Machen sie Zeiterfassung zu einer produktiven Tätigkeit!
Arbeitszeiterfassung kann ganz einfach sein
Wer kennt es nicht: die Erfassung der Arbeitszeit wird als eine der „lästigen Pflichten“ empfunden.
Mitarbeitende in Festanstellung sind i.d.R. (durch Betriebsvereinbarung oder …) verpflichtet, den Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sowie Pausen und sonstige Zeiten zu erfassen.
Dies geschieht meist „automatisch“ durch Chipkarten (mit RFID, …), wenn das Firmengebäude betreten bzw. verlassen wird. Der Aufwand für die Mitarbeitenden fällt lediglich bei der Verarbeitung an.
Etwas anders sieht es aus, wenn die Erfassungsmechanismen des Unternehmens nicht greifen: die Mitarbeitenden befinden sich im Außendienst oder im home office.
In einer vergleichbaren Situation sind „freie Mitarbeitende“. Sie sind nicht in die Zeiterfassung des jeweiligen Unternehmens eingebunden – sind jedoch daran interessiert, ihre Arbeitszeiten sorgfältig und verständlich zu erfassen, sowie die erzielten Ergebnisse und erbrachten Dienstleistungen in verständlicher Form nachzuweisen. Diese Transparenz wird von internen Mitarbeitenden oft als Kontrollversuch durch den Arbeitgeber wahrgenommen.
Oft dient das Ergebnis der Zeiterfassung als Berechnungsgrundlage für ihre erbrachte Leistung; das Format der Zeiterfassungsdaten (Datenstruktur) ist vorgegeben.
Nutzen Sie Ihre Zeit der Zeiterfassung !
Sie haben keine Zeit zu verschenken. Nutzen sie die Zeit, welche sie für die Zeiterfasung aufwenden gleichzeitig für die Verbesserung zukünftiger Prozesse. Interpretieren sie die Zeiterfassung als Zeiten der Reflexion und verleihen sie dieser Zeit einen zusätzlichen Sinn.
Schaffen sie sich "Reflexionszeiträume"!
Übernehmen sie die bereitgestellten Planungsdaten nicht unreflektiert in ihre Zeitabrechnung.
Tipp: Wollen sie ihre Pläne für die Zukunft realistischer gestalten? Nutzen sie hierzu die Tätigkeit der Zeiterfassung bewusst als „Reflexionszeitraum“ zur Verbesserung von Prozess und Ergebnis. Nutzen sie die Zeit, in der sie ihre Arbeitszeiten erfassen dazu, die Planung und den Verlauf der letzten Tage kritisch zu hinterfragen. Reflektieren sie den Ablauf der vergangenen Tage und überlegen sie, warum der Tag so gelaufen ist? Welche Muster erkennen sie? Was möchten sie anders gestalten? Wo wurden sie „fremdgesteuert“?
Machen sie die Zeiterfassung und die Vorbereitung der Planung (z.B. als to do-Liste) zur wöchentlichen Routine, mit der sie das Wochenende „einläuten“. Stellen sie die Weichen für einen guten Start in die neue Woche:
- Kategorisieren sie ihre Aufgaben (Projekt, Linie, Ausbildung, frei verplanbare Zeit, …)
- Konkretisieren sie die Aufgaben durch einige Stichworte. Schätzen sie die erforderliche Realisierungszeit.
- Priorisieren sie ihre Aufgaben (z.B. mit dem „Eisenhower-Prinzip“) in wichtig, wichtig und dringend, nicht wichtig, … und visualisieren diese in einem Koordinatensystem
- Vermeiden sie schädliches Multitasking (siehe „Effektives Multiprojektmanagement mit der Engpasstheorie„; vgl. Prinzipien Lean production)!
- Welche Abhängigkeiten sind zu berücksichtigen? Welche Eingangsvoraussetzungen müssen erfüllt sein? „Wartet jemand auf mich?“
- Welche Aufgaben waren nicht eingeplant?
- Welche ungeplanten Aufgaben wiederholen sich? (täglich, wöchentlich, …)
- Wie hoch war der Anteil „ungeplanter“ Aufgaben?
- Welche Aufgaben haben sie (mehrmals?) verschoben?
- Löschen sie die Aufgaben, die sie mehrfach verschoben haben – oder delegieren sie diese
- Planen sie realistisch – planen sie Pufferzeiten ein (meist ist es sinnvoll, sich mental auf eine andere Tätigkeit einzustellen – planen sie hierfür Zeit ein)
- Planen sie ausreichende Pausen ein (ihren Urlaub planen sie doch auch!)
- „Auch 90% können ausreichend gut sein“! Der Erfüllungsgrad kann einfach in % ausgedrückt werden
All diese Reflexionsfragen machen Sinn, wenn sie die richtigen Konsequenzen daraus ziehen, um Prozess und Ergebnis zu verbessern.
Ziehen sie die richtigen Konsequenzen
Planen sie realistischer und „gehen zufriedener nach Hause“. Überprüfen sie ihre Planung immer, wenn neue Aufgaben hinzukommen oder bestehende ändern müssen. Prüfen sie sorgfältig, wann es eine Aufgabe verdient (Wert ist …), in eine schriftliche Planung (to do-Liste bzw. Projektplanung) überführt zu werden? Es kann sinnvoll sein, diese („kleinere“) Aufgaben sofort zu erledigen. (Achtung: Rüstzeiten berücksichtigen!).
Und besonders wichtig: verlieren sie das Ziel der Aufgabe nicht aus den Augen! Im Fokus stehen die Unternehmensziele. Diese werden realisiert durch Linien- und Projektarbeit bzw. die dort identifizierten und zugeordneten Aufgaben. Hier kann eine Visualisierung der Unternehmens- und Projektziele äußerst sinnvoll sein!
Aus der obigen Zielhierarchie lassen sich systematisch Aktivitäten ableiten: Die „Arbeitspakete zur Realisierung der Ziele …“ auf der untersten Hierarchieebene sind hinreichend konkret und werden in der Projektplanung bzw. auf dem Aufgabenzettel einer Mitarbeitenden übernommen werden.
Die Projektziele können alternativ als Hierarchie dargestellt werden. Diese Form erleichert das Verständnis der Zusammenhänge.
Die Ableitung der Aufgaben aus der Projektzielen nennen wir „zielbasierte Projektplanung„.
Anforderungen an eine Werkzeugunterstützung
Sie benötigen ein Werkzeug, welches eine sinnvolle Kombination von
- Zielplanung,
- Aufgaben-Management,
- Projekt-Management und
- Zeiterfassung
sowie individuelle Berichte (Reports) anbietet. Eine Integration in bestehende Geschäftsprozesse erlaubt die Weiterverarbeitung (z.B. durch die Buchhaltung). TaskBrowse vereint diese Anforderungen in einem Werkzeug. Wir zeigen im Folgenden anhand von Beispielen die Umsetzung.
Zielplanung
Die folgende Darstellung zeigt eine tabellarische Übersicht der Projektziele. Das Projekte werden gestartet, um einen Beitrag zu den Unternehmenszielen zu leisten. Im Rahmen der Projektinitialisierung werden die Projektziele genauer spezifiziert bzw. schrittweise konkretisiert und in Unterziele gegliedert. Diese Unterziele werden schließlich in Aufgaben überführt und realisiert. Dazu werden sie Mitarbeitenden zugewiesen – und finden sich in der to do-Liste wieder.
Sie sehen eine Darstellung der Projektziele in tabellarischer Form und als Hierarchie:
Nutzen sie das richtige Werkzeug!
TaskBrowse ist das ideale Werkzeug für ihre Planung und Erfassung der Arbeitszeiten. Es unterstützt folgenden Funktionalitäten:
- Erfassung und Bearbeitung von Aufgaben (Linienaufgaben, Aufgaben aus ein – mehreren Projekten) zur Erstellung der to do-Liste und/oder Projektplanung
- Komfortable und benutzerfreundliche Zeiterfassung
- Auswertung bzw. Erstellung individueller Berichte (controlling)
- Einbettung in die Organisation
- Definierte Schnittstelle zu angrenzenden Geschäftsprozessen und Systemen
- Überblick über die Auslastung der Mitarbeitenden (Visualisierung von Überplanungen sinnvoll)
So einfach ist Zeiterfassung mit TaskBrowse
TaskBrowse bietet einen umfangreichen Werkzeugkoffer für das Aufgaben- und Projektmanagement sowie speziell für die Zeiterfassung:
- „Meine Aufgabentafel“ eine Liste der Aufgaben in der Darstellung eines Kanban-Boards
- der „Tägliche Zeitplan“ ist eine einfache to-do-Liste
- das „Arbeitszeitblatt„, auch als „Arbeitsbericht“ bezeichnet
- der „Logbucheintrag“ spezifiziert das Datum des Eingangs der Zeiterfassung eines Mitarbeitenden
- sowie weitere individuell erstellte Berichte – je nach Anforderung gestaltet.
Jede hinterlegte Information bzw. Kombination ist darstellbar mittells des „Berichts-Assistenten„.
Rolle & Verantwortung in der Zeiterfassung
TaskBrowse ermöglicht die Integration in die Geschäftsprozesse. So kann definiert werden, dass die Stundenzettel
- durch verantwortliche Mitarbeiter aus Linie und/oder Projekt überprüft und freigegeben werden
- ihre Abgabe automatisch angemahnt wird
- an zuständige Organisationseinheiten weitergeleited wird
- und weitere definierte Prozess-Schritte durchläuft.
Fazit
TaskBrowse ist das ideale Werkzeug, welches die allgemeine Zeiterfassung von Linie und Projekt miteinander verbindet. Es hat das Potenzial,
- die Grundlage zur Verbesserung der Aufwandschätzung zu schaffen
- die Qualität der Planungen zu verbessern
- Überplanung der Mitarbeitenden zu verhindern
Die einfache Zeiterfassung benötigt nur einen Bruchteil der Informationen der Projektarbeitszeiten. Diese sind durch eine Verdichtung der Informationen leicht abzuleiten.
Besonders gut geeignet ist TB für die „Remote Arbeit“ bzw. die Arbeit im Homeoffice. Neben den ständig verfügbaren Planungsdaten steht eine komfortable Collaborationsfunktionalität zur Verfügung.
