In Deutschland müssen Arbeitszeiten erfasst und aufgezeichnet werden.

Aktuelle Rechtsprechung

In seinem Urteil (BAG – 1 ABR 22/21) hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat festgestellt, dass Arbeitgeber nach § 3 Absatz 2 Nummer 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) verpflichtet sind, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen.

Die Entscheidung des Europäischen Gerichtshofes aus dem Jahr 2019 wurde somit bestätigt. Obwohl damit noch keine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht, ist sie schon heute geltendes Recht.

Die Unternehmen sollten sich zeitnah mit der Umsetzung befassen. Obwohl im deutschen Arbeitsrecht die Pflicht noch nicht verankert ist, ist es laut Bundesarbeitsministerium nicht ausreichend, lediglich auf die Umsetzung zu warten. Bereits heute sei die Zeiterfassung geltendes Recht.

Zeiterfassung und Ressourcen-Einsatzplanung

Mitarbeitende in Projekten sind häufig überlastet. Die Ursache ist oft darin begründet, dass diese Mitarbeitenden parallel in mehreren Projekten arbeiten (da diese häufig über Spezialwissen verfügen) und zusätzlich überplant sind. Vielfach sind auch unrealistische Aufwandschätzungen mitverantwortlich. Diese basieren wiederum häufig auf der Tatsache, dass bestehende Aufwandschätzungen

• nicht erklärt werden und somit nur schwer verständlich und nicht nachvollziehbar sind,
• nur selten nach Realisierung der Aufgabe nachkalkuliert werden,
• die gemachten Erfahrungen nicht reflektiert und dokumentiert werden.

Das führt dazu, dass die bestehenden Aufwandschätzungen als  Input zur Verbesserung der  Schätzgenauigkeit neuer Projekte ungeeignet sind. Neue Projekte können die Erfahrungen aus abgeschlossenen Projekten nicht nutzen – sie stehen weiterhin vor dem gleichen Dilemma der fehlenden, verlässlichen Schätzbasis. So wird das „Rad immer wieder neu erfunden“. Der Aufwand steigt weiter – ein Teufelskreis wird fortgeführt.
Eine Folge ist erneut die unrealistische Aufwandschätzung von neuen Projekten.

Arbeitszeiterfassung im Projekt

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung durch das Bundesarbeitsgericht bzw. den europäischen Gerichtshof kann einen Ausweg schaffen. Es ist sinnvoll, eine Erfassung der reinen Arbeitszeit um weitere, inhaltliche Informationen zu ergänzen. Die reine Arbeitszeiterfassung kann um weitere Informationen (aus der Projektarbeit) erweitert werden. So zum Beispiel

• (geplante vs. tatsächliche) Aktivität (in Projekt)
• Ist-Wert
• Abweichung (Begründung)
• Kategorie oder Typ der Aktivität
• Rolle des Mitarbeitenden im Projekt
• Erfahrungs- und Kompetenzlevel

Schon ein Bruchteil dieser Informationen kann durch Verdichtung und Aufbereitung für ein effektives  Projektcontrolling und Projektsteuerung genutzt werden. Damit wird ein Beitrag zur Entlastung der Mitarbeitenden geleistet. Es wird auch besser nachvollziehbar, was die Mitarbeitenden tun – ihre Auslastung wird nachvollziehbar – eventuelle Überplanungen werden transparent. Diese Informationen sind auch anonymisierbar.

Die Chancen für eine Bearbeitung der Projekte „in Time and Budget“ steigen.
Dieses Argument kann auch der Betriebsrat in der Ausgestaltung seines Mitbestimmungsrechtes nutzen – die Mitarbeitenden werden mittel- und langfristig vor Überplanungen geschützt.

Grundsätzlich besteht für Arbeitgeber eine „objektive gesetzliche Handlungspflicht“ zur Einrichtung eines Zeiterfassungssystems. Deshalb ist es nahe liegend, ein anderes Problem – Aufwandschätzung und Mitarbeitereinsatzplanung – in einer möglichen Lösung , mit zu bearbeiten und zu lösen.

Anforderungen an eine Arbeitszeiterfassung

Hier geht es zum kostenlosen Download der

„Checkliste zur Einführung und Optimierung einer Zeiterfassung“