

هل سيحل الذكاء الاصطناعي محل مدير المشروع؟

يمكن للذكاء الاصطناعي تنفيذ جزء كبير من المهام التحليلية والمتكررة في إدارة المشاريع بسرعة أكبر، لكن ذلك لا يعني أنه سيحل محل مدير المشروع.

فإدارة المشروع لا تقتصر على تحليل الجدول الزمني أو التكاليف أو التقارير. إذ يحتاج مدير المشروع إلى التفاوض مع أصحاب المصلحة، وإدارة النزاعات، وتحديد الأولويات، واتخاذ القرارات المتعلقة بالتغييرات، ومراعاة ظروف لا يمكن دائمًا اكتشافها من خلال البيانات وحدها.

يمكن للذكاء الاصطناعي اكتشاف مؤشرات المشكلة، أو التنبؤ باحتمال التأخير، أو اقتراح عدة خيارات لتخصيص الموارد؛ لكن القرار النهائي بشأن الإجراء الأنسب، وفقًا لأهداف المشروع وظروف المؤسسة، لا يزال يحتاج إلى الحكم والخبرة البشرية.

لذلك، يمكن اعتبار الدور الأنسب لـ الذكاء الاصطناعي في إدارة المشاريع هو دور مساعد مدير المشروع؛ أي أداة تحلل المعلومات بسرعة أكبر وتوفر رؤية أفضل لاتخاذ القرارات، وليس أداة تتولى مسؤولية إدارة المشروع بالكامل.

كيف تبدأ استخدام الذكاء الاصطناعي في إدارة المشاريع؟

لا يتطلب البدء باستخدام الذكاء الاصطناعي في إدارة المشاريع تغيير جميع العمليات منذ البداية. من الأفضل أن تبدأ بمشكلة محددة، وتقيس النتائج، ثم توسّع نطاق الاستخدام تدريجيًا.

1. حدّد مشكلة واضحة تريد حلها

ابدأ بمراجعة عمليات إدارة المشاريع الحالية، وحدد أين يحدث أكبر هدر للوقت أو أعلى مستوى من عدم اليقين.

على سبيل المثال:

• ما الأنشطة المتكررة التي تستغرق وقتًا طويلًا؟
• في أي أجزاء من المشروع تحدث التأخيرات غالبًا؟
• هل تقديرات مدة الأنشطة دقيقة؟
• هل عبء العمل موزّع بشكل متوازن بين أعضاء الفريق؟
• كم يستغرق إعداد تقرير حالة المشروع؟

من الأفضل أن تبدأ استخدام الذكاء الاصطناعي لمعالجة إحدى هذه المشكلات المحددة، بدلًا من الانطلاق بهدف عام مثل «جعل إدارة المشاريع أكثر ذكاءً».

2. تحقّق من البيانات المتاحة لديك

إذا كان هدفك هو تحليل حالة المشروع أو التنبؤ بها، فإن جودة البيانات تلعب دورًا أساسيًا.

يمكن أن تعتمد تحليلات الذكاء الاصطناعي على بيانات مثل الأنشطة، والأوقات المسجّلة، ونسب التقدم، والمسؤول عن كل نشاط، والتكاليف، وسجلات المشاريع السابقة.

وقبل اختيار الأداة، تأكد من أن هذه البيانات تُسجَّل بصورة منتظمة ومنظمة وقابلة للاستخدام.

3. اختر الأداة المناسبة لاحتياجاتك

ليست جميع أدوات الذكاء الاصطناعي مصممة للغرض نفسه. فبعضها مناسب أكثر لإنشاء المحتوى وتلخيصه، وبعضها لأتمتة العمليات، بينما يركز بعضها الآخر على تحليل بيانات المشاريع.

وعند اختيار الأداة، لا تنظر إلى إمكاناتها فقط، بل انتبه أيضًا إلى:

• إمكانية الوصول إلى بيانات المشروع الفعلية
• مستويات وصول المستخدمين
• أمن المعلومات وسريتها
• إمكانية التكامل مع الأدوات الحالية
• سهولة الاستخدام لأعضاء الفريق
• تكلفة الاستخدام مقارنة بالقيمة التي تحققها

4. ابدأ بتطبيق محدود

بدلًا من استخدام الذكاء الاصطناعي في جميع جوانب المشروع في الوقت نفسه، ابدأ بتجربة تطبيق واحد محدد.

فعلى سبيل المثال، يمكن البدء بتلخيص الاجتماعات، أو تحليل تقارير العمل، أو تقدير مدة الأنشطة، أو تحليل عبء العمل لدى أعضاء الفريق.

وتساعد هذه الطريقة على تقييم دقة الأداة وقيمتها الفعلية قبل توسيع نطاق استخدامها.

5. حافظ على الإشراف البشري

لا ينبغي قبول اقتراحات وتحليلات الذكاء الاصطناعي دون مراجعة.

يجب أن يكون مدير المشروع قادرًا على مقارنة مخرجات الذكاء الاصطناعي بالوضع الفعلي للمشروع، وقيود المؤسسة، والمعلومات التي قد لا تكون ممثلة في البيانات.

وتتحقق أفضل النتائج عندما تُستخدم قدرات الذكاء الاصطناعي التحليلية إلى جانب خبرة مدير المشروع وحكمه البشري.

6. قِس النتائج

بعد فترة من الاستخدام، قيّم ما إذا كان الذكاء الاصطناعي في إدارة المشاريع قد أحدث تغييرًا فعليًا.

وبحسب حالة الاستخدام، يمكن قياس مؤشرات مثل تقليل الوقت اللازم لإعداد التقارير، وتحسين دقة التقديرات، وتقليل تأخر الأنشطة، وخفض إعادة العمل، أو تحقيق توزيع أكثر توازنًا للموارد.

وإذا كانت النتائج قابلة للقياس، يمكن توسيع استخدام الذكاء الاصطناعي تدريجيًا ليشمل جوانب أخرى من إدارة المشاريع.

الذكاء الاصطناعي في برامج إدارة المشاريع

تزداد قيمة الذكاء الاصطناعي عندما يعمل إلى جانب البيانات الفعلية للمشروع. ففي هذه الحالة، لا يكتفي الذكاء الاصطناعي بتقديم معلومات عامة حول إدارة المشاريع، بل يمكنه تحليل حالة الأنشطة، والأوقات، والموارد، والتكاليف، ونسب التقدم، وغيرها من البيانات المسجّلة في المشروع.

فعلى سبيل المثال، يمكن لـ برنامج إدارة مشاريع مدعوم بالذكاء الاصطناعي أن يساعد مدير المشروع في تحديد الأنشطة المعرّضة للتأخير، وتحليل عبء العمل لدى أعضاء الفريق، وتحليل التقارير، وتقدير مدة الأنشطة، واكتشاف الأنماط غير الاعتيادية داخل المشروع.

ويكمن الفرق الأساسي بين هذا النوع من الأنظمة وأدوات الذكاء الاصطناعي العامة في أن التحليل يتم استنادًا إلى البيانات الفعلية للمشروع نفسه. وبالطبع، يجب أن يخضع وصول الذكاء الاصطناعي إلى هذه البيانات للصلاحيات ومستويات الوصول المحددة للمستخدمين.

إذا كنت ترغب في الاطلاع على نموذج عملي لهذا النهج، يمكنك زيارة صفحة إدارة المشاريع بالذكاء الاصطناعي، حيث يتم تقديم إمكانات الذكاء الاصطناعي في تاسك براوز ومساعده الذكي Raila (رايلا). كما يمكنك التسجيل مجانًا في تاسك براوز وتجربة رايلا بنفسك.

الأسئلة الشائعة حول استخدام الذكاء الاصطناعي في إدارة المشاريع

تُعد إدارة المشاريع مجموعة من المعارف والمهارات والأساليب التي تُستخدم لتخطيط المشاريع وتنفيذها ومراقبتها والتحكم بها. ويُعد دليل PMBOK (دليل معارف إدارة المشاريع) أحد أهم المراجع المعتمدة في هذا المجال، حيث تم تطويره من قبل معهد إدارة المشاريع (PMI) ليقدم إطارًا معياريًا لإدارة المشاريع بفعالية.

ويؤكد هذا الدليل أن نجاح المشروع لا يعتمد فقط على العمليات والأدوات، بل يرتبط أيضًا بالأدوار والمسؤوليات التي يتحملها الأفراد والفرق المشاركة في المشروع. فمن مدير المشروع وراعي المشروع إلى العميل وفريق المشروع والمستخدمين النهائيين، يؤدي كل طرف دورًا مهمًا في تحقيق أهداف المشروع وإيجاد قيمة حقيقية للمؤسسة.

في هذه المقالة، نستعرض أدوار إدارة المشاريع من منظور PMBOK، ونحلل أهمية كل دور في تنفيذ المشاريع بنجاح وتحقيق النتائج المرجوة.

أدوار إدارة المشاريع في PMBOK

1) فريق إدارة المشروع  (Project Management Team)

وفقًا لدليل PMBOK، قد يتكوّن فريق إدارة المشروع من مدير مشروع واحد فقط، أو من عدة أشخاص يعملون معًا ضمن فريق متكامل. وتتمثل المهمة الأساسية لهذا الفريق في توجيه المشروع نحو تحقيق أهدافه، وإيجاد قيمة للمؤسسة والعملاء، وإدارة الظروف المتغيرة والمعقدة التي قد تواجه المشروع. وإلى جانب التخطيط ومراقبة الأعمال، يؤدي أعضاء فريق إدارة المشروع دورًا مهمًا في التوجيه، وتسهيل التعاون، وتمكين أعضاء فريق المشروع من أداء مهامهم بفعالية.

يشارك فريق إدارة المشروع عادةً في جميع مراحل المشروع منذ بدايته وحتى إغلاقه، وفي بعض المؤسسات يمتد دوره ليشمل المساهمة في تقييم المنافع المتحققة من المشروع بعد اكتماله. ووفقًا للهيكل التنظيمي للمؤسسة، قد يشارك هذا الفريق أيضًا في دراسة الجدوى، وإعداد المبررات الاقتصادية للمشروع، وإدارة محافظ المشاريع، وتقديم المشورة للإدارة العليا من أجل دعم تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة.

كما أنه في المنهجيات الرشيقة (Agile) قد يتم توزيع مسؤوليات إدارة المشروع بين عدة أدوار، مثل مالك المنتج (Product Owner)، وسكرام ماستر (Scrum Master)، وقائد الفريق (Team Leader)، أو مدير المنتج (Product Manager). ولذلك يؤكد دليل PMBOK أن نجاح إدارة المشاريع لا يعتمد على المسمى الوظيفي للأفراد بقدر ما يعتمد على تنفيذ مهام ومسؤوليات إدارة المشروع بالشكل الصحيح والفعال.

تعامل فريق إدارة المشروع مع الجوانب المختلفة للمشروع

يلعب فريق إدارة المشروع دورًا محوريًا في تحقيق التركيز والوضوح والتنسيق أثناء تنفيذ المشروع. فمن خلال تحديد أولويات الأعمال بشكل صحيح، وإدارة الموارد بكفاءة، والتركيز على أهم متطلبات المشروع، يساهم الفريق في تحقيق الأهداف والوصول إلى المحطات الرئيسية للمشروع في الوقت المحدد. كما أن المتابعة المستمرة، والتواصل الفعّال، واتخاذ القرارات الاستراتيجية تساعد على دفع المشروع إلى الأمام بوتيرة أسرع وكفاءة أعلى.

يجب على أعضاء فريق إدارة المشروع استخدام أنماط قيادية مختلفة تتناسب مع ظروف المشروع، وهيكل الفريق، وأصحاب المصلحة، وثقافة المؤسسة. وتُعد القدرة على تكييف أسلوب القيادة وفقًا للظروف المختلفة أحد العوامل الأساسية لنجاح المشروع. كما يتفاعل هذا الفريق ويتفاوض باستمرار مع مديري المشاريع، ومديري البرامج، ومديري محافظ المشاريع، ومديري الوحدات التنظيمية، لضمان توفير الموارد المطلوبة والميزانيات اللازمة وتسليم المخرجات وتحقيق المواءمة بين أهداف المشروع والأهداف الاستراتيجية للمؤسسة.

ومن بين أساليب القيادة المختلفة، تحتل القيادة الموقفية (Situational Leadership) مكانة خاصة في إدارة المشاريع. ويركز هذا النهج على مرونة القائد وقدرته على تكييف أسلوبه القيادي مع الظروف المتغيرة للمشروع. لذلك ينبغي لأعضاء فريق إدارة المشروع أن يكونوا قادرين على تعديل أسلوب القيادة وفقًا لاحتياجات الفريق، ومدى إلحاح الأعمال، ومستوى تعقيد المشروع. ففي الظروف الحرجة قد يكون من الضروري اتباع أسلوب توجيهي وحازم، بينما يكون الدور الداعم والمُيسِّر أكثر فاعلية في المواقف التي تتطلب تمكين أعضاء الفريق ومنحهم قدرًا أكبر من الاستقلالية.

الكفاءات الأساسية لفريق إدارة المشروع

في ظل تزايد تعقيد دور إدارة المشاريع والحاجة المستمرة إلى قدر كبير من المرونة، تُصنَّف كفاءات فريق إدارة المشروع ضمن ثلاثة مجالات رئيسية:

• أساليب وطرق العمل (Ways of Working)
• المهارات الشخصية والقيادية (Power Skills)
• فهم بيئة الأعمال (Business Acumen)

ويتمثل الهدف النهائي من توظيف هذه الكفاءات في تحقيق النتائج المرجوة للمشروع، مع المحافظة على المسؤولية المهنية والاجتماعية تجاه مهنة إدارة المشاريع والمجتمع.

يوضح الشكل التالي الكفاءات الأساسية التي يحتاج إليها فريق إدارة المشروع لتحقيق نتائج ناجحة وفعالة.

لكي يتمكن فريق إدارة المشروع من أداء دوره بفعالية، يجب أن يمتلك الكفاءات التالية:

المسؤوليات الاجتماعية (Social Responsibilities)

تركّز هذه الكفاءة على ضرورة أن تكون قرارات فريق إدارة المشروع منسجمة مع المصلحة العامة والمنافع المشتركة للمجتمع. وتشمل هذه الكفاءة ما يلي:

• اعتبار الإسهام في تطوير مهنة إدارة المشاريع وخدمة المجتمع مسؤولية أساسية؛
• الالتزام بالمبادئ الأخلاقية واحترام القيم والأعراف والثقافات الاجتماعية المختلفة؛
• الالتزام بالتعلّم المستمر، والتطوير الذاتي، والتحسين الدائم للأداء.

المهارات الشخصية والاجتماعية (Power Skills)

يشمل هذا المجال المهارات الشخصية ومهارات التعامل مع الآخرين اللازمة لنجاح المشاريع، مثل القدرة على التكيف مع التغييرات، والذكاء العاطفي، والتواصل الفعّال مع الآخرين. ونظرًا لأن المشاريع تُنفَّذ بهدف خلق قيمة للمجتمع، فإن هذه المهارات تؤدي دورًا جوهريًا في تحقيق النجاح. ومن أهم عناصر هذا المجال:

• التفكير النقدي، والحكم السليم، واتخاذ القرارات الواعية؛
• استخدام الأساليب الفعّالة لتحفيز الفريق وقيادته؛
• امتلاك مهارات التفاوض، وإدارة الخلافات، وحل النزاعات.

فهم بيئة الأعمال (Business Acumen)

تشير هذه الكفاءة إلى القدرة على التفكير الاستراتيجي ومواءمة أنشطة إدارة المشروع مع أهداف المؤسسة وأولوياتها. ويساعد الفهم العميق للعلاقة بين تنفيذ الاستراتيجيات المؤسسية والمشاريع على ضمان أن تكون النتائج والقيمة المتحققة من المشروع متوافقة مع رسالة المؤسسة وتوجهاتها العامة. ومن أبرز جوانب هذه الكفاءة:

• تحديد وتطبيق المعايير المناسبة لاختيار المشاريع وتحديد أولوياتها، مثل التكلفة، وإمكانية التنفيذ، وحجم التأثير المتوقع؛
• الاستفادة من المعرفة والخبرة المتخصصة المرتبطة بالقطاع وبيئة الأعمال؛
• التفكير الاستراتيجي، وإعداد دراسة الجدوى التجارية (Business Case)، وإجراء التحليلات المالية لدعم القرارات المتعلقة بالمشروع.

أساليب وطرق العمل (Ways of Working)

تختص هذه الكفاءة بفهم وتطبيق المعايير والمنهجيات والأطر المعتمدة في إدارة المشاريع. ويجب على مديري المشاريع اختيار النهج الأنسب وفقًا لطبيعة المشروع وتعقيده وأهدافه، واستخدام الأدوات والتقنيات المناسبة بكفاءة. ومن أهم عناصر هذا المجال:

• اختيار وتطبيق منهجية إدارة المشروع المناسبة، سواء كانت تنبؤية (Predictive) أو تكيفية (Adaptive) أو هجينة (Hybrid)؛
• استخدام التقنيات والأدوات المساعدة مثل العصف الذهني (Brainstorming) لتوليد الأفكار ومعالجة المشكلات؛
• تطبيق منهجيات وأساليب إدارة التغيير لتسهيل تقبّل التغييرات وزيادة فرص نجاح المشروع.

التركيز على النتائج (Results)

تركّز هذه الكفاءة على القدرة على تحويل الأفكار والخطط والأهداف إلى نتائج ملموسة وقيمة حقيقية. ويجب على مديري المشاريع توظيف معارفهم ومهاراتهم وصلاحياتهم لتوجيه المشاريع بطريقة تسهم في تحقيق الأهداف المؤسسية وخلق قيمة فعلية. ومن أهم جوانب هذه الكفاءة:

• استخدام أساليب وتقنيات فعّالة لحل المشكلات، بما في ذلك تحليل الأسباب الجذرية (Root Cause Analysis) لتحديد المشكلات الأساسية ومعالجتها؛
• اكتساب الصلاحيات اللازمة وممارسة سلطة اتخاذ القرار ضمن السياسات والهياكل التنظيمية المعتمدة؛
• إدارة العلاقات والتفاعلات السياسية داخل المؤسسة (Enterprise Politics) من خلال توظيف مهارات التأثير والتفاوض والاستقلالية وممارسة السلطة بشكل فعّال ومسؤول.

تطوير الكفاءات ودور التكنولوجيا في إدارة المشاريع

من منظور PMBOK، يُعد دعم تطوير مهارات وقدرات أعضاء الفريق من المسؤوليات المهمة لفريق إدارة المشروع. فمن خلال توفير بيئة تشجع على التعلّم، ونقل المعرفة، وتقديم التغذية الراجعة، وإتاحة فرص التطور المهني، يساعد الفريق الأعضاء على اكتساب المزيد من الخبرة والكفاءة. ولا يقتصر أثر هذا النهج على تحسين أداء المشروع الحالي فحسب، بل يسهم أيضًا في تعزيز معارف الأفراد وزيادة جاهزيتهم للمشاركة بفعالية في المشاريع المستقبلية.

وبالإضافة إلى تنمية المهارات البشرية، تؤدي التكنولوجيا دورًا محوريًا في نجاح المشاريع. فأدوات إدارة المشاريع، وأنظمة التعاون عبر الإنترنت، وتحليلات البيانات، والذكاء الاصطناعي، وتعلّم الآلة، تساعد فريق إدارة المشروع على إعداد خطط أكثر دقة، وتخصيص الموارد بصورة أفضل، واكتشاف المخاطر في مراحل مبكرة، واتخاذ قرارات أكثر استنارة. كما تتيح التقنيات السحابية إمكانية التعاون الفعّال بين أعضاء الفريق الموجودين في مواقع جغرافية مختلفة.

ومع ذلك، ينبغي على فريق إدارة المشروع، إلى جانب الاستفادة من هذه التقنيات، متابعة جودة البيانات وصحتها، وضمان أمن المعلومات، والتأكد من الاستخدام السليم للأدوات والتقنيات، بما يضمن الحفاظ على جودة المشروع وزيادة فرص نجاحه.

وعلى سبيل المثال، تتوفر اليوم العديد من البرامج المخصصة لتخطيط المشاريع ومتابعتها والتحكم بها. ويُعد تسك براوز أحد هذه الأدوات، حيث يوفر مجموعة متنوعة من الإمكانات التي تساعد المؤسسات والفرق على إدارة المشاريع وتعزيز التعاون بين أعضاء الفريق بكفاءة وفعالية.

التسجيل المجاني في تسك براوز

2) راعي المشروع، العميل أو مالك المنتج (Sponsor, Customer, or Product Owner)

من بين أدوار إدارة المشاريع في PMBOK، يُعد راعي المشروع (Sponsor) والعميل (Customer) ومالك المنتج (Product Owner) من أهم الأدوار القيادية والإدارية في المشروع، حيث يساهمون في نجاحه من خلال التوجيه والدعم واتخاذ القرارات الاستراتيجية. ويتولّى هؤلاء نقل رؤية المؤسسة وأهدافها وتوقعاتها إلى فريق المشروع، والتأكد من أن أنشطة المشروع تسير بما يتوافق مع الأهداف التجارية والاستراتيجية للمؤسسة.

إضافة إلى ذلك، يؤدي راعي المشروع والعميل ومالك المنتج دورًا مهمًا في توفير الموارد اللازمة، وتسهيل اتخاذ القرارات الإدارية، وإزالة العوائق التي تقع خارج نطاق صلاحيات فريق المشروع، ودعم أعضاء الفريق عند الحاجة. ويساعد الانخراط الفعّال لهذه الأطراف على ضمان بقاء المشروع متوافقًا مع استراتيجيات المؤسسة، مما يزيد من احتمالية تحقيق النتائج والفوائد المتوقعة. وعلى العكس من ذلك، فإن غياب دورهم أو ضعف مشاركتهم قد يؤدي إلى ظهور تحديات كبيرة تؤثر سلبًا في سير المشروع وتنفيذه.

كما تتمتع هذه الأدوار بأهمية خاصة في تحقيق أهداف الاستدامة وخلق قيمة طويلة الأمد للمؤسسة وأصحاب المصلحة. ومن خلال المتابعة المستمرة لتقدم المشروع، يساهمون في ضمان تحقيق المنافع والمخرجات التي تتوقعها المؤسسة من استثماراتها ومشاريعها.

اقرأ المزيد عن إدارة أصحاب المصلحة.

3) فريق المشروع (Project Team)

ضمن أدوار إدارة المشاريع في PMBOK، يتكوّن فريق المشروع من الأفراد المسؤولين بشكل مباشر عن تنفيذ أعمال المشروع وتحقيق أهدافه. ويختلف حجم هذا الفريق وتكوينه ومستوى مهارات أعضائه بحسب طبيعة المشروع وحجمه ودرجة تعقيده. ففي بعض المشاريع، يعمل أعضاء الفريق بصورة ذاتية التنظيم ويتمتعون بدرجة عالية من الاستقلالية، بينما تُنسَّق الأعمال في مشاريع أخرى تحت إشراف مدير المشروع أو فريق إدارة المشروع.

ومع ذلك، تبقى عوامل مثل التعاون الفعّال، والتواصل المستمر، والقيادة الداعمة من أهم العناصر التي تسهم في نجاح فريق المشروع وتحقيق أهدافه بكفاءة.

4) المستخدمون النهائيون وأصحاب المصلحة الرئيسيون (End Users and Other Key Stakeholders)

من منظور PMBOK، لا يقتصر نجاح المشروع على تسليم المخرجات فقط، بل يرتبط أيضًا بمستوى رضا المستخدمين النهائيين وأصحاب المصلحة. ولذلك ينبغي على فريق إدارة المشروع وفريق المشروع المحافظة على التواصل المستمر مع المستخدمين النهائيين والعملاء وأصحاب التأثير والجهات الرقابية وغيرهم من أصحاب المصلحة الرئيسيين طوال دورة حياة المشروع، مع جمع ملاحظاتهم وأخذها في الاعتبار عند اتخاذ القرارات.

ويساعد هذا التفاعل المستمر على ضمان توافق المشروع مع الاحتياجات الحقيقية للمستخدمين، وتقليل مخاطر عدم قبول المنتج أو الخدمة، وتعزيز القيمة التي يحققها المشروع لكل من أصحاب المصلحة والمؤسسة.

اقرأ المزيد حول التغييرات الرئيسية وتطبيقات الإصدار الثامن من PMBOK.

مراجع:

• A guide to the project management body of knowledge (PMBOK® guide) (8th ed.)

جميعنا نضع أهدافًا تتعلق بالعمل والصحة والحياة بشكل عام. ومع ذلك، فإن ما لا نفكر فيه بالقدر الكافي هو العلم والاستراتيجيات التي تساعدنا على تحقيق هذه الأهداف. ولهذا الغرض أُعِدَّ هذا الدليل الشامل لمساعدتك على فهم أسس تحديد الأهداف وطرق الوصول إليها بفعالية.

1) ما هو تحديد الأهداف؟

يرى المختصون أن تحديد الأهداف هو عملية اختيار الهدف الذي ترغب في الوصول إليه. وفي معظم تمارين تحديد الأهداف يُطرح علينا سؤال: كيف يبدو النجاح بالنسبة لك؟ أو بعبارة أخرى: ما الذي تريد تحقيقه؟

لكن إذا كنا جادّين حقًا في الوصول إلى أهدافنا، فعلينا أن نبدأ بسؤال مختلف تمامًا: ما نوع الجهد والمشقة التي نحن مستعدون لتحملها؟

هذه هي الفكرة التي يطرحها مارك مانسون (Mark Manson). فقد أدرك أن امتلاك هدف هو الجزء الأسهل من عملية تحديد الأهداف. فالجميع يرغب في تأليف كتاب يحقق مبيعات كبيرة، أو خسارة الوزن، أو زيادة الدخل. أما التحدي الحقيقي فهو ما إذا كنت مستعدًا لقبول التضحيات اللازمة للوصول إلى أهدافك. هل ترغب في نمط الحياة الذي يتطلبه تحقيق هدفك؟ وهل أنت مستعد لتحمل الروتين الممل الذي يسبق النتائج المثيرة؟ الجميع يريد الميدالية الذهبية، لكن القليل فقط مستعد للتدرب كما يتدرب أبطال الألعاب الأولمبية.

لذلك، فإن تحديد الأهداف لا يقتصر على اختيار النتائج المرغوبة، بل يشمل أيضًا اختيار الثمن الذي أنت مستعد لدفعه من أجل تحقيقها.

الدفة والمجاديف

تخيل قاربًا صغيرًا. أهدافك تشبه دفة القارب؛ فهي التي تحدد الاتجاه وتوضح الوجهة التي تسير نحوها. إذا التزمت بهدف معين، فستبقى الدفة ثابتة وستواصل التقدم إلى الأمام. أما إذا انتقلت باستمرار من هدف إلى آخر، فستجعلك الدفة تدور في مكانك دون تقدم حقيقي.

ولكن هناك جزء آخر في القارب قد يكون أكثر أهمية من الدفة نفسها، وهو المجاديف. فإذا كانت الدفة تمثل الهدف، فإن المجاديف تمثل عملية الوصول إليه. فبينما تحدد الدفة اتجاهك، تحدد المجاديف مقدار تقدمك.

يساعد هذا التشبيه على توضيح الفرق بين الأهداف والأنظمة (Systems):

• إذا كنت مدربًا رياضيًا، فإن هدفك هو الفوز بالبطولة، أما نظامك فهو ما يقوم به فريقك يوميًا أثناء التدريبات.
• إذا كنت كاتبًا، فإن هدفك هو تأليف كتاب، أما نظامك فهو جدول الكتابة الذي تلتزم به أسبوعيًا.
• إذا كنت عدّاءً، فإن هدفك هو إكمال سباق الماراثون، أما نظامك فهو برنامج التدريب الذي تتبعه خلال الشهر.
• إذا كنت مؤسس شركة، فإن هدفك هو بناء شركة تحقق إيرادات بمليون دولار، أما نظامك فهو عمليات البيع والتسويق التي تعتمدها.

الأهداف تحدد الاتجاه، أما الأنظمة فتحدد التقدم.
فمجرد الإمساك بالدفة لن يوصلك إلى وجهتك، بل لا بد من استخدام المجاديف أيضًا.

2) كيف تلتزم بأهدافك؟

هناك ثلاث استراتيجيات أساسية تساعدك على الالتزام بأهدافك وتحقيقها.

2-1) تخلَّص من الأهداف غير الضرورية بحزم

يتحدث علماء النفس عن مفهوم يُعرف باسم تنافس الأهداف (Goal Competition). ويشير هذا المفهوم إلى أن أحد أكبر العوائق أمام تحقيق أهدافك هو وجود أهداف أخرى تنافسها. بمعنى أن أهدافك تتنافس فيما بينها على وقتك واهتمامك وطاقتك. فكلما سعيت وراء هدف جديد، كان عليك أن تقتطع جزءًا من تركيزك وجهدك من أعمال وأهداف أخرى.

الخبر الجيد هو أنه يمكنك بسهولة التوقف عن الأمور الأقل أهمية والتركيز على هدف واحد فقط. ففي كثير من الأحيان، يتطلب التقدم الحقيقي إعادة ترتيب الأولويات ومنح هدف واحد كامل اهتمامك وتركيزك.

عليك أن تختار هدفًا واحدًا وتستبعد البقية بحزم. وكما يقول سيث جودين (Seth Godin):

لست بحاجة إلى مزيد من الوقت، بل تحتاج فقط إلى اتخاذ القرار.

تشبه حياتنا شجيرات الورد. فعندما تنمو شجيرة الورد، فإنها تنتج براعم أكثر مما تستطيع دعمه بشكل مثالي. وإذا تحدثت إلى بستاني خبير، فسيخبرك أن شجيرات الورد تحتاج إلى التقليم لكي تصل إلى أفضل شكل وأفضل أداء. بمعنى آخر، إذا أردت لشجيرة الورد أن تزدهر حقًا، فعليك إزالة بعض البراعم الجيدة حتى تتمكن البراعم الأفضل من التفتح بالكامل.

وينطبق الأمر نفسه على أهدافنا؛ فهي تحتاج إلى التقليم المستمر. فمن الطبيعي أن تظهر أهداف جديدة في حياتنا وتثير حماسنا. لكن عندما نمتلك الشجاعة للتخلي عن بعض الأهداف، فإننا نوفر المساحة والموارد اللازمة لكي تزدهر الأهداف المتبقية بأفضل صورة ممكنة.

إن النمو الحقيقي والوصول إلى الحياة التي تطمح إليها يتطلبان القدرة على الاختيار، والتخلي عن بعض الأمور من أجل التركيز على ما هو أكثر أهمية. لذلك، فإن النجاح لا يعتمد فقط على ما تضيفه إلى حياتك، بل يعتمد أيضًا على ما تقرر استبعاده منها.

2-2) خطّط لأهدافك بتفاصيل واضحة

أظهرت الدراسات أن الأشخاص الذين يضعون خطة محددة توضح متى وأين وكيف سيقومون بسلوك معين يكونون أكثر التزامًا بأهدافهم بمقدار يتراوح بين ضعفين وثلاثة أضعاف.

فعلى سبيل المثال، طلب الباحثون في إحدى الدراسات من المشاركين إكمال الجملة التالية:

في الأسبوع القادم، سأمارس التمارين الرياضية لمدة لا تقل عن 20 دقيقة في [اليوم] عند [الساعة] في [المكان].

وقد وجد الباحثون أن الأشخاص الذين حددوا هذه التفاصيل مارسوا الرياضة بمعدل يفوق بمقدار مرتين إلى ثلاث مرات أولئك الذين لم يضعوا خطة واضحة لسلوكهم المستقبلي.

ويُطلق علماء النفس على هذه الخطط المحددة اسم نوايا التنفيذ (Implementation Intentions) أو الأهداف التنفيذية، لأنها توضح بدقة متى وأين وكيف سيتم تنفيذ السلوك المطلوب. وقد تكررت هذه النتيجة في مئات الدراسات، حيث تبين أن هذا الأسلوب يزيد من احتمالية البدء في ممارسة الرياضة، والقراءة، وحتى الإقلاع عن التدخين.

يمكنك أيضًا الاستفادة من تسك براوز لتخطيط أهدافك ومتابعتها وتنظيمها بطريقة منهجية تساعدك على الالتزام بخططك وتحقيق نتائج أفضل.

استراتيجية تكديس العادات

إحدى الطرق العملية للاستفادة من هذه النتائج هي استخدام استراتيجية تكديس العادات (Habit Stacking).

ولتطبيق هذه الطريقة، أكمل الجملة التالية:

بعد / قبل [العادة الحالية]، سأقوم بـ [العادة الجديدة].

فيما يلي بعض الأمثلة:

• التأمل: بعد أن أُعِد قهوة الصباح، سأمارس التأمل لمدة دقيقة واحدة.
• تمارين التمدد: قبل أن أستحم صباحًا، سأقوم بتمارين التمدد لمدة 10 دقائق.
• استخدام خيط الأسنان: بعد أن أُنهي تنظيف أسناني بالفرشاة، سأستخدم خيط الأسنان.
• الامتنان: قبل تناول العشاء، سأتذكر شيئًا واحدًا أشعر بالامتنان له في ذلك اليوم.

تنجح استراتيجية تكديس العادات لأنها لا تكتفي بإنشاء خطة واضحة تحدد زمان ومكان تنفيذ الهدف، بل تربط العادة الجديدة بسلوك تمارسه بالفعل بشكل يومي، مما يجعل الالتزام بها أسهل وأكثر استمرارية.

2-3) ضع حدودًا عليا لأهدافك

عندما نحدد أهدافنا، فإننا غالبًا نركز على الحد الأدنى فقط، أي على أقل مستوى نرغب في الوصول إليه.

فعلى سبيل المثال:

• قد يقول أحدهم: «أريد أن أخسر ما لا يقل عن 3 كيلوغرامات هذا الشهر».
• وقد يقول مسوّق: «أريد إجراء ما لا يقل عن 10 مكالمات مبيعات اليوم».
• وقد يقول كاتب: «أريد كتابة ما لا يقل عن 500 كلمة اليوم».
• وقد يقول لاعب كرة سلة: «أريد تنفيذ ما لا يقل عن 50 رمية حرة اليوم».

ولكن ماذا لو قمنا أيضًا بتحديد حد أعلى لأهدافنا وسلوكياتنا؟

على سبيل المثال:

• «أريد أن أخسر ما لا يقل عن 3 كيلوغرامات هذا الشهر، ولكن ليس أكثر من 5 كيلوغرامات».
• «أريد إجراء ما لا يقل عن 10 مكالمات مبيعات اليوم، ولكن ليس أكثر من 20 مكالمة».
• «أريد كتابة ما لا يقل عن 500 كلمة اليوم، ولكن ليس أكثر من 1500 كلمة».
• «أريد تنفيذ ما لا يقل عن 50 رمية حرة اليوم، ولكن ليس أكثر من 100 رمية».

إن تحديد حد أعلى إلى جانب الحد الأدنى يساعد على تحقيق التوازن والاستدامة. ففي كثير من الأحيان، لا يكون التحدي في البدء بالعمل فحسب، بل في تجنب الإفراط الذي قد يؤدي إلى الإرهاق أو فقدان الحافز على المدى الطويل.

كما أن وجود حدود واضحة يمنحك إطارًا عمليًا للعمل، ويمنعك من استنزاف طاقتك في يوم واحد على حساب الأيام التالية. فالهدف ليس تحقيق أقصى جهد ممكن مرة واحدة، بل بناء أداء مستمر يمكن المحافظة عليه مع مرور الوقت.

لذلك، عند تحديد أهدافك، لا تكتفِ بالسؤال: ما الحد الأدنى الذي أريد الوصول إليه؟ بل اسأل أيضًا: ما الحد الأعلى الذي لا ينبغي أن أتجاوزه؟ فغالبًا ما يكون النجاح المستدام نتيجة التوازن، لا نتيجة المبالغة.

في العديد من جوانب الحياة، توجد منطقة مثالية للنمو على المدى الطويل. وهي المنطقة التي تدفع فيها نفسك بالقدر الكافي لتحقيق التقدم والتطور، ولكن ليس إلى درجة تجعل هذا الجهد غير قابل للاستمرار أو يؤدي إلى الإرهاق والاحتراق الوظيفي.

وهنا تبرز أهمية تحديد الحد الأعلى. فوجود حد أعلى يساعدك على الحفاظ على وتيرة تقدم مستقرة ومستدامة، ويمنعك من المبالغة في الجهد على المدى القصير بطريقة قد تؤثر سلبًا على قدرتك على الاستمرار. وبذلك يصبح التركيز على بناء تقدم متواصل وثابت، بدلًا من تحقيق إنجازات مؤقتة يصعب المحافظة عليها.

3) كيف تحقق أهدافك؟

إن تحديد الأهداف بفعالية يتطلب النظر إلى النظام والبيئة المحيطين بك. ففي كثير من الأحيان، نضع أهدافًا صحيحة داخل نظام غير مناسب. وإذا كنت مضطرًا إلى مقاومة بيئتك كل يوم لكي تحرز تقدمًا، فإن الوصول إلى أهدافك سيصبح أكثر صعوبة.

هناك العديد من القوى الخفية التي تجعل تحقيق الأهداف أسهل أو أصعب. وإذا كنت ترغب في تحقيق تقدم مستدام على المدى الطويل، فعليك أن تجعل بيئتك متوافقة مع أهدافك.

فيما يلي بعض الاستراتيجيات العملية لتحقيق ذلك:

3-1) اجعل بيئتك متوافقة مع أهدافك

على الرغم من أن معظمنا يمتلك حرية الاختيار بين العديد من البدائل في أي لحظة، فإن قراراتنا غالبًا ما تتأثر بالبيئة المحيطة بنا.

على سبيل المثال، بينما أكتب هذا الدليل، يمكنني أن أتناول كوبًا من الشاي. لكنني أجلس حاليًا أمام مكتبي وبجانبي كوب من الماء، ولا يوجد أي كوب شاي ضمن مجال رؤيتي. ورغم أنني أستطيع النهوض والذهاب إلى المطبخ وإعداد الشاي، فمن المرجح أنني لن أفعل ذلك لأن هناك خيارًا أسهل وأقرب متاحًا أمامي. في هذه الحالة، يصبح شرب الماء هو القرار الافتراضي والأسهل.

وبالطريقة نفسها، فإن العديد من القرارات التي نتخذها في حياتنا المهنية والشخصية تتشكل بناءً على الخيارات الموجودة حولنا.

• إذا كنت تضع هاتفك المحمول بجانب سريرك أثناء النوم، فمن المحتمل أن يصبح تصفح وسائل التواصل الاجتماعي أو البريد الإلكتروني أول قرار تتخذه عند الاستيقاظ.
• إذا كانت أثاث غرفة المعيشة موجّهة نحو التلفاز، فسيصبح مشاهدة التلفاز الخيار الافتراضي لديك.
• وفي المقابل، يمكن أن تكون الخيارات الافتراضية إيجابية أيضًا.

فعلى سبيل المثال:

• إذا كنت تحمل معك زجاجة ماء طوال اليوم، فسيصبح شرب الماء الخيار الافتراضي بدلًا من المشروبات الغازية.
• إذا وضعت خيط الأسنان في مكان ظاهر بجانب فرشاة الأسنان، فستزداد احتمالية استخدامه بشكل منتظم.

يشير العلماء إلى تأثير الخيارات الافتراضية في بيئتنا على قراراتنا بمصطلح هندسة الاختيار (Choice Architecture). ويُعد هذا المفهوم مهمًا للغاية عند السعي لتحقيق الأهداف؛ فنجاحك على المدى الطويل يعتمد بدرجة كبيرة على التأثيرات والقرارات الصغيرة التي تتعرض لها يوميًا على المدى القصير. ومن الصعب جدًا المحافظة على العادات الإيجابية داخل بيئة تشجع على السلوكيات السلبية.

فيما يلي بعض الاستراتيجيات لتصميم خيارات افتراضية أفضل في حياتك:

البساطة

يصبح التركيز صعبًا عندما تكون محاطًا باستمرار بالضوضاء والمشتتات. وعندما يكون مطبخك مليئًا بالأطعمة غير الصحية، يصبح الالتزام بنظام غذائي صحي أكثر صعوبة. وعندما تفتح عشر علامات تبويب في متصفحك في الوقت نفسه، يصبح التركيز على قراءة مقال واحد أكثر تعقيدًا. كما أن الإيمان بأسطورة تعدد المهام وتطبيقها يجعل إنجاز المهمة الأهم أكثر صعوبة.

لذلك، عندما تتردد بين عدة خيارات، حاول إزالة الخيارات غير الضرورية وتقليل المشتتات قدر الإمكان.

الإشارات البصرية

في المتاجر الكبرى، يؤدي وضع المنتجات على الرفوف المقابلة لمستوى العين إلى زيادة ملاحظتها وبالتالي زيادة احتمالية شرائها. وبالمثل، يمكنك استخدام الإشارات البصرية في حياتك اليومية لتوجيه سلوكك نحو العادات التي ترغب في ترسيخها.

ومن أشهر الأمثلة على ذلك استراتيجية مشابك الورق.

استراتيجية مشابك الورق

عندما بدأ ترنت دايرسميد (Trent Dyrsmid)، وكان يبلغ من العمر 23 عامًا، عمله كوسيط لبيع الأسهم في أحد البنوك، لم يكن أحد يتوقع له نجاحًا كبيرًا.

ولكي يحفز نفسه على العمل، وضع على مكتبه وعاءين؛ ملأ أحدهما بـ120 مشبك ورق. ومع كل مكالمة هاتفية يجريها، كان ينقل مشبكًا واحدًا من الوعاء الممتلئ إلى الوعاء الفارغ. واستمر في إجراء المكالمات حتى ينتهي من نقل جميع المشابك.

وبفضل هذه الطريقة البسيطة، تمكن خلال 18 شهرًا من إضافة ما يقارب 5 ملايين دولار إلى أصول الشركة، كما حقق دخلًا سنويًا بلغ 75 ألف دولار.

3-2) لِتحسين تحديد الأهداف، قم بقياس أهدافك

يُعدّ القياس أحد المفاتيح الأساسية لتحقيق تقدم مستدام على المدى الطويل. فالعقل البشري يميل بطبيعته إلى الحصول على التغذية الراجعة، وأحد أكثر المحفزات فعالية هو رؤية دليل ملموس على التقدم. لذلك، فإن القياس يُعتبر عنصرًا أساسيًا في تحديد الأهداف بشكل فعّال، لأنه يمنحك رؤية واضحة حول مدى تقدمك أو تعثرك.

بشكل عام، ما يتم قياسه يتم تحسينه. فبدون أرقام واضحة وتتبع منتظم، يصبح من الصعب معرفة ما إذا كنا نتقدم أم نتراجع. على سبيل المثال:

• عندما تقيس عدد مرات أداء تمارين البطن، ستلاحظ تحسنًا في القوة البدنية.
• وعندما تتابع عادة قراءة 20 صفحة يوميًا، ستقرأ المزيد من الكتب بمرور الوقت.

النقطة الأساسية هنا هي أن العدّ والقياس والتتبع ليست أهدافًا بحد ذاتها، بل هي أدوات للفهم والاكتشاف. قم بالقياس لتفهم ما إذا كنت تحقق تقدمًا فعليًا، ولتتأكد مما إذا كنت تستثمر وقتك في الأمور التي تهمك حقًا.

يمكنك استخدام أدوات رقمية مثل تسك براوز كوسيلة بسيطة لتتبع وقياس تقدمك بطريقة منظمة وفعّالة.

دليل من 14 خطوة لتحديد الأهداف على لسان بريان تريسي

عملية تحديد الأهداف

1) قرّر بدقة ما الذي تريده في المجالات الأساسية لحياتك

ابدأ بمرحلة العصف الذهني. تخيّل ما يلي:

• أنه لا توجد أي قيود على ما يمكنك أن تكونه أو تملكه أو تفعله.
• وأن لديك كل الوقت والمال، وكل العلاقات والاتصالات، وكل التعليم والخبرات اللازمة لتحقيق أهدافك.
• وأنك تستطيع استخدام “عصاك السحرية” لجعل حياتك مثالية في جميع الجوانب الأربعة الرئيسية للحياة.

إذا كانت حياتك مثالية في كل مجال، فكيف ستبدو؟

الدخل: كم ترغب أن يكون دخلك هذا العام، وفي العام القادم، وبعد خمس سنوات؟
العائلة: أي نمط حياة تريد أن تبنيه لنفسك ولعائلتك؟
الصحة: ما التغييرات المطلوبة لتصل إلى صحة مثالية من جميع الجوانب؟
صافي الثروة: كم ترغب أن تدّخر أو تبني من ثروة خلال حياتك؟

طريقة الأهداف الثلاثة

اكتب ثلاثة أهداف رئيسية لك في أقل من 30 ثانية، وبأسرع ما يمكن.

أي إجابة تخرج منك في هذا الأسلوب السريع تعكس غالبًا صورة واضحة لما تريده حقًا في حياتك.

2) اكتب أهدافك

يجب أن تكون أهدافك مكتوبة.
ينبغي أن تكون واضحة، محددة، دقيقة وقابلة للقياس. اكتب أهدافك وكأنك تقدم طلبًا مفصّلًا إلى مصنع بعيد جدًا، بحيث تصف ما تريده بدقة ووضوح شديدين.

فقط 3٪ من البالغين لديهم أهداف مكتوبة، بينما يعمل الباقون لتحقيق أهداف أولئك الذين يملكونها.

3) ضع موعدًا نهائيًا لأهدافك

يستخدم العقل الباطن المواعيد النهائية كآلية تحفيز تدفعك، بوعي ودون وعي، نحو تحقيق الهدف وفق جدول زمني محدد. وإذا كان هدفك كبيرًا، فمن المفيد تقسيمه إلى مواعيد نهائية فرعية (مراحل وسيطة). فعلى سبيل المثال، إذا كنت تسعى إلى تحقيق الاستقلال المالي، يمكنك وضع هدف يمتد لـ 10 أو 20 عامًا، ثم تقسيمه سنويًا لمعرفة مقدار الادخار والاستثمار المطلوب في كل سنة.

وإذا لم تتمكن لأي سبب من تحقيق الهدف في الموعد المحدد، يمكنك ببساطة إعادة تحديد موعد نهائي جديد. لا يوجد هدف غير واقعي، بل توجد فقط مواعيد نهائية غير واقعية.

4) حدِّد العوائق التي يجب تجاوزها لتحقيق هدفك

لماذا لم تحقق هدفك حتى الآن؟

وفقًا لنظرية القيود (Theory of Constraints)، هناك دائمًا عامل واحد أو أكثر يحدّ من قدرتك على الوصول إلى الهدف. ما هو هذا القيد في حالتك؟

ينطبق مبدأ باريتو (80/20) أيضًا على القيود؛ إذ إن 80٪ من الأسباب التي تمنعك من تحقيق أهدافك تكون داخلية، مثل نقص المهارات أو الجودة أو المعرفة. بينما 20٪ فقط من الأسباب تكون خارجية.

لذلك، ابدأ دائمًا من نفسك أولًا، وركّز على تحسين ما يمكنك التحكم به قبل البحث عن العوامل الخارجية.

5) حدِّد المعرفة والمعلومات والمهارات التي تحتاجها لتحقيق هدفك

حدِّد بدقة المهارات التي يجب أن تطورها لتصبح ضمن أفضل 10٪ في مجالك.

أهم اكتشاف هنا هو أن أضعف مهارة أساسية لديك هي التي تحدد مستوى دخلك ونجاحك بشكل كبير. إن العمل على تحسين المهارة التي تعيقك سيمنحك تقدمًا أكبر من أي مهارة أخرى.

السؤال الأساسي هو:
ما هي المهارة التي لو أتقنتها بشكل ممتاز ستحدث أكبر تأثير إيجابي في حياتك؟

وما هي المهارة التي إذا طورتها باستمرار ستساعدك أكثر من غيرها في تحقيق هدفك الرئيسي؟

أيًّا كانت هذه المهارة، قم بكتابتها، وضع لها خطة، واشتغل عليها يوميًا.

6) حدِّد الأشخاص الذين تحتاج إلى تعاونهم للوصول إلى هدفك

أعدّ قائمة بكل الأشخاص الذين ستحتاج إلى العمل معهم أو التعاون معهم لتحقيق هدفك. ابدأ بأفراد عائلتك الذين تحتاج إلى دعمهم. ثم أضف مديرك وزملاءك ومرؤوسيك. ولا تنسَ العملاء الذين يعتمد نجاحك عليهم في تحقيق المبيعات وزيادة الدخل.

بعد تحديد الأشخاص الأساسيين، اسأل نفسك:

ما الفائدة التي سيحصلون عليها؟

لتحقيق أهداف كبيرة، تحتاج إلى دعم عدد كبير من الأشخاص. فشخص واحد مناسب في الوقت المناسب يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا في حياتك. الأشخاص الأكثر نجاحًا هم أولئك الذين يبنون ويحافظون على أكبر شبكة من العلاقات التي تساعدهم، وفي المقابل يستفيدون هم أيضًا من دعم الآخرين.

7) ضع قائمة بكل المهام التي يجب عليك القيام بها لتحقيق هدفك

اجمع بين العوائق التي يجب التغلب عليها، والمعرفة والمهارات التي تحتاج إلى تطويرها، والأشخاص الذين يجب التعاون معهم. ثم اكتب كل خطوة تعتقد أنك بحاجة إلى القيام بها للوصول إلى هدفك.

كلما خطرت لك أفكار جديدة، أضفها إلى القائمة حتى تكتمل.

عندما تكتب قائمة شاملة بكل ما يجب عليك فعله لتحقيق هدفك، ستدرك أن الهدف أكثر قابلية للتحقيق مما كنت تتصور. فحتى أطول رحلة تبدأ بخطوة واحدة، وأعظم الجدران تُبنى حجرًا فوق حجر.

اقرأ المزيد: كيف يمكن تخطيط يومك؟

8) نظِّم قائمتك وحوّلها إلى خطة

قم بتنظيم قائمتك عبر تحديد الخطوات وفق الترتيب والأولوية التي قمت بتحديدها.

الترتيب: ما الذي يجب القيام به أولًا قبل تنفيذ مهمة معينة؟ وبأي تسلسل يتم العمل؟
الأولوية: ما هو الأكثر أهمية وما هو الأقل أهمية؟

وفقًا لمبدأ 80/20، فإن 80٪ من النتائج تأتي من 20٪ من الأنشطة. كما يشير هذا المبدأ إلى أن أول 20٪ من الوقت الذي تستثمره في التخطيط وتنظيم أهدافك يساوي تقريبًا 80٪ من القيمة التي ستحصل عليها خلال تنفيذ الخطة. لذلك، يُعد التخطيط عنصرًا بالغ الأهمية.

9) أنشئ خطة عمل واضحة

قم بتحويل قائمتك إلى تسلسل من الخطوات يبدأ من البداية وصولًا إلى تحقيق الهدف النهائي.

عندما تمتلك هدفًا وخطة واضحة، فإن احتمالية تحقيق أهدافك تزداد بمقدار يصل إلى 10 أضعاف.

خطّط لكل يوم، وكل أسبوع، وكل شهر مسبقًا:

• خطّط كل شهر في بدايته.
• خطّط كل أسبوع في نهاية الأسبوع الذي يسبقه.
• خطّط كل يوم في مساء اليوم السابق.

كلما كان تخطيطك أكثر دقة وتفصيلًا، حققت نتائج أكبر في وقت أقل. القاعدة الأساسية تقول: كل دقيقة تقضيها في التخطيط توفر لك حوالي 10 دقائق أثناء التنفيذ.

10) اختر أهم مهمة لكل يوم

رتّب أولوياتك باستخدام مبدأ 80/20.

اسأل نفسك:
إذا كان بإمكاني تنفيذ مهمة واحدة فقط من هذه القائمة، فما هي المهمة الأكثر أهمية؟

ضع الرقم (1) بجانبها.

ثم اسأل:
إذا كان بإمكاني تنفيذ مهمة ثانية واحدة فقط، فما هي الأكثر قيمة لاستخدام وقتي؟

ضع الرقم (2) بجانبها.

واستمر في هذه العملية حتى ترتّب أهم سبع مهام لديك حسب الأولوية.

واستمر في طرح السؤال الأساسي:
ما هو أفضل استخدام لوقتي في هذه القائمة؟

11) طوّر عادة الانضباط الذاتي

بعد أن تحدد أهم مهمة لديك، ركّز عليها حتى تُنجَز بنسبة 100٪. إن قدرتك على اختيار المهمة الأكثر أهمية ثم العمل عليها بتركيز كامل وبدون تشتت ترفع إنتاجيتك من حيث الجودة والكمية بمقدار يتراوح بين ضعفين وثلاثة أضعاف.

إن التركيز على مهمة واحدة حتى إكمالها يُعد من أقوى تقنيات إدارة الوقت. وهذا يعني أنه بمجرد بدء المهمة، يجب تجنب أي مشتتات والاستمرار حتى إنهائها بالكامل. وعندما تكتسب عادة إنهاء المهام، يمكنك تحقيق دخل أعلى بمرتين أو ثلاث أو حتى خمس مرات مقارنة بالآخرين.

12) تدرب على تصور أهدافك

كوّن صورًا ذهنية واضحة، حيوية، ومشحونة بالعاطفة لأهدافك كما لو أنها تحققت بالفعل.

تخيل هدفك وقد أصبح واقعًا. تخيل نفسك وأنت تستمتع بتحقيقه. إذا كان الهدف سيارة، تخيل أنك تقودها. إذا كان رحلة، تخيل نفسك في تلك الرحلة. وإذا كان منزلًا، تخيل أنك تعيش فيه.

خصص لحظات لتوليد المشاعر التي ستشعر بها عند تحقيق هدفك، لأن الصورة الذهنية المقرونة بالشعور تؤثر بقوة على العقل الباطن.

يُعد التصور الذهني من أقوى الأدوات التي تساعدك على الوصول إلى أهدافك بسرعة أكبر مما تتوقع.

وعندما تجمع بين أهداف واضحة وتصوّر ذهني ومشاعر قوية، فإنك تنشّط العقل الباطن، مما يساعده على حل المشكلات وجذب الأشخاص والظروف والأفكار والموارد التي تدعمك لتحقيق أهدافك.

13) تمرين عملي لتحديد الأهداف

خذ ورقة بيضاء واكتب في أعلاها كلمة “الأهداف“ مع التاريخ الحالي. ثم أجبر نفسك على كتابة ما لا يقل عن 10 أهداف ترغب في تحقيقها خلال العام القادم أو في المستقبل القريب.

ابدأ كل هدف بكلمة “أنا“، ثم استخدم فعلًا إيجابيًا يعكس رسالة مباشرة من عقلك الواعي إلى عقلك الباطن.

اكتب أهدافك بصيغة الحاضر، وكأنها قد تحققت بالفعل.

مثال:

• «أنا أحصل على هذا المبلغ من المال قبل نهاية هذا العام.»
• «أنا أقود سيارتي الجديدة في التاريخ المحدد.»

واحرص دائمًا على صياغة أهدافك بشكل إيجابي. بدلًا من قول: «أنا أقلع عن التدخين»، قل: «أنا لست مدخنًا».

اكتب أهدافك وكأنها حدثت بالفعل، لأن ذلك يساعد العقل الباطن على إعادة تشكيل الواقع بما يتوافق مع تلك التوجيهات الداخلية.

14) قرّر هدفك الرئيسي الواضح

بعد أن تكتب قائمة من 10 أهداف، اسأل نفسك:

إذا استطعت استخدام عصا سحرية لتحقيق أحد هذه الأهداف خلال 24 ساعة، أي هدف سيكون له التأثير الأكبر على حياتي؟

ضع دائرة حول هذا الهدف وانقله إلى ورقة جديدة.

ثم قم بالآتي:

• اكتبه بوضوح وبالتفصيل.
• حدّد موعدًا نهائيًا (Deadline) وربما مواعيد فرعية.
• حدّد العوائق الداخلية والخارجية التي يجب التغلب عليها.
• حدّد المعرفة والمهارات المطلوبة، وأهم مهارة يجب أن تتقنها.
• حدّد الأشخاص الذين تحتاج إلى تعاونهم، وفكّر بما يمكنك تقديمه لهم مقابل ذلك.
• اكتب قائمة بكل الخطوات المطلوبة لتحقيق الهدف.
• نظّم القائمة حسب الترتيب والأولوية.
• حوّلها إلى خطة عمل واضحة من البداية حتى النهاية.
• خطّط أنشطتك اليومية والأسبوعية والشهرية مسبقًا.
• حدّد أهم أولوياتك اليومية.
• ركّز على أهم مهمة حتى إنجازها بالكامل، وتدرّب على إنهاء كل مهمة دون تشتت.

خاتمة مقال تحديد الأهداف

قل لنفسك مسبقًا إنك مهما حدث، فلن تستسلم أبدًا. فالمثابرة هي الانضباط الذاتي في صورته العملية. وكلما واجهت مقاومة وتغلبت على الإحباطات والإخفاقات الحتمية التي ستواجهها، ستصبح أقوى وأفضل، وسيتطور لديك عمق أكبر في الشخصية، كما ستزداد ثقتك بنفسك وتقديرك لذاتك.

هدفك النهائي هو أن تصبح غير قابل للتوقف.

اتخذ قرارًا حاسمًا بشأن ما تريده. اكتبه. ضع خطة له، واعمل عليه يوميًا. وإذا واصلت تكرار هذا السلوك حتى يصبح عادة راسخة، فسوف تحقق خلال أسابيع وأشهر إنجازات قد يستغرق تحقيقها لدى الكثيرين سنوات طويلة.

مراجع مقال تحديد الأهداف:

• briantracy.com

في الفقرات التالية، يمكنكم التعرف على هذه الميزات الجديدة والاستفادة من إمكاناتها في تحسين سير العمل وزيادة الإنتاجية.

قبل متابعة قراءة المقال، يمكنكم مشاهدة الفيديو التعريفي بميزات الذكاء الاصطناعي في تاسك براوز:

رايلا، الذكاء الاصطناعي في تسك براوز

يقدّم تسك براوز مساعده الذكي باسم رايلا. وعلى خلاف أدوات الذكاء الاصطناعي العامة، يستطيع رايلا تحليل البيانات المسجّلة في تسك براوز وفق مستوى صلاحيات كل مستخدم.

وبهذه الطريقة، بدلاً من البحث يدوياً بين التقارير والجداول والرسوم البيانية المختلفة، يمكن للمديرين طرح أسئلتهم بلغة طبيعية؛ على سبيل المثال:

• ما المشاريع التي تحتاج إلى مزيد من الاهتمام؟
• ما المهام المتأخرة عن الخطة؟
• ما الفرق بين التقدم الفعلي والتخطيط؟
• كيف يتوزع عبء العمل بين أعضاء الفريق؟
• ما المشاريع التي تواجه انحرافات زمنية أو في التكاليف؟

يراجع رايلا البيانات ذات الصلة ويعرض النتيجة للمستخدم في صورة شرح أو جدول أو رسم بياني.

للتحدث مع رايلا، انقر على أيقونة الذكاء الاصطناعي واطرح عليه أسئلتك.

اقرأ المزيد.

تحديد المشاريع والمهام التي تحتاج إلى الاهتمام

من استخدامات رايلا تحليل حالة المشاريع وتحديد الحالات التي تحتاج إلى متابعة.

يستطيع هذا المساعد مقارنة التقدم المخطط بالتقدم الفعلي للمشاريع، واكتشاف المهام المتأخرة أو التي لا تحتوي على تاريخ انتهاء، وتحديد الانحرافات الزمنية أو التنفيذية أو المتعلقة بالتكاليف.

وبذلك، بدلاً من مراجعة جميع المشاريع يدوياً، يستطيع المديرون معرفة المشروع أو المهمة التي تحتاج إلى مزيد من المراجعة بسرعة أكبر.

تحليل عبء العمل وقدرة أعضاء الفريق

قد يؤدي التوزيع غير المتوازن للمهام إلى ضغط عمل زائد على بعض أعضاء الفريق، مع عدم الاستفادة من القدرة المتاحة لدى أعضاء آخرين.

يراجع رايلا خطة العمل والمهام المسندة وقدرة أعضاء الفريق لتحديد الأشخاص الذين يواجهون عبئاً زائداً، ومن لديهم قدرة على استلام مهمة جديدة.

يساعد هذا التحليل المديرين على إسناد المهام بدقة أكبر، وإدارة الموارد البشرية، وتجنب توزيع ضغط العمل بصورة غير متوازنة.

مقارنة التخطيط بالأداء الفعلي

يصبح تخطيط المشروع ذا قيمة حقيقية عندما يمكن مقارنته بالأداء الفعلي.

يضع رايلا البيانات المخططة بجانب الوقت الفعلي المسجّل، وتقدم المهام، وسجلات الوقت الخاصة بأعضاء الفريق. وبذلك يستطيع المدير ملاحظة الفرق بين التقدير الأولي والأداء الفعلي، وتحديد نقاط الضعف في التخطيط أو التنفيذ.

تفيد هذه المعلومات في تعديل الجدول الزمني لبقية المشروع وإجراء تقديرات أكثر واقعية في المشاريع اللاحقة.

التقارير التحليلية المدعومة بالذكاء الاصطناعي (AI)

تقرير تفاصيل السجل الوقت (Timesheet Detail Report)

يوفر تقرير تفاصيل السجل الوقت عرضًا شاملاً لجميع الأنشطة التي قام كل مستخدم بتسجيلها. ومن خلال هذا التقرير يمكنكم الاطلاع بدقة على المعلومات التالية:

• اسم المشروع
• المهمة المنجزة
• الوقت الفعلي المستغرق والوقت المخطط له
• الملاحظات والتوضيحات التي سجلها المستخدم
• الفترة الزمنية الخاصة بكل نشاط

باختصار، يعرض هذا التقرير جميع التفاصيل المسجلة في السجل الوقت اليومي للمستخدمين بصورة واضحة وقابلة للتحليل.

للوصول إلى هذا التقرير، انتقل إلى المسار التالي:

التقارير ← جميع التقارير ← تقارير الوقت ← تقرير تفاصيل السجل الوقت

إذا كانت لديكم صلاحية عرض جميع التقارير، فسيكون بإمكانكم الاطلاع على تفاصيل السجل الوقت لجميع المستخدمين. كما يمكنكم مراجعة أنشطة مستخدم محدد من خلال تصفية التقرير وفق اسم ذلك المستخدم.

التحليل الذكي باستخدام الذكاء الاصطناعي في Task Browse

في هذا القسم، يقدم الذكاء الاصطناعي تحليلات إدارية وتشغيلية استنادًا إلى البيانات المسجلة في السجل الوقت (Timesheet).

ولعرض هذه التحليلات، يكفي النقر على أيقونة التلخيص مع  الذكاء الاصطناعي ثم اختيار مجال التحليل المطلوب، ليقوم النظام بإعداد رؤى وتحليلات ذكية تساعد في تقييم الأداء واتخاذ القرارات بصورة أكثر فعالية.

اقتراح الوسوم للمهام باستخدام الذكاء الاصطناعي (AI)

لتسهيل تصنيف المهام بشكل أسرع وأكثر دقة، تمت إضافة ميزة جديدة تعتمد على الذكاء الاصطناعي لاقتراح الوسوم المناسبة تلقائيًا.

يكفي أثناء إنشاء مهمة جديدة أو تعديل مهمة موجودة الانتقال إلى تبويب «إضافي» ثم النقر على رمز AI الموجود بجانب قسم الوسوم. عندها سيقوم Task Browse باقتراح الوسوم ذات الصلة الموجودة مسبقًا، كما يمكنه إنشاء وسوم جديدة ومناسبة لمحتوى المهمة عند الحاجة.

تساعدكم هذه الميزة على:

• تصنيف المهام خلال ثوانٍ معدودة.
• الحصول على تقارير ومخططات أكثر دقة اعتمادًا على الوسوم.
• تعزيز الاتساق والتنظيم بين المهام داخل النظام.

كما يمكنكم إدارة الوسوم أو تعديلها أو حذفها في أي وقت من خلال المسار التالي:

إعدادات النظام ← الوسوم

تقدير عبء العمل المقدّر بالذكاء الاصطناعي في تاسك براوز

من أكبر التحديات في إدارة المشاريع هو دائمًا تقدير عبء العمل المقدّر بدقة. فهذا العامل يلعب دورًا حاسمًا في التخطيط والجدولة وكذلك في تخصيص الموارد وحساب التكاليف.

في تاسك براوز ، عند تعريف المهام في تبويب «الوقت»، يمكنك إدخال عبء العمل المقدّر (بالساعات) لكل مهمة. ويتم استخدام هذه القيمة على النحو التالي:

• كـ وزن للمهمة في حساب نسب التقدّم الفعلي مقابل المخطط.
• كأساس لحساب الطاقة المتاحة للمستخدم (الوقت الحر) عند توزيع المهام.
• كمرجع لحساب التكلفة التقديرية، لكونها مرتبطة مباشرة بعبء العمل المقدّر للمهمة.

لكن بالنسبة للعديد من عملائنا، كان من الصعب دائمًا إجراء هذه التقديرات بدقة. ولهذا أضفنا ميزة جديدة:

كيف تعمل هذه الميزة؟

• عند إنشاء مهمة جديدة، اضغط ببساطة على أيقونة AI بجوار حقل عبء العمل المقدّر.

• يقوم تاسك براوز بتحليل سجلات مشاريعك السابقة، ويبحث عن مهام مشابهة، ثم يتنبأ بعبء العمل المطلوب بدقة عالية.

• استنادًا إلى عنوان المهمة، يتم عرض قائمة بالمهام المشابهة. يتم اختيار المهام المكتملة تلقائيًا، لكن يمكنك تحديد المهام الأكثر صلة يدويًا. المهام التي لا تحتوي على عبء عمل مقدّر لن تظهر في القائمة.
• إذا كانت المهمة المكتملة تحتوي على وقت فعلي مسجل، فسيتم اعتماده. وإذا لم يكن كذلك، يتم استخدام عبء العمل المقدّر.
• أما إذا كانت المهمة غير مكتملة، فيتم احتساب عبء العمل المقدّر لها.            

إدارة الاجتماعات باستخدام الذكاء الاصطناعي (AI)

يوفر نظام إدارة الاجتماعات في Task Browse مجموعة متكاملة من الأدوات التي تساعد على تحسين كفاءة الاجتماعات وتنظيمها، وتشمل:

• إعداد جدول أعمال الاجتماع: إنشاء جدول الأعمال ومشاركته مع المشاركين، مما يساهم في تنظيم الاجتماع بشكل أفضل.
• جدولة الاجتماعات: تحديد أفضل موعد للاجتماع من خلال مراجعة جداول المشاركين وتوافرهم.
• تسجيل الحضور والانصراف: متابعة حضور المشاركين وتوثيق مشاركتهم.
• تعيين المهام: تحويل قرارات ومخرجات الاجتماع إلى مهام قابلة للتنفيذ مع إمكانية متابعتها لاحقًا.
• أدوات التعاون: توفير إمكانيات مشاركة المستندات والتواصل بين المشاركين أثناء الاجتماع وبعده.
• المتابعة والتذكيرات: تنفيذ متابعات وتذكيرات تلقائية لضمان إنجاز المهام والالتزامات الناتجة عن الاجتماع.

إدارة الاجتماعات بالذكاء الاصطناعي

في Task Browse، يمكنكم تسجيل اجتماعاتكم مباشرةً أو رفع الملفات الصوتية الخاصة بها، ثم ترك مهمة التحليل للذكاء الاصطناعي الذي يحول المناقشات تلقائيًا إلى مهام واضحة ورؤى منظمة وقابلة للتنفيذ.

وبذلك لن تكون هناك حاجة إلى تدوين الملاحظات يدويًا، كما لن تضيع المهام والالتزامات التي يتم الاتفاق عليها أثناء الاجتماع.

مزايا الذكاء الاصطناعي في Task Browse

• تسجيل سهل

تسجيل الاجتماعات مباشرة من داخل النظام أو رفع التسجيلات الصوتية للاجتماعات المنعقدة مسبقًا.

• تفريغ نصي دقيق

الحصول على تفريغ نصي دقيق لمحتوى الاجتماع مع التعرف على المتحدثين وتمييزهم.

• استخراج تلقائي للمهام

يقوم الذكاء الاصطناعي باستخراج المهام والإجراءات المطلوبة من المناقشات وتقديمها بصورة منظمة.

• ملخص الاجتماع

إنشاء ملخص مختصر وعملي يتضمن أهم النقاط والقرارات والنتائج التي تم التوصل إليها خلال الاجتماع.

تلخيص المحادثات باستخدام الذكاء الاصطناعي (AI)

في Task Browse، يمكنكم التواصل مع أعضاء فريقكم عبر المحادثات المباشرة المرتبطة بكل مشروع أو مهمة، ومشاركة الملفات، والإشارة إلى الزملاء (Mention)، بما يضمن تواصلاً فعالًا وسلسًا بين أعضاء الفريق.

ومع إضافة تقنيات الذكاء الاصطناعي، أصبح بإمكانكم الآن:

• الحصول على ملخص سريع وواضح للمحادثات.
• استخراج المهام والإجراءات الناتجة عن النقاشات.
• تقليل الوقت المستغرق في مراجعة الرسائل الطويلة ومتابعة التفاصيل.

كل ما عليكم فعله هو النقر على أيقونة  AI داخل المحادثة المباشرة، ليقوم Task Browse بتحليل المحتوى وتقديم ملخص ذكي ورؤى عملية تساعدكم على متابعة العمل بكفاءة أكبر.

جرّب TaskBrowse مجاناً

1. تحسين إدارة العلاقات بين المهام

في الإصدار الجديد، تم تحسين الميزات المتعلقة بإنشاء وإدارة العلاقات بين المهام. في السابق، كان إعداد التبعيات متاحًا فقط من خلال مخطط جانت (GanttChart) باستخدام السحب والإفلات أو عبر النقر بزر الفأرة الأيمن على المهمة، أما الآن فقد تم توفير طريقة جديدة وأكثر سهولة لتنفيذ ذلك.

يمكنك الآن إدارة تبعيات كل مهمة بسهولة من خلال نافذة تحرير المهمة وفي تبويب «التبعيات». ما عليك سوى النقر على خيار «+ إضافة تبعية» ثم اختيار المهمة المطلوبة لإضافتها كمهمة سابقة أو شرط مسبق. كما أصبح بالإمكان تعديل العلاقات بين المهام أو حذفها مباشرةً من القسم نفسه.

في منطقة عرض الحالة (الجزء الملوّن بالأخضر في الصورة أعلاه)، يمكن مشاهدة عدد التبعيات غير المكتملة لكل مهمة.

بالإضافة إلى ذلك، تمت إضافة تبويب «التبعيات» إلى قسم تفاصيل المهمة، والذي يمكن الوصول إليه من خلال النقر على أيقونة (i) في مختلف أجزاء النظام. ويتيح هذا القسم ما يلي:

• عرض قائمة التبعيات المباشرة للمهمة.
• في حال كانت أي من هذه المهام تحتوي بدورها على تبعيات أخرى، يمكن استعراض التسلسل الهرمي لهذه التبعيات بطريقة التوسّع التدريجي (Drill-down).
• إظهار عدد التبعيات التي تواجه مشكلات، مثل تجاوز الموعد النهائي أو غير ذلك من الحالات المشابهة.

2. تطوير إمكانيات التذكير في Task Browse

في هذا التحديث، تم تطوير نظام التذكيرات الخاص بالمهام بهدف تسهيل إدارة الوقت ومتابعة الأعمال بشكل أكثر دقة وفعالية.

في قسم إشعارات تغييرات المهمة (أيقونة الجرس في شاشة تحرير المهمة أو عند عرض تفاصيلها)، تمت إضافة ميزة جديدة. فمن خلال تبويب **«تذكير بالمهام»** يمكنك تحديد عدد الأيام قبل أو بعد تاريخ البدء أو تاريخ الاستحقاق، بالإضافة إلى تحديد الساعة التي ترغب أن يقوم فيها Task Browse بتذكيرك بالمهمة.

يتم إرسال التذكيرات عبر الإشعارات داخل التطبيق، والبريد الإلكتروني. كما يمكنك تحديد ما إذا كان التذكير سيُرسل إليك شخصيًا أو إلى جميع أعضاء فريق المهمة.

 صلاحيات إعداد التذكيرات:

• يمكن للمستخدم الذي لا يمتلك صلاحيات خاصة إنشاء تذكيرات لنفسه فقط.
• إذا كان لدى المستخدم صلاحية تعديل المهمة، فيمكنه إنشاء تذكيرات لأعضاء الفريق أيضًا.
• عند إضافة مستخدم جديد إلى الفريق بعد إعداد التذكير، سيتم إرسال التذكيرات إليه تلقائيًا.

3. تحسين آلية تحديد تاريخ البدء وتاريخ الاستحقاق ومدة المهمة

في هذا التحديث، أصبحت آلية تحديد تاريخ البدء وتاريخ الاستحقاق ومدة المهمة أكثر مرونة. إذ يمكنك الآن تحديد أيّ من هذه القيم الثلاث تريد أن يقوم النظام بحسابها تلقائيًا.

للقيام بذلك، يكفي تفعيل أيقونة الآلة الحاسبة الموجودة بجانب الحقل المطلوب، ثم إدخال القيمتين الأخريين، ليقوم Task Browse بحساب القيمة الثالثة تلقائيًا.

يتم حفظ هذه الإعدادات وفق الآلية التالية:

• عند استخدام هذه الميزة أثناء إنشاء مهمة جديدة، سيتم حفظ نموذج الحساب المحدد كإعداد افتراضي للمستخدم.
• أما إذا تم تغيير هذا الإعداد وحفظه أثناء تعديل مهمة موجودة، فسيتم تطبيق نموذج الحساب المحدد على تلك المهمة فقط دون التأثير على الإعداد الافتراضي للمستخدم.

4. تحسين وتنظيم الإعدادات الرئيسية للنظام

في هذا الإصدار، تمت إعادة تصميم قسم الإعدادات الرئيسية للنظام وتنظيمه بهدف تسهيل الوصول إلى مختلف الإعدادات وجعل إدارتها أكثر وضوحًا لمسؤولي النظام.

في الهيكلية الجديدة، تم تصنيف الإعدادات المتشابهة ضمن تبويبات مستقلة، وأصبحت متاحة لمسؤول النظام على النحو التالي:

• إدارة الوقت
• المشاريع والمهام
• الإعدادات العامة
• تسجيل الدخول / تسجيل الخروج
• المحلل

يساعد هذا التصنيف الجديد مسؤولي النظام على الوصول إلى الإعدادات المطلوبة بسرعة أكبر، كما يوفّر تجربة أكثر كفاءة في إدارة إعدادات وتهيئة برنامج Task Browse.

5. إضافة إمكانية إرسال الرموز التعبيرية (Emoji) في دردشة Task Browse

تمت إضافة ميزة استخدام الرموز التعبيرية (Emoji) في الدردشة الفورية ضمن Task Browse إلى نسخة الويب أيضًا.

يُعد برنامج إدارة المشاريع العربي تاسك براوز حلاً متكاملاً يعمل أونلاين، ويدعم الكتابة من اليمين إلى اليسار بشكل كامل، مما يوفّر تجربة استخدام سلسة للمستخدمين العرب. في هذا المقال، نستعرض أهم مميزات تاسك براوز وكيف يساعد الفرق والشركات والأفراد على تخطيط المشاريع، إدارة المهام، تسجيل أوقات العمل، وإنشاء تقارير دقيقة تعزز الإنتاجية وترفع كفاءة إدارة المشاريع.

التسجيل المجاني في تسك براوز

بعض مميزات برنامج إدارة المشاريع العربي تاسك براوز لإدارة المشاريع

يقدم برنامج إدارة المشاريع العربي تاسك براوز مجموعة شاملة ومتكاملة من المميزات العملية لإدارة دورة حياة المشروع بشكل كامل. فيما يلي أبرز الميزات في هذا البرنامج بشكل منظم وعملي:

• تعريف المشروع
• تعريف فريق المشروع
• تعيين مدير المشروع
• تحديد صلاحيات أعضاء الفريق في المشروع

تعريف هيكل تقسيم العمل (WBS)

مع تسک براوز يمكنك بكل سهولة إنشاء مشروع جديد، واختيار فريق العمل، وتعيين مدير المشروع، وإدارة صلاحيات الأعضاء بدقة عالية.

من أقوى نقاط البرنامج هيكل تقسيم العمل (WBS). يكفي أن تنقر على اسم المشروع لتدخل إلى البيئة الشجرية للمشروع. يمكنك تقسيم المشروع إلى أي عدد من المستويات حسب الحاجة، وتخصيص المهام لأعضاء الفريق. هذا يضمن شفافية كاملة للمسؤوليات ويزيد بشكل كبير من احتمال نجاح المشروع.

نسخ المشروع مع كل خصائصه

إذا كان لديك مشاريع متكررة، يتيح لك تاسك براوز نسخ المشروع بالكامل. يمكنك نسخ المشروع السابق مع هيكل تقسيم العمل والمهام وفريق المشروع وحتى فرق المهام، مما يوفر لك الكثير من الوقت.

• رسم مخطط جانت تلقائياً
• إمكانية إنشاء علاقات بين مهام المشروع
• عرض المسار الحرج في مخطط جانت

يقوم برنامج إدارة المشاريع العربي تاسك براوز برسم مخطط جانت للمشروع تلقائياً. يكفي أن تحدد تاريخ البدء وتاريخ الاستحقاق لكل مهمة أثناء تعريفها، ثم تنتقل إلى صفحة مخطط جانت. ومن أهم مميزات هذا القسم:

• مخطط جانت تفاعلي بالكامل

يمكنك بمجرد تحريك الماوس تغيير تاريخ البدء والانتهاء للمهام وكذلك المدة الزمنية لتنفيذها.

• إنشاء العلاقات بين المهام (FS) عن طريق السحب والإفلات
• عرض المسار الحرج للمشروع تلقائياً

• تقرير تقدم المشروع
• مخطط التقدم

بعد تعريف مهام المشروع وتحديد المدة التقديرية وتواريخ البدء والاستحقاق، يقوم تاسك براوز بحساب تقدم المشروع المخطط والفعلي بناءً على المهام، ثم يقارنهما في مخطط منحنى S.

يُحسب التقدم الفعلي للمشروع من خلال المتوسط المرجح للتقدم الفعلي لمهامه، بينما يُحسب التقدم المخطط بناءً على تواريخ البدء والاستحقاق.

مشاركة وثائق المشروع

لحفظ وثائق المشروع يكفي إرفاقها بالمشروع أو بمهامه، وإدارتها من خلال قسم إدارة الملفات. كما يوجد إمكانية قفل الملفات لمنع حذفها أو تعديلها.

إدارة الميزانية وتكاليف المشروع

يوفر تاسك براوز إمكانيات متقدمة للسيطرة المالية على المشروع:

• تحديد معدل ساعة-شخص لكل عضو في الفريق
• حساب التكلفة التلقائي للأجور بناءً على سجلات الوقت المسجلة
• إضافة التكاليف غير المتعلقة بالأجور إلى المهام
• إصدار تقرير مقارنة بين التكلفة الفعلية والميزانية المعتمدة

تخطيط أهداف المشروع

في تاسك براوز يمكنك تعريف أهداف للمشروع. في قسم أهداف تحدد الهدف، وتعطيه وزناً، وتربطه بمهام المشروع. وبهذه الطريقة يتم حساب نسبة تحقيق أهداف المشروع تلقائياً مع إنجاز المهام.

سير عمل المشروع (Workflow)

للمشاريع ذات العمليات المتكررة، يمكنك تعريف سیر  عمل مخصص. المراحل الافتراضية هي: «لم يبدأ»، «بدأت»، «مكتملة»، ويمكنك إضافة مراحل حسب الحاجة وتحديد الفريق المسؤول عن كل مرحلة. وبمجرد إنهاء مرحلة، تنتقل المهمة تلقائياً إلى المرحلة التالية مع إرسال إشعار.

عرض التقارير والمخططات الخاصة بالوقت المستغرق على المشاريع

يحتوي برنامج إدارة المشاريع العربي تاسك براوز على تقارير ومخططات متعددة. من بينها تقرير يُظهر الوقت المستغرق على المشاريع مفصلاً حسب كل مشروع.

كما يوجد في لوحة التحكم (Dashboard) مخطط بصري يوضح مقدار الوقت الذي قضاه كل شخص على مختلف مشاريع المنظمة.

بعض مميزات برنامج إدارة المشاريع العربي تاسك براوز لإدارة المهام

يُعد قسم إدارة المهام من أقوى وأذكى الأقسام في برنامج إدارة المشاريع العربي تاسك براوز.  يوفر هذا البرنامج أدوات عملية وذكية تجعل الإشراف على تنفيذ المهام اليومية أمرًا بسيطًا وفعّالًا للغاية.

• تعريف المهام
• تخصيص المهام
• تحديد تاريخ البدء وتاريخ الاستحقاق للمهام
• تحديد المدة التقديرية للمهام (بالذكاء الاصطناعي)
• تلقي إشعار عند إسناد المهمة
• تلقي إشعار عند اقتراب موعد انتهاء المهام

تعمل أدوات إدارة المهام في تاسك براوز كالسحر. إذا كنت تريد ألا تنسى أي مهمة أبدًا وتودّع التأخيرات إلى الأبد، فإن مميزات إدارة المهام في هذا البرنامج هي بالضبط ما تحتاجه.

حتى لو كانت المهمة خارج المشاريع الرسمية، يمكنك تعريفها بسهولة في قسم المهام المستقلة في تاسك براوز. في هذا القسم تستطيع تحديد فريق المهمة، وتعيين الأشخاص المسؤولين، وتسجيل كافة التفاصيل.

بعد إسناد المهمة إلى الأشخاص، يتم إشعارهم من خلال عدة قنوات مختلفة:

• إشعار داخل البرنامج (نوتيفيكيشن)
• البريد الإلكتروني
• رسالة تلغرام

في تبويب وقت لكل مهمة يمكنك إدخال تاريخ البدء، تاريخ الاستحقاق، والمدة التقديرية. هذه المعلومات تُمكّن البرنامج من إنشاء تقارير التقدم المخطط والفعلي تلقائيًا. كما يمكنك إدخال نسبة التقدم يدويًا لتحصل على مرونة كاملة.

إذا كان تقدير وقت المهمة صعبًا بالنسبة لك، يقوم تاسك براوز بهذه المهمة نيابة عنك. عند إنشاء أو تعديل مهمة، يكفي أن تنقر على أيقونة  AI بجانب حقل المدة التقديرية.

يقوم الذكاء الاصطناعي في تاسك براوز بتحليل تاريخ جميع المهام المشابهة في مشاريعك السابقة، ثم يقترح عليك مدة زمنية واقعية بذكاء. هذه الميزة تزيد من دقة التخطيط بشكل ملحوظ.

تعريف قائمة تدقيق(Checklist) للمهام

إذا كنت تعرف قوائم تدقيق، فأنت تعلم أنها من أبسط وأقوى الأدوات لضمان تنفيذ جميع مراحل العمل. يوفر تاسك براوز هذه الأداة بشكل ذكي ومتقدم داخل قسم إدارة المهام. يمكنك إنشاء أي عدد تريده من قوائم التحقق داخل كل مهمة (مثلاً: مراحل إعداد تقرير، مراحل تسليم منتج، أو قائمة فحص الجودة). بعد إنجاز كل بند، يكفي أن تعلمه. هذا يضمن عدم نسيان أي مرحلة ويجعل تقدم المهمة شفافًا تمامًا.

إمكانية إرفاق ملفات بالمهام

يمكنك إرفاق كافة الملفات والمستندات اللازمة للمهمة (عقود، تصاميم، صور، وثائق فنية، إلخ) مباشرة بالمهمة. جميع الأعضاء الذين لديهم صلاحية الوصول إلى المهمة سيتمكنون من الوصول إلى هذه الملفات دون الحاجة للبحث في الإيميل أو الدرايف.

الدردشة حول المهمة في غرفة محادثة خاصة بها

من أكثر الميزات العملية في تاسك براوز هي الدردشة الخاصة بكل مهمة. لكل مهمة يتم إنشاء غرفة محادثة منفصلة يستطيع أعضاء الفريق المسؤول عنها أن:

• يتحدثوا مع بعضهم بسهولة
• يسجلوا آراءهم واقتراحاتهم
• يرسلوا ملفات جديدة
• يحتفظوا بتاريخ كامل للمحادثات

هذه الغرفة تقلل بشكل كبير من الاجتماعات الطويلة والإيميلات المرهقة، وتبقي كل النقاشات مركزة بجانب المهمة نفسها.

بهذه المميزات، تتحول كل مهمة إلى مساحة عمل متكاملة، شفافة وذكية.

تعريف الوسوم (Labels/Tags) للمهام

لتصنيف المهام بشكل أسرع وأدق وأكثر احترافية، يتيح نظام «تاسك براوز» إمكانية تعريف الوسوم.

تساعدك الوسوم على تصفية المهام والبحث عنها بسرعة حسب الأولوية أو نوع العمل أو القسم أو الحالة أو أي معيار آخر، مثل: «عاجل»، «تصميم»، «مالي»، «تسويق»، «بانتظار الموافقة» وغيرها.

ومن الميزات الذكية في هذا القسم اقتراح وإنشاء الوسوم تلقائياً باستخدام الذكاء الاصطناعي. عند إنشاء أو تعديل مهمة، انتقل إلى تبويب «الإضافي» واضغط على أيقونة AI بجانب قسم الوسوم. سيقوم الذكاء الاصطناعي بـ:

• اقتراح الوسوم الموجودة والمناسبة
• إنشاء وسوم جديدة تتناسب مع محتوى المهمة تلقائياً

توفّر هذه الميزة الوقت، وتساعد على توحيد الوسوم داخل المؤسسة، كما تُسرّع عملية البحث وإعداد التقارير بشكل ملحوظ.

إمكانية إدارة المهام عبر لوحة المهام الخاصة بي

من المستحيل أن تبحث عن إدارة المهام ولا تصادف بورد الكانبان. يوفر تاسك براوز بورد كانبان بصري احترافي لمساعدتك على إدارة المهام بطريقة مرئية. في هذا البورد يمكنك:

• سحب المهام بين الأعمدة (القيام به، قيد التنفيذ، تم)
• مشاهدة بورد الأشخاص التابعين
• تصفية المهام حسب المشروع
• ترتيب المهام حسب الأولوية
• الدخول المباشر إلى دردشة المهمة
• إرفاق ملفات، إضافة تعليقات، إدارة الـ Checklist، تلوين المهام، والتخطيط والتقارير مباشرة من البورد.

عرض المهام وجدولتها في التقويم

تُعدّ ميزة التقويم في برنامج إدارة المشاريع العربي «تاسك براوز» من أكثر الميزات جاذبية، حيث تجعل عملية التخطيط اليومي والأسبوعي والشهري أكثر سهولة ووضوحاً.

من خلال هذا التقويم يمكنك عرض جميع مهامك ومهام فريقك مع التفاصيل المهمة، مثل:

• تاريخ البدء
• تاريخ الاستحقاق
• حالة المهمة الحالية (قيد التنفيذ، مكتملة، وغيرها)
• الفترات الزمنية المسجّلة

يساعدك هذا التقويم على وضع خطط أدق، والحصول على رؤية شاملة لحجم العمل داخل الفريق في لمحة واحدة.

كما يوفّر «تاسك براوز» إمكانية التخطيط السريع مباشرة من داخل التقويم؛ ما عليك سوى تمرير المؤشر فوق اليوم المطلوب، ثم الضغط على علامة (+)، واختيار المهمة، ليتم تسجيلها وجدولتها فوراً.

• تقرير الوقت المستغرق على المهام حسب المستخدمين
• تقرير تقدم المهام

يُعد نظام تسجيل الوقت (التايم شيت) وتحليله الذكي من أقوى الأقسام في تسک براوز. بعد تسجيل الأعضاء للوقت المستغرق على كل مهمة، يقدم لك البرنامج معلومات قيمة جدًا:

• تحليل استهلاك الوقت: ترى بالضبط كم قضى كل عضو على المهام المختلفة.
• حساب التقدم الفعلي تلقائيًا: يحسب النظام نسبة التقدم الفعلي لكل مهمة بذكاء. (الوقت الفعلي ÷ الوقت التقديري).

بعض مميزات برنامج إدارة المشاريع العربي تاسك براوز لإدارة الوقت

يقدم برنامج إدارة المشاريع العربي تاسك براوز أدوات قوية ومتطورة للتخطيط وإدارة الوقت، تساعد الأفراد والمدراء على التحكم في الوقت بأفضل طريقة ممكنة.

التخطيط السهل

في تاسك براوز يمكنك تخطيط مهامك اليومية أو للأيام القادمة بكل سهولة. يكفي أن تحدد في كل يوم أي مهام مخصصة لك ستقوم بتنفيذها، وكم ساعة ستخصص لكل منها. هذه الميزة لا تجعل حجم عملك واضحًا فحسب، بل تعزز مهاراتك في التخطيط وإدارة الوقت مع الوقت.

تتبع الوقت باستخدام التايم شيت يدويًا أو بالتايمر

الوقت هو أهم أصولنا، وتتبع الوقت يتيح لنا فرصة تحليل طريقة استخدامه لاستثماره بشكل أفضل. سهّل تسک براوز عملية تتبع الوقت. يكفي أن تذهب إلى قسم التايم شيت أو تقرير العمل، ثم تسجل الوقت المستغرق على المهام المخصصة لك يدويًا أو باستخدام التايمر. كما يمكنك إدخال الفترات الزمنية يدويًا أيضًا.

في التايم شيت يمكنك إضافة وصف للعمل وإرفاق ملفات. أما المدراء فيستطيعون من خلال قسم إدارة تاسك براوز مراجعة تايم شيت الموظفين، وإرجاعها للتعديل، أو الموافقة عليها، أو رفضها.

تقارير التايم شيت المتنوعة + أداة منشئ التقارير

من أجمل مميزات البرنامج هي تقارير التايم شيت التي تعطيك معلومات شاملة عن الوقت المستغرق في المنظمة: في أي فترة زمنية، على أي مهام ومشاريع تم صرف الوقت، ومن الذي صرفه، وهل حدث تأخير في المهام أم لا، وغير ذلك الكثير.

بالإضافة إلى التقارير الجاهزة، يتيح لك أداة منشئ التقارير (Report Builder) إنشاء تقارير مخصصة تمامًا حسب احتياجاتك ببضع نقرات فقط.

الرسوم البيانية المتعددة المبنية على التايم شيت + أداة منشئ الرسوم البيانية

لوحة المعلومات هي الجزء المفضل لدى معظم المدراء، إذ يمكنهم من خلال نظرة واحدة معرفة مدى تقدّم الأعمال والمشاريع. وإضافةً إلى ذلك، فإن الرسم البياني الجذاب لمتوسط عبء عمل المستخدمين (Workload Chart) في «تاسك براوز» يوضح سبب شعبية هذا القسم. يُستخدم هذا الرسم البياني لتوزيع المهام بشكل عادل داخل المؤسسة.

كما وفر تسک براوز أداة منشئ الرسوم البيانية (Chart Builder) التي تمكنك من إنشاء رسوم بيانية جديدة مخصصة بكل سهولة.

بعض مميزات برنامج إدارة المشاريع العربي تاسك براوز لإدارة الاتصالات

يقدم برنامج إدارة المشاريع العربي تاسك براوز أدوات اتصال متكاملة تجعل الحاجة إلى استخدام منصات متعددة منفصلة أمراً من الماضي، حيث يركز كل التواصل داخل المشاريع والمهام.

• الدردشة والاتصالات الجماعية
• إنشاء غرفة محادثة خاصة لكل مشروع ولكل مهمة
• الدردشة الشخصية مع الزملاء
• إرسال الملفات داخل المحادثات
• حفظ كامل لتاريخ الرسائل مع إمكانية البحث المتقدم
• الإشارة إلى الأشخاص (@Mention) لجذب انتباههم فوراً

تلخيص ذكي للمحادثات بالذكاء الاصطناعي

بفضل الذكاء الاصطناعي يمكنك:

• الحصول على ملخص سريع للمحادثات
• رؤية المهام الناتجة عن النقاش
• تجنب إضاعة الوقت

يكفي أن تنقر على أيقونة AI داخل أي محادثة لتحصل على تجربة ذكية وسريعة.

إدارة الاجتماعات بذكاء بالذكاء الاصطناعي

رفع تاسك براوز من مستوى إدارة الاجتماعات إلى مستوى متقدم:

• إنشاء ومشاركة جدول أعمال الاجتماع (Agenda)
• جدولة ذكية للاجتماعات مع مراعاة برنامج أعضاء الفريق
• إرسال تذكيرات قبل الاجتماع
• تسجيل الحضور والغياب
• استخراج المهام من قرارات الاجتماع ومتابعتها
• مشاركة مستندات الاجتماع

ميزة فريدة: استخدام الذكاء الاصطناعي لإدارة الاجتماعات

• تسجيل سهل: تسجيل الاجتماع مباشرة أو رفع ملف صوتي
• نسخ نصي دقيق: تحويل الصوت إلى نص مع تمييز المتحدث
• استخراج تلقائي للمهام: يقوم الذكاء الاصطناعي باستخراج المهام من محتوى الاجتماع وإضافتها تلقائيًا
• خلاصة الاجتماع: الحصول على ملخص مفيد وموجز يحتوي على النقاط الرئيسية والقرارات

بهذه الميزات، لن يضيع أي نقطة مهمة من الاجتماعات بعد الآن، ويصبح متابعة القرارات أمرًا أسهل بكثير.

يُعدّ PMBOK (Project Management Body of Knowledge) دليلاً معيارياً عالمياً لإدارة المشاريع، يصدره معهد إدارة المشاريع (PMI). يقدم هذا الدليل إطاراً شاملاً للتخطيط والتنفيذ والمراقبة وإغلاق المشاريع، ويساعد مديري المشاريع على إدارة مشاريعهم بجودة عالية مع الالتزام بالجدول الزمني والميزانية المناسبة.

في هذا المقال، نهدف إلى مقارنة النسخة الثامنة من PMBOK مع النسختين السابقتين (السادسة والسابعة)، ودراسة التغييرات الرئيسية فيها. الهدف هو إبراز المبادئ والمجالات والعمليات التي تم تعديلها أو إعادة تصميمها أو إعادتها في النسخة الجديدة، وتوضيح كيف تختلف النسخة الثامنة من PMBOK عن النسخ السابقة. تساعد هذه المقارنة مديري المشاريع على اكتساب فهم أفضل لهيكل وتطبيقات النسخة الثامنة من PMBOK، بحيث يتمكنوا من تطبيقها في المشاريع التقليدية أو الرشيقة (Agile) أو الهجينة.

النسخة السادسة من PMBOK: التركيز على “كيفية” التنفيذ

ركزت هذه النسخة بشكل أساسي على كيفية تنفيذ المشروع، وسعت إلى توحيد وتوحيد عمليات إدارة المشروع بشكل خطوة بخطوة ومعياري.

مجالات المعرفة والمهام في النسخة السادسة

في النسخة السادسة، تم تقسيم المشروع ككل إلى 10 مجالات معرفة (Knowledge Areas)، حيث يغطي كل مجال جانباً محدداً من إدارة المشروع:

1. Integration (التكامل) إدارة تنسيق جميع أنشطة المشروع وضمان توافق جميع الأجزاء مع الأهداف العامة.
2. Scope (نطاق المشروع) تحديد ومراقبة الأعمال التي يجب تنفيذها وضمان تغطية جميع المتطلبات.
3. Schedule (الجدول الزمني) تخطيط ومراقبة توقيت الأنشطة لتسليم المشروع في الموعد المحدد.
4. Cost (التكاليف) تقدير وإعداد الميزانية ومراقبة التكاليف لضمان الالتزام بالميزانية.
5. Quality (الجودة) تخطيط وضمان جودة الأعمال والمخرجات وفقاً للمعايير المحددة.
6. Resource (الموارد) تحديد وتوفير وتطوير وإدارة الموارد البشرية والمادية للمشروع.
7. Communications (الاتصالات) إدارة تدفق المعلومات بين الفريق والأطراف المعنية وجميع الأشخاص المرتبطين بالمشروع.
8. Risk (المخاطر) تحديد وتحليل والاستجابة للمخاطر وعدم اليقين في المشروع.
9. Procurement (التوريدات) شراء وتوفير ومراقبة الموارد والخدمات اللازمة للمشروع من خارج المنظمة.
10. Stakeholder (أصحاب المصلحة) تحديد وإدارة والتفاعل مع جميع أصحاب المصلحة الذين يؤثرون على نجاح المشروع.

اقرأ المزيد عن إدارة أصحاب المصلحة.

العمليات في كل مجال معرفة في النسخة السادسة

كان لكل مجال معرفة عمليات محددة وخطوة بخطوة ضرورية لتنفيذ المشروع بشكل صحيح.

أمثلة على العمليات:

• Define Scope (تعريف النطاق)
• Create WBS (إنشاء هيكل تقسيم العمل)
• Develop Schedule (تطوير الجدول الزمني)
• Control Risks (مراقبة المخاطر)

ITTO – Inputs, Tools & Techniques, Outputs في النسخة السادسة

كان كل عملية يحدد بدقة:

• المدخلات (Inputs): ما هي المعلومات أو المستندات المطلوبة.
• الأدوات والتقنيات (Tools & Techniques): ما هي الطرق والأدوات المستخدمة لتنفيذ العمل.
• المخرجات (Outputs): ما هي المستندات أو النتائج التي يتم إنتاجها.

ملاحظة

ITTO = Inputs, Tools & Techniques, Outputs

لماذا كان تركيز النسخة السادسة على “كيفية” التنفيذ؟

كان هدف النسخة السادسة توحيد معايير وت стандарيز إدارة المشاريع خطوة بخطوة.

• ماذا يجب أن يفعل
• بأي مدخلات وأدوات
• وما هي المخرجات التي يجب إنتاجها

ونتيجة لذلك، كانت النسخة السادسة عملياتية وأدائية التوجه، وتركز بشكل أقل على القيمة أو النتائج الاستراتيجية الكبرى للمشروع.

مثال: مجال المعرفة «نطاق المشروع» في النسخة السادسة

في هذا المثال، تمت دراسة مجال معرفة إدارة النطاق في النسخة السادسة، وعرضت عملياته الرئيسية. وفي النهاية، يتم تقديم المدخلات والأدوات والتقنيات والمخرجات (ITTO) التي اعتبرتها هذه النسخة لعملية Define Scope (تعريف النطاق).

عمليات إدارة النطاق (Scope Management)

• Plan Scope Management (تخطيط إدارة النطاق)
• Collect Requirements (جمع المتطلبات)
• Define Scope (تعريف النطاق)
• Create WBS (إنشاء هيكل تقسيم العمل)
• Validate Scope (التحقق من النطاق)
• Control Scope (مراقبة النطاق)

بررسی ITTO لعملية تعريف النطاق (Define Scope)

عملية تعريف النطاق هي العملية التي يتم من خلالها إعداد الوصف الدقيق للمشروع والمنتج.

اقرأ المزيد عن إدارة النطاق.

النسخة السابعة من PMBOK: التركيز على «ما» و«لماذا»

شهدت النسخة السابعة من PMBOK تغييراً جوهرياً مقارنة بالنسخ السابقة، حيث انتقل التركيز من التفاصيل الخطوة بخطوة والـ ITTO إلى الرؤية الكلية والنهج المبني على المبادئ في إدارة المشاريع.

في هذه النسخة، بدلاً من اتباع عمليات محددة، يجب على مدير المشروع أن يجيب على السؤالين التاليين:

• ما الذي يجب إدارته؟ يتم الإجابة على هذا السؤال من خلال مجالات الأداء للمشروع (Performance Domains).
• لماذا يجب القيام بهذا العمل؟ يتم توجيه هذا السؤال من خلال مبادئ إدارة المشاريع (Principles).

تساعد النسخة السابعة مديري المشاريع على امتلاك رؤية استراتيجية شاملة للمشروع، وتوجيه عملية اتخاذ القرار والتنفيذ بناءً على القيمة والمبادئ والأهداف الاستراتيجية للمنظمة، دون الحاجة إلى اتباع تعليمات دقيقة وITTO.

مبادئ إدارة المشاريع (الـ «لماذا») في النسخة السابعة

قدمت النسخة السابعة 12 مبدأ أساسياً لإدارة المشاريع في قسم The Standard for Project Management. هذه المبادئ تمثل دليلاً لسلوك واتخاذ قرارات مدير المشروع، وتوضح لماذا يجب إدارة المشروع بطريقة معينة، مع التركيز على الجانب الأخلاقي والعملي.

الـ ۱۲ مبدأ أساسياً وشرح مبسط لكل منها

1. كن أميناً ودقيقاً ومهتماً (Be a diligent, respectful, and caring steward) احترم الموارد والوقت والميزانية وأعضاء الفريق، وكن مسؤولاً.
2. أنشئ بيئة فريق تعاونية (Create a collaborative project team environment) وجه الفريق في بيئة داعمة وعزز الثقة والتعاون بين الأعضاء.
3. تفاعل بفعالية مع أصحاب المصلحة (Effectively engage with stakeholders) تعرف على احتياجات وتوقعات أصحاب المصلحة وأقم معهم تواصلاً فعالاً.
4. ركز على القيمة (Focus on value) انظر إلى ما هو أبعد من تسليم العمل، وركز على التأثير والقيمة الحقيقية للمشروع للمنظمة وأصحاب المصلحة.
5. حدد وقيّم وأدِر التفاعلات داخل نظام المشروع (Recognize, evaluate, and respond to system interactions) افهم كيف ترتبط عناصر المشروع المختلفة ببعضها وأدِر تأثيراتها المتبادلة.
6. أظهر سلوكيات القيادة الفعّالة (Demonstrate leadership behaviors) وجه الفريق وادعمه، وحفّزه، ولعب دوراً قيادياً نشطاً.
7. كيّف الطرق حسب سياق المشروع (Tailor based on context) اختر الطريقة المناسبة حسب نوع المشروع (تقليدي أو رشيق أو هجين) وقم بتكييف العمليات.
8. ادمج الجودة في العمليات والمخرجات (Build quality into processes and deliverables) ركز على منع الأخطاء وضمان الجودة طوال مراحل تنفيذ المشروع.
9. أدِر التعقيدات (Navigate complexity) حلل المشاريع المعقدة وأدِرها لتقليل المخاطر.
10. حسّن الاستجابات للمخاطر (Optimize risk responses) صمم ونفذ استراتيجيات مناسبة لإدارة المخاطر.
11. احتضن المرونة والصمود (Embrace adaptability and resiliency) كن مستعداً للتغييرات وعزز قدرة الفريق على مواجهة المشكلات والتغييرات المفاجئة.
12. سهّل التغيير لتحقيق الحالة المستقبلية المرجوة (Enable change to achieve the envisioned future state) وجه المشروع والفريق نحو تحقيق الأهداف النهائية والقيمة المتوقعة.

مجالات الأداء في النسخة السابعة

قسمت النسخة السابعة من PMBOK إدارة المشاريع إلى ۸ مجالات أداء رئيسية (Performance Domains) تغطي كامل عملية إدارة المشروع:

1. أصحاب المصلحة (Stakeholder) إدارة التوقعات والتفاعل الفعّال مع أصحاب المصلحة في المشروع.
2. الفريق (Team) تطوير وإدارة وتحفيز فريق المشروع لتعزيز التعاون والإنتاجية.
3. نهج التطوير ودورة الحياة (Development Approach & Lifecycle) اختيار طريقة تنفيذ المشروع: تقليدي أو رشيق (Agile) أو هجين.
4. التخطيط (Planning) تصميم مسار المشروع وإدارة القيود مثل الزمن والتكلفة والموارد.
5. عمل المشروع (Project Work) تنفيذ الأنشطة وتوجيه الأعمال لتحقيق أهداف المشروع.
6. التسليم (Delivery) ضمان الجودة وتسليم المخرجات إلى أصحاب المصلحة وفق احتياجاتهم.
7. القياس (Measurement) مراقبة أداء المشروع وقياس النتائج وتقييم التقدم.
8. عدم اليقين (Uncertainty) تحديد وإدارة والاستجابة للمخاطر وعدم اليقين في المشروع.

في النسخة السابعة، تحدد مجالات الأداء ما الذي يجب إدارته في المشروع، لكن مدير المشروع لم يعد ملزماً باتباع العمليات خطوة بخطوة مع الـ ITTO. لذلك، تم التعبير عن طريقة تنفيذ المشروع بشكل عام ومرن.

النسخة الثامنة من PMBOK: الجمع الكامل بين «لماذا» و«ما» و«كيفية»

على عكس النسخة السابعة التي كانت أكثر مفهومية ومبنية على المبادئ، تقدم النسخة الثامنة من PMBOK الثلاث طبقات الرئيسية لإدارة المشاريع في وقت واحد:

1. لماذا (Why) – لماذا يجب القيام بهذه الأعمال؟ ستة مبادئ لإدارة المشاريع توجه سلوك واتخاذ قرارات مدير المشروع.
2. ما الذي يجب إدارته (What) – ما هي الأجزاء المهمة في المشروع؟ سبعة مجالات أداء (Performance Domains) تغطي المشروع ككل وتحدد ما يجب مراقبته.
3. كيفية التنفيذ (How) – كيف ننفذ ونراقب المشروع؟ تم تقديم أكثر من ۴۰ عملية مع ITTO قابلة للتكييف (Tailoring) وغير إلزامية.

الستة مبادئ الأساسية في النسخة الثامنة من PMBOK: الـ «لماذا» (Why)

قامت النسخة الثامنة بتبسيط مبادئ النسخة السابعة لتصبح أكثر عملية واختصاراً لتوجيه سلوكيات وقيم وقرارات مدير المشروع. هذه المبادئ (Principles) تمثل دليلاً لاتخاذ القرار والسلوك، وتُستخدم كأساس لجميع المجالات والعمليات.

الستة مبادئ الأساسية وشرح مبسط لكل منها

1. تبنَّ الرؤية الشاملة والنظامية (Adopt a Holistic View) انظر إلى المشروع كـنظام كامل ومنسق وأدِر جميع مكوناته في وقت واحد.
2. ركز على القيمة الحقيقية والنتائج (Focus on Value) انظر إلى ما هو أبعد من تسليم العمل، وركز على التأثير والقيمة الحقيقية للمشروع للمنظمة وأصحاب المصلحة.
3. ادمج الجودة في كل مكان (Embed Quality Into Processes and Deliverables) ادمج الجودة في عمليات ومخرجات المشروع ومنع وقوع الأخطاء.
4. كن قائداً مسؤولاً ومحاسباً (Be an Accountable Leader) مارس دوراً قيادياً نشطاً ومسؤولاً ومحاسباً تجاه المشروع والفريق.
5. ادمج الاستدامة والمسؤولية الاجتماعية (Integrate Sustainability) ضع في اعتبارك الاستدامة والتأثيرات الاجتماعية والبيئية في جميع القرارات والإجراءات.
6. ابنِ ثقافة تمكينية (Build an Empowered Culture) أنشئ فريقاً ممكناً وقوياً وعزز ثقافة التعاون والتحفيز والمسؤولية داخل المنظمة.

السبعة مجالات الأداء في النسخة الثامنة من PMBOK: ما الذي يجب إدارته (What)

عرّفت النسخة الثامنة من PMBOK سبعة مجالات أداء(Performance Domains) واضحة وعملية تحدد ما هي الأجزاء التي يجب إدارتها والتحكم فيها داخل المشروع. هذه المجالات عملية وقابلة للقياس، وتشكل أساساً لنجاح المشروع.

السبعة مجالات الأداء وشرح مبسط لكل منها

1. الحوكمة والتكامل (Governance) إطار صنع القرار والحوكمة والتنسيق الشامل للمشروع بأكمله.
2. النطاق (Scope) تحديد نطاق المشروع والمتطلبات والمخرجات.
3. الجدول الزمني (Schedule) تخطيط ومراقبة الجدول الزمني للمشروع والأنشطة.
4. المالية (Finance) إدارة التكاليف والميزانية والموارد المالية للمشروع.
5. أصحاب المصلحة والتواصل (Stakeholders) تحديد وإدارة أصحاب المصلحة وإقامة تواصل فعّال معهم.
6. الموارد (Resources) تخصيص وإدارة الموارد البشرية والمادية للمشروع.
7. المخاطر وعدم اليقين (Risk) تحديد وتحليل وإدارة المخاطر وعدم اليقين في المشروع.

العمليات و ITTO في النسخة الثامنة من PMBOK: الـ «كيفية» (How)

يُعدّ عودة العمليات و ITTO إلى النص الرئيسي للدليل من أهم التغييرات في النسخة الثامنة مقارنة بالنسخة السابعة. هذا التغيير يعزز البعد العملي (كيفية) في إدارة المشاريع، ويجعل النسخة الثامنة عملية ومرنة في الوقت نفسه.

الخصائص المهمة للعمليات في النسخة الثامنة:

• أكثر من ۴۰ عملية محددة.
• توجد كل عملية داخل مجالات الأداء وتتوافق تماماً معها.
• مثل النسخة السادسة، تحتوي كل عملية على المدخلات والأدوات والتقنيات والمخرجات (ITTO).
• بخلاف النسخة السادسة، العمليات غير إلزامية (Non-prescriptive) وقابلة للتكييف (Tailoring)؛ أي يمكن تعديلها وتكييفها حسب احتياجات وظروف المشروع.

مثال: مجال الأداء «النطاق» في النسخة الثامنة من PMBOK

يشمل مجال أداء النطاق العمليات اللازمة لـتحديد وتطوير ورصد ومراقبة وتأكيد نطاق المشروع، بما يضمن التوافق مع توقعات أصحاب المصلحة وأهداف المشروع.

العمليات الرئيسية في مجال النطاق

1. Plan Scope Management (تخطيط إدارة النطاق)
   • إعداد خطة إدارة النطاق التي تحدد كيفية تحديد وتأكيد ومراقبة نطاق المشروع والمنتج.
2. Elicit and Analyze Requirements (جمع وتحليل المتطلبات)
   • تحديد وتوثيق وإدارة احتياجات ورغبات أصحاب المصلحة لتحقيق أهداف المشروع.
3. Define Scope (تعريف النطاق)
   • تطوير وصف دقيق أو عالي المستوى للمشروع والمنتج.
   • في المشاريع الرشيقة، يكون النطاق عادةً عالي المستوى ويُعرض غالباً من خلال خارطة طريق المنتج وإصداراته.
   • يحدد هذا العملية أيضاً المتطلبات ومعايير جودة المخرجات وكيفية التأكد من مطابقتها.
4. Develop Scope Structure (تطوير هيكل النطاق / WBS)
   • تقسيم المخرجات وأعمال المشروع إلى مكونات أصغر وقابلة للإدارة.
   • في المشاريع الرشيقة، يعادل هذا تفكيك Product Backlog إلى Epics وFeatures وUser Stories.
5. Monitor and Control Scope (رصد ومراقبة النطاق)
   • مراقبة حالة نطاق المشروع والمنتج، وإدارة التغييرات، وقياس جودة المخرجات، وضمان الالتزام بالمعايير.
6. Validate Scope (التحقق من النطاق)
   • قبول رسمي للمخرجات المكتملة من قبل أصحاب المصلحة.

 ITTO لعملية تخطيط إدارة النطاق (Plan Scope Management)

مقارنة سريعة بين النسخ ۶ و ۷ و ۸ من PMBOK

في هذا القسم، نستعرض الاختلافات الرئيسية بين النسخ السادسة والسابعة والثامنة من PMBOK بشكل بسيط ومقارن.

يوضح الجدول أدناه كيف تغير تركيز كل نسخة، وهيكل المجالات، وطريقة تقديم العمليات والمبادئ:

الخلاصة: تفوق النسخة الثامنة من PMBOK

تقدم النسخة الثامنة من PMBOK من خلال دمج مميزات النسخ السابقة، إطاراً شاملاً وعملياً ومرناً لإدارة المشاريع:

• النسخة السادسة: ركزت بشكل أساسي على كيفية تنفيذ المشروع وقدمت التفاصيل العملية والـ ITTO.
• النسخة السابعة: ركزت أكثر على المبادئ ومجالات الأداء وقدمت رؤية كلية ونتيجة-focused، لكنها حذفت التفاصيل العملية.
• النسخة الثامنة: جمعت الأبعاد الثلاثة في إطار واحد متكامل:
  1. لماذا (Why): مبادئ إدارة المشاريع لتوجيه سلوك واتخاذ قرارات المديرين.
  2. ما الذي يجب إدارته (What): مجالات أداء واضحة وعملية للتحكم في المشروع.
  3. كيفية التنفيذ (How): عمليات مع ITTO وقابلية التكييف (Tailoring) لتناسب مختلف أنواع المشاريع.

يظهر التسويف (Procrastination) بأشكال متعددة. فعندما نقرر إنجاز مهمة ما، نجد أنفسنا نبحث عن أسباب لا تنتهي لتأجيلها. وقد نُعطي الأولوية لمهام يمكن إنجازها بسهولة وشطبها من قائمة المهام، حتى لو كانت أقل أهمية، مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني، بينما نؤجل المهام الكبيرة والمعقدة إلى يوم آخر.

كما قد نتجنب المهام التي تُعدّ بالفعل أكثر أهمية، ومع ذلك نبدو منشغلين بطريقة توحي بالإنتاجية، ونشعر في الوقت نفسه بأننا ننجز ونعمل بفعالية.

في هذا المقال نتناول تعريف التسويف (المماطلة) وطرق التعامل معه والتغلب عليه.

تعريف التسويف

يُقصد بالتسويف (المماطلة) ميلُ الأفراد إلى تأجيل المهام الجادة والصعبة، واستبدالها بأنشطة أكثر متعة أو أقل جهدًا وقصيرة الأمد. وفي بعض الأحيان قد نخدع أنفسنا بالانشغال بعمل يبدو «مفيدًا» ظاهريًا، بينما هو في الحقيقة بديل عن المهمة الأساسية.

فعلى سبيل المثال، بدلًا من قراءة الكتاب الذي خططنا له، نقول لأنفسنا إن نباتات الحديقة لم تُسقَ منذ فترة طويلة، ومن الأفضل الاعتناء بها أولًا، ثم نعود للقراءة بعدها. وهكذا يتم تأجيل المهمة الأساسية باستمرار.

وباختصار، فإن عقل الشخص المُسوف يتمتع بمهارة عالية في إيجاد مبررات لتأجيل الأعمال. كما أن وسائل التواصل الاجتماعي تزيد من هذه المشكلة بشكل كبير؛ إذ نقرر تصفحها لدقائق معدودة ثم نعود للعمل، لنفاجأ بعد ساعات طويلة أن الوقت قد مضى دون إنجاز يُذكر.

لماذا نُسَوِّف؟

بحسب Ned Hallowell، الطبيب النفسي ومؤلف 12 كتابًا، فإن التسويف غالبًا ما يكون علامة على كثرة الانشغال وتعدد المهام. ويقول: «نحن نؤجل الأعمال لأن لدينا الكثير منها، ونميل إلى الهروب من إنجاز ما لا نرغب في القيام به».

أما Teresa Amabile، أستاذة إدارة الأعمال في كلية هارفارد للأعمال وأحد مؤلفي كتاب مبدأ التقدم، فتشير إلى أن كثيرًا من الناس يُسَوِّفون لأنهم يخشون صعوبة المهمة التي يتجنبونها.

ويضيف Hallowell: «تأجيل العمل لا يُلغي وجوده، إنما إنجازه هو ما يفعل ذلك».

وبحسب Piers Steel، مؤلف كتاب معادلة التأجيل، فإن نحو 95٪ من الناس يعترفون بأنهم يُسَوِّفون ويؤجلون مهامهم.

أما  Tim Pychyl، مؤلف كتاب حل لغز التسويف، فيرى أن هذه الظاهرة هي استجابة عاطفية بحتة تجاه مهمة لا نرغب في القيام بها. وكلما ازداد نفورنا من المهمة، زادت احتمالية تأجيلها.

وقد حدد Pychyl في أبحاثه سبعة أسباب تجعلنا نكره بعض المهام، ومن المرجح أنك إذا راجعت المهام التي أجلتها مؤخرًا ستجد أنها تتصف بعدة من هذه الخصائص:

• مملة
• محبطة
• صعبة
• غامضة
• غير منظمة
• غير ممتعة أو غير مُرضية
• تفتقر إلى المعنى الشخصي

وبشكل عام، تكمن المشكلة في أن الدماغ البشري مهيأ بطبيعته للتسويف، إذ نميل إلى تفضيل المهام التي تعطي نتائج سريعة وملموسة، لأن النتائج الفورية تكون أكثر وضوحًا وإقناعًا لنا.

أنواع التسويف

إن الحديث عن التسويف (المماطلة) موضوع معقد وعميق إلى حدّ لا يمكن الإحاطة به في بضعة فقرات فقط. ومع ذلك، نحاول هنا تقديم صورة موجزة وشاملة قدر الإمكان عن هذه الظاهرة. ومن المهم أن نعرف أن التسويف له أنواع متعددة وأسباب ودوافع مختلفة.

–التسويف الانفعالي

قد تسمع بعض الأشخاص يقولون: «أنا شخص يعمل تحت ضغط اللحظة الأخيرة، وأحتاج إلى الأدرينالين لأقدم أفضل ما لدي». هؤلاء يعانون من التسويف العاطفي؛ إذ يستمتعون بالإثارة الناتجة عن ضيق الوقت، ويشعرون أحيانًا بأنهم يصبحون أكثر تركيزًا وكفاءة عند اقتراب الموعد النهائي، فينجزون المهمة بشكل مقبول رغم كل التأجيل الذي سبق ذلك، والذي غالبًا ما يكون مُرهقًا لهم ولمن حولهم.

– التسويف التجنّبي

هناك مهام كثيرة في العمل والحياة تكون غير محببة أو مزعجة بطبيعتها، مثل إعداد التقارير، أو التعامل مع الإجراءات المالية والضريبية، أو الدخول في نقاشات صعبة مع الزملاء أو الشركاء. في هذه الحالات نميل إلى تجنب البدء بالمهمة أصلًا، لأنها تسبب لنا شعورًا بعدم الراحة أو النفور.

– التسويف القائم على التردد أو عدم الحسم

أحيانًا نكون مضطرين لاتخاذ قرارات صعبة قبل البدء في مهمة مهمة. في هذه الحالة نسمع عبارات مثل: «أنا متأكد أن عليّ القيام بذلك، لكنني لا أوافق على هذه الطريقة، أحتاج إلى المزيد من البحث والتفكير». هذا النوع يعكس تسويفًا ناتجًا عن التردد وعدم القدرة على الحسم واتخاذ القرار.

هل تبدو هذه الحالات مألوفة؟ غالبًا نعم. والحقيقة أن التسويف عند كثير من الناس لا يظهر بشكل واحد فقط، بل يكون مزيجًا من هذه الأنواع، مما يؤثر على حياتهم وحياة من حولهم بشكل مباشر.

طرق مواجهة التسويف

تخيّل مدى الشعور الإيجابي الذي ستشعر به عند إنهاء المهمة.

لقد اكتشف الباحثون أن عرض صور رقمية للشخص في مرحلة الشيخوخة يزيد من احتمالية ادخاره للتقاعد. والسبب في ذلك أن هذا الأسلوب يجعل المستقبل يبدو أكثر واقعية، وبالتالي تصبح فوائد الادخار أكثر وضوحًا وإقناعًا.

ويمكن تطبيق نسخة من هذه الفكرة على أي مهمة نتجنبها؛ وذلك عبر تخصيص لحظة لتكوين صورة ذهنية واضحة عن الفوائد التي سنحصل عليها بعد إنجازها. هذا الأسلوب قد يساعد على تعزيز الدافع الداخلي للبدء في العمل.

فعلى سبيل المثال، إذا كنت تتجنب إجراء مكالمة هاتفية أو تؤجل إرسال بريد إلكتروني، حاول أن تتخيل شعور الرضا الذي ستشعر به بعد إتمامه، أو ربما راحة شخص آخر نتيجة قيامك بذلك. هذه الصورة الذهنية الإيجابية تساعد الدماغ على تجاوز حالة التسويف وتحفيزك على التنفيذ.

حدِّد مكافأة لإنجاز المهمة

غالبًا ما نُسَوِّف لأن مكافأة إنجاز المهمة تبدو بعيدة وغير ملموسة.

وتضرب Regina Conti، أستاذة علم النفس في جامعة كولغيت، مثالًا على ذلك بدفع الضرائب. فقد يرغب الشخص في دفع ضرائبه لتجنب العقوبات القانونية، لكن بما أن هذه العقوبات تقع في المستقبل البعيد، وبما أن عملية الدفع نفسها مرهقة وغير ممتعة، فإن الدافع للبدء يكون ضعيفًا.

توضح Conti أنه لجعل المهمة أكثر إلحاحًا، ينبغي التركيز على المكافآت قصيرة المدى. وإذا لم تكن موجودة، يمكن إضافتها بشكل مقصود.

فعلى سبيل المثال، يمكنك بعد إنهاء المهمة أن تكافئ نفسك بكوب قهوة، أو استراحة قصيرة، أو محادثة لطيفة مع زميل. هذا الربط بين الإنجاز والمكافأة يساعد الدماغ على تقليل الميل إلى التسويف وزيادة الدافعية للبدء.

الالتزام بإنجاز المهمة

إن إخبار الآخرين بأننا سنقوم بإنجاز مهمة ما يمكن أن يعزز الدافع للقيام بها، لأن نظام المكافأة في الدماغ يهتم بشكل كبير بالمكانة الاجتماعية.

وقد أظهرت الأبحاث أن شعورنا بالاحترام في نظر الآخرين، حتى من الغرباء، أمر مهم للغاية بالنسبة لنا. فنحن لا نحب أن يُنظر إلينا على أننا كسالى أو غير أكفاء.

لذلك، عندما نقول مثلًا: «سأرسل التقرير بنهاية اليوم»، فإن رغبتنا في الحفاظ على صورتنا الاجتماعية واحترام الآخرين لنا تدفعنا بشكل أقوى لإنجاز المهمة في الوقت المحدد.

حدِّد مواعيد نهائية لنفسك

من أبسط ما يمكنك القيام به هو إنشاء جدول زمني لكل جزء من المهمة مع تحديد موعد نهائي واضح لكل مرحلة.

تنصح Amabile بالقول:

«بمجرد استلام المشروع، قم بتقسيمه إلى أجزاء قابلة للإدارة يمكنك إنجازها بالتتابع، وحدد موعدًا نهائيًا لكل جزء».

وتضيف: «اعمل كل يوم على جزء صغير من المرحلة التالية حتى تتمكن من إنجازه تدريجيًا».

هذه “الانتصارات الصغيرة” تساعد على تعزيز شعورك بالتقدم وتحفّزك على الاستمرار.

ولمزيد من الفاعلية، يمكن الاعتماد على تقسيم المشروع إلى مهام صغيرة قابلة للإدارة ضمن هيكل واضح للعمل.

هذه الطريقة تُعرف باسم هيكل تقسيم العمل (WBS) وهو أسلوب يقوم على تقسيم المشروع إلى مهام أصغر وأكثر قابلية للإدارة. يمكنك الاطلاع على مزيد من التفاصيل حوله لفهم كيفية تطبيقه بشكل عملي على المشاريع المختلفة.

مواجهة الجانب السلبي للتسويف

أظهرت الأبحاث أننا نميل بشكل غير متوقع إلى تجنب التقييم الواقعي للوضع الحالي. فعند مقارنة مزايا وعيوب القيام بمهمة جديدة، نادرًا ما نأخذ بعين الاعتبار مزايا وعيوب عدم القيام بها أصلًا. هذا ما يُعرف بـ الانحياز إلى الإغفال (Omission Bias)، والذي يدفعنا غالبًا إلى تجاهل بعض الفوائد الواضحة لإنجاز المهام.

وببساطة، يميل الناس إلى اعتبار «ارتكاب خطأ ما» أسوأ أخلاقيًا من «عدم القيام بالفعل الصحيح»، حتى لو كانت النتيجة في الحالتين متساوية من حيث الضرر.

على سبيل المثال، تخيّل أن أمين يستعد لمنافسة رياضية ضد خصمه، وكلاهما في مطعم. يعلم أمين أن خصمه يعاني من حساسية شديدة تجاه مادة غذائية معينة. لدينا حالتان:

• أن يطلب أمين طعامًا يحتوي على تلك المادة.
• أن يطلب الخصم، دون علمه، طعامًا يحتوي عليها، بينما يصمت أمين ولا ينبهه.

أي الحالتين تبدو أكثر لا أخلاقية؟ غالبية الناس ستختار الحالة الأولى.

الآن، إذا كنت تؤجل باستمرار التحضير لاجتماع ما، وتنشغل بمهام أكثر إثارة، فقد تقول لنفسك إن بإمكانك القيام بذلك غدًا أو بعد غد. لكن إذا أجبرت نفسك على التفكير في الجانب السلبي للتأجيل، ستدرك أن الانتظار قد يعني فوات الوقت للحصول على آراء ضرورية من زملائك، وأن البدء الآن يمنحك فرصة أفضل (قد تصل إلى 50٪) للحصول على هذه الملاحظات في الوقت المناسب.

هذا النوع من التفكير يساعد على تقليل التسويف وتحفيزك على البدء فورًا.

تحديد الخطوة الأولى

أحيانًا تبدو المهمة التي نتجنبها مخيفة أو أكبر من أن نبدأ بها. على سبيل المثال، قد نضع «تعلم اللغة الفرنسية» ضمن قائمة مهامنا، لكن من الصعب أن نتخيل البدء بمثل هذه المهمة في أمسية عادية.

الحل هنا هو تقسيم المهام الكبيرة إلى خطوات صغيرة تبدو سهلة وغير مرهقة. والأفضل من ذلك هو تحديد أصغر خطوة أولى ممكنة؛ خطوة بسيطة إلى درجة أن العقل لا يراها مجهدة، بل يدرك أن فوائد القيام بها تفوق بكثير تكلفة الجهد المبذول.

فبدلًا من «تعلم اللغة الفرنسية»، يمكن أن تكون الخطوة الأولى مثلًا: «إرسال بريد إلكتروني إلى صديق وطلب نصائح حول تعلم اللغة الفرنسية».

إن إنجاز مثل هذه الخطوة الصغيرة يولّد شعورًا بالإنجاز، ويزيد من الدافع للانتقال إلى الخطوة الصغيرة التالية، مما يجعل البدء بالمهمة الكبرى أسهل تدريجيًا.

ربط الخطوة الأولى بمكافأة

لمواجهة التسويف، يمكن ربط الخطوة الأولى من المهمة بمكافأة بسيطة. فإذا ربطنا تلك الخطوة الصغيرة بشيء نرغب به فعلًا، فإننا نقلل من “تكلفة الجهد” في نظرنا.

بمعنى آخر، نقوم بربط المهمة التي نتجنبها بشيء لا نتجنبه.

على سبيل المثال، إذا وعدت نفسك بأن تنجز مهمة صعبة أثناء جلوسك في مقهى مفضل لديك مع مشروب تحبه، فقد يساعدك ذلك على زيادة الدافع والبدء في تنفيذ المهمة.

إزالة العوائق الخفية

أحيانًا نجد أنفسنا نعود مرارًا إلى مهمة معينة دون أن نتمكن من اتخاذ الخطوة الأولى. نسمع صوتًا داخليًا يقول: «نعم، إنها فكرة جيدة، لكن… لا».

في هذه المرحلة، من المهم أن نبدأ بطرح أسئلة على هذا الصوت لفهم ما الذي يجعل المهمة تبدو غير مريحة أو صعبة في نظرنا. يمكن استخدام أسئلة بسيطة مثل: «لماذا تبدو هذه المهمة صعبة؟» و«لماذا أشعر بذلك؟» لاكتشاف العوائق بسرعة.

غالبًا ما يتبين أن الدافع لدينا يتعارض مع التزام آخر أكثر إلحاحًا. على سبيل المثال، قد يكون من الصعب عليك وضع أهدافك صباحًا، لكن عند التفكير بعمق قد تكتشف أن السبب هو رغبتك القوية في تناول الإفطار مع العائلة. بمجرد تحديد هذا السبب، يمكنك إيجاد حل بديل مثل إعداد الأهداف في الليلة السابقة.

يشير Hallowell إلى أن هناك نوعين من المهام يتم تأجيلهما غالبًا:

1. مهام لا نرغب في القيام بها: وهو السبب الأكثر شيوعًا للتسويف. ويقول: «أنت لا تؤجل تناول الحلوى المفضلة لديك».
2. مهام لا نعرف كيفية إنجازها: عندما نفتقر إلى المعرفة أو لا نعرف من أين نبدأ، نميل إلى تجنب المهمة.

بمجرد تحديد السبب الحقيقي للتسويف، يمكنك كسر هذه الحلقة ومنع تكرار التأجيل في المستقبل.

إشراك الآخرين لمواجهة التسويف

أحد المبادئ التي يكررها Hallowell باستمرار هو: «لا تقلق وحدك أبدًا».

إذا لم تكن تعرف كيفية إنجاز مهمة ما، فاطلب المساعدة. يمكنك اللجوء إلى زميل أو صديق موثوق للحصول على المشورة، أو البحث عن نموذج لمشروع مشابه تستخدمه كنقطة بداية.

وتقول Conti: «يمثل الآخرون مصدرًا قويًا للدافعية الخارجية. فطلب شخص ما مراجعة عملك يمكن أن يحفزك، لأنك تعلم أنه يتوقع منك الإنجاز».

كما يمكن لبرنامج تسك براوز أن يساعدك في تتبع مهامك وإرسال تقارير العمل تلقائيًا إلى مديرك، مما يسهّل الالتزام ويعزز الإنتاجية. يمكنك التسجيل مجانًا.

تكوين عادات مناسبة لمواجهة التسويف

يقول Hallowell: «يتحدث الناس عن التسويف وكأنه أمر خارج عن سيطرتهم، بينما الحقيقة أنه ليس كذلك. وعندما ينجحون في تغيير هذا السلوك، يشعرون بالفخر تجاه أنفسهم».

ويضيف أنه كان يعاني سابقًا من التسويف، لكنه درّب نفسه على التوقف عنه، مؤكدًا أن هذه مهارة يمكن اكتسابها وتطويرها مع الوقت.

وتقترح Amabile تتبّع مستوى التقدّم. وتقول: «خصص فقط خمس دقائق يوميًا لتدوين ما أحرزته من تقدم، وما واجهته من عقبات، وما يمكنك القيام به في اليوم التالي لتحقيق مزيد من التقدم».

قانون الدقائق العشر ومواجهة التسويف

يعتمد قانون الدقائق العشر على البدء بالمهمة فقط لمدة عشر دقائق دون الالتزام بإنهائها. الهدف هو تجاوز صعوبة البداية وكسر حاجز التسويف.

على سبيل المثال، بدل التفكير في تنظيف المنزل بالكامل، يمكن البدء بعشر دقائق فقط لترتيب السرير، ثم غالبًا ما يتبع ذلك استمرار تلقائي لبقية المهام.

إذا شعر العقل بالمقاومة، يمكن الاكتفاء بالعشر دقائق الأولى مع أخذ استراحة قصيرة لاحقًا دون استبدالها بأنشطة مشتتة.

الفكرة الأساسية أن البدء بخطوات صغيرة يقلل الخوف ويزيد الدافعية، ومع الوقت يتحول التفكير من «المهمة صعبة» إلى «يمكنني إنجازها تدريجيًا».

تسك براوز ومواجهة التسويف في المؤسسات وإدارة المشاريع

تحديد المواعيد النهائية لكل مهمة

في تسك براوز يتم تحديد موعد نهائي (Deadline) لكل مهمة، ثم تُسند هذه المهمة إلى الأفراد المعنيين. ويتم تذكيرهم بطرق متعددة بأن هناك مهامًا مخصصة لهم، كما يتم إرسال تنبيهات عند اقتراب الموعد النهائي أو بعد تجاوزه

بهذا الأسلوب، تساعد التذكيرات المستمرة على تقليل التسويف وضمان متابعة تنفيذ المهام في الوقت المناسب.

ومن جهة أخرى، يوفّر تسك براوز تقارير خاصة بالمهام ذات المواعيد النهائية، بحيث يمكن للمدير الاطلاع على المهام التي تجاوزت موعدها ولم يتم إنجازها بعد. وبهذا يتم تعزيز مبدأ المساءلة داخل الفريق وضمان وضوح المسؤوليات.

تشجيع الزملاء على التخطيط اليومي

شجّع زملاءك على تنظيم يومهم بشكل يومي. حدّد مواعيد نهائية للمهام، ثم امنحهم الفرصة في بداية كل يوم للعمل على وضع خطة شخصية لمهامهم اليومية، أو مراجعة الخطة المعدّة مسبقًا وتعديلها عند الحاجة.

بهذا الشكل، يقوم الموظف بتسجيل التزامه وإرادته في إنجاز العمل داخل تسك براوز.

المهم هنا ليس مجرد تسجيل خطة عمل، بل تسجيل نية حقيقية للإنجاز والالتزام بتنفيذ المهام.

يمكنك معرفة المزيد عن التخطيط اليومي في تسك براوز.

اطلب من الزملاء تسجيل تقارير العمل اليومية

في نهاية اليوم، اطلب من نفسك ومن زملائك تسجيل سجلّ الوقت (Timesheet) الخاص بأداء ذلك اليوم، مع مقارنة ما تم إنجازه بالخطة اليومية المحددة مسبقًا.

هذا الأسلوب يخلق حلقة تغذية راجعة سريعة تساعد على تقليل التسويف وتصحيح السلوكيات غير الفعّالة لدى الأفراد. فعندما يتم إنجاز المهمة وتوثيقها، يشعر الموظف بإحساس إيجابي ناتج عن تحقيق الإنجاز وإثبات الذات. هذا الشعور يساهم في النمو المهني والمعنوي للأفراد، وبالتالي ينعكس إيجابًا على المؤسسة ككل، ويُعد أحد أدوات بناء المؤسسة المتعلمة.

استخدم تسك براوز في مؤسستك لتقليل التسويف وتعزيز الإنتاجية، ومنح زملائك شعورًا أفضل بالقيمة والإنجاز من خلال تنظيم العمل بشكل واضح ومتابعة التقدم بشكل مستمر.

مراجع:

• Hbr

في هذا المقال، سنستعرض بشكل شامل:

كيف يعمل OKR بدقة، وما الفرق بينه وبين KPI، وكيف يمكن تطبيقه داخل المؤسسات، والأهم من ذلك، كيف يمكنك باستخدام برنامج إدارة المشاريع «تسك براوز» تعريف OKR الخاصة بمؤسستك بشكل منظم، ومتابعتها، وتقييمها بفعالية.

معنى وتعريف OKR

OKR هو اختصار لعبارة  Objectives and Key Results، ويعني «الأهداف والنتائج الرئيسية». وهو إطار منهجي مُنظَّم لتحديد الأهداف، يساعد الفرق والمؤسسات على وضع أهداف واضحة، مُلهمة وقابلة للقياس، مع إمكانية قياس مستوى التقدّم بشكل شفاف.

في هذا النموذج:

•  Objective الهدف: يوضّح ما الذي نريد تحقيقه، وغالبًا ما يكون وصفيًا/نوعيًا وذا طابع تحفيزي.
•  Key Results النتائج الرئيسية: هي مؤشرات كمية قابلة للقياس تُظهر ما إذا كنا قد حققنا الهدف أم لا.

بعبارة أبسط، يربط OKR بين هدف طموح ومجموعة من المؤشرات القابلة للقياس، بحيث يمكن التأكد مما إذا كانت الأنشطة اليومية تقود فعلاً إلى النتائج المرجوة أم لا.

تستخدم الفرق OKR من أجل:

• مواءمة الأنشطة مع الاستراتيجية العامة للمؤسسة
• تحديد الأولويات بشكل أدق
• تعزيز الشفافية في الأداء
• تقييم التقدّم ضمن فترات زمنية محددة

ما هو الـObjective (الهدف) في OKR؟

يُقصد بالـ Objective هدفٌ نوعي، مُلهم وموجّه يحدّد ما الذي يسعى الفريق أو المؤسسة إلى تحقيقه. يجيب الـObjective عن السؤال التالي:

ماذا نريد أن نحقق؟

عادةً ما يتم تحديد الأهداف في إطار OKR لفترة زمنية محددة، مثل ربع سنوي أو سنوي، ويجب أن تتسم بما يلي:

• أن تكون واضحة وسهلة الفهم
• أن تكون مُحفِّزة وتمثل تحديًا
• أن تتماشى مع الاستراتيجية والرسالة العامة للمؤسسة
• أن تتجاوز الوضع الحالي، مع بقائها قابلة للتحقيق

يلعب الـ Objective دور «البوصلة» للفريق؛ فهو يحدّد اتجاه الحركة، لكنه لا يُستخدم بمفرده للقياس. يتم قياس تحقيقه من خلال. Key Results  وبعبارة أخرى، إذا اعتبرنا OKR رحلة، فإن الـ Objective هو الوجهة.

خصائص الـ Objective الجيد:

• نوعيًا (وليس رقميًا)
• موجزًا وواضحًا
• مُلهمًا ومحفّزًا للفريق
• مرتبطًا بشكل مباشر بالأولويات الاستراتيجية للمؤسسة

أمثلة على Objectives:

• تحسين رضا وتجربة العملاء
• زيادة الإيرادات المتكررة للمؤسسة
• تعزيز أداء واستقرار الأنظمة
• توسيع السوق وزيادة عدد العملاء النشطين
• تقليل الأخطاء التشغيلية في العمليات الداخلية

ما هي Key Results (النتائج الرئيسية) في OKR؟

Key Results أو «النتائج الرئيسية» هي مؤشرات كمية، قابلة للقياس ومحددة بزمن، تُستخدم لقياس مدى التقدّم نحو تحقيق الـ Objective.

إذا كان الـ Objective يحدّد ماذا نريد أن نحقق، فإن Key Results توضّح كيف نعرف أننا حققناه.

يجب أن تتسم كل نتيجة رئيسية بما يلي:

• أن تكون قابلة للقياس بشكل كامل (Quantifiable)
• أن تكون مرتبطة بإطار زمني محدد
• أن تكون واضحة وقابلة للتحقق
• أن تكون مرتبطة مباشرة بتحقيق الـ Objective

عادةً ما تُعبَّر النتائج الرئيسية بصيغة رقمية (نسبة مئوية، رقم، معدل، تقييم، نمو، وغيرها)، ويتم تتبّعها بشكل دوري لقياس التقدّم.

الفرق بين Objective و Key Results ببساطة:

• الـ Objective يحدّد الاتجاه
• Key Results تقيس مستوى التقدّم في هذا الاتجاه
• الـ Objective نوعي، بينما Key Results كمية

مثال تطبيقي:

Objective: تحسين تجربة اكتساب العملاء الجدد

Key Results:

• زيادة معدل إكمال عملية اكتساب العملاء إلى 85٪
• خفض معدل التسرّب في الشهر الأول بنسبة 15٪
• رفع تقييم رضا العملاء الجدد إلى 4.5 من 5

في هذا المثال، الهدف نوعي، بينما النتائج الرئيسية رقمية وقابلة للقياس بشكل دقيق.

ما الفرق بين KPI و OKR؟

يُعد كلٌّ من KPI و OKR من أدوات إدارة الأداء، لكن لكلٍ منهما استخدام وفلسفة مختلفة.

KPI (Key Performance Indicator) أو «مؤشر الأداء الرئيسي» هو مقياس كمي يُستخدم لمتابعة وقياس الأداء المستمر للأعمال مقارنةً بأهداف محددة.

في المقابل، OKR (Objectives and Key Results) هو إطار لتحديد الأهداف يُستخدم لإحداث التغيير، وتحقيق النمو، والوصول إلى تقدّم ملموس خلال فترة زمنية محددة.

بعبارة مختصرة:

• KPI يقيس «صحة» الوضع الحالي والأداء القائم
• OKR يُصمَّم لدفع التحسين وإحداث تقدّم نحو الأمام

الفرق بين KPI وOKR ببساطة

مثال تطبيقي

يمكن أن يكون أحد مؤشرات KPI كما يلي:

• عدد المستخدمين النشطين شهريًا

لكن يمكن أن يكون OKR المرتبط به على النحو التالي:

• Objective: زيادة تفاعل المستخدمين مع المنتج
• Key Result: زيادة عدد المستخدمين النشطين شهريًا بنسبة 20٪ خلال الربع القادم

في هذا المثال، يُعدّ KPI مؤشرًا لقياس الوضع الحالي، بينما يحدّد OKR هدفًا لتحسين هذا المؤشر ضمن فترة زمنية محددة.

دليل خطوة بخطوة لكتابة OKR

الآن بعد أن تعرّفت على مفهوم OKR، دعنا ننتقل إلى الجانب العملي: كيف تكتب OKR فعّالًا؟ سواء كنت تعمل على مستوى المؤسسة أو الفريق أو الفرد، ستساعدك هذه الخطوات الأربع على صياغة OKR واضحة، قابلة للقياس وذات تأثير.

الخطوة 1: ابدأ بالـ Objective

قم أولًا بتحديد الهدف (Objective)، ويجب أن يكون:

• مُلهمًا ويمثّل تحديًا
• واضحًا ومختصرًا
• قائمًا على النتائج وليس على الأنشطة
• متماشيًا مع الاستراتيجية العامة للمؤسسة

مثال:

Objective: أن نصبح روّاد السوق في مجال برمجيات إدارة المشاريع السحابية

في هذه المرحلة، لا ندخل في الأرقام بعد؛ نحن فقط نحدّد الوجهة.

الخطوة 2: حدّد من 3 إلى 5 Key Results لكل Objective

الآن نحدّد كيف سنقيس النجاح.

يجب أن تكون كل نتيجة رئيسية:

• قابلة للقياس بشكل كامل
• مرتبطة بإطار زمني محدد
• رقمية وقائمة على النتائج
• لها «مالك» واضح مسؤول عن متابعتها

مثال:

Key Results:

• زيادة الحصة السوقية من 15٪ إلى 30٪ بحلول نهاية السنة المالية
• تحقيق Net Promoter Score أعلى من 60 بحلول نهاية الربع الثالث
• رفع معدل تحويل المستخدمين من مجاني إلى مدفوع من 5٪ إلى 15٪ بحلول نهاية الربع الرابع
• تطوير وإطلاق 3 ميزات رئيسية جديدة بناءً على بيانات سلوك المستخدم

ملاحظة مهمة:

يجب أن تقيس النتائج الرئيسية «الأثر» وليس مجرد «تنفيذ المهام».

Net Promoter Score: هو مؤشر صافي ولاء العملاء.

الخطوة 3: مراجعة وتعديل OKR

• هل الأهداف طموحة بما يكفي؟
• هل النتائج الرئيسية قابلة للقياس بدقة؟
• هل الإطار الزمني واضح وواقعي؟
• هل تتماشى مع أولويات المؤسسة الحالية؟

احصل على ملاحظات من أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق، وقم بإجراء التعديلات عند الحاجة. يجب أن يدفعك OKR الجيد قليلًا خارج منطقة الراحة، دون أن يكون غير واقعي.

الخطوة 4: شارك الأهداف وتابع التقدّم

يكون OKR فعّالًا فقط عندما يكون شفافًا وقابلًا للمتابعة.

• شارك الأهداف مع كامل الفريق
• تأكّد من أن كل فرد يفهم كيف يساهم عمله في تحقيق الـ Objective
• اعقد اجتماعات مراجعة دورية (أسبوعية أو شهرية)
• تابع التقدّم بشكل رقمي مستمر

ولتجنّب تشتّت الأهداف أو نسيانها، يُفضَّل استخدام أداة متخصصة لإدارة OKR. يمكنك استخدام «تسك براوز» لهذا الغرض.

في «تسك براوز» يمكنك:

• تعريف الأهداف على مستويات مختلفة
• ربط النتائج الرئيسية بالمهام
• متابعة التقدّم بشكل رقمي
• الحصول على تقارير تحليلية حول تحقيق الأهداف

بهذه الطريقة، يتحوّل OKR من مجرد وثيقة نظرية إلى نظام تنفيذي فعّال.

مبادئ احترافية لتحديد OKR فعّالة

1. حافظ على عدد محدود من الأهداف

لا تقم بتحديد أكثر من 3 إلى 5 Objectives في كل مستوى (الشركة، الفريق أو الفرد). يُعدّ التركيز أهم ميزة في OKR؛ فزيادة عدد الأهداف تؤدي إلى تشتيت الأولويات وتوزّع طاقة الفريق.

2. اجعل النتائج الرئيسية قابلة للقياس بالكامل

يجب أن يكون كل Key Result:

• محددًا بمؤشر رقمي واضح
• مرتبطًا بإطار زمني محدد
• قابلًا للتقييم بشكل شفاف

استخدم مزيجًا من المؤشرات الكمية (نِسب، معدلات نمو، أرقام مطلقة) والمؤشرات النوعية القابلة للقياس للحصول على صورة متوازنة عن الأداء.

3. حدّد «مالكًا» واضحًا لكل نتيجة رئيسية

يجب أن يكون لكل Key Result مسؤول واحد محدد.

هذا يساهم في:

• تعزيز المساءلة
• تقليل الالتباس
• ترسيخ الملكية الفردية

عندما لا تكون المسؤولية واضحة، تصبح المتابعة ضعيفة وغير فعّالة.

4. قم بمراجعات دورية منتظمة

لا ينبغي أن يتم إعداد OKR في بداية الفترة ثم يُترك دون متابعة. نظّم اجتماعات مراجعة أسبوعية أو نصف شهرية من أجل:

• قياس التقدّم
• تحديد العوائق
• تعديل الأولويات عند الحاجة

تنفيذ OKR بنجاح أهم من مجرد كتابته.

5. اربط OKR بالعمل اليومي

أحد أكبر أخطاء المؤسسات هو فصل OKR عن العمليات اليومية. تشير الدراسات إلى أن 26٪ فقط من الموظفين لديهم فهم واضح لكيفية تأثير عملهم الفردي على الأهداف العامة. في المقابل، عندما يكون هذا الارتباط واضحًا، يمكن أن يتضاعف مستوى التحفيز والمشاركة.

لتجنّب هذا الانفصال:

• اربط الأهداف الفردية بأهداف الفريق
• اربط أهداف الفريق بالأهداف المؤسسية
• تابع التقدّم من خلال نفس أداة إدارة العمل اليومية

عندما يتم دمج OKR مع الأنشطة اليومية، تتحوّل الاستراتيجية إلى نتائج ملموسة. في «تسك براوز» يمكنك ربط OKR مباشرة بالمهام والمشاريع، بحيث تبقى الأهداف دائمًا واضحة وقابلة للمتابعة

ما هي المزايا الرئيسية لـ OKR؟

من بين أطر إدارة الأهداف المختلفة، يُعدّ OKR أحد أكثر الأساليب فاعلية لتحقيق المواءمة داخل المؤسسات، وذلك بفضل بساطته ومرونته. يساعد هذا النموذج على تحديد أهداف قابلة للقياس، محددة بزمن، ومبنية على النتائج.

أهم مزايا OKR:

• تحديد الأهداف بسرعة ووضوح: هدف مُلهم مدعوم بعدد من النتائج الرئيسية الرقمية يوضّح مسار التنفيذ بشكل مباشر
• التركيز على النمو والتحوّل: يتيح وضع أهداف طموحة تدفع الأداء إلى ما يتجاوز الوضع الحالي
• تعزيز التعاون بين الفرق: وجود هدف مشترك مع نتائج رئيسية واضحة لكل فريق يزيد من مستوى التنسيق والمواءمة
• رفع مستوى مشاركة الموظفين: الجمع بين نهج من الأعلى إلى الأسفل ومن الأسفل إلى الأعلى يعزّز الشعور بالملكية والتحفيز
• ربط العمل اليومي بالاستراتيجية: تصبح المهام اليومية مرتبطة مباشرة بالأهداف الاستراتيجية للمؤسسة

الخلاصة:

OKR هو أداة فعّالة لخلق التركيز، وتعزيز الشفافية، وتحقيق تقدّم قابل للقياس داخل المؤسسات.

حوّل OKR إلى واقع باستخدام «تسك براوز»

في العديد من المؤسسات، يتم تدوين OKR على الورق أو في ملفات متفرقة، ثم يُهمل مع مرور الوقت. أما في نظام إدارة المشاريع عبر الإنترنت «تسك براوز»، فيتحوّل OKR من إطار نظري إلى نظام تنفيذي قابل للقياس والمتابعة.

يمكنك تعريف أهداف المشاريع بشكل مُنظّم وربطها بالأهداف الاستراتيجية للمؤسسة:

لنفترض أنك قمت بتعريف مشروع داخل شركتك بعنوان:

المشروع: OKR – Q2 2026

هذا المشروع مخصّص لإدارة OKR فقط، بينما يتم تنفيذ الأنشطة التشغيلية من خلال ربط المهام (Tasks) بالنتائج الرئيسية.

1. تعريف Objective (الهدف الرئيسي)

لتعريف الهدف، اضغط على عنوان المشروع، ثم انتقل إلى تبويب «الأهداف». بعد ذلك، اضغط على «+ إضافة هدف المشروع».

تفاصيل الهدف:

• عنوان الهدف: زيادة رضا عملاء «تسك براوز»
• نوع الهدف: نوعي
• الأهمية: مهم
• نوع الهدف: أهداف استراتيجية (يمكن إدخاله يدويًا أو اختياره من الإعدادات النظام)
• التصنيف المستهدف: العملاء
• وزن الهدف في المشروع: 100٪

هذا هو الـ Objective، ويتميّز بأنه:

• موجّه ومُلهم
• غير رقمي بشكل مباشر
• يوضّح «لماذا» نعمل على هذا الهدف

2. تعريف Key Results (النتائج الرئيسية)

الآن، تحت هذا الـ Objective، نقوم بتحديد ثلاث نتائج رئيسية كمية. في العمود الأخير من الهدف الرئيسي، اضغط على «إضافة هدف مشروع الفرعي».

KR1: زيادة رضا العملاء العام

• العنوان: رفع NPS من 32 إلى 45
• نوع الهدف: كمي
• الأهمية: مهم
• نوع الهدف: نتيجة رئيسية (يمكن إدخاله يدويًا أو اختياره من الإعدادات النظام)
• التصنيف المستهدف: العملاء
• الوزن ضمن الهدف الرئيسي: 40٪
• القيمة الهدف: 45
• وحدة القياس: نقطة
• أفضل حالة: 45
• الحالة الأسوأ: 32

KR2: تقليل حجم تذاكر الدعم

• العنوان: خفض عدد التذاكر الشهرية من 120 إلى 70
• نوع الهدف: كمي
• الأهمية: مهم
• نوع الهدف: نتيجة رئيسية
• التصنيف المستهدف: الدعم
• الوزن ضمن الهدف الرئيسي: 30٪
• القيمة الهدف: 70
• وحدة القياس: تذكرة
• أفضل حالة: 70
• الحالة الأسوأ: 120

KR3: تحسين سرعة الاستجابة

• العنوان: تقليل زمن الاستجابة من 6 ساعات إلى أقل من ساعتين
• نوع الهدف: كمي
• الأهمية: مهم
• نوع الهدف: نتيجة رئيسية
• التصنيف المستهدف: الدعم
• الوزن ضمن الهدف الرئيسي: 30٪
• القيمة الهدف: 2
• وحدة القياس: ساعة
• أفضل حالة: 2
• الحالة الأسوأ: 6

3. ربط العمل الفعلي بـ Key Results – النقطة الذهبية في «تسك براوز»

الآن انتقل إلى تبويب «هيكل تقسيم العمل» (WBS). في هذا القسم، قم بتعريف المهام اللازمة لتحقيق الأهداف وتعيينها للأفراد. لإضافة مهمة جديدة، اضغط على «+إضافة مهمة».

كل مهمة في «تسك براوز» تتميّز بـ:

• فريق محدد
• جدول زمني
• تقدير زمني
• نسبة إنجاز
• وإمكانية ربطها بالـ KR المرتبط

وبالتالي، يتم احتساب تقدّم النتائج الرئيسية (KR) بناءً على التنفيذ الفعلي للمهام، وليس على تقارير يدوية أو تقديرات ذهنية.

في هذا المثال، تم تعريف المهام التالية لكل نتيجة رئيسية:

• تحليل أسباب عدم رضا العملاء خلال الأشهر الثلاثة الماضية → KR1
• تنفيذ حملة جمع الملاحظات بعد كل تفاعل دعم → KR1
• تصميم ونشر قسم الأسئلة الشائعة (FAQ) الجديد → KR2
• تدريب فريق الدعم → KR2
• إطلاق الدردشة المباشرة → KR2
• زيادة ورديات الدعم في أوقات الذروة → KR3
• استخدام الردود الجاهزة (Saved Replies) للأسئلة المتكررة → KR3

بعد ذلك، نعود إلى تبويب «الأهداف». في العمود الأخير لكل نتيجة رئيسية، نضغط على «المهام المرتبطة بهدف المشروع»، ثم نقوم بربط كل KR بالمهام الخاصة به. كما يمكن تحديد وزن لكل مهمة ضمن النتيجة الرئيسية.

الآن، مع إكمال كل مهمة، يتم احتساب نسبة تحقيق النتائج الرئيسية، وبالتالي يتحدد مستوى تحقيق الهدف الرئيسي.

بالنقر على الزر الموضّح في الصورة أعلاه، يمكنك عرض مخطط الأهداف.

إذا كنت ترغب في تطبيق OKR بشكل فعلي، منظّم وقابل للقياس داخل مؤسستك، يمكنك البدء الآن عبر «تسك براوز» وإنشاء أول OKR لديك مجانًا.

التسجيل المجاني في تسك براوز

مراجع:

• atlassian.com